Незважаючи на те, що існує багато інших можливостей, електронна пошта все ще вважається найбільш надійним і офіційним способом спілкування. Електронна пошта доступна кожному, на відміну від програм чату та сайтів соціальних мереж. У результаті електронна пошта стала одним із найпопулярніших методів ділового спілкування. Читач може зрозуміти, що ви намагаєтеся повідомити, і інформацію, яка йому потрібна, щоб відповісти в добре написаному електронному листі з чіткою структурою. Незважаючи на те, що написання електронної пошти – це мистецтво, доклавши достатніх зусиль, його можна освоїти. Нижче наведено деякі з найкращих вказівок щодо того, як написати офіційний електронний лист, офіційний електронний лист, електронний лист професіоналу та електронний лист із заявою про звільнення, які одержувач не пропустить серед натовпу.
Як написати електронний лист
Чи хотіли б ви навчитися писати електронний лист? Вам потрібні вказівки щодо того, куди і навіщо розмістити? Тут ми розглянемо все, що вам потрібно знати про те, як ефективно написати електронний лист, незалежно від того, чи надсилаєте ви свій перший електронний лист, чи просто хочете переглянути те, що ви вже знаєте. Зрозуміти, як написати простий електронний лист, офіційний чи неофіційний, легко, і це допоможе вам створювати складніші електронні листи, оскільки кожен електронний лист, який ви коли-небудь пишете, матиме однакову структуру та потребуватиме керування кожним із цих компонентів.
- Кому, ЦК, ОЦК
- Attachments
- Сюжетна лінія
- Привітання
- тіло
- Підписати
Щоб краще зрозуміти, що таке успішна електронна пошта, ми детально розглянемо кожен із цих компонентів.
#1. Кому, ЦК, ОЦК
Ви повинні ввести адреси електронної пошти осіб, з якими ви хочете зв’язатися, у цих областях, які розташовані у верхній частині вашого електронного листа. Кожен служить певній меті:
| TO | Тут слід додати адресу(и) електронної пошти вашого основного контакту. |
| CC | Якщо ви хочете, щоб хтось переглянув повідомлення, але вам не потрібна відповідь, використовуйте це разом із «Кому» та адресами електронної пошти в цьому полі. |
| BCC | Якщо ви хочете надіслати електронний лист кільком людям, але потрібно зберегти їхні електронні адреси в таємниці, використовуйте це разом із «Кому». |
#2. Додатки
Функція вкладення електронних листів дозволяє відправникам додавати додаткові файли, на які одержувачі можуть клацнути, щоб завантажити або переглянути вбудовані файли, однак більшість типів файлів дозволяють завантажувати текст, фотографії, відео, аудіо та GIF-файли. Майте на увазі, що зазвичай існують обмеження на розмір файлів, які можна передавати.
#3. Сюжетна лінія
Тема вашого електронного листа, яка підсумовує його мету та зміст, має вирішальне значення. На жаль, ними часто нехтують, і це прикро, оскільки вони допомагають одержувачу зрозуміти вміст вашого електронного листа та запобігають його видаленню.
#4. Привітання
Ваша електронна пошта завжди повинна починатися з привітання. Надзвичайно важливо навчитися писати електронний лист із вступом і привітанням, оскільки це дає змогу бути ввічливим і повідомити одержувачу мету повідомлення.
Офіційне привітання є необхідним для офіційних електронних листів, таких як ті, що використовуються для подання заявок на роботу або листування з продажу. Більш спокійний прийом часто прийнятний у приватних електронних листах або взаємодії між близькими колегами.
#5. Тіло
Звичайно, найважливішим аспектом електронного листа є його зміст. Ідеальний текст електронної пошти має бути лаконічним, добре організованим, цілеспрямованим і служити певній меті.
Майте на увазі, що читачі втратять інтерес і увагу, якщо ваш електронний лист не буде коротким і по суті, і що елементи розповіді не заохочуються в електронних листах.
Завжди починайте свою електронну пошту з чіткого визначення теми та розташуйте матеріал так, щоб його було легко знайти.
#6. Підписати
Переконайтеся, що ви використовуєте правильне закриття для свого одержувача, так само важливо, як і переконатися, що ваші електронні листи починаються належним чином. Вони дізнаються, коли електронний лист буде відправлено та завершено.
