Вам може бути цікаво, чи є якась різниця між виконавчим помічником і адміністративним помічником. Роль виконавчого помічника подібна до ролі адміністративного помічника чи секретаря, оскільки кожен виконує або контролює адміністративні завдання іншого працівника. Якщо ви хочете працювати в адміністрації та бізнесі, ви можете стати виконавчим помічником або адміністративним помічником генерального директора організації. Однак у цій статті буде обговорено різницю між виконавчим та адміністративним помічником, зарплату, яку вони можуть заробити, а також опис їхньої стратегічної посади.
Які основні обов'язки виконавчого помічника?
Помічники керівників допомагають керівникам, на яких вони працюють, координуючи їхні графіки, відповідаючи на дзвінки та відповідаючи на них, переглядаючи та відповідаючи на електронні листи, заповнюючи та організовуючи документи, ведучи записи та роблячи нотатки під час зустрічей.
Як тепер називаються виконавчі помічники?
Вони також відомі як адміністративні ділові партнери, старші спеціалісти з підтримки, старші адміністративні помічники та головні адміністративні помічники.
Які кваліфікації мені потрібні, щоб бути помічником керівника?
Люди, які хочуть працювати помічниками керівників, повинні отримати найвищий рівень сертифікату довіри від IEAA. Це рівень 5, і якщо ви його пройдете, ви отримаєте сертифікат виконавчого помічника.
Виконавчий помічник проти адміністративного помічника: у чому різниця?
Отже, чим послуги виконавчого помічника відрізняються від послуг адміністративного помічника? EA, як правило, забезпечують підтримку високого рівня. Вони є управління проектом експертів, тоді як адміністративні помічники більше схожі на менеджерів завдань.
EA може виконувати завдання, подібні до тих, які виконують AA. Вони також можуть допомогти вам із стратегіями, специфічними для їх ролі. EA може розглянути потенційні рішення у свій вільний час, запропонувати кроки, щоб допомогти вам досягти ваших цілей, і порекомендувати корисні інструменти.
Вибираючи між виконавчим помічником чи адміністративним помічником, подумайте про ваші цілі щодо його найму. Чи потрібен вам хтось, хто міг би завчасно визначати сфери для розвитку, виконуючи деякі з ваших завдань? Чи хотіли б ви вказати людям напрямок конкретного бачення?
Також врахуйте вартість найму EA або AA. Наймання помічника – це не одноразові витрати; ви повинні бути впевнені, що щомісячні витрати виправдані. Враховуйте інші витрати на додаток до зарплати, яку ви їм платите. Наприклад, вам потрібно буде витратити гроші на підписку на програмне забезпечення, щоб ваш EA міг належним чином виконувати свою роботу.
Виконавчий помічник проти Зарплати адміністративного помічника
Тарифи на особистих помічників різні. У Сполучених Штатах зарплата адміністративного помічника початкового рівня зазвичай починається від 16 доларів США на годину. Залежно від штату кваліфіковані адміністративні помічники можуть заробляти до 20 доларів на годину.
Навпаки, початкова зарплата помічника керівника становить 15–30 доларів на годину за базові послуги, а деякі помічники стягують до 75 доларів на годину. Ці EA працювали в таких сферах, як фінанси та веб-розробка.
Коли ви розглядаєте віддалену віртуальну допомогу, ваші можливості розширюються. Багато компаній стягують погодинну ставку за послуги віддаленого офісного помічника, яка в середньому становить 38 доларів США за годину. Здається, це вигідна угода, за винятком того, що найняти помічника на неповний робочий день коштуватиме вам понад 3,000 доларів на місяць за цією ціною. Інші компанії пропонують плани вартістю 449 доларів США з обмеженими включеннями, наприклад лише 12 годин виконання завдань на місяць.
Найдоступніший план Wing, який коштує всього 6.24 доларів США за годину, дозволяє вам працювати 4 години на день з понеділка по п’ятницю з гарантією 5-хвилинного часу відповіді. Цей план дає вам доступ до спеціального помічника, який виконає черги завдань і забезпечить високу якість вашої роботи.
Виконавчий помічник проти навичок адміністративного помічника
Однією з основних міркувань, поряд із витратами, має бути потенційна сумісність вашого виконавчого помічника з рештою вашого персоналу. Виконавчі помічники повинні мати навички, які стосуються команди, яку вони підтримують, але вони також повинні мати «м’які» навички, які дозволяють їм виконувати свою роботу ефективніше. Загалом, усі виконавчі помічники повинні володіти такими навичками:
- Управління часом. Власники бізнесу часто мають численні зобов’язання як усередині компанії, так і за її межами. Помічник повинен вміти «керувати», розставляти пріоритети для зустрічей і проектів і створювати ефективний графік для бізнес-лідерів.
