Розрахунок заробітної плати є однією з найважливіших робіт для власників бізнесу, але вона не повинна бути найбільш напруженою. Завдяки правильній системі управління заробітною платою компанії можуть бути спокійні та мати більше часу, щоб зосередитися на розвитку свого бізнесу.
Що таке управління заробітною платою?
Загальна сума заробітної плати або заробітної плати, яку компанія виплачує своїм працівникам, відстежується через систему управління заробітною платою. Важливість управління заробітною платою була визнана підприємствами та окремими особами. Різноманітність автоматизованих функцій допомагає заощадити час. Remainder допомагає користувачеві вести платіжні відомості та податкові подання. Коли ви керуєте проблемами із заробітною платою вручну, легко зробити помилки, але за допомогою правильного рішення для керування заробітною платою таким помилкам можна запобігти.
Що таке система управління заробітною платою?
Система управління заробітною платою, простіше кажучи, це метод, за допомогою якого роботодавці виплачують зарплату своїм працівникам. Це також те, як компанії демонструють свою відданість своїм працівникам, виконують свої зобов’язання перед державними організаціями та підтримують свої фінансові записи в порядку.
Чому управління заробітною платою є важливим?
Система управління заробітною платою є важливою складовою будь-якого бізнесу, оскільки вона сприяє залученню працівників і дотриманню нормативних вимог. Роботодавці можуть зіткнутися з претензіями щодо заробітної плати та дорогими штрафами, якщо вони не мають ефективного та точного методу оплати праці працівників, внесення та звітування про податки, а також збереження записів.
Які є деякі методи управління заробітною платою?
Роботодавці мають численні варіанти управління заробітною платою залежно від свого бюджету та бажаного рівня залучення, зокрема:
#1. Електронні таблиці для ручного керування заробітною платою.
Компанії з кількома працівниками можуть керувати нарахуванням заробітної плати вручну за допомогою електронних таблиць. Однак потенційне зниження витрат зазвичай компенсується недоліками. Ручні процеси DIY підвищують ймовірність дорогих помилок і відволікають час від завдань, які сприяють корпоративному успіху.
#2. Програмне забезпечення для управління зарплатою
Автоматизуючи трудомісткі процедури, високоякісне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати зменшує адміністративні витрати та економить час. Компанії можуть покластися на нього для надійного обчислення валової зарплати, відрахувань і чистої винагороди, зберігаючи певний контроль над процесом.
№3. Аутсорсинг
Підприємства, які хочуть повністю розвантажити нарахування заробітної плати, зазвичай наймають постачальника адміністративних послуг з нарахування заробітної плати або укладають угоду про спільне наймання з професійною організацією роботодавців (PEO). У таких угодах постачальник або PEO може займатися всіма аспектами адміністрування заробітної плати, включаючи податкові депозити, звітність і відповідність.
З яких етапів складається процес управління заробітною платою?
Незалежно від того, як підприємства вирішують керувати нарахуванням заробітної плати, процес зазвичай складається з трьох етапів:
#1. Попереднє нарахування заробітної плати
Роботодавці збирають відповідні дані для періоду оплати праці на основі визначеної політики компанії та нормативних вимог, як-от відпрацьовані години працівників, які не звільняються від оподаткування, винятковий час (відпустка, хвороба, обов’язки присяжних тощо), а також адаптації працівників, такі як нові найми, звільнення , підвищення заробітної плати або зміни у відрахуваннях пільг і утриманих податків. Потім ці дані перевіряються та використовуються для обробки заробітної плати.
№2. Розрахунки
Роботодавці визначають чисту заробітну плату, беручи загальну валову заробітну плату, отриману кожним працівником протягом періоду виплати, і вираховуючи податки та відрахування. Вони також несуть свій власний податковий тягар протягом того самого періоду часу.
#3. Після нарахування заробітної плати
Роботодавці збалансовують свій фонд заробітної плати, вносять податки до встановленого терміну та обробляють будь-які пов’язані платежі, наприклад, накази про утримання зарплати. Крім того, вони платять своїм працівникам і надають їм довідку про заробітну плату або виписку про заробітну плату, що вимагається в більшості юрисдикцій.
