Система бухгалтерського обліку допомагає компаніям відстежувати свою фінансову діяльність та керувати нею. Включаються продажі, придбання, активи та зобов’язання. Однак у цій статті ви зрозумієте, що таке системи бухгалтерського обліку, включаючи комп’ютеризовані та онлайн-системи, і нарешті, це процедури внутрішнього контролю, які слід застосовувати для ефективних результатів.
Системи обліку
Система бухгалтерського обліку, однак, є сукупністю облікових процесів, пов’язаних із правилами та контролем. Таким чином, метою системи бухгалтерського обліку є запис операцій фірми, узагальнення їх у агреговані форми та надання звітів особам, які приймають рішення, для моніторингу, оцінки та покращення операцій.
Хоча система бухгалтерського обліку може бути повністю паперовою, це часто трапляється лише у дуже малих підприємствах. Готові бухгалтерські рішення, як правило, засновані на будь-яких процедурах, необхідних для введення даних у програмне забезпечення.
Зміст системи обліку
Система комплаєнс зазвичай охоплює основні функціональні сфери організації, такі як купівля товарів і послуг, продаж товарів і послуг, виплати працівникам за одержану заробітну плату та фінансову діяльність, таку як стягнення боргів, продаж акцій і сплата відсотків кредиторам. Отже, усі компоненти системи бухгалтерського обліку включають бухгалтерський облік, рахунки та дебіторську заборгованість, основні засоби, запаси та нарахування заробітної плати. Залежно від кількості виконаних операцій, до кожного з попередніх модулів може бути призначений спеціалізований бухгалтер.
Типи систем обліку
№1. Управлінський облік
Цей вид обліку, однак, пропонує менеджерам інформацію, необхідну для планування та контролю операцій. Прикладами управлінського обліку є облік витрат і бережливий облік. Таким чином, облік витрат – це процедура відстеження витрат, понесених підприємством за різними операціями та операціями. Бережливий облік досліджує процедури, щоб визначити, як можна знизити витрати та видалити відходи при збільшенні оцінки.
№2. Облік запасів
Ви також можете відстежувати та планувати рівні запасів та інші відповідні операції. Відстеження штрих-кодів і RFID також є одними з найбільш використовуваних технологій обліку запасів.
№3. Галузевий облік
Таким чином, це слово відноситься до системи, що спеціалізується на певному секторі. Наприклад, система для збутової компанії сильно відрізняється від a система юридичного обліку. Проте кожен має свій набір потреб, адаптований до різних галузей.
№ 4. Неприбутковий облік
Цей вид обліку має свій набір потреб. Здебільшого це передбачає забезпечення правильного розподілу грошей; а також система повинна мати можливість створювати звіти про витрати.
Таким чином, система бухгалтерського обліку – це система, яка використовується для упорядкування фінансової інформації в корпорації. Це все ще може бути ручним або комп’ютеризованим. Основна причина, по якій ви все ще маєте використовувати систему бухгалтерського обліку, — це відстеження витрат, доходів та інших видів діяльності. По суті, слідкуйте за всіма фактами, які впливають на фінанси компанії.
Комп'ютеризовані системи обліку
Часи, коли бухгалтери реєстрували бухгалтерські операції за допомогою книг обліку та олівців, минули. Тим не менш, компанії нещодавно визнали корисність сучасних комп’ютерів для економічного планування та прогнозування. Бухгалтерські фірми тепер охоплюють їх. У результаті багато компаній, від Fortune 100 до магазинів для однієї особи, зараз використовують комп’ютеризований облік.
Однак комп’ютеризована система бухгалтерського обліку – це бухгалтерська інформаційна система, яка обробляє операції та події фінансових систем відповідно до Загальноприйняті принципи бухгалтерського обліку (GAAP) для звітності на основі користувача.
Комп'ютеризована система обліку
1. Дуже гарна і точна робота
2. Потреба в меншій чорній роботі
3. Ефективні витрати і час
4. Менший потенціал помилок і пропусків
5. Створення повних звітів MIS в режимі реального часу
Переваги комп'ютеризованих систем обліку
- На відміну від ручної праці, бухгалтерський облік, створений комп’ютером, зазвичай акуратний, точний і читабельний.
