Коли ви не на роботі, повідомлення про відсутність на місці автоматично доставляються колегам, клієнтам і клієнтам. Вони сповіщають людей про вашу відсутність і про те, коли вони можуть очікувати відповіді на свій електронний лист. Тут, у цьому блозі, ми маємо всю інформацію про цю електронну пошту чи повідомлення про відсутність на роботі. Наприкінці блогу ви зможете написати електронну пошту про відсутність на робочому місці або скористатися нашим безкоштовним зразком чи прикладом, щоб самостійно надіслати електронний лист про відсутність на робочому місці перед тим, як піти у відпустку, або налаштувати повідомлення електронної пошти автовідповідача . Ви також дізнаєтеся, як налаштувати електронну пошту поза офісом за допомогою Outlook або Gmail.
Що таке повідомлення електронної пошти про відсутність на робочому місці?
Повідомлення про відсутність на робочому місці (або повідомлення OOO) — це автоматична відповідь електронною поштою, яка інформує співробітників про те, що вас не буде в офісі протягом тривалого часу. Ці сповіщення допомагають гарантувати належну роботу фірми, поки вас немає.
Якщо ви ввімкнете повідомлення про відсутність на місці, кожен, хто напише вам електронний лист, негайно отримає вашу автоматичну відповідь. Вони дізнаються, як довго вас не буде, і з ким вони можуть зв’язатися тим часом. Якщо ви працюєте на посаді, де ваші колеги вимагають швидкої відповіді, може бути корисним залишати повідомлення про відсутність на робочому місці щоразу, коли вас немає за робочим столом, навіть якщо це лише для короткої зустрічі чи зустрічі.
Якщо ваша робота має більший час виконання, вам не потрібно залишати повідомлення про відсутність на робочому місці, коли у вас є швидка зустріч, але ви повинні залишати його щоразу, коли ви перебуваєте у відпустці, на лікарняному чи іншому типі тривалої відсутності.
Коли ви використовуєте повідомлення про відсутність на місці?
Колеги, клієнти та передплатники часто очікують швидких відповідей і рішень своїх проблем, особливо від тих, хто працює з клієнтами, маркетингу та комунікацій. Спілкування поза офісом інформує клієнтів про вашу нездатність негайно відповісти ввічливо, лаконічно та професійно. Якщо вас не буде на день, тиждень або кілька місяців, ви можете залишити повідомлення OOO. Ви можете налаштувати повідомлення про відсутність на місці, якщо ви плануєте:
- Відпочинок
- Відвідування конференції, семінару або професійної зустрічі
- Взяття декретної відпустки, лікарняної чи творчої відпустки
- День відпустки
- Відвідування прийому у лікаря
Що включати в повідомлення електронної пошти про відсутність на роботі
- Сповіщення про відсутність на місці можуть містити таку важливу інформацію, як:
- чому ти пішов
- Як довго тебе не буде?
- День, коли ви збираєтеся повернутися
- Кому телефонувати в екстрених випадках або для швидкої допомоги
Залежно від ваших робочих завдань і інформації, яка, на вашу думку, знадобиться вашим контактам, поки вас немає, ви можете додати додаткові відомості. Більшість професійних програм електронної пошти дозволяють налаштовувати два повідомлення OOO одночасно: одне для внутрішніх колег і одне для зовнішніх ділових контактів.
Чого слід уникати в повідомленні про відсутність на роботі
Повідомлення поза офісом мають бути професійними та правдоподібними. Слід уникати наступного:
- Надання надто багато інформації. Автоматичні відповіді мають бути короткими та по суті. Видаліть будь-яку зайву інформацію з електронної пошти.
- Ви заявили, що відреагуєте, як тільки повернетеся. Коли ви повернетеся в офіс, може знадобитися деякий час, щоб наздогнати електронні листи, телефонні дзвінки та проекти. Краще не очікувати, що ви зможете відповісти на пропущене повідомлення одразу після повернення.
- Несанкціоноване використання допомоги колеги. Бажано додати контактну інформацію колеги на випадок, якщо під час вашої відсутності виникне щось термінове. Однак перш ніж включати інформацію свого колеги, переконайтеся, що ви маєте його згоду.
Як написати хороший електронний лист про відсутність на роботі?
