Учасники ділової зустрічі можуть поділитися своїми ідеями та отримати новий погляд на труднощі та можливості, з якими стикається компанія. Ви можете ефективно організувати ділову зустріч, якщо чітко розумієте мету. Навчившись проводити продуктивну зустріч, ви зможете надати своїм учасникам корисну інформацію та ідеї, які можуть підвищити їх ефективність і моральний дух. Читайте далі, щоб дізнатися більше про те, що таке бізнес-зустріч. Ми також пояснили, як скласти протокол ділової зустрічі та порядок денний ділової зустрічі. Давайте зануримося!
Що таке бізнес-зустріч?
Ділова зустріч — це офіційна дискусія, яка проводиться з діловою метою, у якій можуть брати участь працівники того самого підрозділу або рівня управління, а також зовнішні зацікавлені сторони, наприклад клієнти. Мета порядку денного ділової зустрічі — дати всім учасникам уявлення про те, що буде розглянуто та як вони можуть найкраще підготуватися до зустрічі, щоб вона пройшла успішно. Ділову зустріч можна проводити в приватному офісі, а також у громадських місцях, таких як кімнати для переговорів, конференц-центри та навіть онлайн. Щоб відстежувати важливі теми розмов для подальшого використання, учасники також можуть записувати протокол ділової зустрічі.
Види ділових зустрічей
Розрізняють такі види ділових зустрічей:
#1. Командоутворюючі зустрічі
Хоча команди можуть часто взаємодіяти під час роботи, стрес і відстань, які можуть виникнути між членами, можна зменшити, організувавши командоутворення поза регулярними зустрічами. Головна мета цих зустрічей — згуртування команди, тому вони, як правило, легкі та розважальні. Це чудовий шанс познайомитися зі своїми колегами поза роботою та зміцнити зв’язки між командами, особливо якщо деякі співробітники працюють віддалено. Роботу в команді та довіру можна зміцнити шляхом цілеспрямованої підготовки керівництва до заходів з формування команди. Деякі приклади включають командні обіди, прогулянки та корпоративні зустрічі для співробітників, які не дуже близькі один до одного.
#2. Зустрічі з вирішення проблем
Зустрічі для вирішення проблем подібні до зустрічей для прийняття рішень тим, що вони спрямовані на досягнення певної мети. Це полегшує спілкування між працівниками та заохочує їх співпрацювати у пошуку рішень проблем, а також у визначенні та обговоренні шляхів зменшення впливу будь-яких пов’язаних ризиків. Таку зустріч можна запланувати завчасно, якщо команда виявить проблему заздалегідь, або це може статися під час несподіваних надзвичайних ситуацій, які вимагають негайної уваги групи. Групі може знадобитися провести кілька наступних сеансів, щоб визначити, чи ефективне рішення після такого поглибленого вивчення та підготовки під час початкової зустрічі.
#3. Зустрічі з оновленням статусу
Очікується, що учасники такого зібрання звітуватимуть про свій поточний прогрес. Під час цих зустрічей члени команд і лідери можуть надавати останні оновлення щодо поточних проектів і кампаній. Команди можуть проводити зустрічі для оновлення статусу раз на тиждень або раз на місяць, щоб усі були в курсі того, над чим працює кожна особа, і щоб уникнути плутанини щодо поточних проектів. Наявність більш чіткого уявлення про рівні виробництва кожного дозволяє ефективніше планувати завдання, що, у свою чергу, підвищує ефективність роботи.
#4. Зустрічі для прийняття рішень
Керівники компанії або керівники підрозділів зазвичай складають учасники наради з прийняття рішень. Вони беруть участь у зустрічах, де приймаються важливі рішення компанії, наприклад, ті, де обговорюються плани розширення чи ідеї нових продуктів. Особи, які приймають рішення, часто збираються кілька разів, щоб зібрати й оцінити докази, виробити ідеї щодо вирішення проблеми та визначити курс дій.
#5. Мозковий штурм
Організаціям час від часу доводиться вносити зміни в поточні товари чи процеси або придумувати нові. У результаті вони проводять зустрічі, щоб сприяти обміну ідеями та виробленню нових. Сеанси мозкового штурму об’єднують людей, щоб поділитися ідеями, викликати мотивацію та отримати розуміння один від одного. Це також чудово для морального духу команди та згуртованості. Успіху зустрічі можна підвищити, створивши обстановку, в якій кожен відчуватиме себе в безпеці, висловлюючи свої думки та сприймаючи критику, не боячись помсти.