- Комп’ютери підвищують ефективність роботи співробітників, прискорюючи ведення записів і звітність. Так економиться час.
- Бухгалтерські комп’ютери все ще можуть забезпечити більший контроль та інформацію.
- Комп’ютеризований облік також зменшує повторювані та трудомісткі облікові завдання
- Бухгалтерське програмне забезпечення також значно полегшує безпечний доступ до облікових даних поза офісом. Особливо це актуально при використанні онлайн-бухгалтерії.
- Фінансові звіти, створені комп’ютером, також дуже точні.
- Бухгалтерське програмне забезпечення також спрощує процес створення облікового запису.
- Таким чином, записи даних цієї системи є безпечними.
Недоліки комп'ютеризованих систем обліку
- Системні збої, такі як атаки зловмисного програмного забезпечення та проблеми з комп’ютерною схемою.
- Хоча навчання комп'ютеризованим системам бухгалтерського обліку часто є досить дорогим.
- Затримки також неминучі.
- Більшість систем обліку також не вистачає здатності виявляти несподівані помилки.
Види бухгалтерського програмного забезпечення
Бухгалтерське програмне забезпечення використовується професіоналами по всьому світу. Таким чином, вони поділяються на три типи:
1. Готове програмне забезпечення
Однак це програмне забезпечення призначене для всіх користувачів і не має жодних функцій або змін, які б принесли користь певній демографічній групі. Готові програмні рішення підходять і компаніям з мінімальними обсягами бухгалтерського обліку.
Програмне забезпечення для підготовки є менш дорогим і займає менше системних ресурсів. Ці програми також мають динамічну та легку криву навчання.
2. Персоналізоване програмне забезпечення
Таким чином, спеціально розроблене програмне забезпечення для бухгалтерського обліку є готовим програмним забезпеченням, яке було змінено відповідно до конкретних потреб клієнтів. Ці ініціативи поширені у великому та середньому бізнесі. Спеціальне програмне забезпечення бухгалтерського обліку має вищі витрати на встановлення та обслуговування, ніж традиційні системи обліку. У більшості випадків користувачі повинні сплачувати плату за налаштування, щоб отримати послуги постачальника.
Використання такого інструменту обліку підвищує безпеку даних і полегшує обслуговування. Перед використанням цієї програми професійного працевлаштування користувачі повинні пройти відповідне навчання.
3. Індивідуальне програмне забезпечення
Індивідуальне бухгалтерське програмне забезпечення створюється для конкретних підприємств. У МІС є такі програми. Ці програми зазвичай створюються лише для великих корпорацій і вимагають спеціального навчання, перш ніж користувачі зможуть їх успішно використовувати.
Системи обліку онлайн
Тому онлайн-облік є застосуванням онлайн-технологій та Інтернет-технологій до функції бухгалтерського обліку бізнесу. Він також не має чіткого значення і лише стосується вдосконалень бухгалтерського обліку, які стали можливими завдяки комп’ютерним та мережевим технологіям.
№1. Wave (найкраще безкоштовне програмне забезпечення)
Wave — це чудова платформа для бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу, який базується на послугах, якому потрібно лише надсилати основні рахунки-фактури, і не потрібно зберігати запаси чи нараховувати заробітну плату. Тому безкоштовні функції Wave покриватимуть усі потреби в бухгалтерському обліку багатьох фрілансерів та компаній, що надають послуги, що робить його найкращим безкоштовним програмним забезпеченням у нашому огляді.
Переваги хвилі систем обліку онлайн
- Облік, виставлення рахунків і сканування квитанцій доступні безкоштовно.
- Немає обмежень на транзакції чи виставлення рахунків.
- За допомогою одного облікового запису ви також можете керувати багатьма підприємствами.
- Немає обмежень щодо кількості людей, які можуть скористатися послугою.
