Кожне підприємство в Орегоні, навіть якщо в ньому працює лише одна особа, підпадає під дію закону штату про відпустку через хворобу, який вимагає до 40 годин лікарняного на одного працівника кожного календарного року. Відпустка через хворобу може бути неоплачуваною залежно від розміру та місця розташування вашої компанії, тоді як деякі роботодавці зобов’язані надавати оплачувану відпустку через хворобу. Хоча законодавство штату Орегон про лікарняні не таке складне, як законодавство в інших штатах, наприклад у Каліфорнії, ви все одно повинні переконатися, що ваша фірма його дотримується. Ось усе, що вам потрібно знати про закон штату Орегон про лікарняні та PTO.
Як працює закон штату Орегон про лікарняні
Відпустка через хворобу в Орегоні розраховується як одна година заробленого часу хвороби за кожні 30 відпрацьованих годин, максимум до 40 годин. Ви можете надати більше лікарняних на свій розсуд, але переконайтеся, що це стосується всіх працівників. Щоб відповідати положенням штату Орегон щодо лікарняних, ви повинні знати про такі питання, як оплачувані чи неоплачувані відпустки, права працівників, дозволене використання лікарняних і поєднання лікарняних із оплачуваними відпустками (PTO).
Оплачувані та неоплачувані лікарняні
Роботодавці в Орегоні, які мають принаймні десять працівників, повинні надавати оплачувану лікарняну. Якщо у вас принаймні шість співробітників і ваш бізнес або будь-який інший працівник знаходиться в Портленді, ви повинні надати оплачувану лікарняну. Якщо у вас менше працівників, ви можете вирішити зробити лікарняний неоплачуваним; тим не менш, оплата лікарняного може бути привабливою перевагою для малого бізнесу.
Рівень персоналу деяких фірм може змінюватися, особливо це стосується сезонних підприємств, де не працюють штатні працівники цілий рік. Якщо це стосується вашої організації, ви повинні обчислити середнє щоденне значення за будь-який 20-тижневий період попереднього року. Ваш час хвороби має бути оплачений, якщо у вашій компанії в середньому щодня працюють 10 або більше працівників (шість або більше в Портленді).
Вимоги та права співробітника
Працівники всіх типів — повний робочий день, неповний робочий день і сезонні — мають право на відпустку через хворобу тривалістю до 40 годин на рік у своїй компанії. (Це положення вимагає, щоб працівники, які працюють повний робочий день, працювали щонайменше 40 годин на рік; працівники, які працюють неповний робочий день і сезонні працівники, можуть заробляти менше.) Однак, як і у більшості юридичних питань, є винятки. Якщо ви не змушені надавати працівнику лікарняний, розгляньте такі сценарії:
- Коли працівник перебуває на лікарняному відповідно до Закону про сімейні та медичні відпустки (FMLA),
- Коли працівник є батьком, дружиною або дитиною власника малого бізнесу
- Коли працівник бере участь у федеральній або державній програмі професійної підготовки
- Коли працівник зарахований на програму трудового навчання
- Коли працівник є незалежним підрядником
Відповідно до закону штату Орегон, ви не зобов’язані надавати відпустку за хворобою одразу після найму нового працівника. Ви можете вимагати, щоб ваші працівники працювали на вас принаймні 90 днів, перш ніж вони матимуть право на лікарняний, як і з багатьма іншими перевагами.
Коли працівник звільняється з вашої фірми, ви не зобов’язані виплачувати будь-який накопичений і невикористаний час хвороби, якщо ваша організація не має політики, яка вимагає від вас цього. Якою б не була ваша корпоративна політика, ви повинні завжди її дотримуватися.
Використання дозволеного часу хвороби
Ваші співробітники можуть використовувати відпустку через хворобу з низки заздалегідь затверджених причин, включаючи самообслуговування та спеціальні випадки, коли вони доглядають за іншими.
