Вкрай важливо оформляти свою електронну чи пошту так само професійно, як і діловий лист, незалежно від того, надсилаєте запит про роботу, подаєте заявку на роботу чи пишете іншу професійну кореспонденцію. Зрештою, всі отримують багато електронних листів, включаючи рекрутерів і менеджерів з персоналу. Переконайтеся, що вміст ваших електронних листів виділяється, а не ваша недбалість із граматикою, макетом чи мовою. Надсилання ділової електронної пошти – це поширений спосіб зв’язатися з клієнтами, роботодавцями та іншими представниками галузі. Для різних сценаріїв існує інший формат офіційної пошти. Перегляд прикладів правильно відформатованих електронних листів може допомогти вам вибрати найкращий стиль для використання в різних професійних контекстах. Нижче ми розглядаємо правильний лист, адресу та формат пошти, які допоможуть вам розмістити чудову пошту.
Що таке написання електронної пошти?
Написання електронного листа передбачає створення повідомлення, його доставку, архівування та прочитання пізніше. Електронна пошта стосується будь-якої форми електронного зв’язку. Написання електронної пошти обирають над іншими методами зв’язку, оскільки це одночасно і економічно.
Крім того, електронна пошта, скорочення від «електронна пошта», — це спосіб цифрового спілкування через Інтернет та обміну повідомленнями та файлами. Електронні листи зазвичай використовуються для ділового листування. Завдяки низькій вартості та короткому часу обробки він швидко став переважним способом зв’язку.
Написання листів поступилося електронній пошті як більш сучасному засобу спілкування завдяки технологічному прогресу. Однак надсилання електронних листів туди й назад є ключовим аспектом сучасної розмови. Це звичайний спосіб спілкування з персоналом на підприємствах, компаніях тощо. Це також важливий компонент шкільної програми.
Типи написання електронних листів
Ось 3 категорії написання електронних листів.
#1. Напівофіційна електронна пошта
Це тип спілкування, який включає електронні листи, написані для колеги чи товариша по команді в контексті проекту. Обрана мова є легкою для розуміння, сердечною та неформальною. Крім того, важливо завжди поводитися порядно і тактовно.
#2. Офіційна електронна пошта
Скажімо, ми беремо участь у процесі створення або складання електронного листа для якогось комерційного спілкування. Це вважатиметься офіційним електронним листом за тоном і змістом. Офіційний електронний лист – це електронний лист, який надсилається керівникам організації, наприклад компанії, державного департаменту, школи чи будь-якого іншого типу.
#3. Неофіційна електронна пошта
Неофіційний електронний лист – це той, який пишеться будь-яким друзям, членам родини чи родичам. Під час неофіційного спілкування електронною поштою немає набору вказівок, яких слід дотримуватися. Людина може вільно спілкуватися будь-якою мовою на свій вибір.
Особливості електронної пошти
Електронна пошта має масу корисних функцій. Нижче наведено приклади кількох із них:
- Вбудований бот для повідомлень-відповідей
- Додайте адресу до адресної книги.
- Подальше використання адреси можливе за цим місцем.
- Система для механічного зберігання та отримання повідомлень
- Запевнення, що повідомлення доставлено
- Можливість поширення масової інформації
- Щоб поставити підписи,
- На основі даних поточного часу та дати
- Файли, зображення та аудіофайли можна надсилати як вкладення.
- Електронна пошта, яку можна читати на мобільному пристрої
Формат пошти
Дуже важливо навчитися основам написання листів, перш ніж заглиблюватись у готові шаблони. Кожне повідомлення, незалежно від його теми, матиме однаковий загальний формат і однакові функції. Вивчення цих аспектів може допомогти вам писати більш професійні та переконливі електронні листи.
Який правильний формат електронної пошти?
Належний формат листа складається з теми, привітання, тексту, кінцевого рядка та підпису. Під час створення електронного листа важливо мати на увазі кілька речей: коротку тему, індивідуальне привітання, просту мову, а також відповідний кінцевий рядок і підпис.