- Дослідження. Помічники повинні вміти отримувати інформацію з різних джерел і дистилювати те, що вони знаходять, у легкозасвоюваний формат.
- Управління проектами. AA або EA повинні вміти розділяти великі та складні завдання на менші. Вони повинні приділяти пильну увагу деталям і інформувати зацікавлених сторін про статус плану дій.
- Вирішення проблем. Ефективні навички вирішення проблем є важливими для помічників на сучасних робочих місцях, оскільки їм часто доводиться приймати важливі рішення, не маючи достатньої інформації. Вони повинні мати можливість пропонувати або вносити зміни в проект без залучення свого менеджера.
- Зв'язок. І EA, і AA повинні бути чудовими комунікаторами. Вони повинні вміти ефективно спілкуватися з людьми на різних рівнях старшинства, а також спілкуватися з ними та передавати новини чи запити.
- Співпереживання. Емпатія є важливою для всіх EA та AA. Вони повинні розуміти вимоги свого боса або клієнта і втілювати їх у дії. Нарешті, помічник повинен мати можливість перемикати передачі, коли це необхідно. EA та AA повинні бути гнучкими, щоб задовольнити потреби своїх бізнес-клієнтів, що постійно змінюються.
Що таке стратегічна посадова інструкція виконавчого помічника?
Помічники керівників допомагають генеральним директорам та іншим керівникам високого рангу з адміністративними завданнями, щоб вони могли зосередитися на керівництві компанією. Вони організовують комунікацію керівника таким чином, щоб найважливіша інформація була легко доступною без необхідності сортувати елементи з низьким пріоритетом. Забезпечуючи ввічливе та компетентне обслуговування клієнтів, помічники керівників перевіряють відвідувачів та оцінюють їхні потреби. Вони керують щоденним календарем керівника, включаючи планування зустрічей, підтвердження зустрічей, написання маршруту та організовують транспорт. Виконавчі помічники також відповідають за навчання іншого адміністративного персоналу політикам компанії та найкращим практикам.
Як написати стратегічний опис роботи для виконавчого помічника
Щоб залучити кваліфікованих кандидатів на посаду виконавчого помічника, важливо спочатку надати огляд компанії та сам опис посади. Коротко опишіть робоче середовище, що відрізняє вашу компанію та чому ця посада важлива для вашої компанії.
Нижче наведено приклад посадової інструкції для помічника керівника
Компанія [назва вашої компанії] шукає добре організованого помічника керівника для допомоги двом нашим керівникам відділів. Це чудова можливість налагодити відносини з керівниками високого рівня та зробити внесок у загальну ефективність нашої організації.
Компанія [назва компанії] прагне створити культуру, в якій працівники почуватимуться цінними. Ми раді, що показник задоволення від роботи вище середнього по галузі та загальний рейтинг 4.5 зірки на Indeed Company Pages. Якщо це звучить як робота та робоче середовище для вас, подайте заявку сьогодні!
Нижче наведено ще один приклад посадового опису стратегічного помічника керівника, щоб ви могли написати переконливу та ефективну вакансію для себе. Перша посадова інструкція є чудовим прикладом посадової інструкції помічника виконавчого директора, включаючи вичерпний перелік обов’язків, які ви повинні подумати про включення до вашої посадової інструкції.
Виконавчий помічник головного юридичного директора
Ми шукаємо виконавчого помічника для допомоги головному юридичному директору, який відповідає за юридичні питання, комплаєнс, урядові справи та кадри. Ця роль координуватиме та керуватиме розкладами керівників, готуватиме та організовуватиме важливі юридичні та стратегічні матеріали та плани, а також буде допомагати із засіданнями правління та підготовкою матеріалів правління.
Ця роль — очі та вуха CLO. Він з’єднує організації, проекти та важливу бізнес-інформацію з CLO. Він також гарантує, що зустрічі та матеріали є ефективними та корисними, і він співпрацює з CLO як з надійним партнером для виконання юридичних пріоритетів бізнесу.
Через динамічний характер цієї посади ідеальний кандидат повинен мати виняткові навички управління часом, а також здатність визначати та передбачати потреби CLO. Посадова особа має плавно та професійно взаємодіяти з різноманітною групою людей, включаючи членів команди вищого керівництва, ради директорів та керівників, які звітують перед CLO.
Щоб добре виконувати цю роботу, ця особа повинна вміти працювати з дуже чутливою та конфіденційною фінансовою, юридичною, кадровою та інституційною інформацією з професіоналізмом і розсудливістю.
Цей короткий вступ до посади виконавчого помічника служить чудовою моделлю для вашої повної посадової інструкції.
Поради щодо того, як стати адміністративним чи виконавчим помічником
Якщо ви думаєте про будь-яку з цих професій, зверніть увагу на наступну пораду:
#1. Продовжте навчання або отримайте додаткові сертифікати.