Зробіть спеціальне закриття для кожної кореспонденції, а якщо сумніваєтеся, як підписати, дотримуйтеся формальності
Як написати офіційний електронний лист
Можливо, ви не зможете ефективно написати професійний електронний лист, якщо ви звикли надсилати неофіційні листи друзям і родичам. Багатьом людям важко написати офіційний електронний лист.
Щоб написати офіційний електронний лист, потрібно використовувати офіційну мову та заздалегідь визначену структуру, щоб розпочати або продовжити обговорення серйозної чи важливої проблеми. Щоб висловити повагу, люди також пишуть офіційні електронні листи під час спілкування з незнайомцями. За замовчуванням корпоративні налаштування та комунікації використовують офіційні електронні листи, щоб переконатися, що повідомлення співробітників точно відображають їхню компанію. Якщо ви хочете написати офіційний електронний лист, який виглядає професійно, вам слід виконати такі дії:
#1. Переконайтеся, що ваша електронна адреса правильна
Пишіть ділову електронну адресу щоразу, коли надсилаєте офіційний електронний лист. Ваше місце роботи чи навчання може створити для вас професійну адресу електронної пошти, або ви можете створити особисту адресу електронної пошти з кількома іншими символами, цифрами та елементами свого імені. Особливо якщо вони вас не знають, одержувач може неохоче відкривати листи від невідомих або непрофесійних відправників. Експертна адреса електронної пошти підвищує ефективність вашого листування.
#2. Додайте рядок теми.
те, що ви пишете У темі вашого офіційного електронного листа зрозуміло, про що йдеться в повідомленні. Він має бути написаний у заголовку та бути якомога коротшим, щоб виглядати професійно. Якщо включення вашого імені в рядок теми допоможе одержувачу розібратися або відповісти на електронний лист, не соромтеся це зробити.
#3. Формалізуйте свій вступ.
У тілі вашого електронного листа ви повинні почати з ввічливого привітання. Після назви чи почесної назви вкажіть прізвище одержувача. Можна використовувати наведені нижче офіційні привітання:
Дорогий
Привіт
Вітаю
Якщо ім’я одержувача неочевидне, будь ласка, вкажіть «для кого це може стосуватися»
№4. Представтеся
Якщо ви ніколи раніше не розмовляли зі слухачом, представтеся в першому рядку. Опишіть, як ви ставитеся до одержувача або маєте для нього відношення після того, як представитесь. Власник бізнесу хотів би знати, чи є ви потенційним клієнтом чи працівником іншої компанії, так само як професор може хотіти знати, чи є ви студентом чи викладачем. Закінчіть свій вступ коротким реченням, яке підсумовує вашу мотивацію писати.
#5. Поясніть, що ви намагаєтеся сказати.
Більш детальну інформацію щодо ваших цілей написання наведено в наступному параграфі. Будьте більш конкретними про те, хто ви і чого хочете досягти в своєму електронному листі. Ця частина має містити будь-які адміністративні деталі, пов’язані з вашим спілкуванням, наприклад кінцевий термін. У цій області має бути лише один-два абзаци.
#6. Закінчити подякою.
У своєму заключному слові ви дякуєте читачеві за те, що він прочитав і зрозумів вашу думку. Він завершується зазначенням подальшої розмови, яку ви плануєте мати з одержувачем. Ви можете вирішити, чекати відповіді чи домовитися про особисту зустріч. Перш ніж підписувати своє ім’я та, якщо необхідно, включати контактну інформацію вашої компанії, використовуйте професійне закриття. Приклади правильного офіційного закриття включають наступне:
- привіт
- кращий
- Щиро
- Ваш
- З повагою
- З повагою
#7. Надішліть свій електронний лист після перевірки на наявність помилок.
Не забудьте уважно перечитати свій електронний лист перед його надсиланням. У вашому тексті не повинно бути жодних орфографічних чи граматичних помилок. Скористайтеся безкоштовним онлайн-інструментом для перевірки тексту, щоб перевірити його точність. Ви отримаєте вигоду від вирішення будь-яких потенційних непорозумінь або незручних презентацій, а також будь-яких технічних проблем. Ви можете отримати потрібну реакцію, використовуючи добре написане повідомлення.
