Іноді важливо брати відпустку з роботи, щоб зайнятися особистими справами або відпочити. Однак роботодавці та менеджери часто вимагають від працівників шукати його заздалегідь. Розуміння того, як подати запит на відпустку, може допомогти вам отримати необхідний дозвіл, водночас залишаючись професіоналом в очах вашого керівника чи керівника. У цій публікації ми розглянемо запит на відпустку, як її запитувати, як виглядати професійно, роблячи це, і надамо шаблон електронної пошти та теми, а також розглянемо її форму та як отримати відпустку ADP.
Що таке запит на відпустку?
Запит на відпустку — це офіційний запит до вашого керівника з проханням отримати дозвіл на день або кілька днів відпустки. Є кілька причин, чому ви можете офіційно попросити вихідний. Це може бути медична відпустка, відпустка у зв’язку з тяжкою втратою, батьківська відпустка або відпустка по вагітності та пологах або просто для того, щоб насолодитися особистим часом і відпусткою.
Запит на відпустку також може бути оплаченим (PTO) або неоплачуваним. Коли ви берете оплачувану відпустку, ви отримуєте платню або зарплату під час відсутності на роботі, але неоплачувана відпустка – це період часу, який ви проводите поза офісом без отримання доходу чи зарплати. Крім того, провінційні трудові правила можуть регулювати право працівника на певну відпустку.
Як подати заявку на відпустку
Щоб зберегти свій професіоналізм і хорошу репутацію серед своїх керівників, ви можете дотримуватися різних процедур, шукаючи відпустку:
#1. Подумайте про політику PTO організації.
Перегляньте політику вашої компанії щодо оплачуваної відпустки, перш ніж подати запит на відпустку. Це підтверджує, що ваш запит відповідає чинним стандартам компанії. Деякі компанії, наприклад, мають унікальну політику щодо вихідних. Однак, якщо ваш запит відповідає цим стандартам, ваш бос, швидше за все, задовольнить ваш запит на відпустку.
#2. Подумайте про календар компанії.
Перегляньте календар компанії, перш ніж поговорити зі своїм керівником про вихідні дні, щоб переконатися, що день або період, коли ви плануєте залишитися на роботі, не заважає будь-якій основній діяльності компанії. Наприклад, якщо є річні загальні збори, на яких ви подасте важливий звіт, краще зачекати до закінчення зборів і презентації. Якщо ви не впевнені, ви також можете проконсультуватися зі своїм менеджером з персоналу, щоб визначити оптимальний час для особистої відпустки.
#3. Повідомте менеджера про свій запит.
Обговоріть ваш запит на відпустку зі своїм босом, коли ви вибрали час, який відповідає розкладу компанії. Повідомляючи свого керівника, підкресліть період часу, який розглядається, і попросіть його порадити встановити час, зручний для відділу. Часто це може збільшити ваші шанси на схвалення вашого запиту. Запит на відпустку після виконання важливого або важливого завдання для відділу також може підвищити ваші шанси, оскільки ви довели свою самовідданість і наполегливу працю.
#4. Подайте офіційну заявку на відпустку.
Розмова з вашим босом не є офіційним запитом на відпустку. Ви можете надіслати свій офіційний запит після того, як завершите обговорення з вашим керівником і досягнете згоди. Те, що є формальним запитом, залежить від однієї організації до іншої. Наприклад, у деяких компаніях достатньо надіслати електронний лист або заповнити форму, тоді як інші вимагають, щоб ви зробили запит особисто або надіслали свій запит до їх програмного забезпечення онлайн-хронометражу. Роблячи запит, переконайтеся, що ви дотримуєтесь усіх чинних стандартів компанії.
#5. Підтвердити відповідь
Після того, як ви подасте свій офіційний запит, компанія визначить і повідомить вас, чи можете ви взяти відпустку. Важливо визнати позитивний результат. Ви можете відповісти, надіславши електронного листа з подякою вашому менеджеру за прийняття вашого запиту. Ви також можете попросити роз’яснень та інструкцій щодо того, як зробити процес більш гладким для організації.