#6. Планування зустрічей
Компанії потрібні наради з планування, щоб організувати процес і окреслити майбутні бізнес-плани, щоб персонал міг працювати ефективніше. Залежно від потреб компанії такі зустрічі можуть проводитися щотижня або щокварталу. Це також гарантує, що кожен в курсі своїх обов’язків, і підвищує ефективність виконання плану. Зазвичай присутні працівники, які братимуть участь у процесі планування, а також керівник, який керуватиме розмовою та розподілятиме ролі. Планування кампанії, розробка дорожньої карти продукту та підготовка заходів — усе це приклади заходів, які можуть принести користь від добре організованого розкладу зустрічей.
#7. Навчальні зустрічі
Основна мета такого роду зустрічей — повідомити учасникам свіжу інформацію чи знання. Зазвичай старший член групи, наприклад менеджер або керівник групи, бере на себе роль наставника та передає знання людині чи групі. Зустрічі можна проводити, щоб навчити працівників новому методу, ідеї чи навику. Клієнти також можуть використовувати їх, щоб ознайомитися з особливостями послуги чи продукту. Навчання може підвищити продуктивність, професіоналізм і моральний дух співробітників, а також сприяти кращим зв’язкам з клієнтами. Семінари про продукти, безпеку на робочому місці та орієнтацію нових працівників – це лише деякі приклади.
#8. Зустрічі один на один
Такі зустрічі часто складаються лише з двох учасників і мають чітку мету. Це може статися між партнерами та менеджерами, клієнтами та продавцями або керівниками та персоналом. Метою цих зустрічей може бути обговорення ефективності роботи співробітника, проведення співбесіди, проведення розслідування події за участю працівника, обговорення продажів з постачальниками компанії або обговорення угоди з клієнтом. Офіційний порядок денний ділової зустрічі не є обов’язковим для зустрічі такого типу, але господар все одно захоче занотувати найважливіші моменти для розгляду.
Протокол ділової зустрічі
Протокол ділової зустрічі - це нотатки, які робляться під час ділової зустрічі. Вони висвітлюють основні моменти, які були висунуті, які були проведені голосування та які поставлені завдання. Також закріплюється одна особа для ведення протоколу ділової зустрічі. Їхній обов’язок полягає в тому, щоб ретельно задокументувати дискусію, яка відбулася.
Яке призначення протоколу ділової зустрічі?
Протоколи корпоративних зустрічей служать записом минулих дебатів, рішень і стратегічного планування. Протокол ділової зустрічі служить записом, на який учасники можуть оглядатися назад і бачити, якого прогресу було досягнуто. Однак ті, хто не зміг бути присутнім, але все ж має знати про результати зустрічі, можуть ознайомитися з протоколом самостійно.
Як написати протокол ділової зустрічі
Під час складання протоколу ділової зустрічі необхідно виконати наступні дії:
#1. Дата та час зустрічі
Першим кроком перед тим, як почати писати протокол, має бути запис часу та дати зустрічі. Це може здатися очевидним, але варто згадати про це, тому що важливо мати записи про те, коли речі обговорювалися, що було досягнуто та що ще залишилося зробити.
#2. Імена Учасників
Далі потрібно скласти список усіх присутніх, а також тих, хто був запрошений, але не зміг прийти. На початку більшості зустрічей є час, відведений для прийняття або внесення змін до протоколу попередньої зустрічі, що дає вам можливість переглянути імена присутніх і провести попереднє поіменне голосування. Крім того, відзначайте імена зі списку, коли люди входять до кімнати, звертаючись до запрошень у календарі.
#3. Мета Зустрічі
«Чому» цієї зустрічі потрібно записати та пояснити для користі для всіх. У цьому розділі протоколу наради надайте детальне пояснення необхідності проведення наради та її очікуваних результатів. Це буде особливо корисно для тих, хто не зміг потрапити на зустріч, і для тих, хто використовує результати для прийняття рішень.
