Починаючи нові проекти, бізнес має ключову мету задовольнити клієнтський та економічний попит. Аналіз операційних можливостей є важливим для планування необхідних ресурсів, витрат і термінів виконання різноманітних проектів. Наявність цих якостей характеризує корпорацію як здатність і здатність задовольняти виробничі потреби та попит. У цій статті ми обговорювали значення ресурсів і гнучкого планування потужностей. Ми також додали список інструментів планування потужностей, які ви можете вибрати, щоб допомогти вашій компанії добре планувати. Насолоджуйся поїздкою!
Що таке планування потужностей?
Процес оцінки кількості ресурсів, необхідних для задоволення попиту, відомий як планування потужності. Цей «попит» може стосуватися наступного тижня, місяця чи року. Нижче наведено всі можливі компоненти:
- Набір працівників для задоволення прогнозованих потреб
- Наявність доступу до відповідних інструментів, матеріалів і методів.
- накопичення ресурсів, необхідних для виконання завдання
- Вибір, чи потрібна додаткова робота
Йдеться про те, щоб підготувати себе та свій бізнес до будь-якого майбутнього. З цією інформацією ви можете навчитися розширювати, створювати кращі проекти та передбачати вузькі місця в ланцюжку постачання. Роботодавці можуть перевірити, чи є у них правильне поєднання та кількість працівників із здібностями, поведінкою, компетенціями та характеристиками, необхідними для надання високоякісного догляду та підтримки, використовуючи інструменти для планування робочої сили. Інструменти для планування ресурсного потенціалу допомагають організаціям розподіляти свої ресурси відповідно до їхніх вимог.
Постійний моніторинг використання мережі, кількості та типу трафіку є важливою частиною планування пропускної здатності мережі, щоб виявити проблеми, які можуть призвести до вузьких місць у обслуговуванні та негативно вплинути на роботу кінцевого користувача, а також визначити, коли та де потрібні оновлення.
Види планування потужності
Існує три типи планування потужностей. Є такі види:
#1. Короткострокова ємність
Річний цикл планування — це часові рамки для короткострокового планування, протягом якого підприємства оцінюють відносну важливість багатьох аспектів, що сприяють поточному виробництву. Короткострокове планування потужностей враховує широкий спектр факторів, включаючи робочу силу та персонал, графік виробництва, бюджетування та матеріальні потреби. Щоб переконатися, що продуктивність і ресурси можуть задовольнити поточні потреби, багато підприємств також оцінюють короткострокові потужності через щотижневі, щомісячні та квартальні інтервали. Оскільки коливання на споживчих та економічних ринках можуть мати значний вплив на попит, підприємства, які регулярно оцінюють свої короткострокові стратегії, мають більше шансів досягти загального зростання та успіху протягом тривалих періодів часу.
#2. Середньострокова потужність
Середньострокове планування передбачає оцінку виробничої потужності на наступні два-п'ять років і прогнозування ресурсів і структур, які знадобляться організації для задоволення майбутніх виробничих потреб. Протягом цього часу підприємства можуть внести необхідні зміни у свою інфраструктуру, зокрема в інструменти прогнозування, стратегії розподілу ресурсів і операційні процедури, щоб краще відповідати майбутньому попиту. Потім компанії можуть оцінити потужності та створити плани для забезпечення довгострокової стійкості, коли потужності наближаються до п’яти років.
#3. Довгострокова ємність
Довгострокове планування враховує потенціал потужностей на періоди, що перевищують п'ять років. Кілька бізнес-критеріїв використовуються в довгостроковому аналізі потенціалу, щоб спрогнозувати, як довго компанія зможе продовжувати працювати. Розробка та виробничі можливості є двома ключовими показниками, які підприємства використовують, щоб оцінити, як довго прослужить їхня продукція, оскільки вони демонструють найвищий рівень продуктивності, якого можна досягти з часом за допомогою обладнання та ресурсів, які підприємство має зараз і може придбати в майбутньому. . На відміну від короткострокового та середньострокового потенціалу, довгострокове планування є менш точним і враховує додаткові організаційні потреби, адміністрування та управління ресурсами.
