Управління робочим процесом – це непроста сфера для тих, хто тільки починає. Ви завалені сотнями корпоративних термінів, перш ніж ви навіть знаєте основи: відображення процесів, автоматизація робочого процесу, схема робочого процесу, менеджер робочого процесу, що завгодно! Тож ви в кінцевому підсумку задаєтеся питанням: що таке керування робочими потоками, що таке програмне забезпечення робочих процесів і як я можу використовувати його, щоб зробити свій бізнес ефективнішим? Що ж, ми збираємося пояснити саме це!
Що таке робочий процес?
Робочий процес — це система організації повторюваних дій і завдань, які виконуються в певному порядку. Вони є засобами, за допомогою яких люди та компанії виконують свої завдання, незалежно від того, чи вони виробляють продукт, чи надають послуги, чи обробляють інформацію, чи займаються будь-якою іншою діяльністю, що створює цінність.
Робочий процес — це простий набір окремих дій в управлінні бізнес-процесами, тоді як бізнес-процес складніший і складається з багатьох робочих процесів, інформаційних систем, даних, людей і шаблонів дій. Робочий процес визначається своєю простотою та повторюваністю, і зазвичай він представлений діаграмою або діаграмою.
Програмне забезпечення для керування робочими процесами допомагає спростити й оптимізувати бізнес-процеси компанії. Здебільшого це досягається шляхом організації взаємодії між різними сторонами або між окремими особами та інформаційними системами. Системи керування робочим процесом призначають завдання правильній особі в потрібний час, надаючи відповідну інформацію та спонукання, щоб пришвидшити роботу протягом усього процесу. Це також полегшує ручне та автоматичне виконання завдань для таких дій, як звіти про витрати, через керування документами.
Чому робочі потоки важливі?
Робочі процеси у фірмах можуть стати досить складними. Розгляньте процедуру адаптації вашого співробітника. Щоб виконати процедуру правильно, кілька відділів повинні працювати разом. Крім втрати ваших нових співробітників, погана адаптація може призвести до серйозних труднощів із відповідністю.
Їх необхідно належним чином контролювати, підтримувати та оптимізувати на цьому рівні, щоб забезпечити їхню ефективність, наскільки це можливо.
Види робочого процесу
У вашому бізнесі можна використовувати три типи робочих процесів, наведені нижче:
- Процес робочого процесу
- Робота над справою
- Робочий процес проекту
Робочі процеси відбуваються по всьому робочому простору. Деякі з них добре структуровані, а інші – ні, але процеси існують щоразу, коли дані переходять від одного завдання до іншого.
Давайте детальніше розглянемо кожен робочий процес.
#1. Процес робочого процесу
Коли набір завдань є передбачуваним і повторюваним, виникає робочий процес процесу. Це означає, що ви точно знаєте, яким шляхом має пройти елемент, перш ніж він увійде в конвеєр.
Робочі процеси бізнес-процесів призначені для керування нескінченною кількістю об’єктів. Прикладом є робочий процес затвердження заявки на купівлю. Робочий процес налаштовується з невеликими змінами відразу після його запуску, і ви можете обробляти будь-яку кількість об’єктів в одному робочому процесі.
#2. Робота над справою
Ви не знаєте шлях, необхідний для завершення елемента в процесі розгляду справи на початку. Чим більше інформації отримано, тим шлях стає зрозумілішим. Йдеться про квитки в службу підтримки та страхові претензії. Незрозуміло, як ці об'єкти будуть оброблятися відразу; шлях стане ясним після деяких запитань.
Робочі процеси справ, як і робочі процеси процесів, можуть обробляти будь-яку кількість речей, але вони покладаються на людину або розумного бота, щоб вибрати найкращий шлях.
#3. Робочий процес проекту
Проекти, як і процеси, йдуть заздалегідь визначеним шляхом, хоча на цьому шляху може бути більше гнучкості. Подумайте про запуск нової версії свого веб-сайту. Ви можете точно спрогнозувати послідовність завдань, необхідних для виконання проекту.
