У діловому світі існують найкращі практики, стандартні операційні процедури та багато видів процесів. Процеси допомагають підтримувати порядок і забезпечують правила для безперебійного робочого процесу. Саме вони забезпечують роботу бізнесу.
Управління бізнес-процесами (BPM) є одним із найважливіших інструментів, які може використовувати компанія. Продовжуйте читати, щоб дізнатися все, що вам потрібно знати про це, включаючи його визначення, багато типів, переваги та застосування.
Що таке управління бізнес-процесами (BPM)?
Управління бізнес-процесами (BPM) — це набір інструментів і рішень BPM, які допомагають організаціям досягти гнучкості шляхом автоматизації, управління та оптимізації процесів. Метою технології BPM є безперервне вдосконалення, масштабованість і операційна ефективність в організації шляхом аналізу, оптимізації та вдосконалення наскрізних бізнес-процесів для досягнення стратегічних бізнес-цілей, наприклад покращення системи взаємодії з клієнтами.
Управління бізнес-процесами (BPM) також визначається як організаційна дисципліна, в якій корпорація робить крок назад і вивчає всі ці процеси окремо та разом. Він оцінює поточні умови та пропонує сфери для покращення з метою створення більш ефективної та ефективної організації.
Кожен відділ корпорації відповідає за перетворення деяких вихідних матеріалів або даних у щось інше. Кожен відділ може відповідати за десяток або більше основних процедур.
Що не таке BPM
- Управління бізнес-процесами BPM не є програмним забезпеченням. Інструменти BPM доступні для допомоги у впровадженні стандартних і автоматизованих бізнес-процесів. HappyFox Workflows, наприклад, допомагає компаніям автоматизувати складні, багатоетапні та повторювані бізнес-процеси. BPM, з іншого боку, сам по собі не є програмним продуктом.
- Керування завданнями – це не BPM. Управління завданнями або проектами — це управління або організація групи заходів. Програмне забезпечення для керування проектами, таке як Microsoft Project, Jira, Asana або Trello, може допомогти в управлінні завданнями та спеціальними проектами. Управління бізнес-процесами, з іншого боку, в першу чергу стосується повторюваних і безперервних процедур, які дотримуються передбачуваної моделі або управління процесами.
Що робить управління бізнес-процесами?
Погані корпоративні процедури можуть спричинити хаос, якщо їх залишити неорганізованими та несистематизованими. Люди сприймають лише малу частину більшого процесу. Мало хто може відсканувати та побачити повні наслідки бізнес-процесу, включно з тим, де він починається та закінчується, важливі дані, які потрібні, а також будь-які вузькі місця та неефективність.
Некеровані, хаотичні процеси завдають шкоди бізнесу та призводять до одного або кількох із наведених нижче сценаріїв:
- Час згаяний
- Більше ляпів
- Підвищена винність
- Дефіцит даних
- Співробітники, які незадоволені
Організації можуть покращити свої процеси, використовуючи управління бізнес-процесами та забезпечуючи безперебійне виконання всіх операцій.
Етапи життєвого циклу управління бізнес-процесами BPM
Крок №1: Дизайн
Більшість процесів містять форму для збору даних і робочий процес для обробки даних. Створіть свою форму та визначте, хто відповідатиме за кожне завдання в робочому процесі.
Крок 2: Створіть модель
Створіть графічне зображення процедури. Виправте такі деталі, як терміни й умови, щоб отримати чітку картину послідовності подій і потоку даних у процесі.
Крок №3: Тест
Виконайте процедуру, спочатку протестувавши її з невеликою групою, а потім поширивши для всіх користувачів. Переконайтеся, що важлива інформація доступна лише тим, хто її потребує.
Крок №4: Слідкуйте за речами.
Слідкуйте за процесом, який просувається по конвеєру. Щоб забезпечити успішний моніторинг процесу, використовуйте правильні показники для оцінки прогресу, кількісної оцінки ефективності та визначення вузьких місць процесу.