Стратегії планування потенціалу
Знайомство зі стратегіями планування потужностей допоможе вам зробити правильний вибір для планування потужностей вашої компанії. Ось стратегії, які ви можете вибрати:
#1. Стратегія відставання
Мета стратегії відставання полягає в тому, щоб мати достатньо ресурсів для задоволення фактичного попиту, а не очікуваного попиту, який спочатку очікувався. Коли справа доходить до планування потужності, техніка затримки є надійним варіантом, який зведе витрати до мінімуму. Потенційний мінус цієї стратегії полягає в тому, що вона може подовжити час, необхідний для доставки товарів або надання послуг клієнтам, звідки і назва. Якщо у вас раптово зросла кількість замовлень або ви отримали нового великого клієнта, який потребує термінового виконання робіт, стратегія відставання може призвести до того, що ви не зможете вкластися у встановлені терміни.
#2. Стратегія лідера
Завчасне збільшення потужностей дозволяє задовольнити очікуваний попит якнайшвидше. Ризик взяти на себе ініціативу вище, ніж чекати. Ви можете або розширити свою систему, або внести ресурси в стратегію лідера. Додавання ресурсів є найпоширенішим способом збільшення потужності. Однак ви можете використовувати цю інформацію у своїх стратегіях розподілу ресурсів.
#3. Стратегія матчу
Стратегія відповідності – це балансування між стратегіями відставання та випередження. Коли ви використовуєте стратегію відповідності, ви частіше залучаєтеся до стратегічного планування потенціалу. Ви уважно спостерігаєте за ринком і його розвитком, а також за поточним і прогнозованим попитом. Використовуючи цю інформацію як основу, ви коригуєте планування своїх потужностей для поступового задоволення попиту. Ця стратегія не тільки перевершує стратегії випередження та відставання з точки зору масштабованості, але також пропонує найвищий ступінь адаптивності з найменшим ризиком.
Як створити план потужностей?
Думаєте, як створити план потужності? Ось кілька кроків, які потрібно зробити, щоб створити його:
#1. Обчисліть поточну потужність
Після визначення необхідної потужності ви повинні оцінити, наскільки ваша поточна виробнича потужність відповідає попиту. Це, безумовно, стане великою підмогою у вашому плануванні.
#2. Відстежуйте навички персоналу
Здатність співробітника брати участь у проекті залежить не лише від його доступності. Це також залежить від їхніх навичок. Тому вам повинні бути відомі можливості та рівень досвіду всіх наявних у вашому розпорядженні ресурсів. Ви зможете вибрати найбільш кваліфікованих людей для кожної роботи. Слідкуючи за цим і розуміючи це, ви матимете чітке розуміння сторони «пропозиції» питання планування потужностей.
#3. Проаналізуйте вимоги до проекту
Наступним етапом є вибір проектів, над якими працюватиме ваша команда. Якщо ви використовуєте стратегію відставання, вам слід оцінити поточні ініціативи та встановити реалістичний критичний шлях для кожної з них. Реалізуючи стратегію лідерства, важливо заздалегідь продумати заплановані проекти та оцінити робочу силу та матеріали, які для них знадобляться. Таким чином, ви маєте так звану частину рівняння «попит».
#4. Створення видимості
Розуміння сторони пропозиції та попиту проблеми допоможе вам вирішити, чи є у вас те, що вам потрібно для виконання завдань. Менеджери найвищого рівня повинні мати здатність оцінювати вимоги проекту щодо наявних ресурсів. Якщо у них немає ресурсів для завершення деяких проектів, їм доведеться зробити важкий вибір.
#5. Розподіліть ресурси
Тепер ви повинні визначити пріоритети цих проектів, щоб вони сприяли досягненню цілей компанії. Щоб гарантувати ефективне використання та реалізацію плану, важливо переглядати розподіл після регулярної оцінки фактичних даних і прогнозів.
#6. Зафіксуйте KPI
Управління неможливе, якщо немає метрик для використання. Щоб оцінити успішність вашого плану потужності, важливо встановити та відстежувати ключові показники ефективності.