Які функції виконує система управління заробітною платою?
Для успішного проходження кожного етапу управління заробітною платою часто потрібні наступні функції, які виконуються з увагою до деталей і постійно стежать за новими законами:
#1. Розрахувати оплату праці працівника.
Роботодавці повинні точно відстежувати години, відпрацьовані працівниками, які не звільняються від оподаткування, кожного робочого тижня за допомогою табелів обліку робочого часу або програмного забезпечення для обліку робочого часу для розрахунку оплати праці. Контроль часу менш важливий для найманого персоналу, оскільки їхня валова оплата є результатом поділення річної заробітної плати на кількість періодів оплати праці в календарному році. Незважаючи на це, деякі працівники, які не звільняються від сплати податків, можуть отримувати компенсацію, і в цьому випадку їхні години повинні бути задокументовані, щоб гарантувати, що будь-яка понаднормова робота оплачується відповідно до законодавства.
Роботодавці повинні обробляти певні відрахування із заробітної плати, зокрема:
- Податки: Роботодавці вираховують податки на основі довідок про утримання своїх працівників і загальної оподатковуваної заробітної плати.
- Використання добровільних відрахувань: Перш ніж роботодавець зможе відраховувати внески в пенсійний план, страхування здоров’я чи життя або профспілкові внески, він повинен отримати письмову згоду від працівників.
- Необхідні відрахування: Зазвичай роботодавці отримують офіційний наказ від державного органу чи суду про те, що вони повинні утримувати податкові збори IRS або державні податки, аліменти чи інші стягнення з виплати.
Коли всі відрахування вилучаються з валової заробітної плати, визначається чиста заробітна плата працівника або заробітна плата за собою.
#2. Обробляти податки із заробітної плати.
Компанії зобов’язані розраховувати та утримувати федеральні, державні та місцеві податки із заробітків працівників. Суми розраховуються з використанням поточних податкових ставок, форми W-4 кожного працівника, сертифіката працівника про утримання податку та будь-яких відповідних державних чи муніципальних сертифікатів про утримання податку.
Підприємства також зобов’язані сплачувати внески працівників у соціальне забезпечення та медичне страхування, часто відомі як податки Закону про федеральне страхування (FICA), і можуть нести виключну відповідальність за федеральні податки та податки на безробіття штату. Тим не менш, деякі штати вимагають від працівників робити внески в державні програми по безробіттю, інвалідності та оплачуваній сімейній відпустці через відрахування із заробітної плати. Усі платежі мають бути здійснені державним установам у зазначені терміни.
#3. Дотримуватись стандартів розрахунку заробітної плати.
Державні установи зобов’язують роботодавців вести облік заробітної плати для кожного працівника. Ця інформація часто містить:
- Ім'я, професія та адреса
- Номер соціального страхування
- День і година початку робочого тижня працівника
- Кількість відпрацьованих годин за день і за тиждень
- Основа, на яку виплачується заробітна плата працівника
- Погодинна оплата
- Загальний щоденний або тижневий прямий заробіток
- За кожен робочий тиждень оплата понаднормової роботи
- Валовий дохід
- Утримання із заробітної плати
- Вимагаються надбавки
- Чиста оплата
- Дата кожного платежу та період виплати, який він охоплював
- Утримані податки
- Державні сертифікати про утримання податку та форма W-4
Документи, необхідні для цілей федерального оподаткування, повинні зберігатися принаймні чотири роки; всі інші записи повинні зберігатися відповідно до численних правил, які застосовуються до фірми. Якщо воно підпадає як на федеральні, так і на державні норми, воно має відповідати тим, які мають довший проміжок часу. У разі сумнівів роботодавці повинні проконсультуватися з відповідними органами влади, щоб переконатися, що вони зберігають належні документи протягом відповідного періоду часу.
#4. Надайте працівникам довідки про зарплату.
