Система керування електронною поштою – це стратегія підвищення ефективності електронної пошти та зменшення шкідливого впливу обробки електронної пошти на продуктивність і задоволення від роботи людини. У цій статті ми розглянемо багато речей, і вони включають стратегії ефективного керування системою електронної пошти, програмне забезпечення для сортування та Outlook. Наша мета полягає лише в тому, щоб ваші електронні листи були справними та не надходили масами повідомлень, на які ніхто не звернув би уваги.
Читайте також: ЗАХИСТ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ: чому це важливо
Система керування електронною поштою
Електронні листи, надіслані та отримані співробітниками, централізовано реєструються системою керування електронною поштою. Електронними листами можна керувати, застосовуючи до цього вмісту графіки зберігання, контроль доступу та систему класифікації. Можна отримати пов’язані з електронною поштою метадані, щоб підтримувати ці дані та мати доступ до них. Одним із найпопулярніших застосувань системи керування електронною поштою є архівування електронної пошти. Ці рішення, на своєму фундаментальному рівні, або копіюють, або видаляють повідомлення з програми обміну повідомленнями та зберігають їх в іншому місці. Деякі з цих рішень замінюють вкладення заглушкою або посиланням у повідомленні замість того, щоб архівувати саме повідомлення. Система керування електронною поштою є складовою цілого рішення.
Велику кількість вхідних електронних листів клієнтів можна сортувати, упорядковувати та відповідати на них за допомогою систем керування електронною поштою. Однак система керування електронною поштою призначена не лише для допомоги; його можна використовувати для будь-яких обставин, пов’язаних із надходженням великої кількості вхідних електронних листів, наприклад, для відгуків щодо кампанії чи внутрішньої служби обслуговування глобальних корпорацій.
Найкраща система керування електронною поштою
Ми всі знаємо, що коли ваш бізнес розширюється, електронні листи можуть переповнювати вашу папку "Вхідні" та спричиняти хвилю проблем. Ваші співробітники надсилають багато відповідей на один електронний лист, важливі електронні листи залишаються без уваги, а розмови втрачають сенс. І жодна реальна робота не виконується серед цього пандемонію. Ви можете легко керувати своєю внутрішньою електронною поштою та електронною поштою клієнтів, вклавши правильний інструмент. Ви можете використовувати більше каналів, ніж просто електронну пошту, для спілкування з клієнтами, компаніями та важливими зацікавленими сторонами, а також для покращення внутрішньої співпраці.
Тому, якщо вам важко стежити за своїми електронними листами, цей блог для вас. Ви розглянете, що таке система керування електронною поштою, і поговорите про деякі важливі аспекти. Найкраща система керування електронною поштою буде нашою основною метою під час їх вивчення.
8 найкращих систем керування електронною поштою
Найкраща система керування електронною поштою буде нашою основною метою під час вивчення цих різних варіантів.
#1. Допоможіть Скауту
Найефективніша система керування електронною поштою для середнього та малого бізнесу. Система керування електронною поштою розроблена спеціально для того, щоб допомогти командам ефективно керувати електронною кореспонденцією. Ви можете використовувати розширені можливості співпраці, як-от особисті нотатки, щоб тримати всіх в курсі, і виявлення зіткнень, щоб позбутися зайвої роботи за допомогою Help Scout.
Нарешті, доступ до профілів споживачів дає вам змогу бути в курсі подій. Щоб полегшити взаємодію та зменшити клопоти як для відправника, так і для вашого персоналу, ви можете переглянути попередні чати та іншу основну інформацію. Найприємніше те, що система керування електронною поштою є лише одним із багатьох інструментів, до яких ви маєте доступ, коли зареєструєтесь у Help Scout.
Ціна: від 20 доларів США за користувача на місяць.
#2. Sanebox
Sanebox — це програмне забезпечення для керування електронною поштою, яке найкраще підходить для керування електронними листами, найкращими для особистого використання.
Існують методи, які допомагають керувати особистими папками "Вхідні", навіть незважаючи на те, що багато програмного забезпечення для керування електронною поштою зосереджено на комерційних вимогах. SaneBox є одним із найкращих, які ми зустрічали. Коли електронні листи надходять до вашої папки "Вхідні", їх автоматично сортує їх складний штучний інтелект, який вивчив ваші унікальні звички електронної пошти.
Ціна: від 7 доларів США на місяць.