Інструменти планування потужностей
Інструмент планування потужностей — це комп’ютерна програма, яка використовується для відстеження та оцінки наявних ресурсів організації. Це стосується можливостей вашої команди, розподілу ресурсів, доступних ресурсів і навіть можливостей вашої технології та інструментарію. Щоб забезпечити наявність достатніх ресурсів для виконання нових проектів, інструменти планування потужностей використовуватимуть прогнози попиту для об’єднання всіх цих даних. Ось список інструментів планування потужності, з яких можна вибрати:
#1. Переключити план
Toggl Plan отримує велике задоволення від того, що він доступний для людей будь-якого рівня кваліфікації та досвіду. Управління проектами, командне планування та керування завданнями є трьома основними функціями, які пропонує програмне забезпечення. Щоб легко контролювати та планувати потужність, усі інтерфейси дають змогу спостерігати за робочими навантаженнями та завданнями, поставленими кожному члену команди.
№ 2. Командна робота
Teamwork — це клієнтоорієнтована платформа для управління проектами. Кожна функція платформи сприяє вашій здатності виконувати проекти вчасно та на радість вашим клієнтам. Командна робота – це інструмент для контролю та організації таких речей, як проекти, персонал і фінанси. Інтуїтивно зрозуміла інформаційна панель забезпечує огляд команди, а складні можливості співпраці та обміну знаннями роблять спільну роботу легким.
#3. Mavenlink
Mavenlink — це інструмент для оптимізації та управління ресурсами. Це комплексне програмне рішення з широким набором функцій і аналітики, яке може допомогти вам оптимізувати критично важливі операції, розумно узгодити конфігурацію персоналу та команди з бізнес-цілями, а також виконувати широкий спектр завдань прогнозування та планування.
#4. Гуру ресурсів
Що стосується управління ресурсами вашого проекту, Resource Guru — це інструмент для вас. Це допомагає відстежувати рівень використання кожного інструменту у вашому арсеналі та допомагає керувати їх використанням у компанії. Це зручний інструмент для керування вашою командою та відстеження її розкладів, запитів на відпустку та загальної доступності.
#5. Савіом
Saviom надає програмне забезпечення для управління ресурсами на рівні підприємства та координації діяльності великих груп співробітників. Це включає в себе здатність максимізувати використання, координувати робочу силу та скоротити витрати ресурсів проекту. Він також включає в себе можливість планувати, планувати та прогнозувати в режимі реального часу.
#6. Мозаїка
Mosaic — це комплексна програма, яку можна використовувати як для планування потужностей, так і для управління ресурсами. Це ефективний інструмент для того, щоб об’єднати всіх членів команди та тримати справи на потрібному шляху. Відстеженням часу, фінансами, звітами, створенням розкладу та проектами можна керувати за допомогою різноманітних функцій у реальному часі. Розташування речей за ступенем важливості – чудовий спосіб покращити управління ресурсами та планування.
Ключові функції, які слід шукати в інструментах планування потужностей
- Використовує просту, але ефективну інформаційну панель
- Надає актуальні дані та звіти в реальному часі
- Сприяє автоматизації робочих процесів
- Легко інтегрується з іншими інструментами в технічному наборі вашого агентства
Планування ресурсного потенціалу
Щоб задовольнити поточні та майбутні потреби, підприємства повинні брати участь у плануванні ресурсного потенціалу, що передбачає визначення обсягу роботи, яку можна виконати за допомогою ресурсів, визначення завдань і проектів, які можна виконати за допомогою таких ресурсів, і узгодження роботи, яку потрібно виконати, з наявні ресурси.
Основні компоненти планування ресурсної потужності
#1. Збір інформації
Керівники проектів починають зі збору інформації про ресурси, які вже є в їхньому бізнесі. Вони можуть дізнатися про людські та матеріальні ресурси компанії, спілкуючись з людьми в різних відділах, або вони можуть дізнатися про ці речі, переглянувши фінансові документи, такі як баланси та звіти про доходи. Щоб визначити обсяг інвентарних ресурсів, до яких вони можуть отримати доступ, вони також можуть проконсультуватися зі своїми продавцями та постачальниками.
