Ресепшн мають важливе значення для роботи бізнесу, незалежно від його розміру чи галузі. Ресепшн, які відповідають за роботу рецепції, фактично є обличчям компанії та значно підвищують ефективність на робочому місці. Ви можете вирішити, чи є робота портьє ідеальною кар’єрою для вас, розуміючи визначення, обсяг і здібності, необхідні для процвітання в цій галузі. У цій публікації ми розглянемо визначення адміністратора, навички та опис роботи, а також важливість наявності такого працівника у вашій фірмі.
Що таке портьє
Щоб вирішити, чи є для вас правильним вибором посада портьє, ви повинні спочатку зрозуміти, чим насправді займається портьє. Ресепшн наглядають за стійкою реєстрації компанії чи організації та виконують адміністративні обов’язки. Їх також іноді називають адміністративними помічниками або клерками фронт-офісу. Оскільки вони часто є першою точкою контакту для відвідувачів і клієнтів підприємства та є представниками організації, вони відповідають за справляння ввічливого першого враження.
Адміністратори часто виграють від таких речей:
- Дні відпустки
- Медична страховка
- Знижки працівникам
- Стоматологічне страхування
Яку кваліфікацію повинен мати портьє?
Якщо вам цікаво навчитися працювати портьє, є кілька вимог, які слід взяти до уваги. Вони відрізняються залежно від рівня посади, на яку ви претендуєте. Нижче наведено список деяких типових специфікацій і облікових даних:
#1. Освіта
Необхідний обсяг освіти виходить з посадових обов'язків. Диплом про середню освіту зазвичай потрібен для працевлаштування на рецепції початкового рівня, тоді як для інших посад бажано отримати ступінь бакалавра з управління бізнесом або в тісно пов’язаній галузі.
№ 2. Навчання
Декілька підприємств проводять навчання працівників ресепшн без відриву від роботи, яке включає інструкції щодо конкретних правил і процедур компанії. Хоча це може не бути обов’язковим для роботи, роботодавці часто хочуть, щоб їхні потенційні працівники приймальні мали попередній досвід роботи.
№3. Сертифікати
Під час подання заявки на посаду портьє корпорація зазвичай не може вимагати від кандидатів додаткових сертифікатів. Проте отримання професійних сертифікатів, як-от сертифіката Front Office Operations, підтверджує повноваження кандидата, демонструє його відданість своїй галузі, перевіряє його таланти та розширює їхні практичні знання. Він також пропонує фантастичні можливості для спілкування.
Середня зарплата портьє
Портьє в середньому заробляє 28,741 XNUMX долар на рік. Це залежить від вашого досвіду та досвіду. Тип, розмір і місце розташування організації впливають на зарплату. Але також можливо працювати неповний робочий день або за контрактом. Однак адміністратори зазвичай працюють повний робочий день.
Що таке опис роботи портьє
Адміністратор на стійці реєстрації, часто відомий як портьє, відповідає за виконання канцелярських обов’язків в офісі для підтримки повсякденних операцій. До їхніх обов’язків також входить зустріч гостей, які прибувають на зустріч з керівництвом або торговим персоналом, сортування та доставка пошти співробітникам, а також відповіді на телефонні дзвінки та переадресація співробітникам.
Обов'язки та відповідальність секретаря
Більшу частину часу портьє займає прийом дзвінків. Однак портьє також може відповідати за:
- Організація зустрічей для всіх співробітників або для певних осіб, наприклад керівників
- Обробка рахунків-фактур і допомога клієнтам або споживачам із будь-якими запитами щодо їхніх платежів
- Упорядкування записів про рахунки, клієнтів і клієнтів у файлах тощо.
- Проведення гостей до відповідного кабінету
- Швидка, ввічлива відповідь на кожен запит клієнта
Що робить портьє в описі посади?
Адміністратори часто працюють на підприємствах у різних галузях, допомагаючи як клієнтам, так і персоналу. Вони тісно співпрацюють з офісними працівниками, щоб підготувати вихідну кореспонденцію, створити копії паперів і відправити їх факсом, а також інформувати їх про вхідні дзвінки. Вони повинні керувати своїми офісними операціями, а також приймати дзвінки клієнтів, відповідати на запити та направляти гостей до відповідного офісу. Крім того, посадова інструкція портьє також може відповідати за інвентаризацію канцелярських товарів і розміщення відповідних замовлень.
Навички та кваліфікація для портьє
Нижче наведені навички, необхідні для адміністратора, щоб досягти успіху на своїй посаді:
- Навички спілкування, як усні, так і письмові, щоб чітко взаємодіяти з клієнтами, постачальниками та колегами
- Наявність хороших організаційних здібностей для ведення правильних записів і оперативного пошуку важливої інформації
- Наявність здатності розставляти пріоритети та виконувати широкий спектр завдань протягом дня.
