Управління заробітною платою є важливою функцією будь-якої компанії, незалежно від того, наскільки вона велика чи мала. Точна та своєчасна компенсація працівникам має вирішальне значення для підтримки продуктивного робочого місця, і добре керована система оплати праці може допомогти малим підприємствам виконати це зобов’язання та уникнути потенційно серйозних штрафів від Служби внутрішніх доходів та окремих штатів. Складність і важливість обробки заробітної плати змушують багато компаній наймати сторонню допомогу. Однак, щоб налаштувати надійну систему, ви повинні спочатку вибрати, які аспекти обробки заробітної плати ви будете обробляти всередині компанії, а які передасте аутсорсингу. Потім ви зможете контролювати нарахування заробітної плати, оновлюючи записи та відстежуючи години роботи співробітників, щоб обробка заробітної плати була простою та точною справою. У цій частині ми пояснимо, як керувати заробітною платою для малого бізнесу, а також підкреслимо, як це працює з Intuit і Quickbooks.
Що означає «Керувати заробітною платою»?
Термін «керування заробітною платою» стосується адміністративного процесу відстеження та звітування про фінансові дані, що стосуються працівників організації, включно з їхнім робочим часом, заробітною платою та будь-якими застосовними утриманими податками.
Однак керування заробітною платою може бути складним і ризикованим через конфіденційну природу даних співробітників, складність розрахунків податків і можливість прямого перерахування коштів на банківські рахунки співробітників. Отже, дотримання законодавства вимагає, щоб ви знали, як правильно керувати заробітною платою.
Що таке процес нарахування заробітної плати в HR?
Якщо ви відповідаєте за кадри або заробітну плату, ви знаєте, наскільки важливо переконатися, що працівники отримують зарплату вчасно та точно. Досить однієї помилки, щоб підірвати довіру до організації та втратити довіру її персоналу. Тому правильне нарахування заробітної плати є важливою відповідальністю.
Термін «обробка заробітної плати» стосується процесу виплати грошей працівникам з урахуванням їх класифікації, зарплати, а також будь-яких застосовних відрахувань. Крім того, це передбачає сплату податків на працевлаштування та звітність до HMRC.
Однак участь HR в обробці заробітної плати залежить від системи та організації. Якщо організація користується службою розрахунку заробітної плати, відділу кадрів, можливо, не доведеться багато хвилюватися, тоді як, якщо вони використовують програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, HR може відповідати за виплати зарплати всім.
Незважаючи на це, це має бути зроблено своєчасно відповідно до чинних вимог і графіка оплати праці організації.
Через численні змінні фактори, включаючи шкалу оплати праці, класифікацію працівників, просування по службі та звільнення, обробку заробітної плати може бути складно впоратися.
Отже, щоб запобігти найефективнішій помилці, вкрай важливо мати контрольні точки на вирішальних етапах обробки заробітної плати.
Які основи нарахування заробітної плати?
Заробітна плата - це компенсація, яку компанія повинна своїм працівникам за певний період часу та в певний день. Основна процедура нарахування заробітної плати може включати:
- Ведення обліку відпрацьованого працівниками часу
- Визначення зарплати та заробітної плати, а також
- Виплата коштів чеком або прямим депозитом.
Які існують види нарахування заробітної плати?
В основному існує чотири типи графіків нарахування заробітної плати, кожен з яких має свої переваги та недоліки, які допомагають визначити, яка стратегія є найбільш прийнятною для конкретної фірми.
Вони є;
- Weekly
- Раз на два тижні
- Півмісячна
- Monthly
Керування заробітною платою для малого бізнесу
Обробка заробітної плати, як правило, є одним із найскладніших, виснажливих і трудомістких бізнес-завдань для власників малого бізнесу. З іншого боку, це також одне з найважливіших. Проблеми з нарахуванням заробітної плати можуть знизити моральний дух працівників, розтратити життєво важливі ресурси компанії та поставити на коліна навіть найпроцвітаючі компанії.
Отже, малим підприємствам важливо вчасно ефективно керувати фондом заробітної плати. І такий, який відповідає чинним вимогам і графіку оплати праці організації.