#2. Аналізуючи факти
Вони збирають дані, а потім оцінюють їх, щоб визначити свої потреби в ресурсах і життєздатність проекту. Це дозволить їм скласти план, який використовує все, що є в їхньому розпорядженні, водночас поважаючи будь-які обмеження, накладені цими активами. Керівники проектів мають можливість коригувати план у міру просування проекту з урахуванням зміни доступності ресурсів.
#3. Виконання регулярних переглядів даних
Менеджерам проектів було б добре регулярно перевіряти дані про ресурси, оскільки це дало б їм змогу завчасно побачити проблеми та вжити відповідних заходів. Цілком можливо, що проблеми можна запобігти або принаймні пом’якшити, виконуючи регулярні перевірки доступних ресурсів.
Який вплив має спеціалізація на планування ресурсного потенціалу?
Здатність спеціалізувати ресурси є більш важливою в сучасному світі конкурентного управління ресурсами. Тепер клієнти очікують ще більше нішевих пропозицій, що, у свою чергу, потребує спеціалістів із талантами, які можуть не завжди бути затребуваними чи легкодоступними. Для ефективного планування ресурсів потрібно використовувати базу даних навичок, щоб відстежувати, хто з членів команди володіє якими спеціальними талантами, щоб їх можна було залучати за потреби.
Контрактні працівники також повинні бути включені до планування потенціалу під час отримання спеціалізованих талантів, оскільки штатні ресурси можуть бути не в змозі забезпечити їх. Через дефіцит цих все більш цінних можливостей планування потужностей також має враховувати доступність. Щоб процвітати в сучасну епоху спеціалізації, постачальникам послуг потрібні інструменти планування ресурсів, які точно враховують і використовують усі відповідні можливості.
Гнучке планування потужностей
Потенціал вашої команди Agile – це те, що ви можете планувати за допомогою планування потенціалу Agile. Обсяг доступного часу для продуктивного проектування під час спринту можна краще оцінити за допомогою планування потужності.
Наприклад, планування потужностей для Agile-команди передбачає збір інформації про графіки та час відпусток членів команди, а потім підсумовування цих факторів для визначення загальної потужності команди. Тривалість спринту, кількість елементів у резерві, типовий робочий день і конкуруючі пріоритети – усі фактори, які слід брати до уваги при визначенні доступних ресурсів. Завдяки використанню цієї процедури команда може впевнено взяти на себе зобов’язання виконувати корисну роботу протягом усього спринту.
Коли варто виконувати гнучке планування потужностей?
Гнучкий процес починається з планування потужностей перед нарадою з планування спринту. Планування спринту на основі зобов’язань і планування спринту на основі можливостей — ще дві назви цього методу.
Переваги планування потужностей
Переваги планування потужності:
#1. Передбачає виклики
Труднощі з виробництвом, придбанням ресурсів, фінансуванням, плануванням і персоналом – це лише деякі з багатьох потенційних каменів спотикання, яких можна уникнути за допомогою добре продуманого та адаптованого плану потужностей. Обсяг проекту можна точніше передбачити в середньостроковій і довгостроковій перспективі, якщо компанії мають процедури для підтримки зниження ризиків і підходи до вирішення можливих невдач проекту. Як наслідок, планування потужностей допомагає підприємствам переконатися, що вони можуть підтримувати організаційні та операційні ресурси для задоволення мінливих вимог.
#2. Зменшує запаси
Дефіцит виникає, коли пропозиція не відповідає попиту споживачів. Клієнти не люблять, коли їх змушують чекати, тому той факт, що вам «не вистачає» певного товару чи послуги, просто спонукає їх шукати іншу компанію, яка відповідатиме їхнім вимогам. На щастя, планування потужностей також має додаткову перевагу, оскільки допомагає вам мінімізувати або навіть повністю уникнути дефіциту запасів.
