Працівники будь-якої фірми можуть нести ділові витрати, які вони повинні оплачувати зі своєї кишені. Сюди входить усе: від транспортних витрат і обідів для клієнтів до канцелярського приладдя та технологічного обладнання. Співробітники подадуть звіт про витрати, щоб вимагати відшкодування будь-якої сплаченої суми, оскільки ці витрати понесені від імені компанії. Ця стаття навчить вас усьому, що вам потрібно знати про підсумкові звіти про витрати, включно з тим, що вони містять, навіщо вони потрібні та, що найважливіше, як заповнити цей звіт за допомогою програмного забезпечення та шаблону.
Звіт про витрати - це категоризований і деталізований перелік витрат, понесених від імені організації. Цей звіт допомагає роботодавцю або фінансовому відділу визначити, скільки грошей було витрачено, що було придбано та яку частину витрат відшкодовано. Однак переваги звітів про витрати не обмежуються претензіями на відшкодування. Вони також спрощують для фірм подання податкових декларацій, вимагання податкових відрахувань і проведення перевірок.
Що таке звіт про витрати?
Коли працівник вимагає відшкодування витрат компанії, які він оплатив власними грошима, ці витрати описуються на паперовому або цифровому документі, який називається звітом про витрати. Зазвичай ці витрати розподіляються за категоріями, наприклад, на канцелярське приладдя, обіди або пробіг. Вони додатково деталізовані, щоб перерахувати кілька суб’єктів та їх витрати. Це дає змогу проводити більш детальні аудити під час процесу затвердження, а не просто вказувати загальну суму понесених витрат. Відповідні квитанції для кожної деталізованої транзакції зазвичай включаються у звіт про витрати.
Що входить до підсумкового звіту про витрати?
Звіти про витрати мають різні формати. Багато з них є кумулятивними, відображаючи загальні витрати фірми чи відділу за певний період (наприклад, місяць, квартал або рік). Звіти про витрати також можуть бути більш детальними, вказуючи окремі витрати для конкретного працівника або проекту. Ці звіти складаються з:
- Дата оплати витрат
- Чи можна віднести витрати до певного клієнта чи проекту.
Одержувач або постачальник, якому надійшли гроші - Вся сплачена сума, включаючи податки, комісії та збори
- Категорія або тип витрат
Звіти можуть містити примітки щодо загальної сплаченої суми або окремих елементів, наприклад, чому були понесені витрати чи будь-які подальші прогнозовані витрати, пов’язані з тим самим клієнтом або проектом, на додаток до цих поверхневих деталей.
Навіщо потрібні звіти про витрати
Звіти про витрати важливі, оскільки вони дозволяють менеджерам відстежувати витрати компанії, окремого відділу чи команди, зокрема витрати, пов’язані з конкретним клієнтом або проектом.
Окрім допомоги керівництву, звіти про витрати дозволяють працівникам отримувати компенсацію за власну ділову допомогу, наприклад, витрати на подорожі чи прийом клієнтів або потенційних клієнтів.
Звіти про витрати часто використовуються для таких цілей:
- Моніторинг витрат відділу та бізнесу, а також загальний грошовий потік
- Вирахування витрат із валового доходу для розрахунку прибутку
- Оплата працівників за законні бізнес-витрати
- Відстеження витрат, пов’язаних із лінійкою продуктів, конкретним проектом або клієнтом
Звіти про витрати використовуються різними підприємствами для різних цілей. Консультанти та юристи, наприклад, часто використовують ці звіти для відстеження витрат, прив’язаних до певного клієнта, тоді як виробничі організації керують витратами, пов’язаними з конкретними товарними лініями. Вони використовуються торговими представниками, щоб звітувати та отримувати відшкодування витрат на відрядження та розваги.
Що таке місячний звіт про витрати?
Звіти про витрати зазвичай видаються щомісяця, щокварталу або щороку. Щомісячний звіт про витрати містить перелік усіх необхідних покупок, зроблених компанією протягом місяця.
Щоб вирахувати витрати з податків компанії, часто використовується річний звіт про витрати. Тому щомісячний звіт про витрати буде використовуватися для додаткових цілей, наприклад для визначення того, чи витрати компанії відповідають її бюджету. Щомісячний звіт про витрати можна використовувати, щоб визначити, як витрати можна зменшити або усунути, щоб збільшити прибуток у часи фінансових проблем.
Що вважається витратами?
Кожен раз, коли представник бізнесу витрачає гроші на комерційну мету, це вважається витратою. Це може бути отримання обладнання, послуги чи щось інше. Однак витрати мають бути законними витратами компанії, особливо у випадку, коли працівники вимагають відшкодування. Кілька фірм мають суворі закони щодо цього, тому працівники повинні ознайомитися з цією політикою, перш ніж подавати дані про витрати.
Програмне забезпечення для звітів про витрати
Компанії можуть легше керувати та відстежувати «T&E» або «ділові поїздки та витрати» за допомогою програмного забезпечення для звітів про витрати. Програмне забезпечення для управління витратами може покращити дотримання корпоративних стандартів витрат і допомогти компаніям у складанні бюджету та прогнозуванні майбутніх витрат шляхом підвищення видимості витрат працівників.