Пристойне повідомлення про відсутність на місці має включати три пункти, перелічені нижче:
#1. Точна дата, коли ви повернетеся
Ця інформація потрібна, щоб ваші колеги знали, коли чекати від вас відповіді.
#2. Загальна причина, чому вас немає в офісі
Ви можете вказати, чи будете ви брати відпустку, творчу відпустку чи особисту відпустку.
#3. До кого звертатися за вашої відсутності
Якщо ви не можете виконувати робочі обов’язки під час відсутності, варто вказати, хто буде вас прикривати, якщо комусь знадобиться швидка допомога. Включіть повне ім’я вашого колеги, посаду та контактну інформацію.
Якщо ви працюєте в регіоні, де можуть виникнути критичні ситуації, про які ви хотіли б отримати інформацію, ви можете надати іншим способом зв’язку з вами в екстреній ситуації. Наприклад, якщо ви збираєтеся відповідати на дзвінки, але не на електронні листи, додайте номер свого мобільного телефону.
Не вважайте себе зобов’язаним розголошувати цю інформацію, якщо вона не потрібна вашій сфері роботи; зрештою, час вашої відпустки - це час вашої відпустки!
Найкращий приклад електронної пошти поза офісом
Ми підготували кілька дуже простих зразків електронних листів для автоматичних відповідей, які ви можете використовувати в будь-який час залежно від свого індивідуального сценарію, посади в організації та людей, які часто надсилають вам електронні листи. Виберіть той, який найкраще підходить вам, і персоналізуйте його за бажанням. Не забувайте включати особистий акцент у будь-який електронний лист, який ви надсилаєте поза офісом. Це допоможе вам налагодити кращі робочі відносини та спілкування з вашими клієнтами, постачальниками та діловими партнерами.
Приклад 1. Електронний лист колегам про відпустку
Здравствуйте,
Я буду в щорічній відпустці з [дата] до [дата]. [Я буду доступний у надзвичайних ситуаціях за [адресою електронної пошти] або [номером телефону]/ Я буду недоступний протягом цього періоду часу].
Якщо вам потрібна негайна допомога, зв’яжіться з моїм колегою [повне ім’я] за адресою [електронна пошта]/[номер телефону].
Дякую вам за вашу електронну пошту. Я зв’яжуся з вами після повернення.
З найкращими побажаннями,
[Твоє ім'я]
Приклад 2. Електронна пошта за межами вашої організації
Здравствуйте,
Дякую вам за вашу електронну пошту. Мене не буде в офісі з [дата] до [дата]. Якщо вам потрібна негайна допомога, зв’яжіться з моїм колегою [повне ім’я] за адресою [електронна пошта]/[номер телефону].
Я зв’яжуся з вами після повернення.
З повагою,
[Твій підпис]
Зразок 3: загальний приклад електронної пошти про відсутність на місці
Шановний відправнику!
Мене зараз немає в офісі, і я не перевіряю свою електронну пошту. Я не повернуся до [дата]. Якщо це термінова справа, зв’яжіться з [повне ім’я] за адресою [електронна адреса]/[номер телефону] для [категорії причин] і [повне ім’я] за адресою [електронна адреса]/[номер телефону] для [категорії причин]. В іншому випадку я відповім на ваш електронний лист якнайшвидше після повернення.
З повагою,
[Твій підпис]
Зразок 4: Немає на місці з електронним листом із затримкою відповіді
Здравствуйте,
Дякую вам за вашу електронну пошту. Мене не буде в офісі з [дата] до [дата]. Я буду перевіряти свою електронну пошту, коли це можливо, і намагатимусь швидко відповісти на ваше повідомлення.
Якщо вам потрібна негайна допомога, зв’яжіться з моїм колегою [повне ім’я] за адресою [електронна пошта]/[номер телефону].
З повагою,
[Твій підпис]Зразок 5: Електронний лист про відсутність на роботі через свята
Здравствуйте,
Дякую вам за вашу електронну пошту. У зв’язку з [святом/державним святом/державним святом/державним святом] наш офіс буде закрито з [дата] до [дата]. Якщо вам потрібна негайна допомога, зв’яжіться зі мною за адресою [електронна адреса]/[номер телефону].
Я зв’яжуся з вами після повернення.