Ваші співробітники можуть взяти лікарняний з таких причин:
- Прийоми до лікарів
- Зцілення від травми
- Хвороба чи недуга
- Хвороба розуму
- Важка втрата
- Домашнє насильство, домагання, сексуальне насильство та інші пов’язані з цим випадки
Працівники також можуть брати відпустку через хворобу, якщо вони не хворіють або не мають травми, щоб:
- Догляд за хворим або пораненим членом сім'ї
- Відведіть члена сім’ї на візит до лікаря або на обстеження психічного здоров’я.
- Доглядайте за хворою або пораненою дитиною.
- Подбайте про підлітка, чия школа або дитячий сад закриті через надзвичайну ситуацію в галузі охорони здоров’я.
Відпустка через хворобу проти закону PTO в Орегоні
Деякі компанії бажають полегшити собі завдання, об’єднавши політику PTO та лікарняних в єдину політику. Ви можете це зробити, якщо ваш поліс PTO відповідає вимогам штату Орегон щодо мінімальних лікарняних. Це не звільняє вас від обов’язку надати додаткову відпустку відповідно до вимог штату Орегон або федерального законодавства.
Хоча об’єднання правил відпустки в єдину широку політику може бути корисним у штатах, де немає правил, подібних до Орегонського, ми не пропонуємо це в Орегоні. Ідеально створити окрему політику PTO, щоб ви могли негайно скорегувати свою політику щодо лікарняних, якщо закон Орегону зміниться. В Орегоні поєднання цих правил може бути дозволеним за умови, що ви надасте своїм працівникам необмежений PTO.
Передумови роботодавця
Окрім надання лікарняних своїм працівникам, ви повинні вести точні записи щодо накопичення та використання часу лікарняних, надавати їм інформацію про їхні права та часто оновлювати інформацію про їхній баланс лікарняних.
Повідомлення та публікація
Розміщення плакатів щодо відповідності на видних місцях у вашому офісі є одним із способів забезпечити дотримання трудового законодавства та законодавства про кадри. Статут штату Орегон про лікарняний містить подібні вимоги, наприклад, розміщення таблички про лікарняний у місці, де працівники можуть його легко побачити. Плакат повинен містити основну інформацію про їхні права на лікарняний.
Однак, якщо ваша організація знаходиться далеко, ви можете розмістити сповіщення у своїй інтрамережі, на електронній дошці оголошень або навіть надіслати сповіщення електронною поштою на всю компанію. Якщо ви випускаєте регулярний внутрішній інформаційний бюлетень, надайте в кожному повідомленні посилання на плакат вашої компанії, а також будь-які інші вимоги щодо відповідності.
Відомості про баланс часу хвороби
Згідно із законом, роботодавці в штаті Орегон зобов’язані надавати працівникам щоквартальні звіти з детальною інформацією про суму відпустки через хворобу, яку вони накопичили та витратили. Ви можете зробити цю інформацію доступною всюди, і якщо ви використовуєте програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, ви можете включити її до кожної платіжної довідки відповідно до вимог закону.
Запит на документацію
Будьте обережні, вимагаючи документів про те, що працівник був відсутній через хворобу або догляд за хворим членом сім’ї. Хоча вимагати оформлення документів, коли працівник бере лікарняний, може здатися розумним, ви можете зробити це лише в таких ситуаціях:
- Якщо працівник відсутній більше трьох днів підряд,
- Якщо очікується, що лікарняний працівник триватиме більше трьох робочих днів поспіль (операція, лікування),
- Якщо працівник не надає належного або розумного повідомлення про відпустку через хворобу (10 днів, якщо передбачувано, розумно через хворобу або травму), роботодавець може звільнити працівника.
- Якщо у вас є вагомі підстави сумніватися у використанні працівником лікарняного (велика кількість прогулів, зловживання PTO),
Отримання та розрахунок лікарняних
Розробляючи політику щодо лікарняних у штаті Орегон, ви повинні забезпечити дотримання закону, вимагаючи від працівників накопичувати час і правильно його оплачувати. Нараховувати робочий час можна двома способами: нарахуванням або разово.
