Кожна організація чи бізнес має власний ризик, видимий він чи ні. Отже, ми розглянемо контрольний облік, внутрішні приклади, попереджувальний і що це таке.
Контрольний облік
По суті, контрольний облік — це конфігурація процесів для управління ризиками всередині бізнесу. Завдання контролю контрольного обліку такі:
Для захисту від втрати активів
Переконайтеся, що тось точне уявлення про фінансові результати компанії, положення та грошові потоки are у своїй фінансовій звітності.
Гарантувати, що цілі будуть досягнуті вчасно та ефективно.
Щоб переконатися в дотриманні правил і норм
Системи контрольного обліку можуть мати десятки або сотні дискретних контрольних дій, призначених для роботи в рамках обмежень фірми. Тому, навіть якщо всі три організації можуть працювати в одному секторі. Бухгалтерські засоби контролю виробника відрізняються від тих, що діють у дистриб’ютора чи роздрібного продавця.
Керівництво може дещо зменшити контроль за обліком, щоб підвищити ефективність процесу. Однак це може вимагати впровадження нових засобів контролю в інших місцях, щоб компенсувати негативний вплив вилученого контролю.
Контроль внутрішнього обліку
Бухгалтерський облік внутрішнього контролю поділяють на три види:
№1. Внутрішній детективний контроль
Ця форма контролю має на меті виявити будь-які проблеми з обліковим процесом фірми. Крім того, внутрішній детективний контроль часто використовується для запобігання шахрайству, контролю якості та дотримання законодавства. Крім того, інвентаризація, внутрішній аудит та несподіваний підрахунок готівки – усе це приклади детективного контролю. Бухгалтерський облік внутрішнього контролю — це детективний характер, який захищає активи фірми шляхом виявлення помилок у міру їх виникнення, щоб власники компаній могли обмежити їх вплив на організацію.
№2. Внутрішньоконтрольний облік Профілактичний
Це проактивний превентивний контрольний облік, який має на меті запобігти виникненню помилок і відхилень. Крім того, облік внутрішнього превентивного контролю зазвичай реалізується на регулярній основі. Між тим, превентивний контрольний облік включає наступне.
Розмежування обов'язків
Розподіл завдань, таких як бухгалтерія, депозити, звітність та аудит, щоб зменшити ймовірність шахрайства співробітників.
Контроль доступу
Ця функція забороняє членам команди доступ до певних областей системи обліку, якщо вони не мають пароля.
Подвійний облік – це система, яка забезпечує постійний баланс бухгалтерських книг.
Впровадити превентивний внутрішній контроль, щоб допомогти в точності діловодства, резервному копіюванні даних та запобіганні шахрайства персоналу. Більше того, цей внутрішній контроль допомагає запобігти проблемам і відхиленням, дозволяючи безперебійно працювати корпоративним процесам.
№3. Внутрішній корекційний контроль
Внутрішній контроль, який налаштований для виправлення будь-яких помилок, виявлених детективом. Більше того, такий вид внутрішнього контролю зазвичай починається з виявлення поганих наслідків і підтримки уваги до проблеми, поки керівництво не зможе її виправити. Однак, якщо сталася помилка, дуже важливо, щоб працівник дотримувався процедур, встановлених для усунення несправності. Фізичний аудит (наприклад, підрахунок грошей вручну) та фізичне відстеження активів для виявлення приховувати невідповідності є прикладами коригуючих засобів внутрішнього обліку. Таким чином, створення команди з покращення якості може бути фантастичним методом вирішення постійних проблем і коригування процесів.
Бухгалтерський облік внутрішнього контролю в інших формах
Інші види внутрішнього бухгалтерського контролю:
Послідовна документація
Бухгалтерські документи, такі як квитанції про інвентаризацію, рахунки-фактури, внутрішні запити на матеріали та звіти про витрати на відрядження. Все це може допомогти зберегти узгодженість у записах організації, коли вони відповідають стандарту. Однак, коли в системі виявляється невідповідність, стандартизовані формати документів полегшують перегляд попередніх записів.
Пробні баланси
Для цього внутрішнього контролю необхідно використовувати систему подвійної записи. Це підвищує надійність і зберігає книгу збалансованою. Більше того, помилки все ще можуть дестабілізувати систему подвійного запису. Працівники, які обчислюють щоденні або щотижневі пробні баланси, допоможуть у підтримці аналізу стану системи. Таким чином, можна завчасно виявити розбіжності.