Використовуйте шаблон електронної пошти, щоб організувати своє повідомлення так, щоб воно відповідало потребам та інтересам одержувача. Хоча структура електронних листів може бути різною, мета кожного з них однакова: передати повідомлення, яке планувалося надіслати.
Отже, давайте обговоримо, що робить пристойний формат електронної пошти та як застосувати його у власному листуванні.
#1. Сюжетна лінія
Одержувач електронного листа бачитиме рядок теми перед усім іншим. Отже, першим важливим аспектом офіційного написання електронного листа є тема.
Ось деякі міркування:
- Слідкуйте за тим, щоб тема була чіткою та короткою.
- Бажано, щоб тема була короткою. Ідеальна довжина теми – шість слів.
- Крім того, використовуйте кілька перших символів рядка теми, щоб передати найбільш актуальну інформацію.
- Щоб уточнити пошук, додайте префікс, наприклад «Переслати», «Відповісти», «Терміново» або «Повідомити». Це дозволяє одержувачу знати, який електронний лист він отримав.
Згідно з дослідженнями, електронний лист із персоналізованою темою має на 26% більше шансів бути відкритим. Незалежно від того, надсилаєте ви електронний лист про продажі, особистий електронний лист, інформаційний бюлетень чи щось інше, тема має відображати мету електронного листа. Я б запропонував сісти й серйозно подумати про свої варіанти, перш ніж зупинитися на одному.
№2. Вітання
Привітання є наступною важливою частиною формату офіційної пошти. Кожен електронний лист має на увазі конкретного одержувача. Першим кроком у написанні офіційного електронного листа є відповідна адреса одержувача.
Використовуйте «Для кого це стосується» або «Шановний пане та пані», коли пишете людині, чиє ім’я ви не знаєте.
До вищих посадових осіб слід звертатися «До менеджера», «Шановний докторе Гош» або «Шановна пані Кім», а не використовувати їх ім’я.
Може бути достатньо просто сказати «Привіт» перед іменем колеги, звертаючись до нього. Завжди будьте ввічливими та не забувайте правильно вітатися. У діловому електронному листі завжди слід використовувати повне ім’я, а не просто ім’я чи прізвище.
#3. Тіло електронного листа
Основною частиною будь-якого ділового електронного листа є основний текст. Стандартний формат для професійної пошти можна отримати, дотримуючись кількох простих вказівок.
- Перший абзац вашого електронного листа має представити вас і мету вашого повідомлення. Якщо ви не знаєте одержувача, почніть зі вступу та пояснення, чому ви пишете.
- Надайте якомога більше деталей про свою проблему, запитання чи відповідь. Використовуйте просту мову, яку може зрозуміти будь-хто, але не відволікайтеся від основної теми, включаючи нерелевантні деталі. Будьте короткими та по суті.
- Останнє речення електронного листа має відображати серйозний тон і правильну структуру всього повідомлення. Ставлячи запитання, ви можете сказати щось на кшталт: «Я з нетерпінням чекаю незабаром почути від вас» або «Я сподіваюся незабаром отримати від вас відповідь», а відповідаючи на запитання, ви можете сказати щось на зразок «Я сподіваюся, Я достатньо відповів на ваш запит/сумніви».
№ 4. Підпис
Ваш електронний підпис (іноді його називають нижнім колонтитулом) служить прощанням. Те, як ви це зробите, вплине на враження, яке ви справили до цього часу. Це ваш шанс справити враження на читача та заслужити його похвалу, зробивши цей досвід таким, який вони не забудуть скоро. Однак, якщо ви припуститеся тут помилки, усе ваше повідомлення чи пропозиція можуть бути поставлені під сумнів. Ви повинні подбати про те, щоб ваш підпис електронної пошти був акуратним і добре організованим.
Крім того, якщо ви хочете справити гарне перше та незабутнє враження, вам слід подумати про професійний підпис електронної пошти. У вашому розпорядженні стандартний текстовий підпис електронної пошти з перших днів електронної пошти. У будь-якому випадку обов’язково вкажіть усі ваші відповідні роботи та контактні дані. Також доцільно додати посилання на ваш основний веб-сайт, найактивніші профілі в соціальних мережах і цільову сторінку.
