ЗАПИСИ В ЖУРНАЛ РОЗРАХУНКУ ЗАПЛАТИ: Як вести облік заробітної плати

Компанії можуть відстежувати заробітну плату співробітників за допомогою запису в журналі оплати праці. Ви можете переконатися, що ваша платіжна відомість максимально точна, якщо знаєте, як правильно створити запис у журналі оплати праці. У цій статті ми не лише поговоримо про записи журналу нарахування заробітної плати в Quickbooks, що це таке та їхні приклади, а й про те, що таке запис журналу накопиченої заробітної плати.

Запис у журналі нарахування заробітної плати

Заробітна плата або інша винагорода, яку роботодавець виплачує своїм працівникам, документально фіксується в журналі оплати праці. Записи в журналі заробітної плати використовуються бухгалтером для реєстрації цих операцій у головній книзі компанії та для відстеження витрат на заробітну плату. Підприємство може вжити цю дію, щоб переконатися, що його фінансова звітність без помилок. Дебет і кредит включені в кожну запис журналу, і вони повинні балансувати один одного.

Як підготувати запис у журналі нарахування заробітної плати

П’ять кроків для підготовки записів у журналі заробітної плати є такими:

#1. Створіть розрахункові рахунки

Спочатку створіть рахунки для нарахування заробітної плати. Їх можна включити до плану рахунків, упорядкованого списку всіх ваших фінансових рахунків. Ваші платіжні рахунки містять списки зобов’язань і витрат для відстеження та керування вашими платежами та переказами.

Наявність окремого рахунку для нарахування заробітної плати є перевагою. Залежно від вашого роботодавця у вас може бути більше рахунків для виплати заробітної плати. Типові рахунки для нарахування заробітної плати, які ви можете мати, включають:

• Заробітна плата до виплати
• Витрати на відпустку
• Сплачується федеральний прибутковий податок
• Сплачується податок на доходи держави
• Загальна вартість праці

#2. Визначте суми податків і відрахувань

Тепер ви можете розрахувати свої податки та відрахування, щоб визначити, скільки потрібно вирахувати із заробітної плати працівника. Для цього всі працівники повинні заповнити податкові документи, такі як W-4 та I-9. У цих документах детально вказано суму, яку необхідно утримувати з кожного платіжного періоду.

#3. Відобразіть свої витрати на заробітну плату

Наступним кроком є ​​збір і внесення будь-яких витрат на заробітну плату, які є у вашій компанії, у вашій бухгалтерській документації. Витрати на заробітну плату можуть включати будь-які платежі, здійснені вашим підприємством протягом звітного періоду, наприклад заробітну плату, зарплату або допомогу. Ви повинні збільшити свій рахунок витрат, оскільки витрати на заробітну плату оплачуються. Ваші дебети повинні збільшуватися разом з вашими витратами. що вказує на те, що ви також можете дебетувати свої рахунки із заробітної плати.

#4. Опублікуйте свої зобов'язання

Ви можете опублікувати свою кредиторську заборгованість, коли зафіксуєте витрати на заробітну плату. Зобов’язання – це те, що ви повинні, але ще не заплатили, наприклад борги. Ваш кредит повинен зростати відповідно до зростання ваших зобов’язань.

#5. Перегляньте та оновіть свої записи

Після того, як ви введете всі свої витрати та кредиторську заборгованість, ще раз перевірте свої записи, щоб переконатися, що нічого не втрачено та що все правильно. Порівнюючи свої записи із сумами у звітах із заробітної плати, ви можете виявити будь-які помилки та виправити їх. Переконайтеся, що ваші дебети та кредити еквівалентні протягом цього етапу. Перегляньте свої бухгалтерські записи, щоб знайти та виправити будь-які помилки, якщо вони не збалансовані.

Види запису в журналі оплати праці

Нижче наведено три основні категорії журнальних записів:

• Початкові записи – Основними записами в обліку заробітної плати є первинні записи. Це перші записи в бухгалтерській книзі, які показують транзакцію та включають валову заробітну плату працівника, а також будь-які відрахування, зроблені з цієї заробітної плати.

• Нарахована заробітна плата – які ще не були виплачені роботодавцем працівнику. Коли компанія виплачує заробітну плату, бухгалтер фіксує її наприкінці звітного періоду та оновлює записи в бухгалтерській книзі, щоб відобразити виплату.

• Платежі вручну – платежі, здійснені роботодавцем вручну, наприклад чеки або готівка. Зазвичай це трапляється, коли корпорації потрібно змінити зарплату працівника або коли працівника звільняють.