Нижче наведено список найпопулярніших програм для підсумкових звітів про витрати:
№1. FreshBooks
FreshBooks — це веб-інструмент бухгалтерського обліку, розроблений для малого бізнесу. Крім того, FreshBooks обслуговує широкий спектр компаній, включаючи маркетинг, юридичні та бізнес-консультації, торгівлю та побутові послуги, а також інформаційні технології (ІТ).
Виставлення рахунків, відстеження витрат, відстеження часу, звітування та керування платежами є одними з найважливіших функцій FreshBooks. Користувачі можуть персоналізувати свої рахунки-фактури, приймати онлайн-платежі та налаштовувати автоматичні нагадування про оплату. Витрати можна відстежувати, поєднуючи квитанції з рахунками-фактурами, встановлюючи періодичні витрати та фотографуючи квитанції.
#2. SAP Concur
Concur — це хмарна програма для керування витратами та подорожами, яка допомагає керівникам керувати своїми витратами на поїздки. Керівники фінансів можуть відстежувати витрати, пов’язані з подорожами, і грошові потоки.
Інструмент подорожей і витрат Concur допомагає бронювати, затверджувати та оплачувати поїздки. Крім того, програмне забезпечення автоматизує збір даних зображення квитанцій і завантажує звіти про витрати для затвердження.
№3. Xero
Xero — це хмарна система бухгалтерського обліку для малих підприємств і підприємств, що розвиваються. Крім того, Xero з’єднує малий бізнес із надійними консультантами та надає власникам швидкий доступ до свого фінансового стану. Xero може бути доступний з будь-якого пристрою з активним підключенням до Інтернету, оскільки це веб-рішення.
Малі підприємства можуть переглядати свої грошові потоки, транзакції та деталі рахунків з будь-якого місця завдяки складним можливостям бухгалтерського обліку Xero. Усі банківські транзакції автоматично імпортуються та кодуються. Онлайн-оплата рахунків допомагає відстежувати витрати та бути в курсі погашених рахунків, а також покращує зв’язки з постачальниками, які постачають життєво важливі бізнес-продукти. За допомогою Xero особисті витрати також можна контролювати за допомогою мобільного перегляду та затвердження кожної квитанції.
#4. Quickbooks онлайн
Користувачі QuickBooks Online можуть завантажувати та узгоджувати транзакції кредитних карток, дозволяючи підприємствам керувати тижневими табелями та відстежувати банківські депозити.
Крім того, Quickbooks Online — це веб-бухгалтерська програма, яка керує всіма аспектами фінансів компанії. Бухгалтерський облік, розрахунок заробітної плати, керування рахунками-фактурами, звірка банків, відстеження витрат, фінансова звітність, управління податками та інші завдання можна виконувати за допомогою програмного забезпечення.
Як заповнити звіт про витрати
Основна мета заповнення звіту про витрати полягає в тому, щоб визначити витрати, які потрібно включити. Це може залежати від одержувача платежу, категорії витрат (виду витрат) або проекту чи клієнта, до якого прив’язані витрати. Або це може базуватися на працівнику, який поніс витрати.
Звіт про витрати можна створити кількома різними способами.
- Визначте витрати, які ви хочете включити у свій звіт.
- Включіть наведену вище інформацію до списку витрат, які відповідають вашим критеріям.
- Додайте всі витрати вашого звіту.
- Додайте примітки щодо понесених витрат або сплачених сум.
- Дата, номер і назва звіту ґрунтуються на його змісті.
Як створити звіт про витрати
Якщо ви користуєтеся програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку малого бізнесу, таким як QuickBooks Online, Xero або FreshBooks, ви, ймовірно, знаєте, що ви не можете створити або заповнити звіт про витрати в цих та подібних системах.
Натомість більшість пакетів бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу об’єдналися зі сторонніми додатками для звітів про витрати, розробленими спеціально для моніторингу витрат і створення звітів про витрати. Ви також можете скористатися шаблоном Microsoft Excel або одним із безкоштовних шаблонів, доступних в Інтернеті.
Залежно від вашого бізнесу, бухгалтерського програмного забезпечення, яке ви використовуєте, і того, наскільки автоматизованим ви хочете, щоб процес був, існують різні способи підготовки або заповнення звіту про витрати. Незалежно від того, якими інструментами ви користуєтеся, найважливіше, щоб ви їх створили.
#1. Скористайтеся онлайн-шаблоном.
Стандартний шаблон звіту про витрати, подібний до того, що надає Excel, використовується багатьма невеликими фірмами. Шаблони Excel легко завантажуються та дозволяють вводити дані позицій у відповідні стовпці, де вони будуть розраховані автоматично.
Ця електронна таблиця Excel дуже корисна для малих фірм, які хочуть відстежувати витрати, не витрачаючи гроші на додаткове програмне забезпечення.
Категорії бізнес-витрат за замовчуванням у шаблоні є корисними та можуть бути легко змінені за потреби. Якщо у вас є додаткові витрати, які не підпадають під ці категорії, ви завжди можете додати ще один стовпець.