Отримання листка непрацездатності
Як зазначалося раніше, для нарахування лікарняних необхідно нараховувати принаймні одну годину лікарняного за кожні 30 відпрацьованих годин. Ви можете припинити нарахування лікарняних, коли працівник має 40 годин у своєму банку лікарняних. Ви можете продовжувати нараховувати години своїм працівникам, якщо політика вашої компанії щодо лікарняних ліберальніша за державні стандарти.
Навіть якщо ви вимагаєте, щоб працівники були на роботі протягом 90 днів, перш ніж вони зможуть використовувати лікарняний, їх нарахування починається з дня початку. Вони мають право використовувати лікарняний після того, як вони завершать мінімальний 90-денний термін.
Хоча ця система дозволяє працівникам отримувати лікарняний на основі відпрацьованих годин, вона вимагає додаткових адміністративних зусиль. Це також збільшує ймовірність адміністративних помилок або прорахунків.
Лікарняний одним платежем
Варіант одноразової виплати передбачає надання працівникам лише повного листка непрацездатності, який їм надається щороку 1 січня. Цей метод заощадить ваш час у адміністративному відділі.
Недоліком одноразової виплати є те, що працівники починають працювати до 1 січня. У цьому випадку вам потрібно буде пропорційно розподілити час хвороби залежно від дати початку. Отже, якщо ви пропонуєте 40 годин лікарняного щороку, а новобранець починає роботу 1 липня (середина року), ви повинні пропорційно збільшити його лікарняний наполовину, або на 20 годин. Незважаючи на цей додатковий крок, ми вважаємо, що одноразова допомога є кращим, менш адміністративним методом розрахунку часу відпустки через хворобу.
Розрахунок оплати
Якщо ваша організація зобов’язана оплачувати працівникам лікарняні, ви повинні виплачувати їм звичайну ставку заробітної плати. Якщо працівники, які працюють на погодинній основі, отримують лише одну ставку, ви повинні надавати їм звичайну погодинну ставку за кожну годину, коли вони відсутні через хворобу. Використовуйте середньозважене значення погодинних ставок оплати праці працівника, якщо він має більше однієї ставки оплати праці.
Найманим працівникам має бути виплачена повна сума, зароблена під час лікарняного. Наприклад, якщо працівник отримує тижневу зарплату в розмірі 2,500 доларів США і бере один день лікарняного, ви повинні заплатити йому 2,000 доларів США звичайного заробітку плюс 500 доларів США за один день лікарняного.
Якщо у вас є працівники, які не отримують базової зарплати, ви повинні виплачувати їм принаймні мінімальну заробітну плату за кожну годину лікарняного. Якщо ви надаєте працівникам, які працюють за дорученням, базову заробітну плату, ви повинні платити їм ставку, яка дорівнює їх погодинній ставці або мінімальній заробітній платі, залежно від того, яка з них вище.
У той час як понаднормові, бонуси, чайові та інші виплати, що перевищують основну ставку працівника, не враховуються при розрахунках лікарняних, диференціальна оплата за зміну враховує, тому переконайтеся, що ви розраховуєте належним чином, якщо у вас є працівники, які підпадають під цю категорію.
Утримання працівників
Штат Орегон дозволяє працівникам переносити до 40 годин лікарняних на рік. Роботодавці також можуть обмежити накопичення лікарняних до 40 годин на рік і обмежити загальний баланс лікарняних на одного працівника до 80 годин. Ви можете збільшити ці обмеження на свій розсуд.
Так, якщо працівник минулого року не брав жодного лікарняного, він може перенести всі 40 годин. Ви можете зупинити їх нарахування, коли вони відпрацюють свої 40 годин за рік. Якщо вони використовують лікарняний і їхній баланс падає нижче 80 годин, ви повинні відновити їх нарахування. Навіть якщо вони мають понад 40 годин лікарняного наприкінці року, ви можете обмежити їх відновлення до 40 годин.
Правові міркування
Правило про відпустку в штаті Орегон досить просте, але все ж вимагає уваги до деталей, щоб уникнути порушення. Якщо ви помилково розраховуєте зарплату або порушуєте законні права працівника, вам можуть загрожувати державні штрафи та пені, а також судові позови працівника.
