Коли мова заходить про кар’єрні шляхи та роботу, яку ми хочемо, легко відчути, що є лише кілька варіантів. Але існує багато різних типів робіт і ролей, і ми прагнемо висвітлити їх і пояснити, що вони передбачають. Ви любите спілкуватися з різними людьми? Ви хочете допомогти різним командам досягти своїх цілей? Якщо ви відповіли ствердно на ці запитання, посада офісного помічника (OA) може підійти вам. У цій статті ми збираємося проаналізувати загальні характеристики та опис роботи офісного помічника, відповідну зарплату та ідеальне резюме для роботи.
Що таке офісний помічник?
Виключна відповідальність офісного помічника полягає в тому, щоб забезпечити безперебійну та ефективну роботу офісу. Загалом, ви працюватимете над адміністративними завданнями, але якщо це принесе користь офісу в цілому, можна сказати, що все підійде.
Як результат, це чудова посада початкового рівня для тих, хто хоче отримати досвід роботи в офісі. Ви навчитеся в різних сферах — адміністрування, операційна діяльність, обслуговування клієнтів тощо — і, сподіваємося, ви досягнете успіху в швидкоплинному, іноді складному середовищі. Після кількох років досвіду ви матимете хороші можливості для просування до посад адміністративного помічника та виконавчого помічника.
Що робить генеральний помічник офісу?
Адміністративні обов’язки виконують загальні офісні помічники в організації. Деякі з їхніх обов’язків включають відповіді на телефонні дзвінки, відповіді на електронні листи, подання документів і планування зустрічей. Вони також можуть відповідати за обслуговування офісного обладнання та управління постачанням. Основні фінансові завдання, з якими можуть допомогти ці професіонали, включають обробку рахунків-фактур і звітів про витрати.
Офісний помічник повинен мати можливість ефективно працювати під тиском, а також мати сильні комунікативні та організаторські навички. Вони також повинні мати хороші навички роботи з комп’ютером, наприклад Microsoft Office, а також досвід виконання адміністративних завдань, таких як введення даних і ведення записів. Також важливо, щоб вони ефективно співпрацювали з широким колом зацікавлених сторін, включаючи керівників, співробітників і клієнтів.
Кому ідеально підходить робота офісного помічника?
Хтось із досить соціальною особистістю найкраще підходить для ролі помічника загального офісу. Оскільки ви щодня матимете справу з різними особистостями, ви повинні вміти швидко адаптуватися та працювати з людьми будь-якого типу. Крім людей, ви повинні бути готові до всього і вся. Можлива робота в останню хвилину, тому ви повинні мати можливість працювати на ходу, не відчуваючи стресу.
Якщо ви орієнтовані на деталі, організовані та практичні, ви, швидше за все, досягнете успіху як генеральний офісний помічник. Вам також слід охоче вивчати правила, особливо якщо ви хочете просунутися до посади адміністративного помічника або виконавчого помічника.
Як виглядає звичайний день офісного помічника?
День офісного помічника ніколи не буває однаковим. Вранці ви можете відповідати на телефонні дзвінки та приймати повідомлення, а вдень ви можете сортувати пошту та готувати рахунки та кореспонденцію.
Загалом тип роботи, яку ви отримуватимете, буде відрізнятися залежно від компанії, яка вас найме, і того, скільки відповідальності вони хочуть покласти на вас у вашій ролі. Знаючи це, давайте розглянемо посадову інструкцію помічника загального офісу.
Посадова інструкція офісного помічника
Офісні помічники навчаються виконувати різноманітні канцелярські та адміністративні завдання в різноманітних офісних умовах. Вони також можуть бути відомі як адміністративний помічник, офісний клерк або секретар. Загалом їхня роль полягає в наданні допомоги іншому офісному персоналу та виконанні різноманітних завдань, необхідних для безперебійної роботи офісу.