№3. Sendinblue
Найефективніша система керування електронною поштою для зв’язку «один до багатьох». Бувають випадки, коли вам потрібно звернутися до великої групи людей одночасно, наприклад, щоб оголосити про нову послугу або надати оновлену інформацію про ваш бізнес чи продукт. Вам знадобиться спеціальна програма, тому що ви можете приховати лише стільки людей із вашого облікового запису Gmail — приблизно 500, якщо вам цікаво.
Sendinblue є одним з найбільших. Їхнє рішення дає змогу створювати приголомшливі електронні листи за допомогою їх простого редактора, а також забезпечує чудову автоматизацію, щоб гарантувати надсилання повідомлень у вибраний вами час. Крім того, ви можете проводити A/B-тестування та відстежувати аналітику своїх електронних листів, як-от частоту відкриття, частоту переходів і навіть теплову карту.
Ціна: пропонується безкоштовний план. Плани з щомісячною платою починаються від 25 доларів США.
#4. Фронт
Найкраща програма для керування електронною поштою для поєднання командного й індивідуального керування електронною поштою.
Керування електронною адресою групи, наприклад [захищено електронною поштою], часто виконується за допомогою програмного забезпечення для керування електронною поштою. Однак Front може бути чудовим вибором, якщо ваша команда хоче взаємодіяти з вашою аудиторією за допомогою особистих і спільних електронних адрес.
Внутрішні коментарі є одним із елементів співпраці, які пропонує Front. Їхні дорожчі плани також включають більш складні функції, такі як аналітика та автоматизація.
Ціна: місячні тарифи починаються від 19 доларів США на людину.
#5. Hiver
Найкраща система керування електронною поштою Gmail
Hiver дещо унікальний порівняно з іншими інструментами в цьому списку, які здебільшого є незалежними продуктами. По суті, це доповнення до вашого поточного облікового запису Gmail. На відміну від звичайного облікового запису Gmail, ви можете робити нотатки та призначати електронні листи певним одержувачам.
Також доступні послуги автоматизації завдань і аналітики, але слід зазначити, що багато складніших функцій доступні лише за дорожчою підпискою.
Ціна: $12 за користувача на місяць.
№ 6. Moosend
Безкоштовна програма для керування електронною поштою.
Іншим інструментом, призначеним для зв’язку «один до багатьох», є Moosend. Вони включають такі інструменти, як редактор без програмного коду, який спрощує створення чудових шаблонів електронних листів. Крім того, ви можете тестувати A/B, сегментувати переглядачі та контролювати певні KPI.
Найкраща частина полягає в тому, що ви можете робити все вищезазначене з їх безкоштовним планом. Існують різні обмеження, наприклад доступ до облікового запису лише одній особі. Але дарма, є багато цінності. У них також є плани передплати від 9 доларів на місяць для осіб, які хочуть отримати доступ до більших можливостей.
ціна: від 9 доларів на місяць.
№7. Зендеск
Керувати електронною поштою клієнтів можна за допомогою Zendesk, інструменту підтримки клієнтів. Ваша команда може швидше відповідати на електронні листи клієнтів за допомогою макросів Zendesk або попередньо визначених відповідей. Використовуючи такі функції, як можливості керування заявками, інструменти для співпраці та інформація про клієнтів, ви також можете ефективніше оптимізувати електронні листи клієнтів. Zendesk ідеально підходить для організацій, що розвиваються, оскільки він також дає змогу централізувати комунікацію між каналами. Однак невеликі фірми, які обслуговують клієнтів лише електронною поштою, можуть вважати цю технологію надто надійною та складною.
#8. Mailbird
Система керування електронною поштою служби підтримки клієнтів із настроюваним макетом називається Mailbird. Ви можете налаштувати свій обліковий запис за допомогою безлічі безкоштовних кольорових тем і перетворити його на витвір мистецтва. Також передбачена можливість переходу в темний режим. Вбудована функція швидкого читання в Mailbird допомагає підвищити вашу продуктивність, швидко відображаючи слова, щоб ви могли швидше розуміти фрази та речення. За допомогою інструменту LinkedIn Lookup від Mailbird ви також можете знайти свого відправника в LinkedIn і почати зв’язок із ним прямо зі своєї папки «Вхідні» лише одним клацанням миші.
Навіщо мені керування електронною поштою?
