Це може зайняти багато часу та зусиль, щоб повністю зрозуміти правила, що регулюють вимоги про відшкодування. Претензії щодо витрат є одним із найнеприємніших аспектів працевлаштування через клопоти, пов’язані з необхідністю оплачувати витрати зі своєї кишені, заповнювати документи та відстежувати відповідні квитанції. Проте процес подання звіту про витрати дратує не лише працівників, а й керівництво. Роботодавці повинні враховувати докази оплати, які вони повинні зберігати, а також те, як їх зберегти, зробити їх доступними під час сплати податків і де їх зберігати. Ця ідея загалом пряма. Під час виконання службових обов’язків працівник несе комерційні витрати, а роботодавець повертає їх. Але як саме потрібно робити квитанції про витрати і який додаток для квитанцій про витрати найкращий? Як вводити квитанції про витрати онлайн в Express і Quickbooks?
Дізнатися більше….
Що таке квитанція про витрати?
Видаткова квитанція для бізнесу – це квитанція про покупку, здійснену працівником або підрядником під час надання послуг для компанії. Коли працівник або підрядник подає звіт про витрати для відшкодування, вони повинні включити всі відповідні квитанції як підтвердження покупки.
Щоб зафіксувати або відшкодувати витрати на будь-яку покупку, зроблену на роботі, як-от ділові поїздки, приладдя для офісу або обладнання для використання під час зустрічі з клієнтами, вам, як правило, знадобиться квитанція про витрати. Зазвичай очікується, що працівники подають ці квитанції про витрати разом із звітом про витрати, який регулярно обробляється, щоб роботодавці могли відшкодувати будь-які понесені витрати.
Завдяки додаткам, які дозволяють зробити знімок квитанції за допомогою телефону з камерою, останні програми подорожей і витрат значно спрощують обробку квитанцій. Технологія OCR (оптичне розпізнавання символів) може використовуватися програмою для отримання важливої інформації із зображення. Вони включатимуть час, суму, % ПДВ, ім’я та адресу продавця. Працівник може завантажити фотографію як доказ у менш складних рішеннях, але йому все одно доведеться заповнювати цифрову форму вручну.
Роботодавці перевіряють, що заявлені витрати є дозволеними витратами, переглядаючи квитанції про витрати. Організації часто мають політику щодо витрат, яка визначає, на що працівники мають право претендувати, скільки їм дозволено витрачати та чиїх постачальників вони мають право використовувати. Ці надходження будуть перевірені відділом витрат великої компанії, щоб переконатися в їх відповідності.
Як працюють видаткові квитанції
Фінансова або кадрова команда може відповідати за перевірку квитанцій про витрати на невеликих підприємствах. Кілька провідних компаній використовують цифрові рішення для управління витратами, щоб пришвидшити виснажливий процес, включаючи автоматичне схвалення деяких продуктів і можливість для менеджерів оцінювати та схвалювати претензії онлайн або через мобільні додатки.
Квитанції про витрати підприємства служать не просто доказом того, що роботодавець відшкодує витрати. Податкові органи (HMRC, IRS тощо) також зобов’язані підтвердити, що компанія дотримується всіх податкових законів, які регулюють витрати на бізнес.
Роботодавці можуть підвищити точність заяв про витрати своїх працівників, спростивши для них пряме подання квитанцій. Наприклад, менша ймовірність того, що працівник загубить квитанцію, не витребує її або, можливо, запросить її через кілька місяців, якщо він зможе надіслати зображення мобільного телефону оплати за напої під час зустрічі з клієнтами в кав’ярні курорту, поки вони чекаємо на напої. Найкраще програмне забезпечення для бронювання туристичних послуг і керування витратами включає функції бронювання подорожей, що дозволяє користувачам планувати, бронювати та створювати квитки для подорожей і проживання.
