Репозиторій документів — це система зберігання файлів, де користувачі можуть зберігати та отримувати документи. Це забезпечує легкий доступ до бізнес-інформації для всіх співробітників, незалежно від розташування чи відділу. Репозиторії документів дозволяють організаціям збирати, керувати та обмінюватися будь-якими типами даних у легкодоступний спосіб. Тепер давайте подивимося на програмне забезпечення для сховища документів студентів і домашніх документів.
Що таке сховища документів?
Репозиторій документів — це система зберігання та керування документами. Це місце, де документи зберігаються, керуються та мають доступ авторизовані користувачі.
Типовим прикладом сховища документів може бути будь-яка система, яка зберігає файли в одному або кількох місцях, наприклад на вашому локальному диску або в службі гучного зберігання, як-от Dropbox. Цей вид програми може використовуватися великими організаціями, оскільки він дозволяє їм керувати своїм робочим процесом легше, ніж якби їм довелося покладатися виключно на надсилання окремих файлів електронною поштою від людини до людини
Існує два основних типи сховищ документів: централізовані (в одному місці) і розподілені (у кількох місцях). Централізовані системи, як правило, легші для великих компаній; однак розподілені системи забезпечують швидший час доступу завдяки наявності кількох доступних місць одночасно, і це відбувається за рахунок підвищеної складності під час налаштування нових відділів в організації, оскільки кожному відділу потрібен свій налаштований інтерфейс інформаційної панелі (UI).
SharePoint — це сховище документів, що означає, що воно використовується для зберігання, керування та спільного використання документів. SharePoint спочатку створювався як DMS (система керування документами). Однак він перетворився на набагато більше, ніж це.
Ось один із основних способів використання SharePoint:
- Система управління корпоративним вмістом (ECM) відноситься до всіх різних інструментів і програм, які використовуються організацією для зберігання, керування та спільного використання своїх даних на різних платформах, таких як Microsoft Office 365 або Google Drive. Це включає такі речі, як системи електронної пошти, такі як Gmail або Outlook; рішення для зберігання файлів, такі як Box; комунікаційні програми, такі як Slack; інструменти для відеоконференцій, такі як Skype для бізнесу; платформи соціальних мереж, як-от Facebook Messenger тощо.
Програмне забезпечення для сховища документів
Для цілей підприємств та інших організацій «програмне забезпечення для сховища документів» відноситься до набору інструментів для керування та спільного використання документів.
Компанії використовують сховища документів для зберігання документів в одному центральному місці, щоб декілька людей могли отримати до них доступ одночасно. Перевага використання сховища документів полягає в тому, що вам не потрібно турбуватися про те, хто який аркуш паперу чи файл має на вашому столі — система зробить це за вас!
Репозиторій студентських документів
Репозиторій студентських документів — це програмне забезпечення, яке використовується для зберігання та керування документами студентів. Ви можете використовувати це для керування документами студентів, такими як їхні завдання, проекти та тести. Репозиторій студентських документів також має опцію, яка дозволяє розміщувати в ньому свої нотатки, щоб ви могли повертатися за потреби.
Ви повинні спробувати цю програму на своєму комп’ютері, перш ніж купувати її, тому що в процесі інсталяції можуть виникнути деякі збої, якщо її не виконати належним чином.
Навіщо нам потрібне сховище документів?
Репозиторій документів — це система, яка дозволяє зберігати, упорядковувати та керувати документами. Ви можете використовувати його для різних цілей, наприклад для зберігання робочих процесів і керування ними або навіть для створення онлайн-портфоліо. Є багато переваг використання програмного забезпечення для сховища документів, наприклад:
- Простий у використанні
- Гнучкі варіанти
- Масштабованість
Що таке централізоване сховище документів?
Централізоване сховище документів — це база даних, у якій зберігаються документи. Це еквівалент центральної картотеки, місця, де ви можете зберігати всі свої важливі файли.