Поради щодо запиту на відпустку
Ось деякі інші пропозиції, які варто розглянути, перш ніж подати запит на відпустку:
#1. Запитайте, а не розповідайте
Ваш менеджер зазвичай відповідає за визначення того, чи надано вам відпустку. У свою чергу, виявляйте повагу та професіоналізм, запитуючи дозволу поговорити з ними. Замість того, щоб розповідати їм або презентувати розмову, щоб повідомити їм про вашу мету, підійдіть до зустрічі та попросіть їхньої думки та згоди.
#2. Запитуйте раніше, а не пізно
Більшість фірм мають необговорний період попередження про відпустку. Навіть якщо у вашій організації чогось немає, завжди краще запитати раніше, ніж пізніше. Завчасне надсилання запиту гарантує, що ваша організація матиме достатньо часу, щоб внести необхідні зміни для виконання вашого запиту. Наприклад, завчасне надсилання запиту дозволяє вашому керівнику змінити робочий план відділу, щоб вмістити на одну людину менше.
#3. Надати гарантію
Запевнення керівництва зазвичай є розумною ідеєю, коли ви просите відпустку. Це передбачає попередження вашого керівника про те, що ви врахували всі важливі елементи, щоб компанія могла впоратися з вашою відсутністю. Наприклад, ви можете вказати, що ваша відпустка збігається з менш напруженою порою року або що ви готові надати роз’яснення під час своєї відсутності (або, як зазначалося раніше, допомогти своєму наступнику).
#4. Повідомте своїх колег
Отримавши дозвіл від керівника, повідомте своїм колегам і колегам про те, що ви збираєтеся взяти відпустку, і визначте тривалість. Це гарантує, що будь-яке спільне завдання буде виконано до того, як ви підете. Це також гарантує, що вони знають про додаткові обов’язки, які будуть покладені на них під час вашої відсутності.
#5. Надайте альтернативи
Ви також можете попросити своїх колег запропонувати прикрити вас, поки вас немає. Якщо ви ще цього не зробили, повідомте своєму керівнику про потенційну тимчасову заміну для вас. Це спрощує роботу вашого менеджера та зображує вас як ретельного та уважного.
#6. Будьте адаптивними.
Коли ви просите дозвіл на роботу, завжди проявляйте гнучкість. Наприклад, продемонструйте свою здатність йти на компроміс, щоб фірма працювала ефективно. Наприклад, ви можете запропонувати працювати понаднормово за кілька тижнів до відпустки, щоб переконатися, що всі ваші завдання виконані. Якщо можливо, ви також можете змінити свої плани на день або кілька годин, щоб пристосуватися до робочих ситуацій.
Відпустка Запит електронною поштою
Щоб створити електронний лист із запитом на вихідний, почніть із стислої й прямої теми й у першій фразі вкажіть мету свого електронного листа. Укажіть день або дати, які ви бажаєте залишити. Ви можете пояснити, чому ви берете відпустку, але зазвичай це необов’язково. Повідомте своєму менеджеру, що ви готові до завершення свого завдання в цей час і що він може зв’язатися з вами, якщо у нього виникнуть запитання.
Як написати електронний лист із запитом на відпустку
Написати електронний лист із проханням про професійну відпустку не так складно чи страшно, як деякі люди думають. Кожен такий електронний лист має бути коротким, але вичерпним, інформуючи читача про все, що йому потрібно знати.
Ось кроки, щоб почати:
- Створіть стислу пряму тему.
- Поясніть, чому ви пишете.
- Включіть дати, які ви запитуєте.
- Вкажіть причину відпустки (необов’язково).
- Поговоріть про те, як ви підготовлені.
- Будьте готові відповісти на запитання.