Поради щодо ведення журналу заробітної плати

Ось кілька порад щодо введення записів у журналі оплати праці:

• Застосовне бухгалтерське програмне забезпечення: хоча ви можете вручну публікувати свої записи щодо заробітної плати, придбати бухгалтерське програмне забезпечення може бути корисним. Через цифрову природу обліку заробітної плати програмне забезпечення для бухгалтерського обліку може допомогти спростити його, зберігаючи, упорядковуючи та відстежуючи ваші дані, а також виконуючи обчислення за вас.

• Створіть електронну таблицю: Навіть якщо ви керуєте своїми записами в журналі заробітної плати за допомогою комп’ютерного програмного забезпечення, подумайте про те, щоб додатково вести для них окрему електронну таблицю. Ви можете використовувати це, щоб зберігати всі свої записи в одному місці та звертатися до них, якщо ви помітили помилку у своїй головній книзі.

• Опублікуйте свої податкові форми: для податкових форм ваших працівників ви можете розглянути метод організації. Оскільки їхні податкові форми необхідні для створення записів у журналі заробітної плати, краще організувати їх так, щоб ви могли швидко знайти певну податкову форму, коли вам потрібно визначити утримання працівника із заробітної плати.

Приклади записів у журналі нарахування заробітної плати

У цій частині посібника з обліку заробітної плати малого бізнесу ми використаємо гіпотетичну корпорацію, щоб проілюструвати приклади записів у журналі заробітної плати для запису валової заробітної плати, утриманих із заробітної плати та відповідних витрат на заробітну плату.

Транзакції з нарахування заробітної плати можна використовувати як у ручній системі бухгалтерського обліку, так і в бухгалтерському програмному забезпеченні, такому як QuickBooks, оскільки вони публікуються в головній книзі. (Щоб подати запис про заробітну плату в QuickBooks, просто натисніть «Компанія», а потім виберіть «Зробити загальні записи в журналі»).

№1 – Запис у журналі заробітної плати, заробітної плати та страхування

Дата  

Імена облікових записів                              

Дебет          

кредит          

3/1

Витрати на заробітну плату

720.00

Податки до сплати FICA (7.65% x 720)

55.08

Федеральний прибутковий податок до сплати

58.00

Підлягає сплаті державний податок на прибуток

21.00

Оплачується медичне страхування

50.00

Заробітна плата до виплати

535.92

Наступний запис буде зроблено після того, як компанія ABC видасть Мері чек із заробітної плати за останній обліковий період, щоб зменшити (дебетувати) баланс рахунку заробітної плати та рахунку податку на заробітну плату та зменшити (кредит) готівку. (У таких бухгалтерських програмах, як QuickBooks, ви кредитуєте банківський рахунок, який служить джерелом оплати вашого працівника.)

#2. Зарплата, що виплачується для запису в журналі нарахування заробітної плати 

Витрати на заробітну плату, понесені компанією ABC, необхідно повідомити на додаток до валової заробітної плати та утримань у попередніх записах журналу заробітної плати.

Загальна сума цих витрат включає частку компанії ABC у FICA Мері, а також очікувані витрати на страхування компенсації працівникам, податок на випадок безробіття та частку компанії ABC у медичному страхуванні Мері.

#3. Запис у журналі заробітної плати Податки із заробітної плати 

3/1       

Витрати ABC CO FICA 

55.08         

Витрати на податок на безробіття

3.00

Витрати на страхування робітників

20.00  

Витрати на медичне страхування

50.00 

ABC Co FICA Підлягає оплаті

55.08      

Сплачується податок на безробіття

3.00

Підлягає оплаті страхування робітників

20.00

Оплачується медичне страхування

50.00

Ви просто дебетуєте кредиторську заборгованість, яку ви сплачуєте, і кредитуєте готівку, коли настане час виплачувати заробітну плату, наприклад FICA та федеральний податок на прибуток.

Сподіваюся, попередні приклади запису журналу заробітної плати були зрозумілими.

