ЯК ЗАПОВНИТИ W9: ВИЗНАЧЕННЯ ТА ЯК ЙОГО ЗАПОВНИТИ

Коли ви починаєте працювати фрілансером або незалежним підрядником у компанії, завжди потрібно заповнити багато документів. Більшість ваших індивідуальних клієнтів або підприємств, які будуть вам платити, вимагатимуть від вас заповнити форму W9, а також ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) і сертифікат. Як заповнити форму W9 для бізнесу чи ТОВ, як фізичної особи чи фрілансера?

Ця стаття, яку ви збираєтеся прочитати, дасть вам відповіді на всі можливі запитання.

Що таке форма W9?

Форма W9 – це одна з поширених форм, яку зазвичай використовує IRS. Це односторінкова податкова форма, яка надає правильний ідентифікаційний номер платника податків іншим особам, клієнтам або компаніям, банкам і фінансовим установам. Клієнт може попросити вас заповнити та надіслати форму W9, щоб він міг належним чином підготувати вашу форму 1099-NEC. Це також полегшить для них звіт про будь-які платежі, які вони роблять вам наприкінці року, і знати, чи підлягаєте ви додатковому утримуванню чи ні.

Як незалежний підрядник, вам, ймовірно, потрібно буде надіслати цю форму комусь, хто потім надішле вам форму 1099. Цю форму 1099 тепер потрібно подати в IRS, якщо ви отримали від когось загальну оплату щонайменше 600 доларів США. цього року.

Підписуючи форму, ви також погоджуєтеся утримувати податки зі своїх доходів підрядника або фрілансера. Роботодавці іноді утримують частину вашої зарплати на федеральний податок і податки на доходи штату (податки FICA), особливо якщо ви працюєте повний робочий день.

Ось як це працює: компанія, клієнт або особа, на яку ви працювали, використовуватиме інформацію, яку ви надали в W9, який ви надіслали їм, щоб заповнити 1099-MISC. Цей 1099-MISC – це те, що ви подасте до IRS наприкінці податкового року. У формі буде показано список усіх виплат, які ви отримали від роботодавця протягом року.

У більшості випадків вас попросять заповнити форму W9, перш ніж компанії або банківські установи почнуть з вами співпрацювати. Незважаючи на це, якщо вам колись знадобиться створити форму W9, якою ви зможете скористатися, ви завжди зможете знайти її на веб-сайті IRS.

Кому потрібно заповнювати форму W9?

Як правило, прийнято пред’являти або заповнювати форму W9 для вашого бізнесу, коли ви працюєте з фізичною особою чи компанією, яка може вимагати подання інформації до IRS. Ця інформація може включати отримання оплати за послуги, які ви надаєте як незалежний підрядник або фрілансер, щомісячне погашення іпотеки або підписку на рахунок IRA.

Використовуючи форму W9, особа чи організація, з якою ви працюєте, на законних підставах отримує частину вашої особистої інформації, зокрема ваш ідентифікаційний номер платника податків (TIN).

Вам також може знадобитися заповнити форму W9 у таких випадках:

• Окремі види угод з нерухомістю
• Купівля або продаж заставного майна.
• Анулювання боргів
• Внески до пенсійного плану для фізичної особи (IRA)

Як заповнити форму W9

Незважаючи на те, що форми W9 можуть здатися легкими для розуміння більшості людей, нижче наведено процес або вказівки щодо того, як це працює.

#1. Отримайте форму W9 на веб-сайті IRS

Хоча ви можете отримати копію форми від клієнта, ви також можете завантажити форму з веб-сайту IRS і роздрукувати її самостійно. Однак, якщо у вас виникли запитання щодо дрібного шрифту, пам’ятайте, що ви можете звернутися до IRS, свого CPA, офіційного агента чи інших податкових спеціалістів.

#2. Введіть своє повне юридичне ім'я

У рядку 1 форми вкажіть своє повне офіційне ім’я. Однак незалежно від того, чи подаєте ви декларацію як фізична особа, одноосібний підприємець чи ТОВ з одним учасником, найкраще використовувати ім’я, яке вказано у ваших індивідуальних податкових деклараціях, і писати його таким же чином.