5 Формат листа з прикладами
Тут ми розглянемо п’ять найпоширеніших видів пошти та ідеальний формат для кожного з них:
#1. Професійний формат пошти
Ділові листи завжди пишуться в офіційному тоні. Початковий контакт фрілансера з новими клієнтами, наприклад, має здійснюватися через ділову електронну пошту. У сучасному середовищі важливо, щоб ці електронні листи були адаптовані до кожного одержувача.
Ось правильний формат ділового листа:
- Створіть привабливу тему та адаптуйте її до кожного окремого читача.
- Визначте відповідне привітання на основі вашого знайомства з слухавкою.
- Почніть електронний лист із пояснення, хто ви і чому ви вирішили зв’язатися з цією особою. Встановіть стосунки, перш ніж робити презентацію.
- Завершіть електронний лист лаконічним закликом до дії та діловим підписом.
Ось чудовий приклад ділового електронного листа, у якому використовується веселий, запрошуючий тон і негайне привітання одержувача на ім’я.
Привіт Павло,
Я Кіріан, і я відповідаю за продажі тут, у компанії ABC. Я хотів би поговорити з вами про ваш рахунок.
Я радий повідомити вам, що кілька поточних розпродажів завершаться наступного тижня. Дайте мені знати, якщо буде зручний час для нас поговорити.
З найкращими побажаннями, Кіріан
#2. Формат листа подяки
Електронний лист із вдячністю зазвичай надсилається після певної взаємодії. Одержувач міг допомогти вам із проектом, відповів на особистий запит, який ви надіслали, пройшов у вас інтерв’ю чи навіть просто погодився зустрітися з вами.
Не витрачайте час одержувача на розтягнутий електронний лист «дякую»; натомість перейдіть прямо до суті. Крім того, електронні листи з подякою не завжди потрібні, а іноді можуть просто засмічувати скриньку вхідних людей, які можуть бути неймовірно зайнятими, тож уважно подумайте, чи буде надсилання листа корисним для вас.
Ось правильний формат листа подяки.
Привіт [ім'я]
Велике спасибі за [те, що вони зробили]. Мені було приємно співпрацювати з вами, і я з нетерпінням чекаю нашої наступної можливості зробити це.
Якщо я можу ще чимось вам допомогти, будь ласка, не соромтеся зв’язатися.
Все найкраще,
Ім'я: (Офіційна назва)
#3. Формат листа нагадування
Незалежно від того, чи це ваш перший, другий чи третій лист з цією людиною поштою, формат вашого повідомлення має відповідно змінитися. Є необхідна інформація, яку потрібно включити у ваш перший контактний електронний лист.
Вам не потрібно надавати багато довідкової інформації у листі з додатковим повідомленням чи нагадуванням. Натомість м’яко й коротко нагадайте іншій стороні про те, про що було домовлено раніше (за припущенням, що це, можливо, було забуто або віднесено до кінця їхнього списку справ).
Цей додатковий продукт може допомогти вам виконувати завдання швидше та в тому порядку, який для вас найважливіший. Крім того, переважна більшість людей цінує вашу послідовність і більше поважає вас за нагадування.
Ось приклад правильного формату електронного листа з нагадуванням
Привіт [ім'я],
Цей електронний лист служить лише дружнім нагадуванням про те, що у вас запланована співбесіда з [ім’я], який претендує на [ім’я ролі].
Час і місце зустрічі для співбесіди: [час] [день] [місце].
Якщо я можу чимось допомогти вам підготуватися до інтерв’ю з цією людиною, будь ласка, дайте мені знати.
кращий,
[Твоє ім'я]
#4. Формат листа з вибаченнями
Людській природі властиво помилятися і час від часу бути невірним. Ми неминуче припустимося помилок, які зашкодять, завдадуть незручності або розчарують інших людей. Крім того, зазвичай найкращим способом дії є просто вибачитися та йти далі.
Якщо ви щиро попросите вибачення, інша людина зовсім не образиться. Щирі вибачення завжди є найкращою політикою.