Однак робочий цикл проекту застосовний лише до одного елемента. Інший випуск веб-сайту може зайняти багато часу та, швидше за все, не буде проходити тим самим шляхом.
Більшість онлайн-ресурсів говорять лише про робочі процеси в сенсі робочого процесу, але два інші не менш важливі для розгляду, оскільки велика частина роботи в офісі потрапляє під ці дві категорії.
Чи робочі потоки та процеси одне й те саме?
Ні. Робочі процеси лише визначають порядок завдань. Процес — це більша фраза, яка включає дані, форми, звіти та сповіщення, необхідні для виконання елемента в структурованому налаштуванні.
Для замовлень на купівлю, наприклад, робочий процес може бути таким: Ініціатор => Затвердження менеджером => Обробка закупівлі. Проте процес також включає набір даних затверджених постачальників, з яких можна вибрати, конкретний порядковий номер, призначений замовленню на купівлю, спосіб сповіщення про закупівлю, доступний бюджет та багато інших елементів.
Переваги робочого процесу
Робочі процеси допомагають зменшити відходи. Час, зусилля та ресурси були витрачені даремно.
Ви зможете помітити вузькі місця та непотрібні завдання, коли складете план своїх операцій. Ви можете усунути їх, коли дізнаєтеся, де вони знаходяться. Тоді ви і ваша команда зможете зосередитися на поточній роботі.
Робочі процеси також чудово підходять для спілкування, забезпечення відповідальності людей і забезпечення прозорості. Робочий процес має визначати, хто за що відповідає та коли має бути отриманий результат. Вам не потрібно мікрокерувати своєю командою. Ваша команда не вимагає мікроменеджменту. Всі задоволені.
Оскільки робочий процес документує кожен етап процесу, кожен член команди має потрібну інформацію, коли вона йому потрібна. Зменшення непорозумінь підвищує продуктивність, а також зменшує розчарування ваших співробітників у своїй роботі та один в одному.
Найкраще програмне забезпечення для керування потоками робіт
Програмне забезпечення робочого процесу — це сучасніше рішення для керування робочими процесами. Замість того, щоб документувати свої процедури на папері, використовуйте програму, щоб повністю оцифрувати їх.
Отже, що це насправді означає?
Ви можете використовувати програму для створення документації робочого процесу (подібно до діаграми чи діаграми), але вона також може допомогти у виконанні. Замість того, щоб просто надавати доступ до документа, ви реєструєте своїх співробітників на платформі та призначаєте їх до певного робочого процесу. Коли хтось ініціює робочий процес, система сповіщає відповідний персонал, і їм автоматично призначаються завдання, терміни виконання тощо.
Серед найкращих варіантів програмного забезпечення для менеджера робочих процесів:
№ 1. Scoro
Scoro — це відзначене нагородами комплексне програмне забезпечення для керування робочим процесом, яке дозволяє вам керувати всім робочим процесом з одного місця. Цей Scoro надає всі інструменти, необхідні для повного керування вашим бізнесом, включаючи планування та відстеження завдань, планування ресурсів, співпрацю, базу даних контактів і CRM, котирування та виставлення рахунків, комплексну звітність, інформаційні панелі в реальному часі та багато іншого. Підпишіться на 14-денну безкоштовну пробну версію, щоб дізнатися!
#2. Платформа Formstack
Щоб автоматизувати робочі дні за допомогою платформи Formstack, потрібен лише один інструмент. Будь-хто у вашій організації може використовувати наш безкодовий візуальний конструктор робочих процесів, щоб автоматизувати свої робочі процеси, поєднуючи можливості збору даних, створення документів і електронного підпису. Це означає, що тепер ви можете використовувати Форми, Документи та Вхід у поєднанні з можливостями нашого автоматизованого конструктора робочих процесів із функцією перетягування, щоб оптимізувати свої бізнес-процеси.