Ця посадова інструкція офісного помічника охоплює основні кваліфікації, обов’язки та відповідальність загального офісного помічника, і її легко адаптувати для вашої організації під час найму на адміністративні посади.
#1. Обов'язки та відповідальність офісного помічника
Їх обов’язки та відповідальність перераховані в посадовій інструкції офісного помічника таким чином:
- Оптимізуйте процедури, організовуючи офіс і допомагаючи співробітникам.
- Сортуйте та розподіляйте повідомлення якнайшвидше.
- Створюйте та оновлюйте записи, щоб забезпечити точність і достовірність інформації.
- Зустрічі та зустрічі слід планувати та планувати.
- Контролюйте рівень постачання та справляйтеся з дефіцитом
- Вирішуйте проблеми, пов’язані з офісом, і відповідайте на запити чи проблеми
- Координуйте роботу з іншими відділами, щоб забезпечити дотримання встановленої політики.
- Підтримуйте надійні відносини з постачальниками, клієнтами та колегами.
- У разі необхідності виконує обов'язки портьє.
#2. Навички офісного помічника
Як ми бачили, бути офісним помічником передбачає широкий спектр обов’язків. Отже, які компетенції та навички спілкування необхідні для успіху на цій посаді? Деякі з навичок, які вам потрібно буде прищепити, включають:
Гнучкість
Як офісного помічника, ваша роль є відносно гнучкою та включає широкий спектр обов’язків. Хороший OA — це командний гравець із здатністю робити, який готовий виконувати завдання, щойно вони виникають, щоб допомогти бізнесу.
Як загальний офісний помічник, у вас буде небагато обов’язків. Якщо ви віддаєте перевагу більш конкретному переліку обов’язків, ця роль може бути не для вас. Управління часом — це ще одна важлива навичка для офісних помічників, яким доводиться жонглювати своїми різноманітними робочими навантаженнями, щоб вирішувати проблеми в режимі реального часу, дотримуючись при цьому термінів виконання проектів, чутливих до часу.
Відмінні навички спілкування.
Ключ до успіху як OA полягає в тому, щоб мати міцні навички міжособистісного спілкування як у словесному, так і в письмовому контексті. Ви – перша особа, яку побачать клієнти або потенційні наймані працівники, коли зайдуть в офіс. Коли вони оцінять, чи підходить їм компанія, ваша взаємодія задасть тон. Те саме стосується будь-якого спілкування електронною поштою чи телефоном.
Як офісний помічник, ви є першим контактним пунктом компанії та першим враженням. Крім того, використання навичок спілкування для побудови міцних стосунків із постачальниками офісного обладнання може допомогти вашій компанії отримати кращі послуги або навіть знижку чи дві. Роботодавці повинні бути впевнені, що кожного разу, коли ви вітаєтеся з відвідувачем або відповідаєте на телефонний дзвінок, ви будете поводитися професійно.
Вміти працювати самостійно.
Наймаючи офісного помічника, керівники шукають людину, яка не потребує багато нагляду та може зручно керувати власним графіком і робочим навантаженням. Офісні помічники повинні бути проактивними, помічати потенційні проблеми та вирішувати їх самостійно. Жоден бос чи колега не оцінить, коли ОА перевіряє, чи можуть вони замовити ще кави, коли офісу майже немає!
Підприємствам потрібен кандидат, який бере на себе ініціативу та впевнений у вирішенні проблем в умовах обмеженого часу та бюджету. Одним із найважливіших аспектів успішного офісного помічника є здатність працювати одночасно. Нарешті, ви там, щоб видаляти завдання зі списків справ інших членів команди, а не додавати нові, ставлячи багато питань!
Орієнтована на деталі.
Вам знадобляться виняткові організаторські здібності як ОА. Окрім керування розкладом і списком справ, вам потрібно буде приділяти пильну увагу деталям. Ви будете працювати з різними документами, від важливих внутрішніх записок до листування клієнтів. Перфекціонізм і подвійна перевірка вашої роботи можуть допомогти вам уникнути незручних і потенційно дорогих помилок.