Однак, коли просите вибачення, важливо використовувати слова, які виявляють співчуття до людини, про яку ви теж шкодуєте, а не слова, які розкривають ваші справжні почуття. Не звинувачуйте їх і не пропонуйте виправдань.
Ось приклад правильного формату листа з вибаченнями
Кому вона може турбуватися:
Від імені [назва компанії або підприємства] я щиро перепрошую за надані послуги під час вашого нещодавнього відвідування нашої їдальні.
Я вдячний, що ви попередили мене про ці проблеми, і будьте впевнені, що ми робимо все, що в наших силах, щоб вирішити ці проблеми та запобігти подібним випадкам у майбутньому.
Будь ласка, візьміть цю подарункову картку на 100 доларів США, щоб використовувати її в майбутньому в нашому ресторані в якості наших щирих вибачень.
Я з нетерпінням чекаю незабаром знову побачити вас у [вставте назву компанії чи організації].
З повагою,
(Вставте своє ім'я та посаду тут)
#5. Формат запиту листа
Листи із запитами, як правило, короткі та по суті, у яких відправник безпосередньо звертається до одержувача із запитом. Це може бути що завгодно: від пошуку зустрічі до підключення до ділової мережі чи навіть прохання про професійне знайомство. Відповідаючи на запит, надісланий електронною поштою, одержувач має можливість сказати «так» або «ні». Однак завжди вказуйте, що саме вам потрібно в електронному листі такого характеру.
Формат листка непрацездатності
Привіт [Ім'я керівника],
Я пишу, щоб попросити відпустку з роботи через хворобу між [датами]. Щоб відновитися після операції, мій лікар порадив мені взяти два тижні відпустки. [дата] я планую повернутися в офіс.
Якщо у вас є додаткові запитання, зв’яжіться зі мною.
З повагою,
Назвіть тут
Як покращити свої навички написання електронної пошти
Ось кілька порад, які допоможуть вам стати кращим автором листів:
#1. Встановіть засіб перевірки орфографії та граматики
На комп’ютері можна встановити додаткові компоненти, які перевірятимуть вашу електронну пошту на наявність таких проблем, як правопис, граматика та неефективне формулювання. Ці додатки можуть бути корисними для пошуку помилок у вашій роботі, які ви могли пропустити під час перевірки та швидкого виправлення. Розширення можуть бути корисними, але ви повинні бути обережними щодо порад, які вони надають. Замість того, щоб покладатися виключно на програму перевірки орфографії чи плагін браузера, переконайтеся, що ви самостійно перечитаєте свій текст.
#2. Перечитайте свою роботу на помилки
Перевірка електронної пошти перед натисканням кнопки «Надіслати» може допомогти вам виявити будь-які граматичні чи стилістичні помилки. Якщо ви переписуєте будь-яку частину свого електронного листа, вам слід звернути особливу увагу на речення, які ви щойно переписали під час рецензування своєї роботи. Нерідко люди пропускають фрази або повторюють слова під час написання. Гарною ідеєю буде мати другу пару очей, дивлячись на будь-який електронний лист, який ви збираєтеся надіслати високопоставленому діловому партнеру або контактній особі.
#3. Виправте типові помилки в граматиці та орфографії
Якщо додаток продовжує пропонувати те саме, або ви знаєте, що часто допускаєте дурні граматичні помилки, оновіть правила грамотного письма, щоб покращити свої навички. Неправильне використання ваших, їхніх і так далі є поширеною помилкою. Крім того, коли ви знаєте, на що звернути увагу, набагато легше помітити помилки у власній роботі.
#4. Пишіть повільно
Навіть коли ви поспішаєте відповісти на лист, не поспішаючи, ви зрештою заощадите час. Не поспішайте відповідати на електронний лист, оскільки це може призвести до того, що ви пропустите важливі деталі. Можна витратити більше часу на написання електронних листів, щоб усунути плутанину або виправити непорозуміння. Якщо ви сповільнитесь, ви зможете переконатися, що ваше повідомлення буде чітко донесено.