- Здатність правильно відповідати та ефективно взаємодіяти з розгніваними споживачами вимагає терпіння та вміння слухати.
- Здібності до міжособистісного спілкування, які роблять роботу кожного клієнта приємною, наприклад, ввічливість і чуйність
Передумови для отримання освіти та підготовки секретаря
Більшість секретарів повинні мати диплом про середню освіту або GED, а на деяких посадах, для яких буде корисно отримати вищу освіту, можна замінити досвідом роботи. Кандидати можуть отримати сертифікати адміністратора в деяких громадських установах і організаціях, щоб продемонструвати свою майстерність. Для того, щоб ефективно представляти свій бізнес і завжди мати можливість направляти клієнтів або клієнтів, куди їм потрібно, компетентний портьє повинен мати харизму та інтелект для цього.
Вимоги до досвіду роботи портьє
Ресепшн часто приймають на посаду працівників початкової ланки, що означає, що вони повинні мати не більше трьох років досвіду. Рівень досвіду та кваліфікації, необхідні для адміністраторів, які працюють з керівниками або у великих чи складних фірмах, можуть бути вищими.
Навички портьє
Організаційні та багатозадачні навички портьє допомагають штатним працівникам залишатися на меті та підтримувати ефективність компанії. Менеджер з найму, швидше за все, визнає вас сильним претендентом на посаду, якщо ви перерахуєте найбільш затребувані здібності секретаря у своєму резюме. Наступні п’ять здібностей часто потрібні для роботи портьє:
№1. Спілкування
Адміністратори часто спілкуються з клієнтами по телефону, електронною поштою або особисто. Ця людина щодня спілкується з клієнтами, співробітниками та численними відділами. Адміністратори записують повідомлення та часто виконують роль зв’язку між сторонами в розмові. Будь-які помилки під час передачі повідомлення зашкодять репутації портьє та збентежать інших офісних працівників. Здатність чітко й ефективно спілкуватися як усно, так і письмово є надзвичайно важливою для портьє, оскільки це підвищує продуктивність.
№2. Організація
Адміністратор повинен бути добре організований. Колеги, роботодавці та будь-хто інший, хто взаємодіє з офісним персоналом, високо поважає цю компетенцію. Ці експерти організовують контакти та документи, стежать за оновленням програмного забезпечення та створюють ефективні файлові системи. Хороший портьє може швидко отримати номери телефонів, документи та іншу інформацію. Завдання портьє – організувати робочий простір. Наприклад, юристи в значній мірі покладаються на організаторські навички юридичного секретаря чи секретаря, оскільки без них їм було б важко запам’ятати розклад зустрічей, контактну інформацію клієнта та дати суду.
№3. Багатозадачність
Здатність виконувати багатозадачність дуже важлива для портьє, особливо в умовах напруженої роботи. На додаток до того, щоб мати справу з тим, хто щойно перейшов у двері, і, можливо, керувати багатьма телефонними дзвінками одночасно, досвідчені секретарі часто ставлять людей на очікування. Вважається, що під тиском можна зберігати самовладання, роблячи все добре. Адміністратори зазвичай мають багато роботи, яку потрібно виконати до кінця дня. Вони відповідальні за визначення пріоритетів найважливіших і приділяють кожному з них належну кількість уваги.
#4. технічний
Адміністратори часто спілкуються електронною поштою та використовують комп’ютерні програми. Для цих експертів знання Microsoft Word і Excel, а також роботи з копіювальним апаратом і телефонними системами є практично обов’язковим. Щоб зробити себе більш привабливим для потенційного роботодавця, підкресліть свої технічні та комп’ютерні можливості. Якщо у вас немає потрібних знань, спробуйте записатись на курс у найближчому коледжі. Слідкуйте за поточними розробками програмного забезпечення та отримуйте знання про конкретні інструменти, які використовуються у вашому секторі.
#5. Побутове обслуговування
Початковим контактом клієнта часто є адміністратор. Взаємодія адміністратора з клієнтами представляє весь бізнес. Неприємний портьє може викликати у клієнта чи замовника негативну думку про компанію. Іноді така поведінка може призвести до негативного відгуку. Адміністратори повинні бути добрими, поступливими та уважними. Іноді для цього потрібна лише посмішка та вміння правильно відповідати. Щоб задовольнити клієнтів і заохотити повторний бізнес, відмінне обслуговування клієнтів є обов’язковим. Можливо, ви б більше не співпрацювали зі своїм улюбленим продавцем одягу, якби служба підтримки клієнтів не вирішила вашу проблему з доставкою.