Ідея цього типу системи полягає в тому, що ви можете отримати доступ до своїх документів з будь-якого місця на будь-якому пристрої — і не має значення, зберігаються вони локально на вашому комп’ютері чи в якійсь хмарній системі зберігання, як-от Dropbox або Google Drive (що належить Alphabet).
Домашнє сховище документів
House Document Repository (HDR) — це онлайн-платформа, яка дозволяє користувачам зберігати, упорядковувати та ділитися своїми документами. Будь-хто, кому потрібно вести облік своєї роботи, може використовувати програмне забезпечення.
Найкраща частина House Document Repository полягає в тому, що вона має власну пошукову систему, тому вам не потрібно вручну переглядати всі свої файли, перш ніж знайти те, що ви шукаєте. Просто введіть слово або фразу, а потім натисніть enter — система знайде всі його випадки в будь-якому документі на вашому комп’ютері!
Що таке бібліотека документів?
Бібліотека документів — це колекція документів, які зберігаються в центральному місці. Щоб зберігати будь-який тип файлу, включаючи документи Word, PDF-файли або зображення, ви можете використовувати бібліотеки документів.
Бібліотека документів схожа на онлайн-картотеку, де ви зберігаєте свої файли, щоб вони були доступні з багатьох пристроїв і місць.
Що таке DMS на комп'ютері?
Якщо ви новачок у світі управління документами, то важливо зрозуміти, що таке DMS. Програмне забезпечення системи керування документами (DMS) ефективно зберігає, отримує та розповсюджує документи.
Його можна використовувати будь-яким типом бізнесу для зберігання документів, таких як порядок денний, протоколи засідань тощо, за винятком того, що вони будуть втрачені у разі зміни топ-менеджменту чи будь-чого іншого, що стосується діяльності вашої компанії.
7 найкращих інструментів для сховища документів
Ми знаходимося в середині цифрової трансформації. І оскільки підприємства шукають нові способи керування та захисту своїх даних, вони все частіше звертаються до цілого ряду інструментів, які допомагають їм зрозуміти, як їхня інформація зберігається та ділиться. Одним із популярних варіантів є задокументоване програмне забезпечення сховища (DR). Ось що вам потрібно знати про 7 найкращих інструментів DR на ринку сьогодні:
#1. Альфреско
Alfresco — це платформа керування корпоративним контентом (ECM) із відкритим кодом, яка забезпечує єдину уніфіковану платформу для всієї інформації та документів вашої організації.
За допомогою Alfresco ви можете безпечно та легко зберігати величезні обсяги даних і керувати ними. Це також дозволяє легко обмінюватися вмістом між командами в одній компанії або організаціях у різних галузях.
SharePoint — це система керування документами, платформа для співпраці, система керування вмістом і корпоративна пошукова система, які можна використовувати для зберігання документів. Це ефективний інструмент для зберігання даних вашої компанії в одному місці.
Найкраще в SharePoint полягає в тому, що вам не потрібно турбуватися про підтримку кількох систем, оскільки він створює єдине сховище для всіх ваших важливих файлів. Друга найкраща риса — це можливість обмінюватися інформацією з іншими користувачами чи колегами через такі служби, як екстранет або інтранет-портали, що робить обмін легшим, ніж будь-коли раніше!
#3. Nuxeo
Nuxeo — це програмне забезпечення для керування документами, яке дозволяє створювати індивідуальні рішення. Будь-хто інший, хто хоче використовувати його, може, оскільки це рішення з відкритим кодом.
Nuxeo — це веб-програма, тому її не потрібно встановлювати на вашому комп’ютері чи сервері. Для належної роботи платформи вам потрібен лише доступ до Інтернету.
#4. WebXtender
WebXtender — це хмарне програмне забезпечення для керування документами, яке дозволяє створювати, керувати та зберігати документи в центральному сховищі. Ви можете використовувати його для зберігання всіх типів файлів — від документів до зображень і відео — і потім отримувати доступ до них із будь-якого пристрою чи місця за допомогою мобільної програми WebXtender. Це робить його ідеальним для організацій із віддаленими працівниками, які часто подорожують або хочуть постійно тримати свої дані під рукою, не турбуючись про витрати на резервне зберігання.