Формат листової пошти
Навіть якщо SMS і електронні листи популярні як ніколи раніше, все одно необхідно знати, як правильно адресувати лист. Офіційні листи використовуються й сьогодні, зокрема для ділового листування та під час прийому на роботу. Супровідні листи часто є початковою точкою контакту між потенційним роботодавцем і претендентом, тому важливо справити гарне враження.
Тому формат поштового листа має містити правильну інформацію про відправника та дату, привітання та адресу одержувача. Володіння мистецтвом правильного листового етикету задає тон усьому спілкуванню та залишає незабутнє враження на одержувача. Крім того, читайте ФОРМАТ ОФІЦІЙНОГО ЛИСТА: які найкращі формати для будь-якого бізнесу?
Речі, які слід включати під час адресації офіційного формату листа
Під час написання ділового чи професійного листа важливо пам’ятати кілька вказівок, щоб переконатися, що ваше повідомлення буде сприйняте в найкращому світлі. Правильний формат написання поштового листа такий:
#1. Контактна інформація знаходиться вгорі
Одержувач вашого листа повинен знати, хто ви, яке у вас звання, де ви працюєте і де живете, а також куди надіслати відповідь. Реквізити відправника мають виглядати так:
- Перший рядок: ПІБ
- Другий рядок: назва компанії
- Третій рядок: адреса
- Четвертий рядок: Місто або село, а потім назва штату та поштовий індекс. Назва штату може бути скорочена до офіційної поштової дволітерної абревіатури.
- Адреса має відображатися під іменем відправника та вирівнюватися ліворуч.
- Якщо ви пишете комусь з іншої країни, введіть назву країни в четвертому рядку.
- Додайте адресу електронної пошти та номер телефону для полегшення спілкування.
№2. Дата
Потім у лівому або правому полі введіть дату відправлення листа. Використовуйте літери, щоб позначити місяць, а цифри, щоб позначити день і рік. Дата може бути написана в різних форматах, наприклад 15 жовтня 2020 року.
#3. Ім'я та адреса одержувача
Ці дані розташовані в лівій частині сторінки під адресою відправника. Вказується ім’я та поштова адреса одержувача. Це свідчить про те, що ви знайшли час, щоб пізнати одержувача, і допоможе вам створити з ним міцніший зв’язок. Крім того, вкажіть посаду або академічні досягнення одержувача.
Для професора англійської мови вам слід адресувати листа «Полу Джонсу, доктору філософії». Назва компанії має бути у другому рядку під назвою. У третьому рядку вкажіть вулицю та місто одержувача; на четвертому вкажіть штат і поштовий індекс. У четвертому рядку напишіть назву країни, якщо одержувач живе за межами США.
#4. Вітання
Пропустіть один рядок після імені адресата і напишіть замість нього привітання. Формальне чи неофіційне привітання ви використовуєте, залежить від того, наскільки добре ви знаєте адресата листа. Якщо ви ніколи раніше не зустрічалися з одержувачем, найкраще почати з «Шановний», найпоширенішого привітання. Після привітання йде ім'я адресата, після якого ставиться двокрапка або кома.
Якщо ви не впевнені щодо статі одержувача, використовуйте слово «Шановний пане та панове» та двокрапку. Якщо адресатом є жінка, і ви не знаєте, заміжня вона чи ні, використовуйте «Ms». як привітання. Доктор, професор і почесний є такими ж формальними, як і будь-які інші звання. Ось кілька прикладів привітань:
- Шановний пане Павло
- Шановна пані Вільямс
- Шановний д-р Адамс
- Шановний професоре Марк
Як ви пишете листи?
Електронна пошта є найбільш надійним і офіційним способом спілкування, незважаючи на поширення інших каналів. Електронна пошта використовується скрізь, на відміну від соціальних мереж або додатків для обміну повідомленнями. Через це електронна пошта стала одним із найпопулярніших методів ділового спілкування. Оскільки все більше й більше підприємств використовують гібридну модель, у якій частина співробітників працює в централізованих віддалених офісах, а частина — з дому, частка ділових комунікацій, які здійснюються електронною поштою, різко зросла. Ділова електронна пошта все ще вважається професійною та складною, на відміну від чату та коментарів у програмному забезпеченні для командної співпраці, яке може бути прямим і навіть трохи неформальним. Як асинхронний канал, він є одним з найбільш значущих. Крім того, цільові одержувачі можуть отримати, прочитати, зрозуміти та відповісти на електронний лист. Ось крок за кроком, щоб написати пристойний лист.