Приклади електронного листа із запитом на відпустку
Ось кілька шаблонів і прикладів, які допоможуть вам написати своєму начальнику електронний лист із запитом на відпустку:
Приклад 1:
Привіт, [ім'я керівника],
Я хотів би попросити відпустку на [дати] через [причина].
У моєї команди немає нагальних дедлайнів або завдань протягом [днів, які ви подали запит на відпустку]. Чи нормально, якщо я тоді використаю свою відпустку? Якщо ви хочете, я буду радий ознайомитися з вами в деталях. Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас виникнуть запитання.
Спасибі за вашу увагу.
[Ваше ім'я тут]
Приклад 2:
Шановний [Ім'я]!
Я пишу, щоб зробити офіційний запит на [дати] вихідні. Я не брав жодної відпустки з початку року, і я був би вдячний, якби ми могли щось вирішити.
Я вже запитував Сема, чи можуть вони покрити мої зміни, і вони сказали, що можуть. Сем добре навчений і кваліфікований для будь-якого завдання, яке я йому доручаю. Я вірю в здатність Сема впоратися з цією ситуацією.
Будь ласка, зв’яжіться зі мною, якщо у вас виникнуть запитання чи проблеми щодо мого запиту. Я буду радий прийти до вас в офіс, щоб обговорити їх.
Дякую, скоро поговоримо.
[Ваше ім'я тут]
Форма заявки на відпустку
Форма заяви про відпустку – це документ, який використовують працівники, щоб подати заявку на відпустку. Зазвичай він подається на затвердження керівнику або керівництву. Форма заявки на відпустку може містити такі елементи:
- Інформація про співробітника: Включіть у цей розділ ім’я працівника, посаду та відділ.
- Запитані дати відпочинку: Працівник повинен визначити дати, які він хоче відпустити, включаючи дати початку та закінчення.
- Причина відпустки: Працівник повинен включити коротке пояснення, чому він просить відпустку, наприклад, через відпустку, особисті причини або хворобу.
- Процедура затвердження: у формі має бути визначено процес затвердження, зокрема, кому потрібно надіслати запит і скільки часу потрібно, щоб отримати відповідь.
- Контактна інформація: Співробітник повинен включити контактну інформацію, таку як номер телефону та адресу електронної пошти, щоб він міг бути повідомлений про статус свого запиту.
- Підпис і дата: Працівник повинен підписати та поставити дату на формі, щоб вказати, що він прочитав запит і погодився з вимогами.
Заповнюючи форму заявки на відпустку, дуже важливо дотримуватися корпоративної політики та процедур, включно з будь-якими кінцевими термінами та вимогами до повідомлення. Співробітники можуть допомогти гарантувати, що їхній запит буде прийнято вчасно та що їхній відгул буде організовано без конфліктів, представивши чіткий і стислий запит.
Запит на відпустку ADP
ADP є постачальником рішень для нарахування заробітної плати та кадрів. Якщо ваша організація використовує ADP для керування відпусткою, процес подання запиту на відпустку може дещо відрізнятися. Нижче наведено кілька типових кроків для подання запиту на відпустку через ADP:
- Увійдіть в ADP: введіть облікові дані свого співробітника в ADP.
- Доступ до функції запиту на відпустку: залежно від налаштувань вашої компанії вам може знадобитися доступ до опції запиту на відпустку в ADP. Зазвичай це можна знайти в розділі «Час і відвідуваність» або «Мій табель».
- Виберіть потрібний вид відпочинку: Виберіть, чи бажаєте ви відпустку, особистий або лікарняний.
- Введіть потрібні дати відпочинку: введіть дати, які ви хочете перенести, включно з датами початку та закінчення.
- Поясніть, чому вам потрібна відпустка: Дайте коротке пояснення, чому вам потрібна відпустка.
- Надіслати запит: Після введення всієї необхідної інформації надішліть запит на відпустку на затвердження.