З повагою,
[Твій підпис]Зразок 6: повідомлення електронної пошти про відсутність на робочому місці для корпоративного заходу
Здравствуйте,
Дякую вам за вашу електронну пошту. Я буду поза офісом, відвідуючи [назва події компанії], яка відбудеться в [додати місце] з [дата] до [дата]. Я буду періодично перевіряти електронну пошту, але якщо вам потрібна негайна допомога, зв’яжіться з моїм колегою [повне ім’я] за адресою [електронна пошта]/[номер телефону].
Якщо ви також перебуваєте в [розташування] цими днями, я буду радий підключитися! Зателефонуйте мені на мій [номер телефону], і я надам вам деталі.
З повагою,
[Твій підпис]5 порад щодо написання електронного повідомлення про відсутність на роботі
Отже, як ви можете створити ефективне повідомлення електронної пошти про відсутність на місці? Ось п’ять ідей, як зробити вашу електронну пошту одночасно ефективною та доброзичливою.
#1. Будьте короткими та приємними
Найкраще спілкування поза офісом є коротким і по суті. Підпишіться після надання необхідної інформації кількома стислими фразами. Немає потреби дратувати своїх колег, надаючи занадто багато деталей про вашу відсутність.
#2. Відредагуйте своє повідомлення
Ви ніколи не захочете надсилати ділову електронну пошту з граматичною помилкою. Калібр ваших творів може вплинути на те, як ваші колеги та клієнти сприймають вас.
#3. Не давайте обіцянок, які не можете виконати
Обіцянки, які ви не зможете виконати, є типовою помилкою під час надсилання електронних листів про відсутність на роботі. Не обіцяйте, наприклад, відповісти на електронний лист про відсутність на роботі, щойно повернетесь. Швидше за все, після повернення у вас буде багато роботи, тому ви не можете обіцяти швидкого повороту.
#4. Підтримуйте професійний тон
Коли ви збираєтеся їхати у відпустку, спокусливо прийняти неформальний або дружній тон. Однак майте на увазі, що повідомлення про відсутність на роботі все одно є робочою електронною поштою.
#5. Розгляньте всі канали зв’язку
Найкраще створити та активувати повідомлення про відсутність на роботі на всіх ключових платформах, через які ви спілкуєтеся зі своїми діловими партнерами.
Як налаштувати автовідповідь, коли вас немає на місці
У вас уже має бути готове повідомлення електронної пошти про відсутність на робочому місці, і ось як налаштувати автовідповідач про відсутність на робочому місці на різних платформах електронної пошти, включаючи Microsoft Outlook.
#1. Як налаштувати відповіді про відсутність у Gmail
Дотримуйтеся цих інструкцій, щоб налаштувати автоматичну відповідь у Gmail, якщо ви використовуєте Google Workspace. Натисніть Параметри > Переглянути всі параметри у верхньому правому куті Gmail. Прокрутіть униз до пункту Автовідповідач.
- Слід вибрати «Автовідповідач увімкнено».
- Заповніть порожні поля датами, темою та основним повідомленням про відсутність на місці.
- Натисніть відповідні поля, щоб надіслати автоматичну відповідь своїм контактам і людям у вашій організації.
- Натисніть кнопку «Зберегти зміни».
Ваш автовідповідач поза офісом налаштовано. Коли ви ввімкнете автовідповідач, ви побачите верхню панель із можливістю завершити електронний лист із відпустки таким чином. Щоб вимкнути автовідповідач, натисніть кнопку «Завершити зараз».
#2. Як налаштувати відповіді на електронні листи про відсутність у офісі в Outlook
Якщо ви використовуєте Microsoft Outlook для своїх електронних листів, ось кроки, щоб налаштувати автоматичну відповідь на електронну пошту, коли вас немає на місці.
- Виберіть «Файл» > «Автоматичні відповіді».
- Виберіть «Надіслати автоматичні відповіді»
- Натисніть «Надіслати лише протягом цього періоду часу», щоб змінити діапазон дати та часу
- Введіть повідомлення автовідповіді та натисніть OK. Це ввімкне автоматичну відповідь для людей, які надсилають вам електронні листи з організації
- Для тих, хто не входить до організації, натисніть вкладку «Поза межами моєї організації» та введіть те саме повідомлення або іншу автовідповідь
- натисніть OK
Ви налаштовані на відпустку на автовідповідачі електронної пошти в Outlook.
