Важко підтримувати безпеку даних, коли сотні й тисячі документів регулярно передаються, переглядаються та позначаються. Коли документ проходить через кілька рук, шанси на порушення безпеки даних зростають, головним чином через помилку людини та слабкі системи кібербезпеки. Зрештою, це створює проблеми для юридичних відділів і відділів відповідності організації.
Використання віртуальних кімнат даних є одним із найефективніших способів вирішення проблем відповідності. Головним чином це тому, що сертифіковані постачальники віртуальних кімнат даних суворо дотримуються міжнародних і місцевих стандартів захисту даних і кібербезпеки.
Сьогоднішнє обговорення стосується того, як програмне забезпечення онлайн-кімнати даних допомагає у вашому процесі відповідності. Ось короткий вступ до програмного забезпечення кімнати даних.
Що таке програмне забезпечення кімнати даних?
Програмне забезпечення кімнати даних, також відоме як електронна кімната даних, є сертифікованим онлайн-репозиторієм даних для зберігання та керування юридичними, фінансовими та корпоративними документами. Якщо визначити віртуальні кімнати даних у більш широкому сенсі, то вони є сумішшю багатьох технологій, які стосуються трьох основних сфер бізнесу.
#1. Зберігання даних
Усі послуги віртуальної кімнати даних — це, по суті, сховища документів, де всі типи професіоналів і компаній можуть зберігати свої дані для тимчасового чи постійного використання. Проте програмне забезпечення кімнати даних — це не лише зберігання даних — ця технологія пропонує a комплексне рішення для управління даними. Тим не менш, ви можете ділитися документами з іншими користувачами в кімнаті даних, упорядковувати дані відповідно до своїх потреб і мати повний контроль над потоком даних у дані room.
#2. Онлайн співпраця
Онлайн-сховища даних зазвичай не пропонують онлайн-інструментів для співпраці, але віртуальна кімната даних пропонує. Високоякісне програмне забезпечення електронної кімнати даних містить численні інструменти для співпраці, включаючи месенджери чатів, інструменти аудіо- та відеоконференцій, приватні чи публічні анотації, групові чати, модулі запитань і відповідей, спільні документи та живі опитування.
#3. Управління проектами та укладення угод
Основний відсоток використання віртуальної кімнати даних припадає на укладання угод. Корпорації, організації та інші підприємства регулярно використовують програмне забезпечення онлайн-кімнати даних для таких дій, як судові процеси, збір коштів, операції з нерухомістю, належна обачність, первинні публічні пропозиції, стратегічні партнерства, а також злиття та поглинання.
5 порад для успішного комплаєнсу
#1. Визначте, що зберігати, зберігати та як довго
Знати, що зберігати, як довго зберігати та як зберігати дані, є першим великим викликом для бізнесу. Це тому, що зберігання даних без потреби може збільшити навантаження, а незначна помилка може виявитися дуже дорогою.
Найефективніший спосіб розв’язати цю проблему — скористатися юридичною консультацією під час розробки офіційної та обґрунтованої політики збереження даних для цифрових і паперових даних. Переконайтеся, що політика визначає, який тип даних слід зберігати та як довго. Це може здатися дуже простим, але це може зменшити ймовірність невдалого аудиту та ненавмисного розголошення конфіденційних даних.
Віртуальні кімнати даних не тільки допомагають керувати цифровими даними, але й мінімізують потребу в паперових документах.
#2. Включіть цифрові рішення у свою політику управління даними
Якщо ви все ще дотримуєтесь паперової документації, то ви вже наражаєтесь на ризики. Паперові документи легко вкрасти, і вони більш уразливі до стихійних лих. Крім того, якщо ви підтримуєте цифрове резервне копіювання, ви додаєте більше витрат до своїх прибутків.
У цьому випадку використання цифрових рішень, таких як віртуальні кімнати даних, у вашій системі керування даними може допомогти вам подолати дві основні проблеми:
- Виключіть або зведіть до мінімуму потребу в паперових документах.
- Зменшіть непотрібні витрати на резервне копіювання даних.
Це тому, що VDR легко доступні з ваших мобільних телефонів або інших портативних пристроїв, а постачальники кімнат даних безкоштовно зберігають резервні копії всіх ваших даних.
#3. Розробіть безпеку даних від початку до кінця
Безпека даних є невід’ємним компонентом і нормативною вимогою, особливо для державних організацій і фінансових установ, які мають справу з конфіденційними даними клієнтів. Для відповідності необхідна система захисту даних від початку до кінця. Тим не менш, процес захисту даних повинен починатися із запису даних і проходити через обмін даними до їх утилізації.
Програмне забезпечення кімнати даних допомагає підтримувати найвищий рівень безпеки від початку до кінця. Наприклад, ви можете запобігти доступу хакерів до кімнати даних за допомогою багатофакторної авторизації та контролювати потік даних за допомогою контролю доступу до документів. Крім того, кімнати даних пропонують різноманітні засоби захисту документів, доступу та інфраструктури. Найважливіші з них включають наскрізне шифрування, обмежений перегляд, редагування, детальні дозволи, цифрові водяні знаки тощо.
#4. Будьте в курсі нових правил і політик
Ділова практика розвивається, а також політика відповідності та регулювання. Якщо ви не встигаєте за мінливою динамікою відповідності, ви можете зіткнутися з несприятливими наслідками.
Саме тут віртуальні кімнати даних є найкращими через сувору відповідність внутрішнім і місцевим стандартам кібербезпеки та управління даними. До найпоширеніших належать ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2 тощо.
#5. Готуйте контрольний список належної обачності, коли це необхідно
Підготовка контрольного списку належної обачливості є дуже важливою у випадках злиття, поглинання, аудиту, збору коштів або первинних публічних пропозицій. Незалежно від того, чи це аудит (обов’язковий для публічних компаній), чи юридична чи фінансова належна обачність, контрольний список належної обачливості гарантує, що ви нічого не пропустите, і спростить роботу аудиторам або командам юристів.
Деякі з найкращих постачальників кімнат даних для належної перевірки пропонують готові контрольні списки належної перевірки. Їх можна налаштувати відповідно до ваших потреб або використовувати як є. Компанії, які пропонують контрольні списки належної перевірки, готові до використання, включають iDeals, DealRoom, сайт Merrill Data та багато інших.
Висновки
Застосування високоякісних рішень для керування даними, розробка механізму безпеки даних від початку до кінця та дотримання нормативних змін можуть полегшити дотримання нормативних вимог. Віртуальна кімната даних може допомогти вам виконати всі описані вище процедури. Просто дотримуйтеся наших порад щодо успішного впровадження програмного забезпечення для віртуальної кімнати даних і скористайтеся перевагами цієї технології для свого процесу відповідності!