№3. Асана
Asana — це програмне забезпечення для керування робочим процесом, яке допомагає командам організовувати роботу, від повсякденних завдань до великих цілей. За допомогою Asana ви можете централізувати всю свою роботу та об’єднати команди з будь-якого місця. Роботу можна організувати різними способами, включаючи списки, дошки, календарі та діаграми Ганта. Приєднуйтеся до більш ніж 135,000 190 платоспроможних компаній і мільйонів команд у XNUMX країнах, які покладаються на Asana, щоб зробити більше. Почніть пробувати асану за кілька хвилин.
№ 4. Міро
Miro — це найпопулярніша у світі платформа для спільної роботи з дошками для команд будь-якого розміру, яка налічує понад 45 мільйонів користувачів у всьому світі. Створіть простий метод для керування процесом і швидшої ітерації без будь-яких обмежень. Співпрацюйте та тримайте всіх у своїй команді на одній сторінці, організовуючи свій робочий процес онлайн, відстежуючи прогрес і тримаючи всіх на одній сторінці. Ознайомтеся з понад 300 шаблонами та інтерактивними фреймворками, щоб ваша команда швидко розпочала роботу.
#5. Adobe Workfront
Adobe Workfront — це рішення для спільного керування роботою, яке вирішує проблеми роз’єднаних команд, фрагментованих інструментів і нескінченного темпу корпоративної роботи. Workfront об’єднує підприємство шляхом автоматизації інтеграції людей, даних і процесів. Workfront надає підприємствам рішення, необхідні для підвищення продуктивності та прискорення виходу на ринок за допомогою шаблонів проектів, швидших робочих процесів перегляду та затвердження, безкодових з’єднань або автоматизації процесів.
Схема роботи
Діаграма робочого процесу, часто відома як діаграма робочого процесу, — це графічне представлення бізнес-процесу або системи. Після завершення перших етапів дослідження та планування проекту ви зазвичай використовуєте ці діаграми для зображення складних завдань. Ви отримаєте детальну перспективу завдань високого рівня та залежностей на основі загального розкладу та цілей проекту, коли побудуєте діаграму процесу.
Типи робочої схеми
Під час візуалізації процесів можна вибрати кілька різних форматів робочих діаграм. Кожен із них має відмінні функції, які можуть допомогти вам у плануванні наступних кроків. Тип діаграми, який ви використовуєте, визначатиметься процесом, над яким ви працюєте, і вашими вимогами до цього процесу.
#1. Схема процесу
Робочі процеси зазвичай розробляються за допомогою інструменту діаграми процесу. На цій діаграмі всі компоненти нанесено в хронологічному порядку, що робить її основним візуальним зображенням процесу. Ця діаграма забезпечує загальний огляд різноманітних завдань і цілей без надто конкретного.
Найкраще для: команди, які хочуть отримати високорівневе візуальне представлення нового процесу, яке будь-яка зацікавлена сторона чи відділ можуть одразу зрозуміти.
#2. Схема доріжки
Діаграми Swimlane є ще однією типовою структурою робочого процесу, однак вони значно відрізняються від діаграм потоку процесу. Графік або діаграма смуги розділяє ваш робочий процес на менші частини або потоки. Ці потоки пов’язані, але відокремлені, щоб показати взаємодію та потенційну неефективність. Це покращує видимість і забезпечує більш глибокий погляд на загальну роботу процесу.
Найкраще для: Команди, що працюють над складними процесами з численними взаємопов’язаними, але автономними рівнями.
#3. Діаграма нотації моделювання бізнес-процесів (BPMN).
BPMN використовує уніфіковані позначення, які легко розуміють як бізнес, так і технічні зацікавлені сторони. Це форма уніфікованої мови моделювання, яка передає різні процеси за допомогою визначених символів.
Діаграми BPMN стосуються інформації, яка надходить всередину, і того, як вона інтерпретується. Як результат, він найчастіше використовується для коригування внутрішніх процесів, які не впливають на зовнішніх клієнтів.
