Роль виконавчого помічника — це посада високого рівня в організації. Це важлива посада, оскільки помічники керівників підтримують керівників високого рангу, допомагають їм складати графіки та керувати їхніми щоденними операціями, забезпечуючи таким чином безперебійну роботу компанії. Посадова інструкція помічника керівника передбачає одночасне виконання різних обов’язків, що може бути складним і стресовим.
Якщо ви хочете працювати в якості виконавчого помічника, ви повинні знати, які їхні ролі та обов’язки, необхідні навички, який діапазон зарплати та чим відрізняється виконавчий помічник від інших адміністративних посад.
Хто виконавчий помічник?
Виконавчий помічник, часто відомий як виконавчий адміністратор, стежить за комунікаціями та розкладами основних бізнес-керівників. До їхніх обов’язків також може входити складання документів для зустрічей, перевірка та надсилання електронної пошти, прийом і здійснення дзвінків, а також організація робочих поїздок для керівників.
Помічники керівників повинні бути достатньо кваліфікованими, щоб допомагати керівникам у вирішенні оперативних питань і виводити організацію на вищий рівень. Вони тісно співпрацюють з керівниками високого рівня і часто відповідають за збереження конфіденційної інформації та забезпечення безперебійної роботи керівників.
Посадова інструкція помічника керівника
Посадова інструкція помічника керівника включає виконання важливих канцелярських завдань для успішної роботи бізнесу. Тому вони зосереджені на підтримці конкретних керівників високого рівня та виконанні складних завдань. Вони виконують різні обов’язки, а також володіють певними навичками, щоб успішно виконувати цю роль.
Які обов'язки виконавчого помічника?
Помічники керівників пропонують адміністративну допомогу керівникам підприємств, щоб вони могли виконувати важливі завдання та проекти компанії. В обов'язки помічника керівника входить:
- Обробка комунікацій виконавчої влади та забезпечення передачі важливої інформації.
- Вони контролюють щоденний графік виконавчої влади, який включає планування зустрічей, перевірку зустрічей, а також організовують транспорт.
- Навчіть інший адміністративний персонал корпоративній політиці та найкращим практикам.
- Помічники керівників готують фінансові звіти, звіти, записки, рахунки-фактури, листи та інші відповідні документи.
- Керуйте корпоративними записами, документами та звітами, зберігаючи та відновлюючи їх за потреби.
- Вони також збирають і аналізують дані для створення документів, які ради директорів, комітети та керівники розглядатимуть і представлятимуть.
- Вони допомагають у процесі підготовки до зустрічей, а також роблять точні нотатки під час зустрічей.
Вимоги до помічника керівника
Є кілька вимог до посади виконавчого помічника. Вони включають:
- Отримання диплома про середню освіту та будь-якого іншого відповідного сертифікату
- Повинен мати високий рівень навичок усного та письмового спілкування на професійному рівні.
- Вміння дотримуватись термінів
- Повне знання всього пакету MS Office
- Здатність ефективно розставляти пріоритети щоденних завдань.
- Має володіти сильними навичками прийняття рішень і вирішення проблем
Які 3 найкращі навички помічника керівника?
Нижче наведено три основні навички, необхідні помічнику керівника для виконання адміністративних обов’язків:
№ 1. Організаційні навички
Виконавчим помічникам доводиться виконувати численні завдання та виконувати інформацію, що вимагає відмінних організаторських навичок. Крім того, хороші організаційні навички дозволяють людям ефективно керувати своїм часом, дотримуватись термінів, оперативно знаходити інформацію та забезпечувати безперебійну та ефективну роботу.
№ 2. Комунікативні навички
Щоб бути ефективним помічником керівника, важливо мати сильні комунікативні навички. Це включає в себе професійне спілкування як письмово, так і усно, а також чітке розуміння граматики та умов письма. Крім того, необхідно вміти адаптувати свій тон відповідно до конкретної ситуації.
#3. Навички міжособистісного спілкування
Як помічник керівника, дуже важливо мати сильні навички роботи з людьми, щоб налагодити позитивні стосунки з керівниками, колегами та клієнтами. Крім того, бажаною рисою для помічника є бути представницьким, здатним надати конструктивну критику та допомогу своєму босові та вміти встановлювати хороші стосунки з різноманітною групою людей.