#3. Введіть назву вашої компанії

Вам потрібно буде заповнити рядок 2 форми W9, якщо у вас інша назва компанії. Тут ви повинні ввести назву вашої компанії або «неврахованої організації», якщо така є. Наприклад, якщо ви є приватним підприємцем, але хочете рекламувати себе під іншою назвою, ви ведете свій бізнес під іншою назвою. Це саме те ім’я, яке ви б вказали в цьому полі. В іншому випадку, якщо ваша компанія є товариством, ТОВ з кількома членами, корпорацією C або S, вам слід використовувати юридичну назву вашої компанії.

#4. Опишіть організаційну структуру вашої компанії

Після введення назви вашої компанії виберіть відповідну бізнес-структуру з рядка 3. Для цілей оподаткування IRS має чітко розуміти, як ви класифіковані. Тим часом має бути можливим чіткий зв’язок між цією формою та річною федеральною податковою формою вашого підприємства.

Індивідуальний підприємець, товариство, корпорація C, корпорація S, траст/майно, компанія з обмеженою відповідальністю або «інше» — це приклади класифікації федеральних податків. Виберіть відповідний варіант, який найкраще підходить для вашого бізнесу.

№ 5. Винятки

У рядку 4 ці поля, швидше за все, будуть залишені порожніми. Це несуттєва сфера для переважної більшості людей і підприємств. Однак, якщо ваш бізнес є корпорацією, можливо, вам доведеться це зробити, тому проконсультуйтеся зі своїм податковим бухгалтером, перш ніж приймати рішення.

#6. Введіть свою поштову адресу

Ви повинні належним чином заповнити рядки 5 і 6 своєю поштовою адресою. Цю адресу має бути тією, яку ви можете використовувати, якщо хочете отримати важливу податкову інформацію. Укажіть адресу, місто, штат і поштовий індекс. Окрім використання цієї адреси для вашої податкової декларації, якщо ви працюєте як фрілансер або індивідуальний підрядник, ваш клієнт також використовуватиме адресу, як вона відображається на W9, щоб переконатися, що ваша форма 1099-NEC підготовлена ​​правильно. Якщо ви заповнюєте W-9 з іншою метою, ви все одно можете очікувати отримання 1099-MISC за цією адресою.

# 7. Надайте свій номер соціального страхування/ідентифікаційний номер роботодавця

Далі потрібно перейти до першого розділу, який називається Частина 1. Тут потрібно ввести свій ідентифікаційний номер платника податків (ІПН), який є найважливішою частиною цієї форми. Як правило, SSN або EIN є двома найпоширенішими методами ідентифікації під час подання заявки на роботу. Все залежить від структури вашої фірми.

Оскільки Служба внутрішніх доходів називає цей розділ частиною 1, це може ще більше заплутати ситуацію, але це так просто, як це звучить. Як компанія, ви повинні надати ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) або номер соціального страхування (SSN) як доказ податкового ідентифікаційного номера вашої компанії. Однак IRS надає перевагу використанню SSN у формі W-9.

#8. Дізнайтеся, чи потрібно вам підписувати форму та ставити дату

Частина 2 форми W-9 – це розділ сертифікації. Це часто включає в себе прохання підтвердити, чи є ви громадянином Сполучених Штатів чи постійним іноземцем. Так само, перш ніж ви зможете підписати форму W9, ви повинні засвідчити точність усієї вашої інформації в розділі II. IRS дотримується політики абсолютної нетерпимості, коли мова заходить про нечесне подання податкової форми, і тому вас можуть оштрафувати або ув’язнити, якщо ви свідомо пропускаєте інформацію або брешете в податковій формі.

Як заповнити форму W9 для LLC

Зазвичай, щоб належним чином подати податкову форму для ТОВ, вам потрібно буде заповнити форму W9. Відсотки по іпотечному кредиту, дохід, який не є найманим працівником, і анулювання боргу – все це включено в цю форму. Хоча форма W9 досить проста, її може здатися складним для заповнення, якщо ви подаєте заявку на ТОВ. Але якщо ви зробите це належним чином, ви та ваша компанія зможете уникнути всіляких податкових труднощів або проблем.