#4. Обговорені питання порядку денного та теми
Створіть пункти для кожного пункту порядку денного та використовуйте їх, щоб відстежувати хід наради та будь-які ключові рішення, які були прийняті, коли ви робите нотатки. Корисно розповсюдити порядок денний наради заздалегідь, щоб кожен мав можливість переглянути його, додати до нього та запропонувати зміни. Це також гарантує, що нікого не застане зненацька тема під час зустрічі.
#5. Ключові рішення та дії
У результаті продуктивних зустрічей люди отримують завдання. Якщо ви хочете отримати точну транскрипцію будь-яких обговорень, виборів або дій, вам потрібно записати їх якомога швидше після того, як вони відбуваються. Записати все було б неможливо. Зверніть увагу на наступні кроки, які необхідно зробити в світлі важливих рішень, рекомендацій, проблем і рішень, які були виділені. Переконайтеся, що ці уроки виділені в протоколі зустрічі, щоб вони не загубилися.
#6. Дата та місце наступної зустрічі
Укажіть дату й час наступної запланованої зустрічі для цього проекту чи теми, якщо ви ведете офіційний протокол зустрічі. Це дає приблизну оцінку часу, протягом якого учасники зустрічі мають виконати поставлені завдання.
Якщо ви знаєте, коли ваша наступна зустріч, ви зможете краще організувати свій розклад і зосередитися на найважливіших справах. Незалежно від того, чи проводите ви зустріч особисто чи в Інтернеті, знати, де вона відбудеться, дуже важливо.
#7. Документи, які необхідно включити до звіту
Нарешті, не забудьте додати відповідні допоміжні матеріали до протоколу ділової зустрічі, який ви розповсюджуєте. Ви повинні розглянути питання про включення будь-яких відповідних документів, які обговорювалися або використовувалися під час обговорення. Прикладами такої документації є показники, ключові показники ефективності, оновлення проекту та/або зміни.
Під час проведення зустрічі через службу відеоконференцій, як-от Zoom або Google Meet, команди зазвичай записують зустріч або генерують автоматичну стенограму.
Порядок денний ділової зустрічі
Заходи, які відбудуться під час засідання, викладені в порядку денному. Це може включати теми, цілі, розклад, призначених спікерів, допоміжні матеріали та теми для розмови. Перед зустріччю учасникам, як правило, надається порядок денний для ознайомлення заздалегідь. Вам слід переглянути процес створення порядку денного, якщо ви коли-небудь розглядали можливість використання асинхронного зв’язку замість зустрічі. Порядок денний зустрічей корисний не лише під час, а й після їх завершення.
Як скласти порядок денний ділової зустрічі
Щоб скласти змістовний порядок денний ділової зустрічі, потрібно виконати наступні дії:
#1. Зосередьтеся на одній темі
Переконайтеся, що ви знаєте свої цілі зустрічі, перш ніж почати будувати її плани. Куди ти сподіваєшся поїхати? З якою метою ми сьогодні збираємось? Встановіть параметри збору. Учасники зустрічі будуть більш підготовлені, якщо їх заздалегідь повідомити про тему та мету зустрічі. Однак те, чого ви сподіваєтеся досягти під час цієї зустрічі, ви повинні окреслити у своїх цілях.
#2. Визначтеся з темами
Щоб не витрачати час на нараду, доцільно перевірити, чи хтось із вашої команди, ради, комітету чи будь-якої іншої впливової посади хоче щось підняти. Дозволяючи кожному висловитися, ми можемо гарантувати, що нікому не доведеться підносити свій голос над іншими. Підготуйтеся до зустрічі, склавши список тем на основі зібраної вами інформації про зацікавлених сторін, ваші цілі та тип зустрічі, яку ви збираєтеся проводити. Переконайтеся, що мета зустрічі та питання для обговорення узгоджуються одне з одним.
#3. Встановіть часові обмеження та лідерів для кожної теми
Найкращий спосіб тримати все в руслі – це виділити певний час для обговорення кожної проблеми. Організатор зустрічі повинен обрати ведучого для кожної теми, якщо він не збирається модерувати дискусію самостійно. Очікується, що особа, відповідальна за певний пункт порядку денного, буде вести зустріч у правильному руслі, представляти будь-які необхідні матеріали (наприклад, слайди) і підтримувати обговорення у відведений час.