- Додаток для смартфонів і планшетів
№2. QuickBooks Online (найкращий в цілому)
QuickBooks Online — найкраще програмне забезпечення для бухгалтерського обліку для малих компаній. Більшість спеціалістів з бухгалтерського обліку малого бізнесу не тільки використовують QuickBooks Online, але й існують безмежні навчальні онлайн-ресурси та форуми, на яких у разі потреби можна отримати підтримку. До всіх функцій бухгалтерського обліку також можна отримати зручний доступ на одній інформаційній панелі, щоб забезпечити більш гладкий та ефективний облік.
Переваги облікових онлайн-систем QuickBooks
- Масштабованість
- Зазвичай використовується професійними бухгалтерами
- Інтеграція з додатками сторонніх розробників
- Хмара
- Мобільний додаток
№3. FreshBooks
Для більшості компаній, що надають послуги, виставлення рахунків є критичним. На відміну від іншого бухгалтерського програмного забезпечення, FreshBooks дозволяє більше персоналізувати рахунки-фактури. Він не тільки надсилає та отримує рахунки-фактури, але також може обробляти базову бухгалтерію для фірми. Таким чином, це програмне забезпечення для бухгалтерського обліку допомагає підприємствам, що базуються на послугах, надсилати пропозиції, рахунки-фактури, збирати депозити, відстежувати час виконання проектів та отримувати платежі.
Переваги облікових онлайн-систем FreshBooks
- Хмарний
- Інтеграція сторонніх додатків
- Доступно
- Інтерфейс, який простий у використанні
Існують роз’єми програм сторонніх розробників для Shopify, Gusto, Stripe, G Suite та інших платформ. Рахунки-фактури FreshBooks також можна повністю налаштувати та змінити для отримання професійного вигляду. FreshBooks все ще чудово підходить для складання бюджету проекту, надсилання кошторисів та збору платежів.
№4. Xero
Хто має експертні бухгалтери Xero для бізнесу щоб допомогти вам протягом усього процесу, також може підвищити досвід і ефективність хмарного обліку для вашого бізнесу. Xero є найкращим рішенням для мікропідприємств, які шукають відносно просте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку в нашому аналізі. Таким чином, програмне забезпечення має простий користувальницький інтерфейс і легко підключається до сторонньої служби нарахування заробітної плати. Таким чином, завдяки інтеграції Xero Stripe та GoCardless клієнти можуть оплачувати підприємства онлайн.
Переваги облікових онлайн-систем Xero
- Хмара
- Мобільний додаток
- Інтеграція заробітної плати з Gusto
- Торговий майданчик сторонніх додатків
- Просте управління запасами
Системи внутрішнього контролю та обліку
Внутрішній контроль – це політика та процедури, що діють для забезпечення постійної надійності систем обліку. Точність і надійність є вирішальними в галузі бухгалтерського обліку. Проте без точних бухгалтерських записів керівники не можуть приймати повноцінних фінансових рішень, а фінансові звіти можуть містити помилки. Методи внутрішнього контролю в бухгалтерському обліку згруповані в сім категорій, кожна з яких призначена для запобігання шахрайству та виявлення помилок до того, як вони стануть проблемами.
Нижче наведені процедури внутрішнього контролю та системи обліку в системі бухгалтерського обліку, давайте розглянемо їх відповідно.
№1. Поділ обов'язків
Розмежування ролей включає розподіл відповідальності за бухгалтерський облік, депозити, звітність та аудит. Чим більше завдань поділено, тим менша ймовірність того, що одна особа вчинить шахрайство. Розподіл обов’язків між двома або більше особами або вимога до колег переглядати критичні дії можуть служити тій же меті в невеликих фірмах з невеликою кількістю працівників бухгалтерії.
№2. Доступ до внутрішнього контролю для систем обліку
Паролі, блокування та електронні журнали доступу можуть допомогти утримати неавторизованих користувачів від системи обліку, водночас забезпечуючи засоби для аудиту діяльності системи для визначення джерела помилок або розбіжностей. Крім того, надійне відстеження доступу може допомогти запобігти спробам шахрайського доступу.