Важливість секретаря
Коли клієнт або відвідувач дзвонить у ваш бізнес, вони отримують своє перше враження від вашого адміністратора. Переконайтеся, що він відмінний! Адміністратор — це набагато більше, ніж просто людина, яка відповідає на телефонні дзвінки. Це символізує ваш професіоналізм і служить розширенням вашого бізнесу. Нижче описано, наскільки важливо мати портьє у вашій компанії:
№ 1. Продуктивність
Не зважаючи на розмір вашої компанії, найм адміністратора підвищить продуктивність як вас, так і ваших співробітників. Адміністратор має вміти визначати пріоритети проектів для всієї команди та передавати повідомлення на додаток до керування постійними перервами телефонного дзвінка, щоб нічого не пройшло через тріщини.
#2. Професіоналізм
Освічений портьє буде обізнаний і здатний зрозуміти специфічну термінологію та процедури вашої компанії. Важливість портьє полягає в тому, що він дає їм змогу спілкуватися з клієнтами, працівниками та іншими абонентами, не виглядаючи розхвильованими чи невпевненими.
#3. Економічна ефективність
Вважайте, що найняти портьє занадто дорого. Однією з основних витрат для більшості малих і середніх підприємств є наймання персоналу. Заробітна плата, пільги, обладнання та інші пов’язані витрати можуть скласти значні річні витрати. Залежно від обсягу ваших дзвінків, ви можете подумати про використання послуги автовідповідача, яка дає вам доступ до досвідченого секретаря, який знає вашу конкретну галузь.
№4. Організація
Ви маєте багато зробити як власник бізнесу. Самостійно важко збалансувати свої звичайні обов’язки та обов’язки портьє. Адміністратор може надати вам організований виклад усіх їхніх зустрічей, розставити пріоритети для дзвінків і припинити переривання телефону.
#5. Перше враження
Адміністратор вашого підприємства часто має початковий контакт із клієнтами, тому вони важливі. Коли клієнти дзвонять на номер вашої компанії, це може бути трохи лякаючим і може означати, що ваша діяльність є дуже дрібною, якщо ви самі відповідаєте на телефонні дзвінки. Адміністратор справляє враження добре змащеної машини.
Які є типи адміністраторів?
Різні роботи та обов’язки фронт-офісу
- Ресепшн, орієнтований на кадри.
- Відповідальний помічник портьє
- Служба підтримки клієнтів.
- Портьє, орієнтований на відвідувачів. …
- Реєстратор офіс-менеджера
- Ресепшн як підвищувач моралі..
- Відсутній портьє.
- Адміністратор служби маркетингу в соціальних мережах
Як провести співбесіду з портьє?
Загальні запити:
- Що сказав би про вас ваш колишній роботодавець?
- Чому вас цікавить наш бізнес?
- Чому вас приваблює ця посада?
- Якими якостями повинен володіти хороший портьє?
- Який аспект офісної роботи вам подобається?
- Які ваші найбільші переваги, коли справа стосується офісної роботи?
Які 4 обов'язки секретаря?
До завдань і обов’язків портьє входить прийом гостей, допомога їм у пересуванні по офісу та надання їм прохолодних напоїв під час очікування.
Як портьє може впоратися з розлюченим клієнтом?
Як поводитися з лютими клієнтами:
- Зберігайте спокій.
- Використовуйте методи активного слухання.
- Повторіть те, що сказали ваші споживачі.
- Вони повідомили про це, тож дякую їм за це.
- Слід описати кроки, які ви зробите для вирішення проблеми.
- Визначте час, щоб зв’язатися з ними знову, якщо це необхідно.
- Будьте справжніми.
Що повинен одягнути портьє?
Адміністратор, безсумнівно, повинен одягатися професійно та невимушено. З легінсами можна носити тільки сукні. Оскільки наші адміністратори представляють компанію, ми очікуємо, що вони забезпечать досконалий імідж. Легінси недоречні в цій професійній атмосфері, яка вимагає професійного одягу.
Які два основні обов’язки секретаря?
Обслуговує гостей, передаючи їм теплі привітання та вказівки за потреби. сповіщає працівників про прибуття відвідувачів. обслуговує системи зв'язку та безпеки. надає інформацію, відповідаючи на запитання або направляючи відвідувачів.
схожі повідомлення
- ПРОФЕСІЙНІ СЛУЖБИ АВТОРІВ: найкращі варіанти у 2023 році
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ОФІСОМ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2022 році
- КВАЛІФІКАЦІЯ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖЕРА: що ви повинні знати, кроки, які потрібно виконати, і зарплата
- Як найняти працівників для малого бізнесу та стартапів: докладний посібник
посилання