Як написати електронний лист професіоналу
Добре написаний професійний електронний лист передає одержувачу ввічливе, відверте, стисле та дієве повідомлення. Розвиток ваших навичок писати електронні листи з дотриманням усіх цих інструкцій може зайняти деякий час. Під час офіційної взаємодії важливо знати, як написати чіткий, відповідний професійний електронний лист. Знаючи, як написати професійний електронний лист, можна:
- Економити час.
- Дайте уточнення
- Показати компетентність
- Зміцнює репутацію людини або компанії
Нижче описано, як написати електронний лист професіоналу
#1. Використовуйте професійну електронну адресу.
Напишіть професійну адресу електронної пошти для повідомлень, що стосуються ділових або офіційних питань. Навіть якщо ваш роботодавець надасть вам її, ви все одно повинні написати професійну адресу електронної пошти, якщо ви зв’язуєтеся з кимось до приєднання до організації. Звичайним форматом для цього є просто ваше ім’я в [домен]. Як ілюстрацію
- Ваше повне ім'я@домен
- Ім'я.прізвище@домен
- Ім'я по батькові.прізвище@домен
#2. Створіть коротку та інформативну тему.
Це стисле речення містить у собі ключові елементи вашої електронної пошти чи зв’язку. Коли ви пишете професійний електронний лист, важливо включити тему, щоб аудиторія одержувача знала, чого очікувати, і могла швидко знайти повідомлення знову, якщо це необхідно. У ваших майбутніх ділових електронних листах подумайте про те, щоб використовувати одну з таких тем:
- Не можна використовувати більше 60 символів.
- Одним реченням чітко визначте мету електронного листа.
- Почніть із згадки одержувача по імені.
#3. Надішліть одержувачу офіційне привітання
Привітання в електронному листі зазвичай починається з першого рядка. Це вітальне повідомлення має бути оформлено в офіційному тоні, щоб відповідати електронному листу, який ви надсилаєте. Залежно від ваших стосунків з людиною ваше привітання може змінюватися.
- Пишучи комусь, кого ви не зустрічали або з ким у вас офіційні ділові стосунки, наприклад менеджеру з найму чи новому клієнту, ви можете почати свій лист зі слова «Шановний».
- Ви можете представитися, сказавши «Привіт» або «Привіт» керівнику або колезі, з якими ви добре ладите на роботі.
прикладів
- Привіт, пане Грег,
- Привіт, Альфред,
- Шановний доктор Сміт
- Шановні колеги,
Якщо вам відомі займенники статі одержувача, ввічливо звертатися до нього «пане». або «пані» і використовувати своє прізвище під час написання ділових електронних листів. Використовуйте повне ім’я одержувача, якщо вам незрозуміло його родові займенники.
#4. Створіть тіло електронного листа.
Тут ви передасте своє повідомлення, подібно до тексту листа, який ви можете створити. Незалежно від того, наскільки коротким і змістовним він є, ваш електронний лист потребує заклику до дії та заключного твердження. Як приклад,
Було дуже вдячно, що ви прийшли на сьогоднішню денну демонстрацію нового продукту. Ви можете показати своїм співробітникам усе відео, попросивши їх переглянути наданий зразок. Якщо у вас виникнуть запитання, дайте мені знати.
#5. Електронні листи повинні мати підпис і завершальний підпис.
Ваш підпис має містити ваше ім’я, посаду та будь-яку іншу інформацію, що стосується ваших чатів. У більшості програм електронної пошти ви можете встановити попередньо встановлений підпис, який відображатиметься в кінці кожного електронного листа, який ви надсилаєте.
Заключні слова включають
- Спасибі,
- кращий,
- Щиро
- Rega
- З повагою,
Нижче наведено приклад завершення електронного листа.
Щиро
Джіана Сміт, менеджер з маркетингу Pedro Company, LTD.
#6. Перевірте свою електронну пошту на неточності.
Професіоналізм і увага до деталей відображаються в бездоганному електронному листі. Приділіть час, щоб перевірити свій електронний лист на наявність синтаксичних, граматичних і орфографічних помилок, перш ніж надсилати його. Переконайтеся, що всі файли та вкладення, які ви могли згадати у своєму електронному листі, також були включені.
Закінчивши редагувати електронний лист з точки зору одержувача, прочитайте його ще раз. Зробивши це, ви зможете виправити будь-які помилки, допущені під час написання або перегляду на попередньому етапі.
