Правління компаній ухвалюють колективні рішення для покращення компанії та захисту інтересів власників бізнесу. У традиційних умовах правління члени правління збиралися на надзвичайні засідання правління або загальні збори. Це суттєво змінилося в сучасному корпоративному світі, і керівництво спілкується більш регулярно.
Підприємствам важко організувати більше фізичних зустрічей для директорів та інших членів правління. Ось чому спостерігається величезне зростання попиту на платформи онлайн-комунікації, такі як віртуальні кімнати даних.
Як дошки використовують програмне забезпечення віртуальної або онлайнової кімнати даних для зв’язку? Ось детальний посібник із програмного забезпечення кімнати даних для керування зв’язком на платі.
Що таке програмне забезпечення віртуальної кімнати даних?
Віртуальна кімната даних (VDR) або електронна кімната даних — це сховище цифрових документів із розширеними інструментами керування проектами та онлайн-комунікації. Іншими словами, віртуальні кімнати даних — це віртуальні платформи керування даними, де ви можете зберігати, ділитися та поширювати дані та спілкуватися по-різному.
На відміну від рішень для керування нарадами, кімнати даних є багатоцільовими бізнес-інструментами, які автоматизують наради та безпечно зберігають інформацію, якою можна поділитися або отримати доступ у разі потреби.
Ось чому віртуальні кімнати даних використовуються в управлінні інвестиціями, злиттях, поглинаннях, клінічних випробуваннях, зборі коштів, нерухомості та управлінні документацією правління.
| З-поміж багатьох інших варіантів використання комунікації на борту є одним із найпопулярніших видів використання кімнат даних. Ви можете дізнатися, як віртуальні кімнати даних сприяють керуванню правлінням тут: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Чому віртуальні кімнати даних важливі для правління компаній?
#1. Кращі та швидші засідання правління
Ефективне управління засіданнями правління залишається проблемою для керівництва. Їм доводиться використовувати кілька частин програмного забезпечення для аудіо- та відеоконференцій, зберігання даних, керування завданнями та підготовки дошки.
Цифрові кімнати даних дають керівництву розкіш керувати всім в одному місці. Ось як програмне забезпечення кімнати даних допомагає керувати засіданнями правління:
- VDR мають настроювані шаблони для підготовки порядку денного зустрічі та надсилання його кожному очікуваному учаснику.
- Учасники зустрічі можуть доступ до будь-якого документа негайно зі сховища VDR.
- Користувачі можуть використовувати режим доповідача проводити свої презентації за допомогою візуальної підтримки.
- Керівництво може запис зустрічі для подальшого використання.
- VDR дозволяють автоматизувати конспектування процесу.
- Учасники можуть віддати голоси та підписувати документи в електронному вигляді в VDR
- Інструмент запитань і відповідей у VDR є корисним для сеансів запитань і відповідей у реальному часі.
- Диспетчер завдань допомагає призначати, керувати та відстежувати продуктивність користувачів.
- Конструктор протоколів нарад автоматизує підготовку та розподіл протоколів.
#2. Централізоване управління даними
Оскільки програмне забезпечення онлайн-кімнати даних є хмарною технологією, ради використовують його як центральне сховище документів. Централізоване управління даними гарантує, що всі документи, необхідні для управління, знаходяться в одному місці. Книги Правління, посібники з політики, протоколи засідань і порядок денний, фінансові звіти, пропозиції M&A тощо можна зберігати в одному місці для членів правління.
Крім того, керівництво може класифікувати дані будь-яким бажаним способом, і користувачі VDR можуть отримати доступ до нього з будь-якого місця та в будь-який час. Найкращі постачальники віртуальних кімнат даних на ринку мають спеціальні мобільні програми для цілодобового доступу. Багато постачальників кімнат даних навіть надають офлайн-доступ до документів ВДР.
#3. Контроль документів
100% контроль над документами є ще одним фактором, який відрізняє віртуальні кімнати даних від інших платформ для керування нарадами. Керування VDR можна встановити права доступу до файлів для членів правління, інвесторів або членів комітету відповідно.
Наприклад, можна запобігти несанкціонованому використанню цілком секретних або дуже чутливих матеріалів паркан-вид функція. Це обмежує користувачів у перегляді документа; вони не можуть сканувати, редагувати, контролювати, зберігати, видаляти, друкувати чи фотографувати цей файл. Функції захисту документів включають цифрові водяні знаки, подрібнення документів, шифрування даних і скасування доступу до документів.
#4. Обмін даними та зв’язок у реальному часі
Крім засідань правління, обмін даними набагато швидший і безпечніший у віртуальних кімнатах даних. Члени правління можуть навіть співпрацювати зі своїми підлеглими в кімнатах даних. Вони можуть ділитися, редагувати, коментувати та розповсюджувати файли в реальному часі.
VDR також дозволяють масове завантаження та спільний доступ до документів; користувачі також можуть розклад документів для спільного використання на майбутню дату.
Кімнати даних мають месенджери чату які користувачі можуть використовувати для розмов один на один і групових чатів. Інші інструменти спілкування включають живі опитування та спеціальна електронна пошта.
#5. Безпека та прозорість платформи
На додаток до контролю документів, безпека платформи віртуальної кімнати даних є просто неперевершеною. Такі функції, як двофакторна авторизація викорінити шанси несанкціонованих проникнень у ВДР. Адміністрація кімнати даних може негайно видалити будь-який пристрій із VDR і будь-який файл, збережений або завантажений з платформи.
Сучасні послуги кімнат обробки даних забезпечують прозорість всього журнали аудиту. Це докладні аудиторські звіти, які містять повну інформацію про діяльність кімнати даних.
Висновки
Віртуальні кімнати даних створюють централізовану платформу для правлінь, де вони можуть керувати своїми зустрічами, безперешкодно та безпечно ділитися та зберігати документи, спілкуватися в режимі реального часу та захищати свої важливі дані від витоку чи крадіжки даних.