Звичайно, інформацію з електронної таблиці потрібно ввести у ваше бухгалтерське програмне забезпечення, щоб обробляти будь-які відшкодування працівникам і гарантувати точність і актуальність витрат вашого бізнесу.
#2. Використовуйте бухгалтерську програму.
Хоча бухгалтерське програмне забезпечення має важливе значення в процесі управління витратами, більшість програмного забезпечення для бухгалтерського обліку малого бізнесу на сьогоднішньому ринку не містять функції, яка дозволяє користувачам складати звіти про витрати. Замість цього ви можете скористатися однією з кількох сторонніх програм для керування витратами, створених спеціально для цієї мети.
#3. Використовуйте програмне забезпечення для керування витратами.
Certify інтегрується безпосередньо з QuickBooks Online, тоді як Abacus взаємодіє з QuickBooks Online, Sage і Xero.
ReceiptBank — це ще одна недорога програма для керування витратами, яка автоматизує весь процес створення звітів. Навіть Zoho має додаток для управління витратами, який працює разом із Zoho Books.
Перевагою використання цього стороннього програмного забезпечення є автоматизація процесу підготовки звіту про витрати.
Ці програми призначені для виконання наступних завдань:
- Фото квитанцій
- Узгодити витрати з фінансовими установами
- Автоматичне створення звітів про витрати
- Зверніться до відповідних осіб для затвердження
Шаблон звіту про витрати
Простий спосіб стежити за витратами – це шаблон звіту про витрати. Але коли сума витрат у вашій організації зростає, ви захочете оновити програмне забезпечення для відстеження витрат, яке економить час.
- Безкоштовний шаблон звіту про витрати Excel доступний у Microsoft Office.
- Цей журнал пробігу для Excel допоможе вам відстежувати та відшкодовувати ваш пробіг.
- Витрати на поїздку відстежуються та додаються за допомогою цього простого шаблону звіту про витрати, який можна роздрукувати.
- Простий у використанні шаблон звіту про витрати у форматі Word і PDF
Як написати основний звіт про витрати?
Як створити видаткову відомість?
- Виберіть шаблон або програмне забезпечення для відстеження витрат.
- За потреби відредагуйте стовпці та категорії (наприклад, орендна плата чи пробіг).
- Включіть витрати та деталізовані збори.
- Підсумуйте все.
- Додайте або збережіть відповідні квитанції.
- Надішліть звіт електронною поштою або роздрукуйте його.
Який процес звітів про витрати?
Як підготувати звіти про витрати для вашої малої компанії
- Встановіть політику.
- Створіть шаблон відстеження витрат.
- Зберігайте квитанції в окремому місці.
- Перевірте свої витрати двічі.
- Підсумуйте свої витрати та надходження.
- Швидко затверджуйте звіти та виплачуйте відшкодування.
- 5 найкращих практик звітування про витрати у вашій компанії.
Що таке щоденний звіт про витрати?
Співробітники можуть відстежувати свої витрати в кінці дня за допомогою форми щоденного звіту про витрати. Незалежно від того, керуєте ви невеликою командою чи великим офісом, форма щоденного звіту про витрати на вашому веб-сайті допоможе вам заощадити час і гроші.
Що ви називаєте звітом про витрати?
Форма, відома як звіт про витрати, деталізує витрати, пов'язані з управлінням фірмою. Малий бізнес може вимагати від своїх працівників звіти про витрати, щоб компенсувати їм витрати, пов’язані з бізнесом, наприклад, газ чи їжу.
Яке призначення звітів про витрати?
Цей звіт допомагає роботодавцю або фінансовому відділу визначити, скільки грошей було витрачено, що було придбано та яку частину витрат відшкодовано.
Яке значення має звіт про витрати?
Звіти про витрати необхідні для розуміння фінансового стану вашої компанії. Звіти про витрати показують, скільки грошей витрачається всієї фірми, відділу чи проекту. Співробітники також можуть використовувати їх для отримання відшкодування витрат, пов’язаних з бізнесом.
Висновок
Щоб повністю зрозуміти фінанси вашої компанії, ви повинні спочатку зрозуміти, як витрачаються ваші гроші. Звіти про витрати допомагають відстежувати всі надходження коштів. Ці звіти можуть дати вам точне уявлення про те, скільки грошей витрачається у вашій фірмі. Щоб переконатися, що ваші записи правильні, ви повинні спочатку зрозуміти, що таке звіти про витрати, як вони використовуються, що в них включено та чому вони важливі.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ВИТРАТАМИ: покроковий посібник і найкращі інструменти для використання
- XERO VS QUICKBOOKS: найкращий посібник із огляду 2023 року та все, що вам потрібно (+безкоштовні поради)
- КАТЕГОРІЇ БІЗНЕС-ВИТРАТ: найкращі категорії витрат на бізнес у 2023 році, які слід враховувати
- ЩО ТАКЕ КОЕФІЦІЄНТ ВИТРАТ І ЯК ВІН ПРАЦЮЄ?
- КОЕФІЦІЄНТ ВИТРАТ НА ЖИТЛО: що це і як його розрахувати
посилання