Запис у журналі нарахованої заробітної плати

Усі форми накопиченої винагороди, що належить працівникам і ще не виплачена їм, включаються в запис журналу нарахованої заробітної плати. В бухгалтерському обліку за методом нарахування використовується ідея нарахування заробітної плати, яка є обов’язком роботодавця, оскільки містить фінансові зобов’язання, які організація має перед своїми працівниками, наприклад:

• Зарплати
• Заробітна плата
• комісійні
• бонуси
• Податки на заробітну плату
• Неоплачувана відпустка
• Внески
• Відрахування

Незалежно від того, чи здійснювали підприємства будь-які виплати готівкою по будь-якій заборгованій заробітній платі, записи в журналі нарахованої заробітної плати відображаються як операційні витрати у звіті про прибутки та збитки в тому періоді, в якому вони були понесені.

Запис у журналі заробітної плати в Quickbooks

Приклад того, як правильно реєструвати заробітну плату, податкові витрати роботодавця, чисті чеки та інші операції, пов’язані з платіжними відомостями, які генеруються поза програмою нарахування заробітної плати QuickBooks, завантажуючи свій запис у журналі заробітної плати в QuickBooks

• Загальний запис у журналі є найпоширенішим методом спостереження за записами в журналі заробітної плати в QuickBooks. Щоб зробити цей процес ефективнішим, спочатку створіть «Запам’ятовану транзакцію» в QuickBooks. Ця стаття проведе вас через процес здійснення простої транзакції, яка запам’ятовується на основі заробітної плати.

Потім використовуйте збережену операцію, яку ви щойно зробили, дотримуючись цього покрокового посібника, щоб ввести платіжну відомість.

• Спеціальний імпортний документ

Отримання персоналізованого звіту GL є опцією, доступною для всіх клієнтів із заробітної плати.

Файл IIF безпосередньо віддзеркалюється або збігається з їхнім планом рахунків. Можливий прямий імпорт цього унікального файлу в QuickBooks. Будь ласка, надішліть своєму менеджеру облікового запису зразок запису в журналі та/або копію плану рахунків, щоб розпочати роботу.

Який тип журналу є журналом заробітної плати?

Загальний журнал — це тип журналу, який включає журнал нарахування заробітної плати, який класифікується як рахунок нарахування заробітної плати.

Як записати відрахування із заробітної плати працівника?

Будь-які відрахування із заробітної плати працівника реєструватимуться в журналі:

• Дебет «Витрати на заробітну плату». На всю суму, яку підприємство має сплатити за платіжний період.
• Кредит «чиста заробітна плата до сплати», а також будь-які необхідні відрахування. Уся кількість кредитів додається після додавання повного списку дебетів.

Читайте також: Офіційний роботодавець: значення, послуги, переваги та відмінності

Що входить до журналу нарахування заробітної плати?

Речі, внесені до журналу оплати праці:

• Оплата праці працівника.
• Пільги роботодавця.
• Податки на роботу.
• Податки з заробітної плати.
• Відрахування співробітників.
• Будь-які інші відрахування.

Який вид витрат відноситься до оплати праці?

Витрати на заробітну плату – це витрати на виплату зарплати працівникам у обмін на послуги, які вони надають компанії,

Висновок

Хоча навчитися вести записи в журналі заробітної плати, безсумнівно, варто, якщо у вас більше п’яти співробітників, аналіз витрат і вигод починає змінюватися. Гарне програмне забезпечення для нарахування заробітної плати дозволить вам зосередитися на інших обов’язках, виконуючи важку роботу з написання запису в журналі нарахування заробітної плати.

Важливим аспектом бухгалтерського обліку є частина журналу нарахування заробітної плати. Використання першокласного програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати значно полегшить процедуру. Система автоматично обчислить вашу валову зарплату та податкові зобов'язання. Від вашого імені він створить запис у журналі заробітної плати, який ви зможете подати в податковий час.

Щоб краще зрозуміти, як працює запис у журналі заробітної плати, ви можете ще раз переглянути приклади.

Поширені запитання щодо записів у журналі заробітної плати

Що таке журнал нарахування заробітної плати?

Журнал нарахування заробітної плати — це особливий вид журналу бухгалтерського обліку, який містить дані про кадрову частину компанії.

Заробітна плата – це дебет чи кредит?

Статті по темі

1. 17 найкращих СИСТЕМ ЗАПЛАТИ МАЛОГО БІЗНЕСУ 2022 РОКУ, оновлено!!!
2. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ЦИКЛ: кроки, приклади та важливість.
3. Розрахунок заробітної плати малого бізнесу: найкраще програмне забезпечення для нарахування заробітної плати у Великобританії
4. Звіт про заробітну плату: докладний посібник із звіту про заробітну плату
5. ПРОЦЕС ОБЛІКУ: розуміння 8 кроків циклу обліку