Роботодавці можуть виграти кількома способами від більш швидкої та точної обробки квитанцій про витрати. Коли OCR використовується для автоматичного запису цифр замість повторного введення даних співробітника, це призводить до точного подання більшої кількості претензій. Працівник отримує більше зручностей, увімкнувши построкове подання витрат, що дозволяє завантажувати квитанції, щойно нараховується плата. Замість того, щоб наприкінці року відчувати невеликий шок, коли співробітники врешті-решт починають вводити резервні квитанції про витрати, підприємства можуть відстежувати витрати в режимі реального часу.
Чи потрібні мені квитанції про витрати?
Усі підприємства повинні задокументувати всі витрати понад 75 доларів США в письмовій формі для подання до Служби внутрішніх доходів. Відсутність квитанції про такі витрати зазвичай сприймається неохоче. Навіть якщо квитанція не потрібна, завжди варто документувати будь-які платежі, які ви робите. Будь-який тип письмової документації, такий як щоденник, електронна таблиця або комп’ютерний журнал, буде достатнім.
Які квитанції потрібні для звітів про витрати?
На відміну від покупок, витрати - це гроші, витрачені на ведення вашого бізнесу. Надайте опис товару, який ви купуєте, або послуг, які ви отримуєте, дату здійснення витрат, а також суму, яку ви сплачуєте, щоб підтвердити, що ви витрачаєте гроші на законні бізнес-потреби.
Які є 4 типи витрат?
Хоча всі витрати впливають на ваші фінансові записи, вони найбільше впливають на ваш звіт про доходи. У звіті про доходи витрати розбиті на п’ять категорій, зокрема;
- Фінансові витрати
- Вартість проданих товарів
- Операційні витрати
- Позаопераційні витрати
- Надзвичайні витрати
Які є три типи квитанцій?
Квитанція - це документ, що засвідчує операцію; він служить доказом покупки, який торговці надають клієнтам, коли вони оплачують товар або послугу, серед іншого. Залежно від типу покупки ви можете отримати різні квитанції. Електронні квитанції вже доступні, і вони є такими ж законними, як і паперові, завдяки всесвітньому поширенню електронної комерції.
Класифікація квитанцій включає такі види квитанцій:
- Оригінал
- Сліп кредитної картки
- Рахунок-фактура
Які типи квитанцій я маю зберігати?
Нижче наведено перелік документації про купівлю або квитанцій, які ви повинні зберігати:
- Скасовані чеки чи інші записи, які підтверджують платежі або
- Електронні перекази коштів
- Стрічка квитанцій з реєстру
- Виписки та квитанції по кредитних картах.
Додаток для отримання квитанцій
Як правило, ви повинні вести точні фінансові записи як незалежний підрядник, власник бізнесу або підприємець. Однак вам не обов’язково починати зберігати або зберігати квитанції просто для цього.
Сьогодні ви можете підтримувати порядок, отримувати свої списання та робити все це кількома натисканнями на телефоні за допомогою додатків для квитанцій про витрати.
З цими додатками для квитанцій у вашому розпорядженні ви припините відкладати неприємний процес звітування про витрати та почнете його завершувати негайно. Існують додатки з функціями, які роблять процес, можна сказати, навіть трохи приємним, незалежно від того, відстежуєте ви витрати щотижня чи просто час від часу їдете у відрядження.
Варто ознайомитися з найпопулярнішими мобільними додатками для відстеження квитанцій, які дозволять вам контролювати витрати на ходу. Вони допоможуть вам зробити це глибше, ніж більшість програм для управління особистими фінансами. Незважаючи на це, знайдіть час, щоб дізнатися, які з них забезпечують вилучення даних, експорт звітів, сканування квитанцій та інші послуги. Отже, ви можете вибрати програму для відстеження чеків, яка містить те, що вам потрібно.
Читайте також: ЗВІТ ПРО ВИТРАТКИ: значення, програмне забезпечення та спосіб заповнення
Найкращий додаток для отримання квитанцій
Існує багато ефективних додатків для отримання чеків і управління витратами. Ось найпопулярніші програми для квитанцій про витрати, які варіюються від потужного комплексного податкового рішення до програми, яка конвертує іноземну валюту.