Крок №5: покращення
Зверніть увагу на будь-які зміни, які необхідно внести у вашу форму чи процедуру, щоб зробити їх ефективнішими під час перевірки. Розгляньте кроки для вдосконалення процесів компанії.
Найкращі практики управління бізнес-процесами
Кілька найкращих практик щодо BPM, який є складним методом вдосконалення процесу, виникли з часом. Організації можуть використовувати такі рекомендації для ефективного управління своїми бізнес-процесами:
#1. Встановіть конкретні цілі та завдання.
Дуже важливо визначити бажані результати бізнес-процесу та переконатися, що процес узгоджується із загальними цілями організації.
#2. Залучіть зацікавлені сторони до процесу.
Залучення ключових зацікавлених сторін до розробки та адміністрування бізнес-процесів може сприяти безпечній участі та підтримці процесу.
#3. Документування та аналіз процесу
Документація бізнес-процесів може допомогти фірмам зрозуміти, як все працює, визначити можливості для вдосконалення та оцінити прогрес з часом.
#4. Використовуйте підходи моделювання процесу.
Блок-схеми та BPMN є двома прикладами підходів до моделювання процесів, які можуть допомогти компаніям побачити та зрозуміти свої процеси, а також визначити можливі вузькі місця та неефективність.
#5. Постійно контролювати та оцінювати продуктивність процесу
Організації повинні регулярно контролювати та вимірювати ефективність своїх бізнес-процесів, використовуючи цю інформацію для виявлення та усунення будь-яких недоліків або труднощів.
#6. Інвестуйте в технології для автоматизації та оптимізації операцій.
Організації можуть використовувати автоматизацію та технології для оптимізації та вдосконалення своїх процесів, зменшуючи попит на ручну працю та підвищуючи продуктивність.
#7. Сприяти культурі постійного розвитку.
Просування культури безперервного вдосконалення може допомогти фірмам залишатися гнучкими та адаптивними, а також гарантувати, що їхні процеси постійно розвиваються відповідно до мінливих потреб.
Які переваги використання управління бізнес-процесами?
Управління бізнес-процесами допомагає організаціям рухатися до повної цифрової трансформації та досягати більших організаційних цілей. Ось деякі з основних переваг впровадження BPM у вашому бізнесі:
#1. Покращена бізнес-гнучкість:
Щоб не відставати від ринкових умов, бізнес-процедури організації необхідно змінити й оптимізувати. BPM дозволяє компаніям зупиняти бізнес-процеси, вносити корективи та перезапускати їх. Зміна, повторне використання та адаптація робочих процесів дозволяє бізнес-процесам стати більш чутливими та надає компанії краще розуміння наслідків змін процесів.
#2. Менші витрати та вищі доходи:
Рішення для управління бізнес-процесами усуває вузькі місця, що призводить до значної економії з часом. Це може призвести до скорочення термінів реалізації продукту, надання клієнтам швидшого доступу до послуг і продуктів, а також збільшення продажів і доходів. Рішення BPM також можуть розподіляти та відстежувати ресурси для зменшення відходів, зниження витрат і збільшення доходів.
#3. Більша ефективність:
Інтеграція бізнес-процесів має потенціал для підвищення ефективності процесу від початку до кінця; маючи правильну інформацію, власники процесу можуть уважно стежити за затримками та за потреби надавати додаткові ресурси. Автоматизація та усунення повторюваних завдань сприяють підвищенню ефективності бізнес-процесу.
#4. Краща видимість:
Програмне забезпечення BPM дозволяє автоматизувати, а також відстежувати важливі параметри продуктивності в режимі реального часу. Ця підвищена відкритість веде до кращого управління та здатності ефективно коригувати структури та процедури, одночасно відстежуючи результати.
#5. Відповідність вимогам, безпека та захист:
Комплексний BPM гарантує дотримання фірмами стандартів і законодавства. Завдяки правильному запису процедур і спрощенню відповідності, BPM також може покращити заходи безпеки. У результаті фірми можуть закликати своїх співробітників захищати активи компанії, такі як особиста інформація та фізичні активи, від зловживань, втрати або крадіжки.