У зв’язку з тим, що IRS не визнає ТОВ незалежними суб’єктами господарювання, ТОВ можуть оподатковуватись як одноосібне підприємство (юридична особа, яка не враховується), товариство або корпорація. Це означає, що якщо ви єдиний власник (учасник) свого ТОВ, воно оподатковуватиметься як ігнорована організація.

Вибір оподаткування ТОВ з одним учасником як ігнорованої організації означає звітування про прибутки та збитки бізнесу у вашій індивідуальній податковій декларації (відоме як перехідне оподаткування). Якщо ви отримуєте 1099 від доходу LLC напряму, вам все одно може знадобитися заповнити форму W9.

Якщо ви корпорація C або S, поставте прапорець у полі W9 під назвою компанії, а також вкажіть C або S поруч із цим полем, залежно від типу вашої корпорації. Ви також можете скористатися формою 2553, щоб створити корпорацію S, що дозволяє уникнути подвійного оподаткування.

Незалежно від того, чи керуєте ви ТОВ як окрема особа, як корпорація чи товариство, за допомогою наведених нижче кроків ви можете легко заповнити або заповнити форму W9 для свого бізнесу;

ТОВ з одним учасником

Служба внутрішніх доходів розглядає компанію з обмеженою відповідальністю з одним учасником як юридичну особу, яка не враховується для цілей федерального оподаткування прибутку. Отже, одноосібний власник ТОВ повинен подавати податки так само, як і індивідуальний підприємець.

• У перших двох рядках форми W9 заповніть своє ім’я та юридичну назву вашої корпорації з обмеженою відповідальністю (LLC). Введіть юридичну назву ТОВ у другому рядку після імені, під яким ви подаєте свої податкові декларації.
• Введіть місцезнаходження підприємства, включаючи місто, штат і поштовий індекс закладу.
• Ви повинні перевірити як фізична особа/одноосібний підприємець/одноосібне ТОВ, а не як «компанія з обмеженою відповідальністю», оскільки це те, що ви класифікуєте як таку для цілей оподаткування.
• Далі введіть свій номер соціального страхування. Необхідно використовувати номер соціального страхування (SSN). Служба внутрішніх доходів (IRS) також дозволяє вам вводити EIN, який ви отримали як одноосібний власник.
• Підпишіть сертифікат і надішліть його заявнику разом із формою W9.

Кооперація або спільне підприємство

Щоб заповнити форму W9 для корпорацій і товариств (ТОВ), кроки, які слід виконати, можуть включати

• Введіть юридичну назву ТОВ. Це має бути так, як зазначено в його податкових деклараціях. Однак якщо воно є, у другому рядку «Назва компанії» слід вказати вторинну назву ТОВ.
• У спадному меню виберіть «Товариство з обмеженою відповідальністю».
• Для товариства введіть «P» у рядку податкової класифікації, а для корпорацій S можна написати «S».
• Введіть місцезнаходження компанії, як-от місто, штат і поштовий індекс.
• Введіть ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) ТОВ.
• Зробіть копію форми W-9 і надішліть її особі, яка її запитує.

Кожен клієнт, на якого працював фрілансер або підрядник, повинен мати заповнену форму W-9. Тому збережіть копію форми W-9 для власних записів, щоб бути в безпеці. Якщо клієнт не отримує 1099-MISC наприкінці року, ви також можете скористатися цією формою, щоб зв’язатися з ним.

Як заповнити форму W9 для бізнесу

Замість того, щоб подавати її до IRS, W9 є податковою формою, яку ви надсилаєте іншим підприємствам. Припустімо, що ваш бізнес завершує роботу для місцевого підприємства; щоб надіслати вам податкову форму 1099 або підтвердити, що вам або вашій компанії вона не потрібна, форма W9, яку ви заповнюєте, надає їм інформацію, яка їм може знадобитися. Хороша новина полягає в тому, що інструкції W9 досить прості, тому заповнення полів не займає надто багато часу.

У формі W9 ви надасте таку інформацію, як ваше ім’я, назва компанії, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) і структуру вашої організації. Вам також потрібно буде вказати будь-які винятки, які ви можете мати від певних обов’язків звітування. Після того, як ви навмисно заповнили форму W9 для свого бізнесу, ви можете просто підписати її.