Технологічно підкований.
На додаток до загальних навичок обробки текстів і комп’ютера, вам потрібно буде продемонструвати знання різноманітного програмного забезпечення для управління офісом для різних канцелярських завдань, які вам доведеться виконувати. У міру розвитку технологій організації можуть використовувати заміни для багатьох програм у традиційному пакеті Microsoft Office.
#3. Освіта та інші кваліфікації
Щоб розпочати роботу в полі, більшості офісних помічників потрібен лише диплом про середню освіту або його еквівалент. З іншого боку, для деяких просунутих посад може знадобитися багаторічний досвід роботи та/або спеціалізоване навчання.
Хоча зазвичай це не потрібно, існує низка онлайн-сертифікатів і програм для отримання дипломів з офісного менеджменту, доступних для офісних помічників, які хочуть просунутися на керівні посади. Інші програми отримання ступеня в конкретних адміністративних галузях, такі як програми бакалавра з адміністрування медичних кабінетів, також доступні.
Середня зарплата офісного помічника
Зарплата офісного помічника може змінюватися залежно від досвіду, галузі, розміру організації та географії. Станом на квітень 16.32 року середня погодинна оплата офісного помічника в Сполучених Штатах становить 2023 дол. Діапазон середньої заробітної плати офісного помічника суттєво різниться (до 12.98 доларів США), що означає, що можуть бути численні можливості для просування по службі та підвищення оплати праці залежно від рівня кваліфікації, місця розташування та багаторічного досвіду.
Поради щодо написання кращого резюме офісного помічника
Щоб швидко залучити менеджерів з найму та отримати посаду генерального офісного помічника, ваше резюме має виділятися, а також відповідати вимогам, викладеним у посадовій інструкції. Ці вказівки допоможуть вам створити ефективніше резюме загального офісного помічника:
#1. Підкресліть свої навички офісних технологій
Упорядковуючи своє резюме загального офісного помічника, ви повинні висвітлити будь-який досвід роботи з програмним забезпеченням, який ви маєте в онлайн-плануванні, виставленні рахунків, управлінні проектами та взаємодії з клієнтами. Підкресліть свої знання апаратного забезпечення, такого як сканери, копіювальні апарати та телефонні системи. Підкреслюючи свої знання в офісних технологіях, ви продемонструєте менеджерам з найму, що маєте відповідні навички для роботи та можете швидко навчитися новим.
#2. Оцініть свій досвід офісного помічника
Менеджери з найму можуть краще зрозуміти обсяг і вплив вашої роботи, якщо ви надасте конкретні цифри та результати. Подивіться, чи можете ви включити відповіді на запитання «Скільки?» і «Скільки?» у кожному пункті вашого розділу досвіду. Якщо ви не знаєте точного числа, символ тильди () можна використовувати для позначення приблизного або середнього значення.
#3. Зберігайте відвертий тон
Дуже важливо використовувати мову, яка встановлює та підтримує послідовний тон чи «голос» майже в будь-якому звичайному письмовому тексті. Це правило також стосується резюме, які вимагають формального, але відвертого тону (на відміну від більш невимушеного тону профілю LinkedIn і нетерплячого, впевненого голосу супровідного листа).
Використовуйте прості речення та зрозумілі описи свого досвіду, щоб отримати відвертий голос у своєму загальному резюме офісного помічника. Запам’ятайте цю пораду, особливо під час написання розділу свого профілю, оскільки у вас може виникнути спокуса (або ви вважаєте, що вам потрібно) використовувати занадто «рекламні» терміни, як-от «Видатний у», тоді як кращим є більш прямий, прямолінійний термін, як-от «Кваліфікований у». .