Вам потрібна система керування електронною поштою, оскільки вона використовує інструменти для керування великою кількістю електронних листів організації. Це також полегшує відстеження важливих документів і повідомлень.
Як мені керувати корпоративною електронною поштою?
- Використовуйте спільну скриньку для обробки електронних листів від групи.
- Електронні листи слід надсилати в певний час.
- Встановіть правила написання коротких електронних листів.
- Запишіть завдання, очікування та терміни.
- Не використовуйте «відповісти всім», якщо вам це не потрібно.
- Скасуйте підписку, як тільки зможете.
- Використовуйте папки, мітки та теги.
- Зберігайте шаблони для повідомлень і електронних листів
- Правила та автоматизація
- Програми та додатки для електронної пошти
Система керування електронною поштою Outlook
Система керування електронною поштою Outlook — це інструмент, який допомагає керувати електронною поштою, календарем, контактами та завданнями. Як результат, це служить основою як для вашого тайм-менеджменту, так і для спілкування. Користувачі легко відстежують електронні листи, координують календарі та обробляють інформацію про взаємодію між двома системами за допомогою системи керування електронною поштою Outlook. Система керування електронною поштою Outlook — це популярна програма електронної пошти та календаря, яка підключається до деяких із найкращих програм керування взаємовідносинами з клієнтами (CRM).
Стратегії управління електронною поштою
Керування електронною поштою може бути складним завданням. Численні програми, додатки та ігри стверджують, що можуть допомогти вашій команді керувати електронною поштою.
Найкращі стратегії системи керування електронною поштою включають розгляд електронної пошти як законної роботи, знання різниці між переглядом та обробкою електронної пошти та використання системи керування робочим процесом для налаштування електронної пошти та інших форм ділового спілкування. Команди, яких навчили методично підходити до електронної пошти, стають більш продуктивними.
Найуспішнішим методом корпоративної комунікації є електронна пошта, і, використовуючи ці ефективні стратегії керування електронною поштою, ви можете почати любити її використовувати.
17 стратегій керування електронною поштою
Дотримуйтесь цих простих порад щодо керування електронною поштою, щоб розпочати ефективні стратегії керування електронною поштою.
#1. Вважайте електронну пошту справжньою роботою
Ви не повинні вписувати електронну пошту в свій графік навколо вашої фактичної роботи. Електронна пошта вимагає справжнього, відданого часу та реальних зусиль. Кожен у вашій команді матиме більше часу, щоб зосередитися
досягнення найважливіших цілей, якщо ви правильно обробляєте електронну пошту.
#2. Визнайте різницю між переглядом та обробкою електронних листів
Робота випадковим чином і без встановленої системи керування електронною поштою може призвести до того, що члени команди пропустять важливі повідомлення або надто швидко відповідатимуть. Розумна система виділить певний час для перегляду електронних листів, а не для їх обробки.
#3. Перевіряйте папку "Вхідні" лише тоді, коли це дійсно необхідно
Попросіть членів вашої команди подумати, як часто їм справді потрібно щодня перевіряти свої папки вхідних повідомлень, щоб знайти повідомлення, які вимагають швидкої дії (або надішліть власні пропозиції). Залежно від їхньої професії відповідь буде різною, але, ймовірно, рідше, ніж вони зараз переглядають електронну пошту.
#4. Уникайте багатозадачності під час читання електронних листів
Переглядайте електронні листи між завданнями, а не посередині.
Переривати найважливіші завдання, щоб перевірити останню електронну пошту, — це значне марнування нашого «мозкового імпульсу» — глибшої концентрації, необхідної для того, щоб повністю присвятити себе роботі. Перегляньте свої електронні листи, якщо у вас є десять вільних хвилин між зустрічами. Однак не переглядайте свої електронні листи під час зустрічі.
#5. Перегляньте електронну пошту на мобільному пристрої
Перегляд електронних листів виключно на портативному пристрої є одним з ефективних підходів до керування електронною поштою. Менше спокуси відволіктися, оскільки використовувати невеликий портативний пристрій для навігації між поштовими скриньками та папками важко, а розмір гаджета робить його придатним лише для перегляду.
