Пандемія COVID-19 змінила спосіб роботи робочих місць. Зі зростанням тенденції віддаленої роботи та більшою кількістю працівників, які вибирають працювати вдома, ніж будь-коли, деякі з провідних компаній перейшли на модель постійної роботи на дому.
Однак не кожна компанія може собі це дозволити, і ходять розмови про гібридні робочі місця.
Згідно зі звітом Harvard Business Review, понад 90% роботодавців планують це зробити перейти на гібридну робочу модель для своїх працівників. Однак у тому ж звіті також стверджується, що якщо справи підуть не сприятливо, компанії можуть змінити курс і попросити співробітників повернутися в офіс на повний робочий день.
Це означає, що звичайний офіс не скоро зникне, і ми ще далекі від повністю цифрової робочої екосистеми.
Однією з небезпек повернення в офіс є фізичні документи, з якими доводиться мати справу кожній компанії. Ці фізичні офісні файли та документи мають вирішальне значення для ефективного перебігу роботи.
Однак сортувати фізичні документи не так просто, як ввести «CTRL+F» або скористатися опцією пошуку на комп’ютері. Тому важливо ефективно сортувати ці документи для підвищення продуктивності роботи.
Ось кілька простих порад і прийомів, які допоможуть вам підтримувати чудову систему керування файлами на роботі. За допомогою цих порад ви зможете знайти потрібний файл і коли він вам знадобиться. Давайте подивимось.
Використовуйте зручну систему сортування
Існує кілька систем сортування, які спрощують управління файлами для бізнесу. Найпростіший спосіб відсортувати файли та документи – переконатися, що вони знаходяться в потрібному місці та в правильному порядку, коли ви закінчите з ними.
Зазвичай підприємства зазвичай сортують свої документи та файли в алфавітному порядку, що є найпростішим. Це та сама система, якої дотримуються бібліотеки по всьому світу для сортування своїх книг. У такому методі сортування кожен тип файлу чи папки отримує власне місце, будь то на столі чи шафі.
Сортування полягає не в тому, наскільки добре ви вмієте розставляти речі, а в тому, щоб повернути речі на місце. Просто позначте файли за алфавітом і помістіть їх на місце, коли ви закінчите з ними.
Використовуйте кольорове кодування для ефективного сортування
Встановлено, що найефективнішими є візуальні підказки, які працюють і для сортування. Один із найкращих методів сортування, який використовує більшість компаній, — кольорове кодування своїх файлів і документів. Позначте файли кольорами, щоб позначити їх на основі категорії та важливості. Так ви зможете ідентифікувати себе набагато швидше.
Використовуйте кольорові папки або папки для сортування документів. Кольорові нотатки найкраще підходять для кольорового кодування окремих сторінок або розділів файлу. Ви можете вибрати будь-який колір, щоб позначити категорію документа або файлу. Використовуйте чіткі та яскраві кольори замість різних відтінків одного кольору, щоб виділити ваші документи чи файли.
Позначте документи належним чином
Якщо з якихось причин вам не подобається кодування кольорів або сортування, ви можете використовувати інші візуальні підказки для їх сортування. Один із способів зробити це – мати штампи для різних категорій, наприклад затверджений штамп, штамп очікування, готовий штамп тощо
Ви можете просто проштампувати кожен файл у кутку, щоб класифікувати його, і мати окреме місце для кожної класифікації.
На ринку є підприємства, які виготовляють на замовлення штампи для підприємств з будь-яким дизайном і матеріалом. Існують навіть самонаписні та модульні штампи, які мають змінний текст або алфавіт. Просто змініть текст, проштампуйте документи та помістіть їх у відповідну папку чи файл.
Розділіть різні документи
Завжди корисно мати окрему полицю або місце для різних типів документів і файлів. З такими роздільними просторами вам не потрібно їх кодувати кольором або сортувати будь-яким чином. Просто переконайтеся, що ви поклали файл або папку на правильну полицю після використання.
Це техніка, яка вже давно використовується великими корпоративними офісами, банками та навчальними закладами. Без обмежень у просторі це найкращий спосіб ефективно сортувати величезну кількість файлів і документів і керувати ними. Завдяки виділеному простору для окремих файлів стає легше знати, де шукати.
Нарешті, переконайтеся, що ви не зберігаєте старі та викинуті документи в тій самій шафі чи полиці, що й поточні. Створіть спеціальний простір для архівів і покладіть в нього старі документи.
Це одні з найкращих методів управління файлами, які допоможуть вам досягти ефективності на робочому місці.
Статті по темі