Попросіть свого безпосереднього керівника або надійного колегу перевірити будь-які важливі електронні листи, які ви надсилаєте ключовим зацікавленим сторонам, перш ніж надсилати їх.
#7. Зверніть увагу на поля отримувача.
Перевірте поля одержувача у своїй електронній пошті, щоб переконатися, що ви надсилаєте її потрібній особі, особам(ам) або групі(ам). Також переконайтеся, що адреси електронної пошти розташовуються правильно. Пам'ятайте:
Для того, щоб:
адреса електронної пошти особи чи групи, якій буде надіслано ваше повідомлення.
CC:
розшифровується як «копія». Будь-яка введена тут адреса отримає ту саму електронну пошту без персоналізованого повідомлення.
ОЦК:
Подібно до «CC», адреса(и) електронної пошти в цьому полі прихована.
#8. Надішліть свій електронний лист відповідно до розкладу.
Іноді ви можете надіслати електронний лист до або після роботи. Плануючи свої електронні листи, ви можете ефективніше керувати своїм часом і переконатися, що вони надсилаються у зручний для одержувача час. Кожна програма електронної пошти має функцію планування.
#9. Пам’ятайте про подальші дії.
Не в останню чергу, враховуючи, що більшість людей отримують кілька електронних листів щодня, цілком ймовірно, що вони пропустять ваш лист або забудуть відповісти на нього. Якщо одержувач не відповів протягом двох робочих днів, надішліть уважний електронний лист.
Як написати електронний лист про звільнення
Незважаючи на те, що написати та надіслати електронний лист про звільнення може здатися складним, за допомогою правильного шаблону це може бути просто. Як правило, бажано написати електронний лист про звільнення, коли ви хочете звільнитися з роботи, оскільки це дає вам можливість висловити вдячність своєму роботодавцю за надану можливість. Електронний лист про звільнення — це чудовий спосіб підтримувати зв’язок із вашою колишньою компанією, що має вирішальне значення, якщо ви хочете отримати рекомендації в майбутньому.
Написати електронний лист про звільнення легко, і це може бути навіть терапевтичним. Ви можете використовувати його, щоб попрощатися зі своїм поточним роботодавцем і розпочати наступний етап вашої кар’єри.
Електронний лист про звільнення – це лист, який ви надсилаєте поточному роботодавцю, повідомляючи його про те, що ви звільняєтеся з певної роботи.
Скористайтеся наведеними нижче інструкціями, щоб допомогти вам написати лист про звільнення електронною поштою:
#1. Виберіть відповідний рядок теми.
ви можете написати лист із заявою про звільнення електронною поштою, вибравши відповідний рядок теми, у якому чітко вказано ваше повідомлення. Це важливо, оскільки програма для читання електронної пошти може читати лише рядок теми. Візьміть до уваги використання рядка теми «Повідомлення про звільнення» або «Звільнення станом на [дата]».
#2. Почніть із професійного привітання.
Налаштування професійного тону для решти електронного листа з офіційним привітанням може допомогти. Додайте привітання, як-от «Шановний», посаду вашого керівника та своє прізвище після цього. Подумайте над тим, щоб включити просту фразу з побажанням усім добра. Ви можете вимовляти такі фрази, як, наприклад, «Сподіваюся, у вас все добре» або «Сподіваюся, у вас гарний день».
#3. Надайте своїй електронній пошті чітке призначення.
У фразі після не забудьте чітко визначити мету електронного листа. Згадайте роботу, яку ви звільняєтеся. Як приклад, ви можете сказати: «Мета цього електронного листа — повідомити вам про мою офіційну відставку з посади графічного дизайнера». Це дозволяє потенційному роботодавцю швидко зрозуміти ваше повідомлення та правильно відреагувати.
#4. Подумайте про те, щоб вказати причину від’їзду
Якщо вам від цього стане легше, ви можете вказати причину своєї відставки. Скажіть, наприклад, що вам потрібно рухатися далі, тому що ваша кар’єра змінилася. Важливо не вдаватися в подробиці та пояснювати причину відходу, наприклад стан здоров’я, позитивно та лаконічно. Ви не зобов’язані повідомляти свого роботодавця про свій намір звільнитися; ваше рішення зробити це повністю залежить від вас.