Звірка через регулярні проміжки часу
Залишки на рахунках у системі фірми можуть бути точно узгоджені із залишками на незалежних рахунках. Такі, як кредитні клієнти, постачальники та банки за допомогою періодичних бухгалтерських звірок. Будь-які розбіжності між цими рахунками привернуть увагу до проблем.
Цей внутрішній контроль вимагає дозволу на певні операції членами команди управління. Крім того, орган, що затверджує, додає певну відповідальність до бухгалтерських операцій. Просто продемонструвавши, що будь-які операції були переглянуті та схвалені відповідними наглядовими органами.
Методи вдосконалення внутрішнього бухгалтерського контролю
Є кроки, які ви можете зробити, щоб покращити свій внутрішній контроль бухгалтерського обліку. Ось кілька ідей:
№1. Окремо розподіліть обов’язки з бухгалтерського обліку
Замість того, щоб покладатися на одного співробітника або бухгалтера для виконання всіх бухгалтерських робіт, делегуйте завдання іншим членам вашої команди. Крім того, квитанції обробки та платежі, наприклад, можна розділити. Таким чином, підписання чеків, затвердження рахунків-фактур та звірка рахунків є іншими обов’язками, які можуть бути розділені. Дозволяючи одній особі керувати всіма цими бухгалтерськими операціями, підвищується ймовірність помилок або шахрайства.
№2. Посилення нагляду
Навіть якщо у вас є внутрішній контроль, вони будуть неефективними, якщо їх не контролювати. Якщо у вас немає часу, щоб зробити це самостійно, призначте надійного співробітника для регулярного перегляду виписок, звірок рахунків і реєстрів платежів. Найголовніше, стежте за забороненими витратами або підвищеннями, а також неіснуючим персоналом і несанкціонованими робочими днями. Тому перевірте фінансові дані вашої компанії пріоритетом, щоб бути в курсі тенденцій та змін у своїх фінансових звітах.
№3. Доступ працівників до фінансових систем має бути обмежений
Зазвичай бухгалтерське програмне забезпечення для підприємств дозволяє користувачам змінювати попередні операції. Працівники можуть використовувати цей неконтрольований дозвіл, щоб приховати шахрайство або крадіжку. Отже, ви повинні обмежити доступ співробітників до фінансової системи компанії як власника бізнесу, щоб запобігти можливості змінювати та видаляти інформацію співробітниками. Нарешті, ви також можете переглянути будь-які зміни транзакцій у системі, щоб побачити, чи немає незвичної активності.
№ 4. Дозволити третій стороні переглядати фінансову звітність.
Ви можете підвищити безпеку своїх активів, звернувшись до третьої сторони з аудитом бухгалтерських книг вашої компанії. Працівники, які займаються внутрішньою бухгалтерією, які знають про вашу перевірку третьою стороною, не будуть заохочуватись до шахрайства. Таким чином, незалежний рецензент також зможе виявити недоліки та невідповідності.
Приклади обліку внутрішнього контролю
Нижче наведено пояснювальні приклади прикладів бухгалтерського обліку внутрішнього контролю
№1. Політика та процеси: приклади обліку внутрішнього контролю
Політика, процеси та документація, що дають рекомендації та освіту для забезпечення стабільної роботи на необхідному рівні якості, діють. Тому вони мають бути забезпечені на всіх організаційних рівнях. Відомчі, а також університетські/організаційні.
№ 2. Огляд трансакцій та діяльності
Перегляди менеджером транзакцій, операцій та підсумкових звітів допомагають відстежувати ефективність у порівнянні з цілями та завданнями. Також виявлення проблем, визначення тенденцій тощо. Окремі випадки включають: порівняння бюджетної звітності з фактичними витратами на щомісячній основі. Перевірте дані про телефонні дзвінки щодо особистих або не службових телефонних дзвінків. Співробітники переглядають свої картки робочого часу та понаднормові години.
№3. Контроль обробки інформації
При обробці інформації ряд внутрішній контроль здійснюється для забезпечення правильності, повноти та авторизації операцій. Крім того, для введених даних виконується перевірка змін або порівняння із затвердженими контрольними файлами чи підсумками. Крім того, операції обліковуються чисельно, а підсумки файлів керуються. А також звіряється з минулими залишками та контрольними рахунками. Доступ до даних, файлів і програм обмежено, як і розробка нових систем і зміна існуючих.