№3. Аудит фізичних активів
Вони включають ручний підрахунок готівки та інших фізичних активів, які ведуться в системі обліку, таких як інвентар, матеріали та інструменти. Фізичний підрахунок, повністю уникаючи комп’ютеризованих записів, може розкрити раніше невиявлені розбіжності в залишках на рахунках. Підрахунок готівки в підприємствах роздрібної торгівлі може здійснюватися регулярно або, можливо, кілька разів на день. Великі проекти, такі як ручний підрахунок запасів, слід виконувати рідше, можливо, раз на рік або періодично.
№ 4. Стандартизація фінансової документації
Документи про фінансові операції, включаючи рахунки-фактури, внутрішні запити на матеріали, квитанції про інвентаризацію та звіти про витрати на відрядження, можуть бути стандартизовані, щоб допомогти підтримувати узгодженість у веденні обліку протягом усього часу. При визначенні джерела системної невідповідності використання стандартних форматів документів може спростити перевірку попередніх записів. Відсутність послідовності під час такого огляду може призвести до того, що пункти будуть пропущені або неправильно зрозумілі.
№ 5. Щоденний або щотижневий пробний баланс
Забезпечуючи постійне збалансування бухгалтерських книг, система подвійного обліку сприяє надійності. Незважаючи на це, помилки можуть дестабілізувати систему подвійного запису в будь-який момент. Розрахунок пробних залишків на щоденній або щотижневій основі може забезпечити регулярне уявлення про стан системи, дозволяючи швидко виявляти й досліджувати відхилення.
№6. Звірки системи бухгалтерського обліку на регулярній основі
Бухгалтерська звірка, яка виконується на основі необхідності знати, може гарантувати, що залишки у вашій обліковій системі збігаються із залишками на рахунках інших організацій, таких як банки, постачальники та клієнти-кредитори. Наприклад, банківська звірка вимагає порівняння залишків готівки вашої системи обліку та записів про депозити та квитанції з виписками з вашого банку. Відмінності між різними видами додаткових облікових записів можуть виявити проблеми або розбіжності у ваших власних облікових записах, або вони можуть бути результатом помилок інших компаній.
Вимагаючи від конкретних менеджерів схвалювати певні види операцій, бухгалтерські записи можуть бути притягнені до відповідальності, демонструючи, що операції були переглянуті, перевірені та затверджені компетентними органами. Наприклад, вимога схвалення для великих платежів і витрат може утримати неетичних співробітників від участі в широкомасштабних шахрайських діях з використанням готівкових коштів.
Які є 4 типи бухгалтерського обліку?
- управлінський облік
- Облік запасів
- Галузевий облік
- Некомерційний облік
Що таке базова система бухгалтерського обліку?
Процес обліку фінансових операцій компанії називають базовим обліком. Це тягне за собою оцінку, узагальнення та звітність про ці операції до регуляторних, наглядових та податкових органів. Бухгалтерський облік є однією з найважливіших функцій практично в будь-якій формі бізнесу.
Які системи використовуються для обліку?
- Wave (найкраще безкоштовне програмне забезпечення)
- Quickbooks онлайн (найкраще загалом)
- FreshBooks
- Xero
Що є прикладом системи бухгалтерського обліку?
Онлайн-бухгалтерське програмне забезпечення, яке також називають «хмарним» бухгалтерським програмним забезпеченням, є найпоширенішим типом автоматизованої системи бухгалтерського обліку. Онлайн-бухгалтерське програмне забезпечення – це система, яка допомагає автоматизувати частини бухгалтерського циклу, як-от запис записів у журналі.
Чи є Excel системою бухгалтерського обліку?
QuickBooks і Microsoft Excel є двома найпопулярнішими системами бухгалтерського обліку, але вони працюють по-різному, коштують по-різному та по-різному відповідають структурі вашого бізнесу.
- ОНЛАЙН-ПЛАТЕЖНІ СИСТЕМИ: 13 найкращих систем онлайн-платежів і програмного забезпечення у Великобританії
- Все, що вам потрібно знати, щоб запровадити належну систему управління грантами
- 15 найкращих безкоштовних бухгалтерських програм для власників бізнесу
- GAAP проти МСФЗ: визнання виручки, баланс та інші відмінності