Окрім трьох найкращих навичок, є інші необхідні навички, які повинні мати помічники керівника, наприклад:
- Лідерські здібності
- Технічна експертиза
- Винахідливість
- Здатність працювати в багатозадачному режимі
- Самоспрямування та проактивність
- Тайм-менеджмент
Виконавчий помічник проти адміністративного помічника
Посадова інструкція адміністративного та виконавчого помічника включає виконання таких завдань, як відповіді на телефонні дзвінки, дотримання графіків, редагування документів і підготовка звітів. Проте ролі адміністративного помічника та виконавчого помічника відрізняються складністю адміністративних обов’язків і рівнем відповідальності.
Референт
Помічники адміністратора виконують різні адміністративні завдання. Вони підтримують весь офіс або відділ, виконують більше організаційних функцій для всього офісу, отримують делеговані завдання від керівників і зосереджуються на цілих відділах або процесах.
Приклади завдань, які виконують помічники адміністратора: Керування календарем конференц-залу, відповіді на електронні листи, надіслані на обліковий запис компанії, розваги всіх клієнтів і відвідувачів на передній панелі тощо.
Помічник-референт
Виконавчі помічники виконують більш просунуті та складні обов’язки для топ-менеджерів і генеральних директорів, а також обов’язки з управління проектами. До їхніх обов’язків входить проведення досліджень, перегляд документів і нагляд за іншими службовцями. Крім того, вони фокусуються на конкретних людях і посадах. Вони працюють незалежно та ініціативно, майже без нагляду.
Приклади завдань, які вони нам виконуютьt: Керування календарем поїздок керівника, маршрутизація кореспонденції для конкретної особи, прийом ключового клієнта на обід перед зустріччю з керівником тощо.
Чи є помічник керівника високою посадою?
Посада виконавчого помічника — це посада високого рівня в організації. Часто вони діють у партнерстві з керівником, щоб визначити можливості для бізнесу, вести розмови та шукати рішення проблем. Як правило, вони допомагають керівникам знаходити рішення та зменшувати щоденне робоче навантаження.
Незважаючи на те, що вони часто виконують ті самі завдання, що й адміністративні помічники, вони займають вищу посаду, оскільки вони також можуть забезпечити додаткову проактивність і тактичний досвід для своєї ролі.
Який наступний рівень після виконавчого помічника?
Немає конкретного наступного рівня після виконавчого помічника. Наступний рівень залежатиме від індивідуальних кар’єрних цілей та організаційної структури. Проте є певні ролі, на які можуть претендувати помічники керівників; вони включають наступне:
- Начальник штабу (CoS) – Керівник апарату (CoS) – це більш стратегічна посада високого рівня, яка часто є правою рукою виконавчої влади та контролює різні проекти та діяльність. Однак, залежно від компанії, зарплата на посаді CoS може бути не більшою, ніж на посаді виконавчого помічника.
- Керівник бюро – Офіс-менеджер відповідає за управління повсякденною діяльністю офісу, включаючи найм і звільнення адміністративних працівників, створення бюджетів і виконання офісних процедур. Виконавчі помічники можуть перейти на цю посаду, якщо вони бажають перейти до керівництва.
- Консультант з масштабування виконавчих операцій: особа на цій посаді працює з керівниками-засновниками в секторах, орієнтованих на місію, щоб допомогти їм масштабувати свій бізнес. Може виникнути необхідність змінити акцент з адміністративних обов’язків на стратегічні консультації та оперативне управління.
Виконавчі помічники можуть перейти на інші посади, включаючи управління проектами, відділ кадрів або маркетинг. Крім того, плануючи кар’єрний розвиток, ви повинні йти професійним шляхом, який доповнює інтереси та навички людини.
Чи є помічник керівника вищим за менеджера?
Посадова інструкція помічника керівника та менеджера відрізняється. Помічник керівника працює лише з невеликою кількістю топ-менеджерів, тоді як офіс-менеджери задовольняють ширші потреби всіх співробітників або членів команди.
У той час як менеджери відповідають за щоденне управління всією командою або невеликим відділом, помічники керівників рідко беруть участь у щоденних операціях бізнесу. Незважаючи на це, виконавчі помічники та менеджери звітують перед керівниками, але менеджери мають ширшу роль, яка може включати впровадження політики та стратегій у всій організації.
Чи хороша робота помічника виконавчого директора?