#6. Оцініть час, необхідний для відповіді на «реальні» повідомлення
Ваші співробітники можуть подумати, що було б абсурдом планувати час лише для електронної пошти. Однак, якщо електронна пошта вимагає фактичної праці та реального часу, ви повинні подумати, коли цей час настане. Ось корисна техніка керування електронною поштою: вгадайте кількість «справжніх» повідомлень, які ви отримуєте щодня
#7. Коли вас немає вдома, надішліть повідомлення про відсутність на місці
Електронні листи продовжують надходити, навіть якщо у вас немає часу перевірити свою поштову скриньку! Тому ви повинні підготуватися до цього. Якщо ви збираєтеся бути відсутнім більше ніж на день, ви повинні опублікувати повідомлення про відсутність на своїй електронній пошті, щоб повідомити людям, коли вони можуть очікувати від вас відповіді.
#8. Обробіть електронну пошту, де ви можете зосередитися на номері вісім
Заохочуйте свій персонал обробляти електронну пошту в умовах, які дозволяють зосередитися та бути уважними. Мета полягає в тому, щоб завершити комунікації, і якщо їх постійно переривати та відволікати, вони не зможуть цього зробити. Якщо у них є двері в офіс, вони повинні їх зачинити. Якщо цього недостатньо, слід додати повідомлення. Тут ви можете завантажити кумедні та безкоштовні таблички «Не турбувати».
#9. Обробляйте електронні листи під час роботи в автономному режимі
Ніщо так не дратує, як спроба спустошити папку "Вхідні", поки туди надходять нові повідомлення. Це все одно, що намагатися вирити яму, поки хтось навпроти вас скидає туди бруд назад! Натомість вони повинні припинити надходження вхідних повідомлень, працюючи в автономному режимі протягом періоду, який вони відвели для обробки електронної пошти.
#10. Замовляйте електронні листи за допомогою тем
Яка найефективніша техніка якнайшвидшої обробки електронної пошти? сортування необхідне. Численні електронні листи можна видалити кількома короткими клацаннями. Якщо ви ще цього не зробили, почніть із сортування за темою, перш ніж використовувати «впорядкувати за обговоренням».
#11. Зміна порядку електронних листів за відправником
Цього разу змініть порядок електронної пошти за «Від», якщо це необхідно. Таким чином ви можете швидко зареєструвати або видалити рекламу, знижки, інформаційні бюлетені та будь-що інше, що не є «справжньою поштою».
#12. Змінити порядок старих і нових даних
Я раджу починати з перших електронних листів і рухатися далі.
Навіть якщо ви, можливо, бажаєте прочитати свої останні електронні листи, можливо, у вас є щось критичне з початку дня (або тижня), що потребує вашої уваги, і вони чекають вашої відповіді найдовше. У будь-якому випадку вам не доведеться довго чекати, щоб переглянути останні електронні листи, тому що ви, ймовірно, скоротили кількість електронних листів у своїй скриньці вдвічі.
#13. Тримайтеся подалі від пастки «Зніміть і пропустіть».
У вас може виникнути спокуса негайно відкласти відповідь, якщо ви отримаєте страхітливий електронний лист.
Однак вам слід утримуватися від використання стратегії «зніміть і пропустіть» під час обробки електронних листів. Яка користь від навмисного блокування часу для обробки електронних листів, якщо ви збираєтеся відкласти це на потім?
#14. Додайте елементи списку завдань до свого списку справ
Деякі завдання мені доведеться відкласти на потім, або тому, що мені потрібно більше деталей, вони займуть у мене кілька хвилин або годин, або мені знадобиться чиясь допомога. Все, що потрібно зробити в цій ситуації, додається до мого списку справ, щоб я міг зробити це, коли матиму необхідну інформацію, час і ресурси.
#15. Обнулюйте папку "Вхідні" кілька разів на тиждень
Ви можете пропустити ключові завдання, відгуки чи запрошення, які допоможуть вам досягти найважливіших досягнень, якщо ви не будете систематично і систематично очищати свою папку "Вхідні".
#16. Зведіть до мінімуму електронну пошту в неробочий час, щоб зменшити вигорання
Сьогодні багато людей надсилають і отримують ділову електронну пошту 24 години на добу. Однак це створює серйозний ризик для продуктивності: співробітники значно частіше відриваються від роботи та, зрештою, згорають, якщо немає чіткого розмежування між особистим і професійним життям. Дотримання роботи в неробочий час, щоб зменшити виснаження, є однією зі стратегій, які ви повинні прийняти у своїй системі керування електронною поштою.