Штрафи та штрафи
В Орегоні законні штрафні санкції. Неналежна оплата лікарняного працівника може призвести до штрафу у розмірі до восьми разів від звичайної ставки працівника. Навіть незначні помилки в зарплаті можуть призвести до таких серйозних наслідків.
Орегон також передбачає штраф у розмірі 1,000 доларів за кожне порушення. Отже, якщо у вас є троє працівників, які взяли лікарняний, але ваша команда з розрахунку заробітної плати не в змозі належним чином розрахувати їм лікарняні, ваша компанія не тільки буде винна цим працівникам у вісім разів більше звичайної ставки заробітної плати за кожну годину лікарняного, але й ви також винні державі 3,000 доларів штрафу.
Претензії працівників
Роботодавці, які навмисно чи несвідомо порушують правила лікарняних, загрожують значним штрафам в Орегоні. Судові позови працівників можуть бути надзвичайно дорогими для бізнесу як у фінансовому плані, так і з точки зору репутації.
Коли працівник просить відпустку через хворобу, не мстите, не переслідуйте, не стягуйте дисципліни та не звільняйте його. Виконання будь-якої з цих дій може призвести до переслідувань або неправомірного звільнення з боку працівника.
У вас можуть бути достатні підстави поставити під сумнів використання працівником відпустки через хворобу, якщо вона брала надмірну відпустку або неправильно використовувала інші правила. Однак уважно задокументуйте ці занепокоєння, щоб отримати підтвердження реальної проблеми.
Підтримання узгодженості та ведення записів
Ведіть ретельний облік усіх проблем, пов’язаних з персоналом. Підтримуйте законодавчу відповідність, зберігаючи принаймні раз на квартал облік накопиченого та витраченого лікарняного часу кожного працівника. Також зберігайте будь-які записи, що стосуються відпустки працівника через хворобу. Оскільки це медичні записи, ви повинні зберігати їх окремо від звичайної особистої справи працівника та помістити в конфіденційну справу з обмеженим доступом.
Будьте чесними та послідовними у своїй політиці щодо відпустки через хворобу як щодо кількості часу, який ви надаєте, так і щодо того, як ви реагуєте на працівників, які не працюють. Пам’ятайте, те, що ви робите для одного співробітника, повинно бути зроблено для всіх.
Чи є в Орегоні закон про оплачувані лікарняні?
Відповідно до закону штату всі працівники штату Орегон мають право на лікарняний. Якщо ваш роботодавець має 10 або більше працівників (6 або більше, якщо у них є підприємство в Портленді), ви маєте право на оплачуваний час хвороби. В іншому випадку час хвороби захищений, але не компенсований.
Що таке новий закон штату Орегон про лікарняні?
Приватні фірми з одним або декількома працівниками в штаті Орегон повинні будуть надавати оплачувану відпустку тривалістю до 12 тижнів протягом 12-місячного періоду, починаючи з 1 січня 2023 року.
Чи продовжуються лікарняні в Орегоні?
Так, згідно із законодавством підприємства зобов’язані дозволяти працівникам переносити до 40 годин невикористаної лікарняної на наступний рік.
Чи може ваш роботодавець запитати, чому ви викликаєте хворобу?
Коли працівник викликає хворобу, роботодавець має право поцікавитися причиною його відсутності.
Чи можуть вони сказати "ні", якщо ви зателефонували захворіли?
Подобається їм це чи ні, але начальники не повинні відмовляти у вашому запиті на лікарняний.
На закінчення
Більшість підприємств можуть уникнути порушення статуту штату Орегон щодо лікарняних. Щоб переконатися, що ви є частиною цієї групи, знайте та розумійте, що ви повинні надати кожному працівнику та як уникнути будь-яких проблем.
Статті по темі
- ЯК ВИКЛИКАТИ З РОБОТИ: Заява про відпустку
- ГРАНТИ МАЛОМУ БІЗНЕСУ ОРЕГОН: ТОП-2023 списки (посібник із подання заявки)
- ПОДАТОК НА ПРИБУТОК ОРЕГОНУ: все, що вам слід знати
- Договір працівника: приклади, посібник і шаблон
посилання
