Віртуальні кімнати даних стали незамінним інструментом для підприємств. Вони пропонують безпечний і ефективний спосіб обробки, обміну та архівування конфіденційних даних з іншими зацікавленими сторонами, включаючи членів команди. Тим не менш, завдання вибору найкращого постачальника VDR може бути непростим завданням, враховуючи величезну кількість альтернатив, доступних на ринку. У цій статті ми розглянемо важливі фактори, на які варто звернути увагу під час вибору послуги VDR.
VDR проти платформ для обміну файлами
Численні невідповідності існують серед розповсюдження окремих і корпоративних файлів хмарний сервер резолюцій. Корпоративні документи вимагають посиленого захисту, ніж те, що може надати спеціальний обмін файлами чи хмарні сервери. Навіть у популярних рішеннях Microsoft відсутні такі базові функції, як конфігурація політики безпеки та створення ролей. Це пояснюється тим, що ці рішення були розроблені з урахуванням індивідуальних потреб користувачів. У списку нижче представлено більш детальний опис відмінностей. Якщо ви хочете дізнатися більше про технологію, data-rooms.org пропонує тисячам користувачів кращі огляди найпопулярніших.
- Постачальники віртуальних кімнат даних мають унікальну перевагу над корпоративними рішеннями у своїй здатності функціонувати за межами основного Інтернету. На відміну від корпоративних рішень, постачальники віртуальних кімнат даних легко доступні.
- Програмне забезпечення для онлайн-кімнати даних пропонує набагато більший рівень безпеки, ніж безкоштовні послуги хмарного зберігання, які надають Microsoft або Google. У цих безкоштовних службах відсутні основні правила безпеки, що є небезпечним прецедентом, який може спричинити витік даних. Розголошення такої конфіденційної інформації призведе не лише до матеріальних і репутаційних збитків, а й потенційно призведе до судових розглядів з боку клієнтів і співробітників, чиї дані були розкриті.
- Що стосується інструментів, то найкращі постачальники кімнат даних мають набагато сильніші пропозиції, ніж популярні рішення, призначені для приватних користувачів. Останньому не вистачає повного набору інструментів, необхідних для корпоративних рішень, таких як можливість ізоляції файлів і корпоративної документації один від одного. Це функція, яку пропонують VDR через різноманітні потреби різних відділів компаній.
- Електронна кімната даних пропонує надійне шифрування, яке забезпечує неперевершену безпеку та запобігає можливості перехоплення даних сторонніми об’єктами. Це ключовий атрибут для будь-якої особи, яка прагне захистити свої дані.
Що стосується рішень Google і Microsoft, їх відрізняє кілька відмінностей. На жаль, жодна з цих відмінностей не працює на їх користь. Навпаки, VDR виявляється кращим у різних аспектах, що робить його a більш бажаний варіант.
«Віртуальні кімнати даних є обов’язковими для будь-якого бізнесу, який має справу з конфіденційними даними». Сара Лі, фінансовий директор.
Безпека
Найважливішим аспектом, який слід враховувати при виборі послуги VDR, є безпека. VDR повинен мати надійні механізми безпеки. Під час покупки враховуйте такі атрибути безпеки:
- Запрошуючи користувачів надати дві різні форми ідентифікації, а саме пароль і код, передані на їх мобільний пристрій, двофакторна автентифікація покращує безпеку, додаючи додатковий рівень захисту.
- Програмне забезпечення кімнати даних має використовувати найсучасніші методи шифрування для захисту даних під час їх передачі та зберігання.
- Ви повинні мати можливість керувати тим, хто може отримувати доступ, читати, змінювати чи експортувати певні документи за допомогою детальних налаштувань дозволу постачальника.
- VDR має містити функцію журналу аудиту, яка веде облік усіх дій користувача, таких як паролі, доступність вмісту та редагування.
Зручність користування
VDR має бути простим у використанні та навігації навіть для нетехнічних користувачів. Складний інтерфейс може призвести до розчарувань і помилок, які можуть поставити під загрозу безпеку ваших даних. Шукайте такі зручні функції:
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс: інтерфейс VDR має бути простим і зручним для навігації та розуміння.
- Перетягування: процес передачі документів має бути таким же легким, як і перетягування електронних файлів із вашого персонального комп’ютера у віртуальну кімнату даних.
- Функція пошуку: у VDR повинна бути функція пошуку, яка дозволить вам швидко знаходити потрібний документ.
- Мобільний доступ: VDR має бути доступним із мобільних пристроїв, що дозволить вам отримувати доступ до документів у дорозі.
підтримка клієнтів
Хороша підтримка клієнтів є важливою при виборі постачальника VDR. Вам потрібен провайдер, який надасть своєчасну та корисну підтримку у разі будь-яких проблем. Ось деякі функції підтримки клієнтів, на які варто звернути увагу:
- Підтримка 24/7: постачальник повинен запропонувати підтримку 24/7, щоб гарантувати, що ви можете отримати допомогу, коли вона вам потрібна.
- Спеціальна команда підтримки. Постачальник повинен мати спеціальну команду підтримки, яка знає віртуальну кімнату даних і може допомогти вам у вирішенні будь-яких проблем.
- Навчальні ресурси: Постачальник повинен запропонувати навчальні ресурси, такі як відеоуроки та посібники користувача, щоб допомогти вам розпочати роботу з VDR.
Ціни
Вибираючи постачальника VDR, слід враховувати вартість. Працювати зі службою, яка пропонує прості ціни та відсутність додаткових витрат – це те, чого ви бажаєте. Зверніть увагу на такі характеристики ціни:
- Фіксована плата: найкращі постачальники віртуальних кімнат даних повинні пропонувати фіксовану плату, яка включає всі функції та послуги.
- Жодних прихованих платежів: постачальник не повинен стягувати жодних прихованих платежів, таких як плата за налаштування або плата за зберігання документів.
- Масштабованість: постачальники кімнат даних повинні пропонувати масштабовані ціни, які дозволять вам платити лише за ті функції та послуги, які вам потрібні.
Репутація
Нарешті, перш ніж прийняти остаточне рішення, врахуйте репутацію постачальника VDR. Шукайте відгуки та оцінки від інших компаній, які використовували VDR. Постачальник послуг кімнати обробки даних, який має авторитет, матиме позитивні відгуки та хороший досвід роботи з такими компаніями, як ваша.