#5. Позначте дату закінчення вашої роботи
Згадайте в електронному листі день, коли ви востаннє працювали. Попередьте свого роботодавця про свою відставку якомога раніше. Це може допомогти вам зберегти хороші ділові відносини з вашим колишнім роботодавцем. Багато компаній вимагають, щоб працівники попереджали про це принаймні за два тижні до того, як залишать свої посади. Перегляньте правила компанії, щоб переконатися, що ви дотримуєтеся вимог щодо звільнення. Роботодавець зможе краще зрозуміти ваш графік і, як результат, вжити необхідних заходів.
#6. Опишіть, наскільки ви вдячні за шанс.
Скористайтеся цією нагодою, щоб висловити свою подяку компанії за час, який ви витратили, працюючи в ній, у своєму електронному листі. Якщо ви це зробите, ви зможете зберегти з ними добрі стосунки та справити хороше враження. Коротко подякуйте одержувачу за час, витрачений на роботу, щоб закрити свій електронний лист.
Ви також можете поговорити про речі, яких ви навчилися, граючи роль, і про найкращі сторони роботи з організацією. Скажіть, наприклад, «Я хочу подякувати вам за можливість працювати помічником медсестри, оскільки під час роботи я набув багатьох цінних навичок щодо догляду за пацієнтами та лікування».
#7. Запропонуйте допомогу для переходу
Ви можете визнати навантаження, яку ваша відсутність може створити для бізнесу, і запропонувати свою допомогу, чим зможете. Подумайте про те, щоб запропонувати внутрішнього кандидата на вашу роботу або стати волонтером для наставництва нового працівника, перш ніж залишити компанію та почати нову кар’єру. Це може продемонструвати потенційному роботодавцю, що ви все ще стурбовані його бізнесом та його успіхом.
#8. Шукайте помилки у своїй електронній пошті.
написати безпомилковий електронний лист із заявою про звільнення дуже важливо. Переконайтеся, що у вашій електронній пошті немає помилок щодо орфографії та пунктуації. Крім того, переконайтеся, що електронний лист написано впевненим і відповідним тоном. Перш ніж надсилати електронний лист до вашої організації, подумайте про те, щоб друг або член сім’ї прочитав його та перевірив його дійсність. Читаючи свою електронну пошту вголос або користуючись інструментом цифрового письма, ви можете перевірити потенційні помилки.
Як почати писати електронний лист?
В офіційному електронному листі ви повинні почати з привітання та імені та посади одержувача.
У які 5 кроків потрібно написати електронний лист?
- Вкажіть свою тему.
- Подумайте про одержувача
- Складайте списки
- Розробіть свій заклик до дії.
- Створіть свою тему.
Як надіслати електронний лист із мобільного?
- Потрібно відкрити програму Android для Gmail.
- Натисніть кнопку створення.
- Виберіть одержувача.
- Для зручності та ясності виберіть тему електронного листа.
- Зберіть своє повідомлення разом.
- Щоб надіслати повідомлення, торкніться значка паперового літачка.
Який формат написання електронної пошти?
- Тема
- Привітання
- Тіло,
- Лінія закриття
- Підпис.
Що таке 7 CS написання електронної пошти?
До них відносяться:
- ясність
- Правильність
- Короткість
- Ввічливість
- Конкретність
- Розгляд
- повноти.
Як написати електронний лист у Gmail?
- Відкрийте Gmail.
- Натисніть створити
- Введіть адресу електронної пошти іншої особи.
- Введіть тему.
- створити повідомлення електронною поштою
- Якщо потрібно, відформатуйте текст свого електронного листа.
- якщо хочете, надайте файл.
- Натисніть «Надіслати».
посилання
Статті по темі
- ЗАЯВА НА ЗВІЛЬНЕННЯ ПРАЦІВНИКА: формат, приклади та посібник
- ЯК НАПИСАТИ ЗАЯВУ ЗВІЛЬНЕННЯ: Що потрібно говорити, а чого не говорити
- ПОДЯКА СПІВРОБІТНИКІВ: 20+ найкращих ідей, подарунків, повідомлень і цитат
- ЛИСТ НА ПРАЦЮВАННЯ: значення, як це написати та понад 20 безкоштовних зразків.ПОДЯКА СПІВРОБІТНИКІВ: 20+ найкращих ідей, подарунків, повідомлень і цитат