Хоча для роботи може знадобитися лише диплом про середню освіту або еквівалент, додаткова освіта та навчання можуть показати вашому потенційному роботодавцю, що ви можете успішно виконувати цю роль. Сертифікати з ділового письма та відповідного програмного забезпечення доступні. Додаткові курси та тренінги можуть підготувати вас до ваших обов’язків виконавчого чи адміністративного помічника, а також справити враження на ваших роботодавців.
#2. Отримайте досвід роботи
Здобувши відповідний досвід роботи, ви можете познайомитися з щоденними завданнями та обов’язками адміністративних і виконавчих помічників. Це може допомогти вам визначити, яка роль вам найкраще підходить. Роботодавці можуть вимагати попереднього досвіду роботи, якщо ви хочете стати помічником керівника, тож це може допомогти вам отримати право на майбутню кар’єру. Ви також можете ознайомитися зі звичайним офісним обладнанням, таким як комп’ютерні програми, принтери та телефонні системи, з якими ви можете зіткнутися в будь-якій із цих професій.
#3. Складіть актуальне резюме.
Вивчіть посаду, на яку ви претендуєте, і складіть список навичок і кваліфікацій, які потрібні вашому потенційному роботодавцю. Подумайте над тим, щоб оновити своє резюме, щоб включити будь-яке навчання, сертифікати, а також жорсткі та м’які навички, які демонструють, чому ви є найкращим кандидатом. Розділ про ваш досвід роботи також може містити короткий виклад, у якому висвітлюються будь-які відповідні обов’язки чи навички, наприклад організаційні, які демонструють вашу готовність зайняти майбутню посаду.
#4. Додаткова інформація для опису посади
Крім того, інформація про вашу компанію та галузь, зокрема, що стосується ролі та обов’язків виконавчого помічника, має бути включена до посадової інструкції. Наприклад, якщо в компанії є генеральний директор і головний операційний директор, і виконавчий помічник працюватиме на обох, включіть цю інформацію в опис посади. Наприклад, якщо компанія займається індустрією цифрових медіа, ви можете захотіти, щоб кандидати мали практичні знання цієї галузі, включаючи процеси, термінологію та загальновживані технологічні програми.
Може бути корисним також включити інформацію про зарплату. Дійсно, якщо у вас є співробітники штату Невада або ви заповнюєте віддалену посаду заявниками штату Невада, вам може знадобитися вказати інформацію про зарплату. Включіть також інформацію про переваги при роботі та не забудьте включити інформацію про рівні можливості працевлаштування чи будь-яку іншу інформацію, яку вимагає закон.
Чи виконують помічники керівників особисті доручення?
Ваш помічник керівника на роботі, ймовірно, може допомогти з деякими особистими обов’язками. Багато подвійних помічників організовують сімейні подорожі та купують подарунки для своїх керівників.
Висновок
Окрім зазначених вище якостей, помічники керівників також повинні бути хорошими в лідерстві, сумлінності та спілкуванні. EA можуть діяти як керівники персоналу, особливо для малого та середнього бізнесу, і керівники компаній часто покладаються на них у прийнятті рішень від їхнього імені. Коли ви обираєте між найманням виконавчого помічника чи адміністративного помічника, окрім думок про «важкі» навички, які вам потрібні, дуже важливо перевірити таланти на основі їхніх навичок міжособистісного спілкування.
Чим займається виконавчий помічник? Поширені запитання?
Чим помічник керівника займається щодня?
Виконавчі помічники працюють безпосередньо з вищим керівництвом і відповідають за бухгалтерський облік, ведення бухгалтерського обліку, керування календарем, відносини з клієнтами, системи файлів, плани подорожей тощо.
Які найкращі навички помічника керівника?
Найкращі навички помічника керівника
- Комунікативні здібності.
- Організаторські здібності. Будь-яка адміністративна посада вимагає відмінних організаторських навичок.
- Гарне управління часом.
- Здібності до мережі
- Знання інформаційних технологій.
- Багатозадачність
- Готовність до навчання.
- Бути командним гравцем
Що шукає генеральний директор у помічнику виконавчого директора?
Виконавчий помічник вашого генерального директора має вміти винятково передбачати потреби та вподобання виконавчого директора. Це означає, що вони не покладаються постійно на керівництво лідера щодо кожного маленького кроку, який вони повинні зробити.
Статті по темі
- Віртуальний адміністративний помічник: вакансії, послуги, компанії, вимоги та все, що вам потрібно.
- http://VIRTUAL ASSISTANT SERVICES: Best Virtual Assistance Services
- Адміністративний помічник: посадова інструкція, навички та зарплата (оновлено!)
- ВІРТУАЛЬНИЙ ПОМІЧНИК БІЗНЕС: докладний посібник із запуску 2022 року (+ безкоштовні поради)
посилання