Найкраще для: Команди, які зосереджуються на вдосконаленні процесів у відділах.
#4. Діаграма постачальника, входу, процесу, виходу, клієнтів (SIPOC).
SIPOC — це форма плавної діаграми, яка аналізує багато аспектів робочого процесу.
Діаграма SIPOC підкреслює, хто створює та отримує дані процесу, на відміну від стандартної діаграми, яка організовує дані в послідовному порядку. SIPOC зосереджується на тому, як дані отримуються як всередині, так і ззовні, тому вони використовуються в діяльності, пов’язаній із клієнтським досвідом.
Найкраще для: Команди, які хочуть зосередитися на тому, як дані отримують як всередині, так і ззовні.
Що таке робочий процес і приклад?
Робочий процес — це послідовність операцій, необхідних для виконання завдання. За винятком першого й останнього кроків, кожен крок у процесі має певний крок перед ним і визначений крок після нього. У лінійному робочому процесі початковий крок часто ініціюється зовнішньою подією.
Що таке хороший робочий процес?
Надійний робочий процес забезпечує детальне розуміння корпоративних процесів. Добре спланований і організований робочий процес зменшує надмірність і дублювання корпоративних процедур. Інші переваги робочих процесів включають покращену видимість, співпрацю та контроль над бізнес-процесом.
Що таке робочий процес в організації?
Робочий процес організації складається з процедур, які необхідно виконати, людей або інших ресурсів, доступних для виконання цих завдань, і взаємодії між ними.
Що таке робочий процес проекту?
Робочий процес управління проектом — це добре спланована послідовність дій і заходів, необхідних для завершення певного проекту. Визначений порядок завдань у робочому процесі управління проектами допомагає ефективніше та результативніше завершувати проекти. Вони економлять час, покращують результати та сприяють співпраці.
Що називається робочим потоком?
Робочий процес описується як серія завдань, які обробляють набір даних за заздалегідь визначеним шляхом від початку до кінця. Робочі процеси – це шляхи, які описують, як щось переходить від незавершеного до завершеного або від необробленого до обробленого.
Яке інше слово для робочого процесу?
Робочий процес — інший термін для бізнес-процесу.
Які є чотири типи робочого процесу?
Нижче наведено чотири типи робочого процесу:
- Послідовні робочі процеси
- Паралельні робочі процеси
- Робочі процеси кінцевого автомата
- Робочий процес, керований правилами
Які 3 основні компоненти робочого процесу?
Вхідні, трансформаційні та вихідні параметри можна використовувати для характеристики кожного компонента або етапу робочого процесу.
Як створити робочий процес?
Щоб створити робочий процес, потрібно виконати такі дії:
- Визначте поточні ресурси та процеси.
- Окресліть кроки робочого процесу.
- Виберіть простий у використанні онлайн-інструмент робочого процесу.
- Розробіть покроковий робочий процес за допомогою інструмента.
- Перевірте робочий процес нового бізнесу.
- Навчіть усіх використовувати новий робочий процес.
Висновок
Пам’ятайте, що процес – це інструмент. Це різноманітний і цінний інструмент, але він не може досягти всього. Створюючи свій робочий процес, ви повинні чітко розуміти поточний процес, а також бажаний результат. Визначте, які роботи можна автоматизувати, а які потребують більшої практичної участі. Перш за все, продовжуйте над цим працювати.
- Програмне забезпечення для керування робочим процесом: найкращі варіанти у 2023 році
- РОБОЧИЙ ПРОЦЕС: визначення, інструменти та переваги
- CRM МАРКЕТИНГ: що це таке, приклади та стратегія
- АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОЧОГО ПРОЦЕСУ: визначення, етап, програмне забезпечення, переваги та маркетинг
- 10 НАЙКРАЩИХ СИСТЕМ КЕРУВАННЯ РОБОЧИМ ПРОЦЕСОМ: 2023 огляди
- НАЙКРАЩЕ МІСЦЕ КУПИТИ МЕБЛІ
посилання