№1. QuickBooks
QuickBooks дає невеликим компаніям, які збираються розвиватися, можливість вести власний бухгалтерський облік. Програмне забезпечення дозволяє зв’язати ваші PayPal, Square, банківські рахунки, кредитні картки та багато іншого. Він об’єднує всі покупки в кожному з цих облікових записів і також класифікує їх.
Ви можете сфотографувати свої квитанції, і мобільний додаток QuickBooks збереже їх для вас. Уся інформація миттєво зіставляється з минулими транзакціями на вашому рахунку. Крім того, якщо ви їдете на роботу, програма відстежуватиме ваш пробіг за допомогою GPS на вашому смартфоні.
Для незалежних підрядників або нових малих підприємств QuickBooks може бути надто складним. Однак цей інструмент може бути для вас, якщо ви керуєте зростаючою робочою силою та відчуваєте себе переобтяженим своїми вимогами до бухгалтерського обліку.
#2. Здорожчати
Expensify, улюблений серед звичайних мандрівників, дає змогу оптимізувати моніторинг витрат у дорозі. Просто сфотографуйте будь-яку квитанцію, пов’язану з компанією, і завантажте її. Це досить просто, незалежно від того, перебуваєте ви на діловому обіді, стоїте в черзі в аеропорту або навіть подорожуєте по Діснейленду.
Ви можете негайно підключити ці програми до Expensify, щоб імпортувати свої покупки, якщо ви використовуєте рішення для спільного використання поїздок і зупиняєтеся в готелях під час роботи. Підтримувані послуги включають Uber, Lyft, Airbnb і HotelTonight.
Ви віддаєте перевагу водінню, коли їдете у справах? Expensify також не має проблем з цим. Додаток дозволяє відстежувати вашу відстань.
Expensify можна використовувати через веб-браузер на додаток до сумісності з пристроями Android та iOS. Немає сумніву, що ця програма дійсно зробила собі ім’я в індустрії корпоративних подорожей, навіть якщо вона функціонує як універсальний засіб відстеження квитанцій. Якщо ви не часто подорожуєте по роботі, ви можете переглянути альтернативи Expensify.
№3. FreshBooks
Цей мобільний додаток для отримання квитанцій є частиною хмарного бухгалтерського програмного забезпечення. Просто за допомогою телефону сфотографуйте будь-яку квитанцію, а потім введіть інформацію, яка вам знадобиться для сплати податків, як-от місцезнаходження та причину покупки, податок із продажів, який ви сплатили, а також чи підлягає оплаті товар .
Кожна введена вами квитанція разом із усією пов’язаною з нею інформацією буде додана до вашого облікового запису FreshBooks. Це означає, що синхронізувати багато пристроїв просто. Наприклад, якщо ви налаштуєте щось на своєму ноутбуці, оновлення буде видно, коли ви наступного разу зареєструєтесь на своєму смартфоні.
Хоча надсилання та обробка рахунків-фактур не є основною функцією FreshBooks, систематизація квитанцій є такою. Через це це фантастичний вибір для підрядників, які керують кількома клієнтами.
#4. Квитанції Evernote
Нотатки – це претензія Evernote на славу. Однак він також тихо створює собі ім’я у сфері звітності про витрати. Ви можете зберігати зображення своїх квитанцій у додатку Evernote Receipts і використовувати їх для створення звітів про витрати на податки. Використовуйте традиційний додаток для створення нотаток, щоб переглянути їх.
Ви можете шукати певні квитанції за допомогою розпізнавання зображень у квитанціях Evernote. Це дійсно може відстежувати ваш пробіг, а також організовувати особисті та ділові витрати.
#5. Абукай
Abukai — це засіб відстеження квитанцій для вас, якщо більшість ваших ділових поїздок забирає вас за кордон. Це програмне забезпечення ідеально підходить для мандрівників і може легко читати квитанції з інших країн. Найкраща частина полягає в тому, що він забезпечує конвертацію валюти в режимі реального часу, щоб ви могли точно розрахувати свої витрати в доларах.