#3. Підтримує прийняття рішень
Ефективне планування потужностей також позитивно впливає на прийняття рішень. Експерти можуть використовувати інформацію, отриману в результаті аналізу потужності та попиту, щоб зробити кращий вибір. Щоб гарантувати відповідність пропозиції попиту, компанії повинні враховувати ряд питань, включаючи вибір персоналу, придбання ресурсів, розподіл доходів і фінансові обмеження. Завдяки кращому плануванню та глибшому розумінню потужностей підприємства можуть запроваджувати продуктивні виробничі стратегії.
#4. Збільшення обсягу доставки
Ви можете отримати перевагу над конкуруючими компаніями на ринку, оцінивши свої можливості доставки та переконавшись, що у вас є під рукою персонал, який доставить ваші товари, як тільки вони будуть замовлені.
#5. Зменшує відходи виробництва
Планування потужностей і попиту має вирішальне значення при оцінці розподілу ресурсів компанії для завершення проекту. Компанії можуть визначити напрямки скорочення витрат, усунення відходів і підвищення ефективності та продуктивності, розуміючи, наскільки ефективно команди використовують ресурси, матеріали та робочу силу. Інформація, отримана в результаті оцінки потенціалу, може допомогти бізнесу краще передбачити майбутні витрати, потреби в ресурсах і загальні можливості, щоб відповідати очікуванням проекту.
#6. Підвищує ефективність і продуктивність
Розуміння наявних і майбутніх потужностей дозволяє підприємствам краще планувати успіх своїх виробничих команд. Це дозволяє співробітникам оптимізувати робочий процес і скоротити непотрібні відходи, мати встановлені процедури для досягнення цілей з використанням матеріалів і ресурсів. Завдяки цим досягненням ефективність і стабільність часто підвищуються.
Які фактори планування потужностей?
Нижче наведено фактори планування потужності:
- Глобальна нестача робочої сили на повний робочий день.
- Попит на можливості внутрішнього навчання та розвитку.
- Різні графіки та місця роботи.
- Невідповідність навичок співробітників потребам проекту.
- Перехід до методу Agile.
Які детермінанти планування потужностей?
Фактори, пов’язані з об’єктами, пропонованими продуктами та послугами, процесами, які використовуються для створення цих продуктів чи послуг, працівниками, політикою, операціями, ланцюгами поставок та зовнішнім середовищем – усі вони відіграють важливу роль у визначенні ефективної спроможності. Людський аспект є найважливішим компонентом усіх.
Які цілі планування потужностей?
Мета планування потужностей полягає в тому, щоб ваш бізнес або організація могли ефективно задовольнити будь-який попит, з яким вони можуть зіткнутися. Весь виробничий потенціал компанії або організації визначається плануванням потужностей, яке є процесом довго-, середньо- та короткострокового планування.
Заключні думки
Прогнозування майбутніх потреб бізнесу та забезпечення наявності ресурсів для задоволення цих потреб є частиною планування потужностей. Планування потужностей допомагає підприємствам переконатися, що вони мають достатньо ресурсів для задоволення поточних і майбутніх потреб. У плануванні потужностей використовуються різні підходи, інструменти та процеси, а також вхідні дані від багатьох бізнес-ролей.
За допомогою стратегічного планування та врахування таких факторів, як виробнича потужність, потужність ресурсів і майбутні вимоги, ви можете створити план потужностей, який допоможе вам задовольнити попит як зараз, так і в майбутньому.
Статті по темі
- 21 ДОБРА НАВИЧКА, ЩО МОЖНА ДОДАТИ РЕЗЮМЕ: найкращі практики 2023 року
- РОЗПОДІЛ РЕСУРСІВ В УПРАВЛІННІ ПРОЕКТАМИ: все, що вам потрібно знати
- Планування проекту: Посібник із методів планування проекту
- Фінансове планування: огляд, типи, важливість, концепція (+ безкоштовні PDF-файли)
- КЕРУВАННЯ ПОТЕНЦІЯМИ: Посібник з управління потужностями, стратегії та інструменти
посилання