- Перевірте статус свого запиту: Ви можете перевірити статус свого запиту на відпустку в ADP. Залежно від процедури вашої компанії, ви можете отримати сповіщення про те, дозволено чи відхилено ваш запит.
Подаючи заявки на відпустку через ADP, дуже важливо дотримуватися стандартів і процедур вашої компанії. Співробітники можуть допомогти забезпечити безконфліктну організацію їх відпустки, подаючи запити вчасно та правильно.
Тема електронного листа запиту на вихідний день
Надсилаючи електронний лист із запитом на вихідний, тема має бути точною та простою, вказуючи мету електронного листа. Ось кілька прикладів тем для електронного листа із запитом на вихідний:
- Запит на вихідний
- Запит на відпустку
- Заявка на персональний день
- Заява про лікарняний день
- Запит на вимкнення часу
- Запит на [дата] викл
- Заявка на вихідний
Дуже важливо чітко вказати в темі, зазначивши тип вихідного дня та запитані дати. Це допоможе гарантувати, що ваш запит буде отримано та оброблено якомога швидше.
Яку інформацію потрібно включити в запит на відпустку?
ваша форма повинна містити щонайменше:
- Прізвище працівника.
- Зроблено запит на дату.
- Запит на відпустку (діапазон дат або годин)
- Причина відпустки.
- Підпис працівника.
- Підпис керівника.
- Підтвердження схвалення/відмови.
- Запит на дату схвалено або відхилено.
Як попросити відпустку з особистих причин?
Ось кілька вказівок щодо того, як запросити відпустку з особистих причин:
- Підготуйтеся завчасно
- Будьте лаконічними та чіткими.
- Будьте уважні.
- Пропонувати допомогу
- Дотримуйтеся політики компанії.
Як далеко заздалегідь подати запит на відпустку?
Деякі фірми хочуть попередити лише за один або два тижні, тоді як інші вимагають щонайменше місяць.
Чи можу я попросити вихідний у короткий термін?
Так. Для цього може знадобитися взяти принаймні день або два відпустки за короткий термін. Невідкладна медична допомога є законною причиною попросити вихідний.
Висновок
Запит на відпустку є важливою процедурою, яка вимагає чіткого спілкування та готовності. Незалежно від того, чи шукаєте ви відпустку з особистих причин, у відпустку чи за станом здоров’я, дуже важливо дотримуватися корпоративних правил і процедур, уважно ставитися до потреб роботодавця та чітко й лаконічно формулювати свій запит.
Плануйте заздалегідь і повідомте свого роботодавця якомога довше, коли шукаєте відпустку, і чітко вкажіть дати та обґрунтування вашого запиту. Поважайте потреби свого роботодавця та запропонуйте допомогу в пошуку рішення, яке матиме найменший вплив на команду. Крім того, якщо необхідно, зверніться до свого роботодавця, щоб переконатися, що ваш запит оброблено вчасно.
Дотримуючись цих вказівок і порад, працівники можуть сприяти тому, щоб їхні запити на відпустку були прийняті та щоб їхній час не на роботі був успішним.
- ЯК ОТРИМАТИ ПІДВИЩЕНИЙ КРЕДИТНИЙ ЛІМІТ НА КРЕДИТНУ КАРТКУ
- ЗБІЛЬШЕННЯ КРЕДИТНОЇ ЛІНІЇ: як подати запит на збільшення кредитної лінії
- ЯК ПРОСИТИ ПІДВИЩЕННЯ: незалежно від того, чи це ваша перша робота після закінчення навчання
- ФОРМА ІНФОРМАЦІЇ ПРО ПРАЦІВНИКА: все, що вам потрібно знати
- ЩО ТАКЕ РОЗРАХУНОК ЗАРПЛАТИ: Що це таке, податки, відрахування, Adp & Compliance Practitioner
- https://businessyield.com/bs-business/how-to-become-your-own-boss/
посилання