Існують різноманітні способи, за допомогою яких малі підприємства можуть керувати заробітною платою. Незалежно від того, вся процедура включає збір інформації про персонал і точне введення її в файл або документ. Кожну зарплату потрібно підготувати для кожного платіжного періоду, при цьому точні розрахунки податків є обов’язковими. Переконайтеся, що ваші співробітники та відповідні державні установи отримують свою зарплату вчасно та точно – це кінець процесу. Ось три способи обробки або управління заробітною платою.
#1. Ручна обробка
Тут, щоб надрукувати чеки або надіслати прямі депозити, вам потрібно буде самостійно виконати всі підрахунки та обробку заробітної плати. Крім того, вам доведеться самостійно визначити стратегію ведення обліку заробітної плати та виплат.
#2. Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати
За допомогою одного з численних доступних програм для розрахунку заробітної плати ви можете спростити обробку заробітної плати. Це може допомогти вам заощадити гроші, зменшити адміністративне навантаження та вчасно платити своїм працівникам і податковим органам.
#3. Аутсорсингові послуги з розрахунку заробітної плати
Нарешті, можливо, служба розрахунку заробітної плати подбає про все від вашого імені. Провайдер подбає про все, що пов’язано з керуванням базою даних про співробітників вашого програмного забезпечення та обробкою заробітної плати за графіком. Ціни починаються від 40 доларів США на місяць і згодом зростають із додатковими витратами на одного працівника. Через індивідуальний характер ваших потреб багато компаній наполягають на тому, щоб ви спершу зв’язалися з ними, перш ніж вони зможуть надати оцінку своїх послуг.
Повідомлення вашої служби розрахунку заробітної плати про нових співробітників і забезпечення наявності необхідних коштів на вашому банківському рахунку – це все, що потрібно для розрахунку заробітної плати таким чином. Це найменш трудомісткий метод, який звільняє вас від зосередження на інших аспектах роботи чи розширення вашої компанії.
Як керувати заробітною платою для малого бізнесу
Якщо ви шукаєте способи керувати своїми процесами нарахування заробітної плати, ось підказки про те, як малі підприємства можуть керувати своїм нарахуванням заробітної плати!
#1. Подайте заявку на отримання ідентифікаційного номера роботодавця
Перш ніж почати платити працівникам (EIN), необхідно отримати EIN. Ваш EIN служить унікальним ідентифікатором для вашої компанії так само, як ваш SSN для вас як фізичної особи.
Багато органів влади вимагають EIN перед тим, як власник бізнесу зможе подати заявку на отримання ліцензії, подати податок із заробітної плати або навіть відкрити банківський рахунок. Розташування головного офісу вашої компанії визначатиме, чи потрібен вам ідентифікаційний номер роботодавця штату (EIN) на додаток до вашого федерального EIN.
#2. Встановіть статус зарплати та частоту виплат
Як власник бізнесу, у вас є низка важливих рішень, зокрема те, як часто ви платите працівникам, а також яку зарплату вони отримують. Давайте заглибимося в це;
Частота оплати праці, яку іноді називають графіком оплати праці, відноситься до часу та регулярності виплат працівникам. Переконайтеся, що ви не дотягуєте до мінімальної зарплати у вашому регіоні, перевіривши федеральні закони та закони штату. Щотижня, раз на два тижні та щомісяця, як правило, є різними прикладами періодів виплати. Що б ви не вирішили, найважливіше — це бути послідовними та здійснювати своєчасні платежі.
З іншого боку, статус зарплати передбачає визначення розміру зарплати працівника. Погодинна ставка (для працівників, які не звільняються від оподаткування) і порядок оплати праці є життєздатними варіантами (для працівників, звільнених від оподаткування). На належний статус винагороди значною мірою впливає робота працівника та особливі потреби вашого малого бізнесу.
#3. Вивчайте та дотримуйтесь законів щодо оплати праці
У будь-якому випадку ви повинні переконатися, що ваша організація дотримується всіх відповідних місцевих і національних норм. Це вимагає, щоб ви (або хтось із вашої фірми) були знайомі зі своїми грошовими та юридичними обов’язками як роботодавця.
Крім того, сплачуйте належну суму федеральних, державних і місцевих податків, а також прибутковий податок за кожного працівника. Це включає FICA (соціальне забезпечення та медичне забезпечення) та інші податки, пов’язані з працевлаштуванням. Ви повинні перевірити свою систему оплати праці, щоб гарантувати своєчасну та належну оплату праці всіх працівників. Крім того, переконайтеся, що ваші податки на заробітну плату здійснюються на постійній основі та відповідно до ваших податкових зобов’язань.