№ 4. Шаблони: Приклади бухгалтерського обліку внутрішнього контролю
Оформлення фінансових документів сприяє узгодженості, що полегшує процес аудиту. Хоча деякі звіти, наприклад, баланс або звіт про прибутки та збитки, мають загальний стиль. Інші документи можуть сильно відрізнятися між бізнес-командами. Крім того, розробка та використання однакових шаблонів для оцінок, рахунків-фактур, замовлень на закупівлю, запитів на фінансування, квитанцій та звітів про витрати гарантує, що подібні елементи можна порівняти під час аудиту. Упорядкування цих елементів є ключовим внутрішнім контролем бухгалтерського обліку, який компанії часто ігнорують у своєму прагненні прийняти більш помітні системи контролю.
№5. Пробні баланси
Бухгалтерський облік із використанням подвійної записи гарантує постійне балансування бухгалтерських книг. Тим не менш, помилки та шахрайство все ще можуть відбуватися в системі подвійного обліку, тому пробні баланси слід використовувати з цим методом. Більше того, пробні баланси є різновидом бухгалтерського контролю, який додає стабільності системі. Ведення внутрішнього обліку кредитів і дебетів дозволяє організаціям виявляти проблеми на ранніх стадіях.
№6. Резервне копіювання даних
Найбільш забуваною системою внутрішнього обліку є резервне копіювання даних. Оскільки точні фінансові дані вимагають технологічного зв’язку між платформами, це може призвести до втрати фінансових витрат
Що таке п’ять систем внутрішнього контролю бухгалтерського обліку?
Підходи мають бути налаштовані відповідно до унікальних вимог глави. Структура внутрішнього контролю складається з п’яти взаємопов’язаних елементів: моніторингу, інформації та комунікації, оцінки ризиків, контрольної діяльності та контрольного середовища.
Які сім важливих контрольних дій існують?
Розподіл ролей, обмеження доступу, фізичні аудити, стандартизована документація, пробні баланси, періодичні звірки та повноваження на затвердження – це сім методів внутрішнього контролю.
Що таке аудит SOX?
Для дотримання Закону Сарбейнса-Окслі 2002 року (SOX) компаніям необхідний щорічний аудит фінансової звітності. Аудит відповідності SOX має на меті підтвердити фінансову звітність компанії та процедури, які використовуються для її підготовки.
Що передбачає аудиторський контроль?
Контрольна діяльність – правила та вказівки, які допомагають гарантувати дотримання вказівок керівництва, відомі як контрольна діяльність. Вони охоплюють широкий спектр завдань, таких як авторизація, схвалення, перевірка, узгодження, перевірка операційної ефективності, безпека активів і розподіл функцій.
Яка різниця між Sox і Soc?
Урядовий закон, відомий як SOX, встановлює критерії для розкриття фінансової інформації та ведення записів. SOC – це перевірка внутрішніх процедур, щоб гарантувати безпеку даних, мінімальні відходи та довіру інвесторів.
Що таке елементи керування в Sap?
Типи елементів керування, доступні в системі SAP, включають наступне: Жорстко закодовані в системі та не залежні від конфігурації відомі як внутрішні елементи керування. Елементи керування, які можна модифікувати для підтримки цілей контролю, відомі як елементи керування конфігурацією (наприклад, групи допусків і перевірки)
Висновок
Коротше кажучи, контрольний облік — це конфігурація процесів для управління ризиками всередині бізнесу.
Поширені запитання щодо контрольного обліку
Які основні елементи контролю в бухгалтерському обліку?
Існує п'ять взаємопов'язаних компонентів системи внутрішнього контролю: по-перше, середовище контролю, по-друге, оцінка ризику, по-третє, контрольна діяльність, по-четверте, інформація і, нарешті, комунікація та моніторинг
Які існують різні типи контролю?
детективні, профілактичні та корекційні. Контроль – це, як правило, політика та процедури або технічні запобіжні заходи, які впроваджуються для запобігання проблемам та захисту активів організації.
Які 5 контрольних заходів?
- По-перше, дотримуйтесь правил і процедур.
- По-друге, покращити безпеку (програми та мережі).
- По-третє, керувати змінами додатків.
- По-четверте, плануйте безперервність бізнесу/резервне копіювання.
- Нарешті, Виконайте аутсорсинг.