Основні інструкції щодо заповнення форми W9 для вашого бізнесу

Давайте припустимо, що минулого року ваша корпорація надала місцевому бізнесу послуг на суму 2,800 доларів США. Для того, щоб подати 1099 до IRS, цій компанії знадобиться форма W9 від вашого підприємства. Ви можете просто завантажити форму W9 із веб-сайту IRS і заповнити її для свого підприємства відповідно до інструкцій. Інформація вимагає:

Підпишіть документ після його заповнення. Однак як декларацію під присягою, що інформація на W9 для вашого бізнесу точна, вам слід ще раз перевірити свій підпис. Якщо ви цього не зробите, це фактично означає, що ви вчинили неправдиві свідчення, що є злочином.

Крім того, резервне утримання забирає 24 відсотки, так само, як відбувається утримання податків із зарплати працівника. Це може вплинути на дохід, дивіденди, орендну плату та роялті, а також компенсацію особам, які не працюють, але вони не впливають на операції з нерухомістю. У цьому випадку компанія, яка запитує ваші послуги, вирахує певну суму з ваших послуг у розмірі 2,800 доларів США. Таким чином, фірма не зніматиме вашу зарплату, якщо ви надасте свій ІПН і підтвердите, що з вас не стягується додаткове утримання.

Як заповнити форму W9 як фрілансер

Форма W9 – це документ, який необхідно заповнити самозайнятим працівникам, наприклад фрілансерам, які надають послуги корпораціям, щоб відстежувати свою податкову та фінансову інформацію. Використовуючи цю форму, компанія-спонсор може надати податковій службі точну інформацію про фрілансера, а також ідентифікаційний податковий номер.

Як незалежний підрядник або фрілансер, форма W9 IRS найчастіше використовується для кожного роботодавця. Співробітникам, які працюють повний робочий день, W9 не потрібен. Вам потрібно заповнити форму W9, оскільки роботодавці не утримують податки з незалежного підрядника чи фрілансера.

Якщо ви фрілансер, описана нижче процедура може допомогти вам навчитися правильно заповнювати форму W9

#1. Введіть ім'я

Використовуючи офіційне ім’я у податковій декларації, напишіть або введіть своє ім’я повністю.

#2. Введіть назву вашої компанії

Введіть або напишіть назву свого підприємства або не звертайте уваги на назву організації.

#3. Визначте свою класифікацію IRS

Тут виберіть відповідний варіант класифікації федерального податку. Як суб’єкт господарювання, ви, ймовірно, є одноосібним підприємцем, корпорацією C, корпорацією S, товариством, трастом або майном, компанією з обмеженою відповідальністю або іншим типом бізнесу.

#4. Виберіть свої винятки

Якщо у вас є будь-які звільнення від додаткового утримання або звітності відповідно до Закону про дотримання податкового законодавства на іноземні рахунки (FATCA), вам слід ввести правильний бенефіціар або звітний код у цій частині. Деякі компанії виключені з резервного утримання, коли йдеться про виплату відсотків і дивідендів. Тим не менш, вам слід ознайомитися з інструкціями до форми, щоб переконатися.

#5. Вкажіть свою адресу

Тут ви повинні написати повну адресу, яку ви використовуєте у своїй податковій декларації, разом із номером, назвою вулиці та номером квартири чи квартири. Це може бути ваше місце проживання або ваше підприємство.

#6. Введіть решту своєї адреси

Зазвичай це стосується вашого міста, штату та поштового індексу. Для того, щоб IRS зв’язала ваші документи 1099 як фрілансера з вашою формою 1040, ви повинні вказати відповідну адресу у формі W9, яку ви заповнюєте.

#7. Введіть дані запитувача

У цьому розділі вам також потрібно буде вказати повне ім’я та адресу особи чи фірми, яка попросила вас заповнити цю форму. Незважаючи на те, що це не є обов’язковою умовою, варто записати цю інформацію для власних записів.