Більшість штатів вимагають від фірм видавати платіжні відомості своїм працівникам у момент отримання ними зарплати, щоб сприяти прозорості. Ставки заробітної плати, відпрацьовані години, брутто-заробітна плата, чиста заробітна плата та відрахування повинні відображатися для кожного періоду оплати праці. Існують інші обмеження, які регулюють доставку електронних виписок із заробітної плати та спосіб доступу працівників до них. Щоб уникнути порушень, компанії повинні проконсультуватися зі своїми державними департаментами праці, щоб отримати точні правила.
Які переваги використання програмного забезпечення для керування заробітною платою?
Спроба стати експертом із заробітної плати — це трудомістка процедура, яка дає мало можливостей власникам бізнесу для розвитку своїх продуктів чи послуг. Ось чому багато людей покладаються на програмне забезпечення для керування заробітною платою, яке економить час і забезпечує інші важливі переваги, такі як:
#1. Точні розрахунки
Автоматизація допомагає забезпечити точні розрахунки заробітної плати, відрахувань із заробітної плати та податкових платежів.
#2. Допомога в комплаєнсі
Декілька постачальників програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати повідомляють роботодавців про зміни в трудовому чи податковому законодавстві, які можуть вплинути на їх фірму.
#3. Податкові форми доступні
Роботодавці можуть мати простий доступ до важливих податкових документів, таких як форма W-4, форма W-2, форма 1099, форма I-9 та інші через своє програмне забезпечення для нарахування заробітної плати.
#4. Гнучкі варіанти оплати
На додаток до типових зарплат, програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати часто може працювати з прямим депозитом і альтернативними способами оплати, такими як платіжні картки.
#5. Комплексне ведення обліку
Кілька цифрових систем розрахунку заробітної плати створюють профілі співробітників із різноманітними записами про заробітну плату, які можна агрегувати та завантажувати відповідно до нормативних вимог.
#6. Самообслуговування співробітників
За допомогою мобільного додатку або комп’ютера співробітники можуть змінювати свою особисту інформацію, змінювати відрахування, подавати інформацію про податки, переглядати виписки про оплату праці тощо.
#7. Зменшується кількість помилок у нарахуванні заробітної плати
Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке інтегрується з програмами відділу кадрів і відстеження робочого часу, зменшує повторне введення даних, запобігаючи помилкам.
#8. Автоматичні сповіщення
Сповіщення робочого процесу доступне в багатьох системах розрахунку заробітної плати. Якщо програмне забезпечення виявляє проблему із введенням даних, воно може сповістити користувачів, щоб вони могли її усунути до завершення нарахування заробітної плати.
Як вибрати найкращу систему управління заробітною платою
Ідеальна система управління заробітною платою повинна забезпечувати точну та своєчасну обробку заробітної плати та послуги з подання податкової звітності, підкріплені експертними знаннями та інтегрованою технологією. Щоб визначити таке рішення, власники бізнесу повинні поставити такі запитання:
#1. Ціна відповідає бюджету чи запланованому зростанню?
Малі підприємства з обмеженими фінансовими ресурсами можуть обрати базову діяльність із заробітної плати, тоді як організації, які очікують розвитку, можуть бути готові інвестувати більше для надійних можливостей.
#2. Наскільки відомий і досвідчений постачальник?
Надійні постачальники заробітної плати зазвичай мають довгострокову клієнтуру, яка готова говорити про якість послуг, які вони отримали. І чим довше постачальник працював у певному бізнесі, тим більша ймовірність, що він усвідомить пов’язані з цим правила та труднощі з дотриманням.
#3. Наскільки безпечна послуга?
Шифрування, брандмауери, багатофакторна автентифікація та процеси резервного копіювання мають вирішальне значення для захисту конфіденційності та цілісності. Постачальники розрахунків із заробітною платою, які серйозно ставляться до безпеки, зазвичай можуть продемонструвати ці та будь-які додаткові методи захисту даних, які вони використовують.
#4. Чи програмне забезпечення сумісне з іншими програмами?