#4. Розгляньте необхідні документи
Складіть список усього, що потрібно принести на зустріч. Деякими прикладами таких матеріалів є слайди презентації, дані, інформація про проект, результати тестування, каркаси, прототипи, таблиці відвідуваності та протоколи попередніх зустрічей. Переконайтеся, що ви повідомили відповідних людей у вашій команді та записали це в порядок денний, якщо їм потрібно принести ці матеріали на зустріч.
#5. Залиште час для обговорення та огляду
Заплануйте короткий підсумок і дискусію за круглим столом на кінець порядку денного. Якщо зустріч відстає від графіка, людям може знадобитися деякий час наприкінці, щоб поставити запитання. Також непогано переглянути матеріал зустрічі ще раз, якщо ви намагаєтеся чогось досягти. Організаторам щотижневих зустрічей може не знадобитися для цього надто багато часу. Перегляд основних моментів зустрічі всього за п’ять хвилин – звичайна практика. Однак, якщо це щомісячна зустріч або тема нова, вам слід приділити десять-двадцять хвилин для підсумку.
Як провести ділову зустріч
Від того, як ви проведете ділову зустріч, безсумнівно, залежить її успіх. Ось кілька речей, на які вам потрібно звернути увагу, щоб провести змістовну ділову зустріч:
#1. Визначте мету
Дізнайтеся, чому ви проводите зустріч, перш ніж приступити до порядку денного. Визначте мету зустрічі та ключові теми, які ви хочете охопити. Перш ніж надсилати запрошення, подумайте, кого ви хочете запросити та чому вони там. Зустрічі мають більше шансів на успіх, якщо їх цілі та завдання чітко визначені заздалегідь.
#2. Запросіть учасників
Визначте, кого слід запросити на зустріч після того, як ви визначите її мету. Щоб розмістити якомога більше людей, подумайте про те, коли і де вони доступні для зустрічі. Перевірте календарі інших корпоративних зустрічей, щоб уникнути планування сесії, яка вже була запланована. Запрошення електронною поштою та функції прийняття/відхилення дозволяють легко зібрати людей на зустріч і отримати їхні відповіді.
#3. Підготуйте матеріали
Корисно підготувати пункти для початку обговорення до зустрічі. Ви можете зробити презентацію, використовуючи слайди, або написати кілька нотаток, які будуть додаватися до матеріалу. Якщо ви хочете відчувати себе комфортно під час виступу перед аудиторією, попрактикуйтеся в цьому вголос. Окрім презентації, порядок денний може бути корисним для визначення напрямку зустрічі.
#4. Організуйте простір
Підготуйте місце зустрічі в день її проведення. Подбайте про те, щоб у кожного було зручне місце для сидіння. Переконайтеся, що будь-які проектори або обладнання для відеоконференцій, які ви збираєтеся використовувати, правильно налаштовані та готові до роботи перед зустріччю. Було б гарною ідеєю роздрукувати копії порядку денного наради та/або презентації, щоб учасники могли слідкувати за ними.
#5. Розпочати зустріч
Якщо присутні не є вашими безпосередніми співробітниками, було б ввічливо розпочати зустріч, належним чином представившись. Ті, хто раніше не були знайомі, повинні представитися. Може бути корисно, якщо хтось робить нотатки під час зустрічі, а потім ділиться ними з рештою групи. Ознайомтеся з форматом ділової зустрічі та темами, які ви збираєтеся охопити у своїй презентації.
#6. Завершіть презентацію
Завершіть презентацію, пам’ятаючи, що час має важливе значення. Говоріть чітко та використовуйте невербальні сигнали, такі як жести та міміка, щоб утримувати увагу слухачів. Учасники можуть поділитися своїми думками, коли ви подасте матеріал, або ви можете заощадити час для більш глибокого обговорення наприкінці зустрічі, залежно від характеру зібрання. Дайте час для запитань і коментарів щодо теми зустрічі після завершення презентації.
#7. Завершіть закликом до дії
Зустріч найкраще завершувати підсумком майбутніх кроків після раунду обговорення. Зробіть очевидним, що ви хочете від них, щоб вони могли виправдати ваші очікування. Завершіть зустріч, висловивши вдячність усім, хто був присутній, за те, що перервали їхній день, щоб бути там. Завдяки вашій оцінці вони можуть відчути, що їх більше цінують і поважають.