Коли організаціям слід запроваджувати управління бізнес-процесами?
Ось кілька прикладів бізнес-процесів, у яких розгортання BPM дасть високу рентабельність інвестицій.
- Динамічні процеси вимагають змін у відповідності нормативним вимогам, наприклад зміни в управлінні інформацією про споживачів у відповідь на зміни у законодавстві про фінанси чи конфіденційність.
- Складні бізнес-процеси вимагають координації та оркестровки між кількома бізнес-підрозділами, відділами, функціональними відділами або робочими групами.
- Вимірні критично важливі процеси, які безпосередньо покращують критичний показник ефективності.
- Бізнес-процедури, які потребують використання однієї чи кількох застарілих програм.
- Бізнес-процедури мають винятки, які потрібно обробляти вручну та/або своєчасно.
Які є різні типи управління бізнес-процесами?
Системи BPM класифікуються відповідно до мети, яку вони виконують. Нижче наведено три категорії управління бізнес-процесами:
#1. BPM, орієнтований на інтеграцію
Без особливого втручання людини ця система управління бізнес-процесами обробляє процедури, які значною мірою переходять між існуючими системами (наприклад, HRMS, CRM, ERP). Рішення для управління бізнес-процесами, орієнтовані на інтеграцію, пропонують кілька конекторів і доступ до API, що дозволяє створювати швидкоплинні процеси.
#2. BPM, орієнтований на людину
BPM, орієнтований на людину, відноситься до процесів, які переважно виконуються людьми. Вони часто мають численні дозволи та обов'язки, виконані особами. Ці рішення відрізняються тим, що забезпечують зручний інтерфейс, прості сповіщення та швидке відстеження.
#3. Документоцентричний BPM
Коли документ (наприклад, контракт або угода) є основою процесу, необхідні ці рішення для управління бізнес-процесами. Вони дозволяють маршрутизувати, форматувати, перевіряти та підписувати завдання під час виконання робочого процесу.
Більшість систем управління бізнес-процесами зможуть поєднувати всі ці компоненти, хоча кожна зазвичай спеціалізується в одній області.
Приклади управління бізнес-процесами
#1. HR
Ви коли-небудь відчували, що процедура реєстрації у вашій компанії надто заплутана та хаотична? Ваш відділ кадрів змушує кандидатів заповнювати паперові форми, що їх стомлює? Це пов’язано з тим, що ваш відділ кадрів не розуміє передумови управління бізнес-процесами (BPM).
Використання управління бізнес-процесами дозволяє вам автоматизувати ваші HR-операції від початку до кінця, заощаджуючи гроші, час і паперові форми. Ось кілька прикладів того, як управління бізнес-процесами може допомогти відділу кадрів покращити його процеси:
- Швидше затверджуйте табелі робочого часу співробітників.
- Легко залучайте нових співробітників
#2. Продаж
У більшості фірм відділ продажів витрачає значну частину часу на координацію з командою відділу дебіторської заборгованості (AR), щоб отримати рахунки-фактури з продажу. Навіть незначні помилки у виставленні рахунків можуть зірвати кар’єру продавця. Саме тут на допомогу приходить управління бізнес-процесами, оскільки воно автоматизує процес затвердження рахунків-фактур, усуваючи ймовірність ручних помилок і зворотних пояснень між продавцями та командою AR.
Ось кілька прикладів того, як управління бізнес-процесами може допомогти відділу продажів оптимізувати свої процеси:
- Скоротіть тривалість робочих процесів циклу продажів.
- Котирування та рахунки повинні бути надіслані вчасно.
№ 3. фінанси
Щодня фінансовий відділ завалений паперовими формами та електронними листами, оскільки все, що стосується грошей, має проходити через них. Наприклад, якщо команда управління активами бажає придбати 50 комп’ютерів, вона передає цінову пропозицію постачальника фінансовій групі для затвердження. Це лише один приклад.