Як узгодити своє резюме з описом вакансії
Менеджери з найму повинні переглянути велику кількість резюме, щоб знайти кандидата, який відповідає їхнім вимогам. Компанії визначають ці потреби за допомогою посадових інструкцій, і зіставлення ваших навичок і досвіду з тим, що зазначено в посадових інструкціях, може допомогти вам виділитися з натовпу.
Вирішуючи, що включити у своє резюме загального офісного помічника, почніть з найважливіших вимог, які зазвичай перераховуються першими або згадуються кілька разів у посадових інструкціях. Переконайтеся, що навички та якості, які ви виділяєте, демонструють менеджеру з найму, як ви можете відповідати головним пріоритетам компанії. Загальні резюме часто не помічають, тому уникайте копіювання та вставки, а натомість зосередьтеся на помітних досягненнях, щоб привернути увагу менеджера з найму.
Які обов'язки шкільного офісного помічника?
Як помічник шкільного офісу, ви виконуєте канцелярські завдання для адміністративної частини школи. У цій ролі ви можете збирати дані про відвідуваність, оцінювати розклад для кожної спеціальної події, видавати перепустки для відвідувачів, контролювати студентів і виконувати інші обов’язки за потреби.
Які є три типи офісних помічників?
- Адміністративна підтримка.
- Референт з введення даних
- Адміністратор Офісу
Які навички вам потрібні, щоб бути офісним помічником?
- Навички, необхідні для офісного помічника
- Здатність до вербального спілкування.
- Здібності до письмового спілкування.
- Знання техніки.
- Організаційні здібності.
- Здібності до тайм-менеджменту.
- Уміння вирішувати проблеми.
- Здібності до планування.
- Винахідливість.
Офісний помічник – це те саме, що портьє?
Офісний помічник буде набирати документи, надсилати електронні листи та факси, призначати зустрічі та допомагати з будь-якими іншими пов’язаними з офісом завданнями, які йому призначені. По суті, офісний портьє відповідає за надання якісного обслуговування клієнтів, тоді як офісний помічник відповідає за надання якісної офісної підтримки.
Адміністратор Office і Office Assistant однакові?
Роль офісного адміністратора майже ідентична ролі помічника. Різниця полягає в тому, що ви матимете більш надійний набір навичок і зможете легко взяти на себе додаткові обов’язки. Адміністратора часто вважають серцем будь-якого офісу.
Офісний помічник – це те саме, що секретар?
Адміністративний помічник має більше обов’язків, ніж секретар. Помічники з адміністрацій виконують більше, ніж канцелярську роботу. Адміністративний помічник, на відміну від секретаря, має повноваження приймати самостійні рішення.
Висновок
Це чудово, якщо стати офісним помічником звучить ідеально! Ви станете важливою частиною будь-якого офісу, забезпечуючи швидке та правильне виконання адміністративних завдань. Використовуйте наведену вище інформацію та поради у своїх інтересах. Таким чином ви можете створити кар’єру своєї мрії. Дякуємо, що знайшли час прочитати це!
- Як зараз покращити свої навички спілкування!!! (Корисні поради)
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ОФІСОМ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 202 році3
- ПОСЛУГИ ВІРТУАЛЬНОГО ПОМІЧНИКА: найкращі послуги віртуальної допомоги
- РОЗДРІБНИК-ПОМІЧНИК: визначення, обов'язки, зарплата та резюме
- ЩО ТАКЕ ВІРТУАЛЬНИЙ ПОМІЧНИК: Послуги та зарплата
- ЗВ'ЯЗКИ З ГРОМАДСЬКІСТЮ: значення, приклади, зарплата, маркетинг і важливість
- АНАЛІТИК СЛУЖБИ ОБСЛУГОВУВАННЯ: визначення, обов'язки, зарплата, питання для співбесіди та резюме
- ПОМІЧНИК АДМІНІСТРАТОРА: значення, що вони роблять, зарплата та вимоги
посилання