- Підтримуйте професійну онлайн-ідентичність.
- Використовуйте тему, яку легко зрозуміти.
- Почніть справу з веселого привітання.
- Надайте певний контекст
- Коротко викладіть суть.
- Відкрийте CTA.
- Вставте підсумкові зауваження
- Підписуйте лише дійсним підписом.
- Перевірте, чи немає друкарських, граматичних помилок і правильності.
- Зверніть увагу на налаштування CC/Bcc
- Завжди використовуйте той самий формат пошти.
Поштовий формат конверта
Поштова пошта та доставка посилок є звичайними засобами міжміського зв'язку та пересилання. Навчитися правильно адресувати конверт є необхідною навичкою та форматом для надсилання та отримання пошти. Однак листи та пакунки з більшою ймовірністю дістануться до місця призначення й отримають відповідь, якщо вказано правильну адресу та інші деталі.
Крім того, адреса одержувача та ваша власна є двома найважливішими відомостями, які слід згадувати під час адресування конверта. Зазвичай для адреси особистого листа є три рядки: ім’я одержувача, вулиця та місто, штат і поштовий індекс. Під час надсилання листа в компанію прийнято вказувати назву компанії, назву відділу чи одержувача, адресу вулиці, а також місто, штат і поштовий індекс в окремих рядках. Ось конверт поштового формату.
(верхній лівий кут)
[Ваше повне ім'я]
[Ваш номер вулиці та ім'я]
[Ваше місто, штат і поштовий індекс]
(У центрі конверта)
[Ім'я Одержувача]
[Назва підприємства (якщо є)]
[Вулиця та ім’я одержувача]
[Місто, штат і поштовий індекс одержувача]
Висновок
Електронний або поштовий лист подібний до листа тим, що він починається з подяки читача, потім представляє наявні ідеї, а потім завершує закликом до дії. Дотримуючись передових методів оформлення електронної пошти, ви можете привернути увагу своїх читачів, спонукати їх діяти та надати їм чіткі канали зв’язку з вами.
Однак найкращі формати електронної пошти – це не те, чого ви повинні дотримуватися релігійно.
Поширені запитання щодо формату пошти
Який найформальніший спосіб почати лист?
Стандартним привітанням для офіційних листів є «Шановний», після якого йде ім’я адресата. Допускається або ім’я та прізвище, або ім’я та прізвище. Однак, якщо ви не впевнені в імені одержувача, «Шановний пане та пані» буде правильним привітанням.
Як почати та завершити електронний лист?
Ось як почати та завершити електронний лист.
- Дорогий. Якщо ви раніше не були знайомі з цією людиною, найкраще дотримуватися цієї безпечної, офіційної та ввічливої форми звернення.
- Привіт. Привітання «привіт» поєднує в собі ввічливість, офіційність і дружелюбність.
- Неформальне «привіт» прийнятне.
- Щиро Ваш.
- З повагою та найкращими побажаннями.
- З теплими побажаннями.
Подібні статті
- ПРЯМИЙ ПОШТОВИЙ МАРКЕТИНГ: усе, що вам потрібно знати!!!
- СИСТЕМИ ПОШТИ ДЛЯ БІЗНЕСУ: 17+ найкращих варіантів у 2023 році
- СТАНДАРТНА ПОШТА: скільки часу займає стандартна пошта
- ЯК НАПИСАТИ ПРОФЕСІЙНИЙ ЛИСТ: безкоштовний посібник і корисні поради
- ДИЗАЙНЕРИ ВЕБ-САЙТІВ САН-ФРАНЦИСКО: 10 агентств веб-дизайну в Сан-Франциско 2023
- ДЕПАРТАМЕНТ РЕАБІЛІТАЦІЇ КАЛІФОРНІЇ: Огляд 2023 року
Посилання