Додаток пропонує розширені функції для керування документами та спільної роботи, включаючи керування версіями (функція, яка дозволяє користувачам бачити зміни, внесені іншими), метадані (дані про окремі частини вмісту), безпеку (тобто користувачі можуть публікувати лише приватні елементи), а також робочий процес автоматизація, щоб завдання виконувались автоматично при дотриманні певних критеріїв (наприклад, створення процесу затвердження).
#5. OCR
OCR (оптичне розпізнавання символів) — це технологія, яка перетворює зображення тексту на текст, який можна редагувати. За допомогою OCR зображення документів, фотографії та інші речі можна перетворити на текст, який можна використовувати.
Програмне забезпечення OCR дуже корисне для архівування, пошуку та обміну документами. Він використовує оптичне розпізнавання символів (OCR), щоб перетворити слова на зображенні чи документі на редагований текст.
#6. CustomShow – програмне забезпечення для бізнес-презентацій
CustomShow — це інструмент для бізнес-презентацій, який дозволяє створювати та редагувати презентації, слайд-шоу та інший вміст.
Вона доступна як у безкоштовній, так і в платній версіях. Безкоштовна версія має обмежені функції, але пропонує достатньо, щоб розпочати роботу з програмою. Багато клієнтів вважали його найкращим варіантом для початківців, які тільки починають створювати свої презентації в Інтернеті або локально на своїх комп’ютерах/ноутбуках/планшетах тощо. . Для Fo.тих, хто хоче більше функціональності, ніж те, що доступно в безкоштовній версії, можна придбати кілька різних пакетів за різними цінами залежно від того, скільки часу (до 2 років) ви хочете, щоб ваш план передплати тривав, перш ніж отримати доступ до всіх його функцій знову, коли термін його дії закінчиться (проте до того часу ви матимете доступ).
#7. Clearslide (раніше SlideRocket)
Інструмент для створення презентацій і обміну ними в Інтернеті. Його придбала компанія Clearslide у 2018 році, яка пропонує програмне забезпечення для презентацій під назвою ClearSlide.
Clearslide — це хмарне програмне забезпечення для презентацій, яке дозволяє користувачам створювати опитування, тести, опитування, форми та інформаційні панелі прямо у вікні браузера. Це полегшує роботу компаніям, які хочуть отримати більше від своїх відвідувачів, створюючи привабливий вміст на веб-сторінках або цільових сторінках без необхідності встановлювати будь-які додаткові плагіни чи надбудови на хост-сервері свого веб-сайту.
Підсумки
Найкраще програмне забезпечення для зберігання вмісту домашніх і студентських документів допоможе вам організувати ваші процеси та спростить співпрацю вашої команди. Це також дає вам можливість створювати нові документи з програми, що може бути дуже корисним під час створення чогось нового, що потребує постійного оновлення. Крім того, у кожній частині програмного забезпечення, яке ми розглянули сьогодні, доступно багато різних функцій, наприклад, можливості співпраці чи системи керування версіями, щоб кожен у вашій команді завжди знав, що відбувається!
Найкраще програмне забезпечення для сховища документів. Поширені запитання
Навіщо нам сховище документів?
Використання сховища документів допомагає захистити вашу інформацію та файли шляхом шифрування ваших даних.
Що таке управління електронними документами ERM?
Використовує автоматизовані методи для керування записами незалежно від формату.
Який DMS найкращий?
Нижче наведено 5 найкращих програм для керування документами:
- M-файли
- Шаблон
- eFileCabinet
- підписати зараз.
- мчати на високій швидкості
посилання
- СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОГОВОРАМИ: 2022 Топ Найкраще програмне забезпечення
- 20 найкращих програм для управління змінами у 2022 році: детальні огляди
- Керування конфігурацією програмного забезпечення: докладний посібник із SCM
- Програмне забезпечення для керування робочим процесом: найкращі варіанти у 2022 році
- Найкраще програмне забезпечення для керування даними для вашого малого бізнесу у 2022 році