Просто сфотографуйте свою квитанцію за допомогою телефону iPhone, Blackberry або Android, щоб скористатися Abukai. Разом із категорією вашої покупки, продавцем, датою та іншою інформацією Abukai збереже фотографію.
Безкоштовний план Abukai дозволяє створювати до 12 звітів про витрати на рік. Необмежена кількість звітів включена в преміум-програми, вартість яких починається від 99 доларів США за користувача на рік. Але надання доступу колегам і членам команди до вашого облікового запису може коштувати більше.
#7. Dext
Dext, раніше Receipt Bank, пропонує три методи оцифрування квитанцій: мобільний додаток, інтеграція електронної пошти або онлайн-інтерфейс.
Ця програма також дозволяє завантажувати одну фотографію з кількома квитанціями. Крім того, ви можете підключити облікові записи PayPal або Dropbox до своєї кредитної картки, щоб автоматично імпортувати нові транзакції. Dext також працює з іншими бухгалтерськими програмами, такими як Sage, Quickbooks і Gusto.
Dext ідеально підходить для допомоги аудиторам і бухгалтерам. Крім того, це може допомогти власникам бізнесу, які видають тонни квитанцій, отримати та підтримувати порядок.
Вартість передплати починається від 20 доларів США на місяць за 300 документів. Хоча преміум-план Enterprise коштує 60 доларів на місяць, він дозволяє вводити приголомшливі 4,000 документів.
#7. Хвиля
Wave пропонує простий спосіб керувати своїми коштами, якщо ви фрілансер, засновник бізнесу або підприємець із базовими потребами в бухгалтерському обліку.
Усі ваші доходи та витрати відображаються на одному екрані за допомогою цього зручного інструменту. Ви можете отримати до нього доступ будь-де та будь-коли, якщо є підключення до Інтернету, оскільки він зберігається в хмарі.
Навіть перебуваючи в автономному режимі, ви можете зробити знімок за допомогою програми Wave для сканування квитанцій. Коли ви наступного разу отримаєте доступ до Інтернету, квитанція автоматично завантажиться після того, як ви переглянете та підтвердите деталі транзакції.
Ви можете стежити за своїми рахунками за допомогою програми Wave, щоб бути в курсі платежів, рахунків-фактур і банківської інформації. Додаток є абсолютно безкоштовним, що найкраще підходить для фрілансерів, а також для власників бізнесу, які тільки починають працювати.
Як вводити квитанції про витрати в Quickbooks Online
Використовуючи мобільний додаток QuickBooks, ви можете робити та зберігати фотографії квитанцій, і ми миттєво зіставимо всі дані квитанції з наявною транзакцією. Тому, погодьтеся, відстеження витрат ще ніколи не було таким простим.
Щоб все було впорядковано, QuickBooks автоматично групує витрати за категоріями. Крім того, просте відстеження витрат гарантує, що ви ніколи не пропустите податкове вирахування.
QuickBooks відстежує ваші витрати протягом усього року, дозволяючи вам прогнозувати та легко керувати своїми грошовими потоками. Перевірте доступні кошти за допомогою інтегрованого звіту про рух грошових коштів, щоб переконатися, що їх достатньо для оплати зобов’язань.
Просто зробіть знімок квитанцій і внесіть оплачувані витрати у свої блокноти, якщо ви стягуєте з клієнтів плату за понесені витрати. Оплачувані витрати слід додати до рахунку-фактури разом із квитанцією.
QuickBooks використовує ваші квитанції для отримання таких даних про витрати, як дата, постачальник, сума та тип платежу. Після цього QuickBooks або створює нові витрати з вашого дозволу, або, можливо, порівнює ваші квитанції з уже існуючими платежами.
Як відстежувати квитанції про витрати в програмі Quickbooks?