#3. Як налаштувати повідомлення про відсутність у Slack
Зараз такі платформи обміну миттєвими повідомленнями, як Slack і Teams, більш популярні, ніж електронні листи. Ви також можете опублікувати повідомлення про відсутність на цих платформах. Щоб змінити статус Slack на "не на місці", виконайте такі дії:
- У верхньому правому куті вікна Slack натисніть фотографію свого профілю.
- Натисніть кнопку «Оновити свій статус».
- У спливаючому вікні, що з’явиться, введіть свій унікальний статус «не на місці», а потім укажіть час. Ви навіть можете включити смайли у свій статус.
Що ви кажете в електронному листі про відсутність на роботі?
Ви можете сказати: «Дякуємо за електронний лист». З [причини] я зараз відсутній в офісі до [дата повернення]. Коли я повернуся, я з радістю відповім на ваше повідомлення. Тим часом, будь ласка, зв’яжіться з [ім’я колеги + посада] за адресою [електронна адреса, телефон тощо], якщо вам потрібна допомога».
Що таке приклад Nice Out of Office?
Ось приклад гарної електронної пошти про відсутність на місці: мене не буде в офісі з (день/місяць) до (день/місяць), з обмеженим доступом до електронної пошти. Будь ласка, зв’яжіться з [ім’я] за адресою [електронна пошта] або [телефон], якщо у вас виникнуть термінові запитання. Я відповім на ваш електронний лист якомога швидше. Але ви здатні на більше.
Які є приклади повідомлень про відсутність на місці?
Приклади повідомлень про відсутність на місці:
- «Я ціную вашу електронну пошту. Мене не буде в офісі з 8 по 12 серпня...
- «Мене не буде з 25 по 29 липня». Ви можете зв’язатися з моєю колегою, Мерілін Моралес, за адресою [електронна адреса та номер телефону], якщо у вас виникнуть термінові проблеми».
- «Я ціную вашу електронну пошту. Я зараз поза офісом і не відстежую свою електронну пошту.
Що таке хороше повідомлення автоматичної відповіді?
Приклади люб’язних автоматичних відповідей на електронну пошту поза офісом включають: Привіт! Дякуємо, що зв’язалися з _. Ми отримали ваше повідомлення і відповімо якомога швидше. Привіт! Ми цінуємо ваш інтерес до співпраці з нами. Щоб домовитися про зустріч, перейдіть на [посилання на сторінку планування].
Що таке хороша автоматична відповідь електронною поштою?
Нижче наведено приклад електронної пошти з автоматичною відповіддю:
Вітаю, [first_name]! Дуже дякую за звернення! Ця автоматична відповідь лише для того, щоб повідомити вам… Ми отримали ваш електронний лист і відповімо якнайшвидше (людською) відповіддю.
Що таке здорове повідомлення про відсутність на робочому місці?
Ось приклад електронної пошти про відсутність на робочому місці:
Мене тимчасово немає в офісі [у відпустці, на конференції чи з іншої причини] і я не зможу відповісти до [дата]. Якщо вам потрібна екстрена допомога, зв’яжіться з [ім’я контакту] за адресою [контактна інформація]. Вони з радістю допоможуть вам, поки мене немає.
Висновок
Кожен хоче бути потрібним. Якщо ви знаєте, що не зможете перевірити свою папку "Вхідні", установіть автоматичну відповідь "не на місці". Скористайтеся наданими нами прикладами та зробіть це добре; це чудовий підхід для збільшення лояльності та продажів електронної комерції, не надто наполегливо. Створіть жартівливе або проникливе повідомлення, щоб виділитися з натовпу!
- НЕОБМЕЖЕНА ВІДПУСТКА: визначення, політика та як це працює
- НАЙКРАЩИЙ СЕРВІС ПОШТИ ДЛЯ БІЗНЕСУ (+ безкоштовні варіанти)
- СИСТЕМИ ПОШТИ ДЛЯ БІЗНЕСУ: 17+ найкращих варіантів у 2023 році (детальний огляд)
- ПОВІДОМЛЕННЯ ПОЗА РАБОТОЮ: значення, приклади та посібник
- GMAIL BUSINESS: як це працює та як його створити
- ВЧИТЕЛЬСЬКИЙ СТУПЕНЬ: 7 типів викладацьких ступенів і як їх отримати
- BIN-ФАЙЛ: що це означає, як відкрити файл на комп’ютері
посилання