#17. Використовуйте систему керування робочим процесом
Використання системи керування робочим процесом для керування електронною поштою є однією зі стратегій, яку ви повинні прийняти. Ретельна система керування робочим процесом включає обробку електронної пошти. Члени команди можуть зберігати, організовувати, визначати пріоритети, контролювати та виконувати всі свої зобов’язання, комунікації та інформацію за допомогою системи керування робочим процесом.
Програмне забезпечення для сортування електронної пошти
Коли ми говоримо про програмне забезпечення для сортування електронної пошти, ми маємо на увазі процес, який використовують поштові служби для вибору маршруту доставки пошти. Програмне забезпечення для сортування електронної пошти, яке колись робилося вручну, тепер здебільшого автоматизовано за допомогою спеціального обладнання. Transorma, яка спочатку була введена в експлуатацію в Роттердамі в 1930 році, була першим пристроєм для сортування електронної пошти, який широко використовувався.
Компанії та інші розсилки тепер використовують програмне забезпечення для сортування електронної пошти для попереднього сортування електронних листів перед доставкою, щоб заощадити гроші на пошті. Наприклад, знижки на попереднє сортування можуть знизити ціну на першокласну пошту в Сполучених Штатах з 0.42 дол. США до 0.324 дол. США [1]. Керування вхідною поштою Багато компаній також використовують програмне забезпечення для сортування вхідної пошти, зокрема чеків, замовлень і зв’язку. Завантаження контролюється програмним забезпеченням сортування електронної пошти або обробником електронної пошти.
Робота програмного забезпечення для сортування електронної пошти полягає в тому, щоб розумно групувати ваші електронні листи в різні категорії на основі таких речей, як важливість, тема, відправник або вік. Читаючи лише ті електронні листи, які дійсно важливо прочитати вранці, ви можете звільнити час для інших справ, які потрібно зробити.
Ви можете відсортувати список електронної пошти за допомогою програмного забезпечення для сортування електронної пошти відповідно до обмінника MX. Ми не можемо зрозуміти постачальника електронної пошти для багатьох корпоративних електронних листів, оскільки вони мають унікальні домени. Ви можете швидко отримати відсортований список усіх своїх електронних листів із Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook і Office 365 за допомогою програмного забезпечення для сортування електронних листів.
Як мені керувати великою кількістю електронних листів?
- Зберігайте в папці "Вхідні" лише ті електронні листи, які потрібно обробити негайно.
- Створіть «Папку очікування» для електронних листів, які потребують дії.
- Зробіть мітки або вкладені папки своїм новим найкращим другом.
- Встановіть правила або фільтри для папки "Вхідні".
- Використовуйте свій календар, щоб відстежувати електронні листи, на які потрібно знову відповісти.
- Не дозволяйте небажаній пошті довго залишатися у вашій скриньці.
- Зробіть шаблони відповідей, якими ви найчастіше користуєтеся.
- Виділіть час, щоб перевірити електронну пошту, і робіть це тоді.
- Перестаньте отримувати сповіщення електронною поштою
- Виконуйте безглузді завдання електронної пошти, коли у вас є вільний час.
Висновок
Розробка стратегій і встановлення системи керування електронною поштою допоможуть кожному підприємству краще сортувати свої електронні листи та керувати ними.
Поширені запитання щодо системи керування електронною поштою
Чи є керування електронною поштою навичкою?
Так. Насправді, керування своєю папкою «Вхідні» зазвичай вважається «важким навиком», якому можна навчитися. Управління електронною поштою — це підмножина управління часом, організаційних навичок і комунікаційних здібностей, які мають вирішальне значення для продуктивного робочого місця.
Який ваш підхід до керування великою кількістю вхідних електронних листів?
- Подбайте про вхідні листи якомога швидше.
- Одразу впорядковуйте електронні листи, а не переглядайте їх і залишайте в папці «Вхідні».
- Позбудьтеся небажаних листів.
- Ви можете впорядковувати свою основну папку "Вхідні", зберігаючи повідомлення, які не потребують відповіді, у відповідні папки проекту чи теми.
Статті по темі
- Відстеження електронної пошти: 7 найкращих інструментів для відстеження електронної пошти
- МАРКЕТИНГ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: значення, найкраще програмне забезпечення для маркетингу електронною поштою та поради
- Найкращі приклади маркетингових кампаній електронною поштою (+ докладний посібник)
Посилання