#8. Подальші дії з учасниками
Отримайте протокол зустрічі від нотатника, якого ви призначили. Ви повинні поділитися цими даними з іншими учасниками наради, коли їх отримаєте. Резюме зустрічі можна надіслати учасникам, щоб оновити їхню пам’ять про те, що обговорювалося та які подальші дії очікуються від них. Електронна пошта – це зручний спосіб стежити за зустріччю, бачити, як йдуть справи, і оцінювати, чи варто було це робити.
Найкращі практики для ділової зустрічі
Нижче наведено найкращі практики для ділової зустрічі.
#1. Одягайтеся відповідним чином
Щоб справити гарне враження під час зустрічі, перегляньте корпоративний дрес-код. Учасники зустрічі можуть відчути рівень вашої поваги на основі вашого одягу.
#2. Будьте швидкими
Незалежно від того, чи ви відповідаєте за проведення зустрічі, чи просто інший учасник, рання поїздка дасть вам більше часу для підготовки. За цей час кожен може розташуватися, привітатися та приступити до виконання поставлених завдань.
#3. Слухайте активно
Звертайте увагу на розмову інших людей, щоб показати, що ви цінуєте їхні думки та ідеї. Встановлення зорового контакту, кивання голови на знак згоди та конспектування — все це приклади активного слухання.
#4. Покладіть слухавку
Можливо, краще перевести телефон у беззвучний режим або навіть у режимі польоту, залежно від обставин. Це може допомогти вам зосередитися на поточній зустрічі та не дозволяти вашій увазі блукати.
#5. Будьте терплячими та чекайте, поки всі з’являться
Під час проведення наради ввічливо дочекатися, поки всі з’являться, перш ніж починати. Це також гарантує, що всі учасники отримають однакову інформацію та будуть на одній сторінці щодо мети зустрічі.
#6. Дозвольте іншим висловити свою думку
Переконайтеся, що кожен отримує можливість висловити свою думку на зустрічах. Коли ви відкриваєте дебати для всіх і дозволяєте їм поділитися своїми думками, ви показуєте, що поважаєте їхні знання та проникливість.
У чому важливість ділової зустрічі?
Зустрічі є невід'ємною частиною будь-якого успішного бізнесу. Це корисно для моніторингу кроків, які робить ваша компанія для досягнення своїх цілей. Це чудовий інструмент для того, щоб тримати всіх на одній хвилі, генерувати нові ідеї, розв’язувати конфлікти, досягати консенсусу та розвивати товариські стосунки.
4 основи ділового етикету?
- стилі спілкування
- одяг і зовнішній вигляд
- technology
- соціальні ситуації
Які 4 основні цілі ділової зустрічі?
- Розпочніть новий проект.
- Узгодьтеся зі статусом і цілями проекту/команди.
- Мозковий штурм.
- Приймати рішення.
- Поділіться інформацією.
- Представте нових членів команди або клієнтів.
- Оцініть проекти (і подумайте, що робити наступного разу)
Чого не можна робити на діловій зустрічі?
- Непотрібні зустрічі.
- Отримання особистого.
- Втрата часу.
- Winging It.
- Протистояння.
- Роз’єднання.
- Не слідкує.
Заключні думки
Ділова зустріч — це зустріч експертів, які збираються разом, щоб обговорити питання, внести корективи або підняти тост за успіх групи. корпоративні керівники та співробітники, корпоративні представники та клієнти або керівники відділів та їхні команди є потенційними учасниками зустрічі компанії. Однак багато компаній і груп зараз проводять зустрічі не в офісі, а онлайн, використовуючи ті чи інші технології або програмне забезпечення для проведення конференцій.
Статті по темі
- Протокол наради: значення, приклад і як його скласти
- ФУНКЦІЇ ZOOM: значення, ціна та як ним користуватися
- ФОКУСНА ГРУПА: Визначення та детальний посібник щодо того, як провести обговорення у фокус-групі
- 33 найкращі програми та інструменти для організації подій у 2023 році
- СТРАТЕГІЯ ПРОДАЖУ: значення, приклади, план, типи та презентація
посилання