#4. Встановіть порядок нарахування заробітної плати
Система нарахування заробітної плати зазвичай включає будь-яку програму, яка полегшує процес розрахунку та управління оплатою праці працівників. Часто є три можливості:
- Мануал
- Аутсорсинг
- Софтвер
Незалежно від того, який ви вирішите, дуже важливо ретельно продумати ряд питань, перш ніж вибрати систему оплати праці для вашої компанії. Тому завжди пам’ятайте про таке:
- бюджет
- Кількість працівників
- впевненість. Наскільки ви впевнені, що можете правильно керувати заробітною платою?
#5. Опишіть і встановіть свої процедури та політику нарахування заробітної плати
Стандартизація ваших процедур нарахування заробітної плати є важливою перед обробкою вашої першої заробітної плати. Це гарантує, що всі сторони, які беруть участь у процесі нарахування заробітної плати, від вищого керівництва до кадрових ресурсів і співробітників, знаходяться на одній сторінці щодо періоду нарахування заробітної плати, очікуваних сум зарплати, оплачуваної відпустки та інших переваг.
#6. Слідкуйте за часом за допомогою спеціальної програми
Якщо ви оплачуєте свій персонал погодинно, система хронометражу має важливе значення для моніторингу їх ефективності та визначення винагороди. Дуже важливо розробити зручну систему моніторингу часу, яка також є складною для гри. Існує кілька варіантів обробки табелів робочого часу, включаючи інтегровані платформи, які можуть синхронізуватися з вашим програмним забезпеченням для нарахування заробітної плати для отримання максимально точних даних.
#7. Моніторинг ваших грошових потоків
Залишитися без грошей до того, як ви зможете заплатити персоналу, — найгірший кошмар кожного власника бізнесу. Перегляд ваших грошових потоків допоможе вам зрозуміти, чому вам завжди не вистачає зарплати.
Недостатньо грошей, щоб заплатити своїм працівникам, як правило, було найгіршим кошмаром кожного власника бізнесу. Якщо ви виявите, що вам хронічно не вистачає зарплати, аналіз ваших грошових потоків може виявити основну причину. Проблеми з нарахуванням заробітної плати, такі як перевищення чи переплата, можна виявити шляхом ретельного моніторингу грошових потоків. Крім того, перш ніж вдаватися до радикальних заходів, таких як утримання зарплати або скорочення штату, найкраще спробувати відстрочити платіж постачальника або стягнути непогашені платежі клієнта під час фінансових випробувань.
#8. Найміть координатора чи менеджера з нарахування заробітної плати
Не дивно, що багато компаній обирають найпростіший, але найнадійніший варіант. Наймання професійного менеджера із заробітної плати, враховуючи складність нарахування заробітної плати, особливо для середніх і великих компаній.
Чому б не найняти когось, хто більш ефективний і вміє обробляти заробітну плату, щоб ви могли приділяти більше часу розвитку свого бізнесу? Якщо вам потрібна допомога з нарахуванням заробітної плати, але у вас немає коштів для працівника, який працює повний робочий день, шукайте контрактних працівників або дайте роботу наявному працівнику, який довів свою надійність і здатність.
#9. Зберігайте заробітну плату та облікові записи працівників
Існують нормативні акти на федеральному рівні та рівнях штатів, які визначають, як довго потрібно зберігати дані про заробітну плату та де їх зберігати на випадок, якщо влада потребує доступу до них. Наприклад, табелі обліку робочого часу повинні зберігатися мінімум два роки. Тоді як записи про заробітну плату, що стосуються грошей, виплачених працівникам, повинні зберігатися мінімум три роки. Існують також правила щодо остаточного розпорядження документами щодо заробітної плати.
Що таке 4 частини заробітної плати?
Заробітна плата, оклади, понаднормові, відпустки, оплачувані відпустки, чайові, премії, відшкодування за навчання та комісійні – усе це частина заробітної плати. Під час обробки заробітної плати підприємства повинні визначати та повідомляти як валовий, так і чистий заробіток для кожного працівника (після вирахування податкових утримань і внесків на допомогу)
Що таке 5 етапів нарахування зарплати?