Додаток QuickBooks має інструмент під назвою «Проекти». Ця функція допомагає вам спростити відстеження та облік витрат, що підлягають оплаті. Він організовує всі ваші дані, пов’язані з проектом, включаючи рахунки-фактури, витрати, відпрацьований час та інші особливості, в одному місці. Незалежно від завдання, за допомогою Projects ви можете точно відстежувати та обліковувати витрати, що підлягають оплаті.
Експрес-квитанції про витрати
ExpressExpense - це програма для створення квитанцій, яка дозволяє створювати квитанції для будь-яких цілей. Передрукуйте квитанцію, яка давно зникла, створіть квитанцію, щоб здивувати своїх колег, або створіть квитанцію на товари, які ви пропонуєте.
На основі даних, які ви надсилаєте, безкоштовний онлайн-створювач квитанцій Express Expense створює квитанції професійної якості. Просто виберіть шаблон квитанції, змініть створену квитанцію, а потім завантажте або роздрукуйте її. Ви не можете використовувати службу ExpressExpense для створення фіктивних або фальшивих документів. Усю відповідальність за використання квитанцій ExpressExpense.com бере на себе користувач.
За допомогою будь-якого струминного чи лазерного принтера ви можете надрукувати квитанції про витрати на Express. Вони надають додаткову програму «Instant Thermal Print» для друку квитанцій на справжньому термопапері.
Express зазвичай надає один дизайн безкоштовної квитанції для використання всіма клієнтами. Ви також можете зареєструватися як учасник, якщо хочете отримати доступ до додаткових варіантів шаблонів квитанцій. є варіанти річного та місячного членства, а плани PRO та Enterprise містять УСІ шаблони квитанцій.
Завдяки технології Express Expense ви можете створювати квитанції, які можна друкувати на будь-якому струменевому чи лазерному принтері. Ви також можете використовувати термопринтер Bluetooth і БЕЗКОШТОВНЕ програмне забезпечення для мобільних пристроїв Quick Thermal Print, щоб надрукувати власні автентичні квитанції.
Як ви ведете облік витрат?
Фактично ви можете зберігати квитанції та документи, які хочете зберегти для кожної категорії, у папках із файлами чи великих конвертах. Крім того, коли прийде час подавати податки на прибуток, ви можете зберігати свої місячні підсумки витрат в окремій папці, щоб спростити їх пошук.
Навіщо бухгалтерам квитанції?
Під час ведення бізнесу важливо стежити за квитанціями. Квитанції служать ряду цілей для бізнесу, зокрема як докази оплати, обґрунтування податкових відрахувань, запису витрат у звіті про прибутки та збитки, а також перевірки права власності на активи в балансі.
Висновок
Безперечно, процес подання звіту про витрати дратує не тільки працівників, а й керівництво. Незважаючи на це, роботодавці повинні брати до уваги докази оплати, які вони повинні зберігати, а також те, як їх зберегти, зробити їх доступними під час сплати податків і де їх зберігати.
Коли працівник або підрядник подає звіт про витрати для відшкодування, вони повинні включити всі відповідні квитанції як підтвердження покупки. Щоб зафіксувати або відшкодувати витрати на будь-яку покупку, зроблену на роботі, як-от ділові поїздки, приладдя для офісу або обладнання для використання під час зустрічі з клієнтами, вам, як правило, знадобиться квитанція про витрати.
Незважаючи на те, що все це може здатися страшним, за допомогою додатків, які дозволяють робити знімок квитанції за допомогою камери телефону, останні програми подорожей і витрат значно спрощують обробку квитанцій.
Статті по темі
- ФАЛЬШИВА КВИТАНЦІЯ: визначення, як її розпізнати та зробити
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ВИТРАТАМИ: покроковий посібник і найкращі інструменти для використання
- Управління витратами: визначення та 13 найкращих програм для управління витратами
- Як правильно заповнити грошовий переказ: покрокова інструкція
- Як працюють грошові перекази? (+Як купувати за допомогою дебетових карток)
Посилання