Бути виконавчим помічником генерального директора – хороша робота. Виконавчі помічники, які працюють безпосередньо з генеральним директором, розвиватимуть лідерські та управлінські навички. Крім того, вони можуть отримувати вищу зарплату, ніж помічники керівників, які працюють на інших нижчих керівних посадах, особливо в процвітаючому бізнесі чи організації.
Що хоче генеральний директор від виконавчого помічника?
Незважаючи на те, що кожен день для помічників виконавчого директора можуть поставати нові та різні виклики, генеральний директор шукає помічників виконавчого директора, які володіють поєднанням навичок і якостей, щоб допомогти їм ефективно керувати діяльністю компанії. Деякі з якостей і навичок, яких генеральний директор шукає в помічнику виконавчого директора, включають:
- організація: Сильні організаційні навички, щоб керувати графіком генерального директора, наглядати за клієнтськими проектами та вести документи компанії
- Довіра: здатність підтримувати, розширювати можливості та підтримувати генерального директора, застосовуючи знання та інтелект у реальних умовах
- Передбачення потреб і вподобань: здатність передбачати та планувати вимоги генерального директора, не покладаючись постійно на його керівництво
- Експертиза планування: бездоганні навички організації та планування для оптимізації часу генерального директора та підтримки продуктивності на високому рівні, діючи як воротар для визначення пріоритетів важливих зустрічей і подій
- Стратегічне партнерство: Здатність служити цінним стратегічним партнером, допомагаючи керівникам компаній спрямовувати їх до цілей, надаючи внесок у критичні питання та беручи участь у спеціальних проектах
- Цілісність і конфіденційність: Чудова цілісність і обачність для захисту конфіденційної та особистої інформації, пов’язаної з організацією та зацікавленими сторонами. Крім того, виконавчі помічники повинні мати можливість представляти генерального директора під час неважливих зустрічей.
Чи може виконавчий помічник стати генеральним директором?
Відповідь на це буде так. Виконавчі помічники можуть стати генеральним директором в організації, але перехід вимагатиме отримання додаткових навичок, знань галузі та досвіду.
Чи є робота помічника керівника стресовою?
Ролі виконавчих помічників можуть бути вимогливими та напруженими. Обов'язки, які ви повинні виконувати, можуть стати непосильними та вплинути на ваше психічне здоров'я. Як і в кожній роботі, бувають хороші та погані дні, тому важливо взяти відпустку, щоб подбати про себе.
Чому я покинув посаду виконавчого помічника?
Є кілька причин, чому помічники керівників залишають свої посади.
#1. Стагнація в кар'єрі
Деякі виконавчі помічники відчувають себе застряглими у своїх ролях і хвилюються, що їх залучать до роботи адміністратора для кар’єри. Вони можуть шукати інші можливості для особистого та професійного зростання.
#2. Невдоволення роботою
Керівні помічники можуть розчаруватися через чорні завдання, а їхнє робоче життя обертається навколо чиїхось щоденних справ. Це може спонукати їх до кар’єри, яка забезпечує більше свободи та творчості.
#3. Стресове робоче середовище
Виконавчі помічники часто працюють довго, дотримуються розкладу свого начальника, і можуть вимагати бути доступними в непарні години. Отже, спричиняє виснаження та прагнення до кращого балансу між роботою та особистим життям.
#4. Особисті причини
Виконавчі помічники можуть залишити свої посади з особистих причин, продовження освіти або можливості змінити кар’єру, недоступні в їхній поточній компанії.
Загалом, досвід помічників керівників різниться залежно від їх характеру, керівника, якого вони підтримують, і їх здатності адаптуватися до ролі.
Заробітна плата виконавчого помічника
Діапазон заробітної плати помічника керівника може змінюватися залежно від таких факторів, як галузь, географічне розташування та досвід. Помічник керівника може отримувати зарплату від 50,000 95,000 до XNUMX XNUMX доларів на рік у Сполучених Штатах.
Середня зарплата стандартного виконавчого помічника генерального директора або старшого керівника такого ж рівня в США становить 60,361 57 долар, із середнім показником у 56% помічників виконавчого директора в діапазоні від 141 до XNUMX тисячі доларів США.
Статті по темі
- КЕРІВНИК БІЗНЕСУ: визначення, тренер, розвиток, асоціації та зарплата
- ПОСЛУГИ ВІРТУАЛЬНОГО ПОМІЧНИКА: найкращі послуги віртуальної допомоги
- КЕРІВНИК ПРОДАЖІВ: значення, обов'язки, зарплата, навички та кваліфікація
посилання