#8. Укажіть свій ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) і заповніть частину 1

Для фрілансера наступним розділом для заповнення є частина 1 форми W9, яка стосується вашого ідентифікаційного номера платника податків. Ви можете зробити це, ввівши ІПН свого підприємства у відповідне поле. Оскільки ви фрілансер, цілком імовірно, що ваш ІПН є вашим номером соціального страхування (SSN). Тим часом, якби це була компанія іншого типу, ваш TIN, швидше за все, буде вашим ідентифікаційним номером роботодавця (EIN).

Альтернативним варіантом є ознайомлення з інструкціями до форми, щоб отримати додаткову інформацію про те, як заповнити форму як іммігрант або особа, яка не приймається до уваги.

#9. Заповніть Частину II, щоб сертифікувати або автентифікувати свою форму W9

Остання частина вашої форми W9, яку потрібно заповнити як фрілансер, вимагає від вас підтвердити під страхом покарання за неправдиві свідчення, що надана інформація є точною. Це означає, що ви підтверджуєте, що надана вами інформація є точною та що ви були правдивими протягом усього процесу. Для захисту ваших законних прав ця частина форми завжди критична. Підписуючи своє ім’я та дату на документі, ви підтверджуєте, що наступні твердження відповідають дійсності:

• Ви написали або чекаєте на отримання правильного ІПН.
• Вам не потрібно турбуватися про резервне копіювання утримувати оскільки ви звільнені або маєте поважну причину цього не робити; можливо, IRS не повідомила вас про будь-які додаткові утримання.
• Не має значення, американець ти чи ні; ви або американський громадянин, або резидент Сполучених Штатів, або іноземець.
• Можливо, ви є товариством, корпорацією, фірмою чи іншою юридичною особою США, яка була створена або зареєстрована в Сполучених Штатах відповідно до закони Сполучених Штатів.
• Ви вказали у формі правильний код або коди FATCA?

Висновок

Вам потрібно ознайомитися з формою IRS W9 і як її заповнювати, якщо ви працюєте як фізична особа, фрілансер або ігнорована організація. Це дозволяє клієнту або компанії, на яку ви працюєте як фізична особа, легко отримати ваше ім’я, адресу та ідентифікаційний номер платника податків. Це також допомагає інформувати осіб, якщо вони потребують додаткового утримання або вирахування податків зі своїх доходів.

Цю форму не можна подавати до Служби внутрішніх доходів. Вам потрібно лише надіслати його роботодавцям, які його запитують. Хоча форму W9 досить просто заповнити, ще раз перевірте точність своєї інформації. Однак якщо у вас виникли проблеми із заповненням цієї форми, ви можете найняти податкового бухгалтера, який проведе вас через цей процес.

Як заповнити W9 Поширені запитання

Як виглядає форма W9?

IRS W-9 — це односторінковий документ із п’ятьма сторінками інструкцій.

Де я можу знайти форму W9?

Щоб заповнити форму W9 як приватний підприємець, ТОВ з одним учасником або фізична особа, отримайте її від вашого клієнта, банку чи іншої фінансової установи. PDF-версія також доступна на веб-сайті IRS.

Що таке резервне утримання?

Резервне утримання — це гроші, які вираховуються з вашої зарплати та перераховуються до IRS із виплат доходу. Платники можуть бути зобов’язані утримувати податки, щоб IRS отримувала несплачені податки на прибуток.

Чи потрібно фізичній особі заповнювати W9?

Роботодавці, які наймають особу як незалежного підрядника, повинні надати форму W9 для заповнення перед початком роботи. Однак особа або «незалежний підрядник», який повинен заповнити форму W9, повинен відповідати певним критеріям.

Статті по темі

1. Як правильно заповнити грошове переказ: покроковий посібник
2. ФІЛАНСОВИЙ БІЗНЕС: моделі та ідеї 2023 року для початку (+ безкоштовні поради)
3. ОСНОВНЕ МІСЦЕ БІЗНЕСУ ТОВ: визначення та приклади
4. СТРАХУВАННЯ COI: значення та як отримати страхове свідоцтво
5. ПОПЕРЕДНЬО ЗАТВЕРДЖЕНИЙ І ПОПЕРЕДНЬО КВАЛІФІКОВАНИЙ: у чому різниця?