Подумайте, скільки електронних листів і паперових форм вони отримують від кількох команд щодня. Їм важко керувати всім цим без системи. Вони керують усім цим за допомогою програмного забезпечення для управління бізнес-процесами (BPM). Ось два приклади у фінансовому відділі, де управління бізнес-процесами стає в нагоді:
- Заявки на подорожі можна схвалити в один клік.
- Створюйте індивідуальні робочі процеси для конкретних умов.
Автоматизація управління бізнес-процесами (BPM).
Професійне програмне забезпечення BPM, яке включає найкращі у своєму класі технології, такі як RPA, штучний інтелект і інтелектуальний аналіз процесів, на додаток до чистого моделювання процесів, є елементарною основою для повної автоматизації бізнес-процесів, що є критично важливим компонентом цифрового переходу. Інструменти інтелектуального аналізу процесів, наприклад, на ранній стадії виявляють потенціал автоматизації та оптимізації, забезпечуючи об’єктивну прозорість за допомогою інструментальних оцінок процесу.
Роботизована автоматизація процесів (RPA) — це техніка для автоматизації робочих процесів, за допомогою якої програмні роботи виконують одноманітну роботу. Інструменти RPA дозволяють створювати структурований матеріал для цієї мети, а також налаштовувати програмних ботів для проведення транзакцій і спілкування з іншими цифровими системами.
Застосування цих нових технологій призводить до значних конкурентних переваг, таких як більша швидкість процесу, економія коштів, покращена якість процесу та більш ефективне використання робочої сили. Однак, щоб уникнути автоматизації безглуздих завдань, модель процесу слід оцінювати цілісно, із застосуванням рішень автоматизації для конкретного процесу, а не окремих автономних ботів.
Кожна грамотна технологія управління бізнес-процесами повинна містити такі особливості:
Тепер, коли ви розумієте, навіщо потрібна система BPM, ось список якостей, якими повинна володіти хороша система управління бізнес-процесами.
- Додаток для створення діаграм візуального процесу
- Конструктор форм із функцією перетягування
- Контроль доступу на основі ролей
- Підтримка мобільних пристроїв
- Надзвичайно потужні функції адміністратора
- SSO (єдиний вхід)
- Сумісність з існуючими програмними системами
- Аналітика та звіти
- Велика продуктивність бази користувачів
- Показники продуктивності процесу
Чи нагадує BPM управління завданнями чи проектами?
Управління бізнес-процесами – це не те ж саме, що управління завданнями (яке зосереджується на окремих завданнях) або управління проектами (яке має справу з одноразовими або непостійними потоками).
Управління завданнями — це процес упорядкування або організації групи дій, які випливають із проекту. Ці заходи часто одноразові та не повторюються. Програмне забезпечення для керування проектами, наприклад «Microsoft Project», використовується, коли ці проекти добре організовані, наприклад, під час будівельних робіт. Trello, Asana та Kissflow Project — чудові інструменти для керування завданнями в спеціальних проектах.
Управління бізнес-процесами більше стосується повторюваних і безперервних процесів, які слідують за передбачуваною схемою, на відміну від управління процесами.
Висновок
Бізнес-процеси, які піддаються автоматизації, часто запускаються певною подією. Наприклад, подання звіту про витрати може ініціювати заздалегідь визначену послідовність подій, кульмінацією яких є отримання працівником компенсації на його банківський рахунок.
Навпаки, управління бізнес-процесами (BPM) є систематичним методом покращення діяльності компанії. Коли він успішно впроваджується, всі розуміють, як вони можуть допомогти організації досягти її цілей. Це призводить до щасливішої та продуктивнішої команди, що призводить до щасливіших клієнтів, вищих доходів і менших витрат.
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ПРОЦЕСАМИ: важливі, безкоштовні та найкращі інструменти керування процесами
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОЛІТИКАМИ: 2023 ОГЛЯДИ
- Автоматизація продажів: значення, платформи та переваги
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ МАРКЕТИНГУ: характеристики та ціни
- ВІДДІЛ МАРКЕТИНГУ: Огляд, структура, ролі, очікування (+безкоштовні поради)
посилання