Етапи обробки заробітної плати включають:
- Визначення ідентифікаційного номера роботодавця.
- Збір відповідних податкових даних працівників
- Вибір графіка оплати праці
- Розрахунок валової заробітної плати
- Визначення відрахувань для кожного працівника
- Визначення вашої чистої зарплати, а потім оплата праці вашого персоналу.
Що має робити менеджер із заробітної плати?
Менеджер із розрахунку заробітної плати відповідає за нагляд за всіма аспектами системи розрахунку заробітної плати компанії, щоб гарантувати, що всі працівники отримують оплату праці вчасно, правильно та відповідно до всіх застосовних законів і правил.
Чи керує HR розрахунок заробітної плати?
Розрахунок заробітної плати може входити до компетенції відділу кадрів (HR) і фінансів (Finance), або це може бути окремий незалежний підрозділ, який підпорядковується безпосередньо головному виконавчому директору (CEO).
Керуйте Payroll Quickbooks
Якщо ви зараз користуєтеся QuickBooks Online і шукаєте програмне забезпечення для керування заробітною платою, QuickBooks Payroll — це фантастичний варіант. Вона призначена для компаній, які мають до 50 працівників або підрядників, але насправді вона може вмістити до 150. Програма може миттєво обробляти заробітну плату та надавати прямі депозити в той самий або наступний робочий день. Він також бездоганно взаємодіє з QuickBooks Online. Три доступні плани дозволяють організаціям легко перемикатися між рівнями, коли їхні потреби змінюються та розширюються. Крім того, він надає можливість додати до вашої підписки пенсійні заощадження та медичне страхування.
Однак, якщо ви використовуєте іншу бухгалтерську програму, ніж QuickBooks Online, або якщо ваша робоча сила охоплює кілька штатів, ви можете дослідити альтернативні варіанти. Також знайте, що єдине бухгалтерське програмне забезпечення, яке працює з QuickBooks Payroll, це QuickBooks Online. Крім того, якщо ви керуєте працівниками не просто штату, можливо, вам доведеться сплачувати додаткові щомісячні збори за подання податкової декларації.
Як ви керуєте заробітною платою за допомогою QuickBooks?
QuickBooks Payroll — це хмарне рішення для розрахунку заробітної плати, яке дозволяє компаніям (малим чи великим) виплачувати зарплату працівникам, керувати виплатами працівникам, а також подавати податки із заробітної плати в одному місці. Завдяки автоматичному обчисленню, поданню та сплаті федеральних і державних податків із заробітної плати програма економить час.
Ви можете автоматизувати обробку заробітної плати для працівників, коли все налаштуєте. За допомогою Quickbooks онлайн ви можете автоматично керувати заробітною платою. Однак, за бажанням, ви можете обробити його вручну на комп’ютері або за допомогою мобільного додатка.
Висновок
Для того, щоб гарантувати, що їхні працівники отримують оплату точно та вчасно, і що їхня компанія відповідає всім вимогам щодо оподаткування та зайнятості, роботодавці повинні керувати розрахунком заробітної плати.
Будь-який бізнес потребує обробки та управління заробітною платою. Якщо ви ефективно керуєте системою нарахування заробітної плати, це може допомогти малому бізнесу, наприклад, підтримувати продуктивне робоче місце та уникнути штрафів податкової служби та штату. Багато організацій обробляють заробітну плату через її складність. Щоб створити надійну систему, ви повинні спочатку вирішити, які завдання з обробки заробітної плати передати аутсорсингу, а якими керувати всередині.
Статті по темі
- СИСТЕМА ЗАПЛАТИ: визначення, програмне забезпечення та посібник
- Розрахунок заробітної плати малого бізнесу: найкраще програмне забезпечення для нарахування заробітної плати у Великобританії
- HR-ПОСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: функції та приклади HR-служб
- 17 НАЙКРАЩИХ СИСТЕМ ОПЛАТИ МАЛОГО БІЗНЕСУ 2023 РОКУ, оновлено!!!
- ВАРТІСТЬ ПОСЛУГ З РОЗРАХУНКУ ЗАРПЛАТИ ТА ПОДАТКИ
- ВИТРАТНІ КВИТАНЦІЇ: що це таке, як це зробити та найкращі програми
Посилання