Компанії повинні переконатися, що їхній постачальник заробітної плати бездоганно інтегрується з відстеженням робочого часу, відділом кадрів та будь-якими іншими існуючими інструментами.
#5. Які варіанти звітності доступні?
Певні постачальники заробітної плати можуть допомогти в тому, щоб нові звіти про прийом на роботу, річні звіти та інші документи надходили до правильних державних установ у запланований термін і містили всю важливу інформацію.
Поради щодо управління заробітною платою
Незалежно від того, обробляєте ви заробітну плату вручну чи за допомогою програмного забезпечення, є речі, які ви можете зробити, щоб оптимізувати загальний процес управління заробітною платою.
#1. Пропонуємо навчання з нарахування заробітної плати
Дуже важливо, щоб усі, хто бере участь у процесі нарахування заробітної плати, пройшли достатню підготовку. Дуже важливо мати процедуру навчання, незалежно від того, чи проводите ви навчання через відділ кадрів, чи третя сторона навчає вашу робочу силу. Щоб нарахування заробітної плати було максимально ефективним, усі повинні дотримуватися однакових процедур і практик.
Також доцільно розглянути нарахування заробітної плати як частину адаптації нових співробітників, щоб вони знали, чого очікувати та до кого звертатися, якщо у них виникнуть проблеми.
№2. Документуйте все
Дуже важливо мати документацію для всього, від загального процесу до кожного окремого періоду оплати. Якщо ви пропустили податковий файл із заробітної плати або пройшли перевірку, відсутність правильної документації може завдати шкоди вашій фірмі. Вам не доведеться турбуватися про те, щоб відстежувати будь-що вручну, оскільки програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати оброблятиме більшість необхідної документації.
#3. Забезпечте безпеку всіх даних.
Ви також повинні переконатися, що вся інформація про співробітників безпечна, щоб до неї не могли отримати доступ працівники чи інші особи. Останнє, що вам потрібно, це надавати захищену інформацію про співробітника, наприклад розмір зарплати, працівникам, які незадоволені тим, що вони бачать. Ви повинні переконатися, що номери соціального страхування, банківські рахунки та інша конфіденційна інформація не можуть бути доступні, викрадені чи використані.
#4. Використовуйте відлік робочого часу співробітників
Якщо ви оплачуєте свій персонал погодинно, вам, ймовірно, слід використовувати автоматичну систему обліку робочого часу. Заповнення табелів вручну є ненадійним і може коштувати вам грошей через крадіжку часу. Використання правильних технологій для відстеження часу ваших співробітників може підвищити ефективність і прискорити процес нарахування заробітної плати.
#5. Проведіть аудит заробітної плати
Незалежно від того, хто обробляє вашу платіжну відомість, добре проводити перевірки на регулярній основі. Ви захочете переконатися, що процедура дотримується належним чином і що всі ваші податкові файли оброблені та заповнені точно. Аудит процесу може допомогти вам виявити нові види ефективності або навчити вашу команду, яка займається нарахуванням заробітної плати, як краще керувати рутинними справами чи загостренням проблем.
Bottom Line
Успіх вашої компанії залежить від ефективного управління заробітною платою. Хоча ви можете розраховувати заробітну плату самостійно, ми рекомендуємо вибрати розумне програмне забезпечення або послугу для нарахування заробітної плати, щоб заощадити час і заощадити час.
Статті по темі
- СИСТЕМА ЗАПЛАТИ: визначення, програмне забезпечення та посібник
- Розрахунок заробітної плати малого бізнесу: найкраще програмне забезпечення для нарахування заробітної плати у Великобританії
- КЕРУВАННЯ ЗАРПЛАТНОЮ ПЛАТОЮ: що це таке, як цим керувати та посібник
- HR-ПОСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: функції та приклади HR-служб
- 17 НАЙКРАЩИХ СИСТЕМ ОПЛАТИ МАЛОГО БІЗНЕСУ 2023 РОКУ, оновлено!!!
посилання
