Адміністративний помічник надає підтримку окремій особі чи групі осіб. Їхні обов’язки можуть відрізнятися залежно від роботодавця, але зазвичай включають такі завдання, як планування зустрічей, ведення кореспонденції та ведення записів. Адміністративні помічники зазвичай отримують зарплату, хоча деякі також можуть отримувати чайові за свою роботу. Ось деякі речі, які вам слід знати про обов’язки адміністративного помічника, резюме, зарплату та найкращі поради щодо роботи на цій посаді, зокрема в медичній сфері
Хто такий адміністративний помічник
Адміністративний помічник – це професіонал, який надає підтримку організації чи особі. Вони відповідають за багато завдань, включаючи планування, листування, ведення документації та офісне управління. Помічники з адміністраторів є важливою частиною будь-якої команди, оскільки вони відіграють важливу роль у безперебійній роботі організації.
Існує багато типів адміністративних помічників, і обов’язки адміністративного помічника можуть відрізнятися залежно від типу організації чи особи, яку він підтримує. Проте деякі загальні обов’язки зазвичай пов’язані з роллю адміністративного помічника. Ці обов’язки можуть включати відповіді на телефонні дзвінки, відповіді на електронні листи, підготовку документів і презентацій, планування зустрічей і ведення листування.
Крім того, адміністративні помічники є більш-менш першим контактним пунктом для організації, оскільки вони відіграють важливу роль у представленні організації громадськості. Якщо ви зацікавлені в кар’єрі адміністративного помічника, доступно багато різних типів посад. Завдяки різноманітним обов’язкам і обов’язкам адміністративні помічники можуть знайти місце майже в будь-якій організації.
Обов'язки адміністративного помічника
Адміністративний помічник відповідає за широкий спектр обов’язків в офісі. Вони відповідають за наступне:
- Відповідайте на телефони та вітайте відвідувачів.
- Створюйте листування, включаючи нотатки, електронні листи, рахунки, звіти та інші документи.
- Керуйте розкладами та календарями, обробляйте зустрічі та запити клієнтів.
- Пишіть і редагуйте різні документи, включаючи листи, звіти та навчальні матеріали.
- Надавати підтримку керівникам та іншим співробітникам.
- Замовляйте матеріали, ведіть записи, координуйте події та виконуйте інші канцелярські завдання.
Обов'язки медичного адміністративного помічника
Медичний адміністративний помічник відповідає за численні обов'язки в медичному кабінеті. Ось деякі обов’язки медичного адміністративного помічника:
- Вони відповідають на телефонні дзвінки, призначають зустрічі, перевіряють страховку, а також займаються виставленням рахунків і кодуванням.
- Вони також ведуть медичну документацію, обробляють листування та замовляють матеріали.
- Медичний адміністративний помічник повинен мати можливість виконувати багато завдань і бути організованим, щоб успішно виконувати свою роль. Вони можуть працювати в багатьох місцях, включаючи приватну практику, лікарні чи клініки. Робота може бути повний або неповний робочий день, а їх години можуть змінюватися в залежності від потреб медичного кабінету.
- Тим часом медичний адміністративний помічник повинен вміти добре працювати під тиском і вміти адаптуватися до змін у медичному кабінеті.
- Вони також повинні ефективно спілкуватися з пацієнтами, родинами та медичним персоналом.
Які 5 основних функцій адміністрування?
П'ять основних функцій адміністрації:
- Планування – ця функція передбачає встановлення цілей і завдань і вирішення того, як найкраще їх досягти.
- Організація – ця функція передбачає розміщення ресурсів і дій у логічному порядку, щоб їх можна було виконувати ефективно та результативно.
- Керівництво – ця функція передбачає надання вказівок та інструкцій працівникам, щоб вони могли належним чином виконувати свою роботу.
- Контроль: ця функція передбачає моніторинг прогресу в досягненні цілей організації та вжиття коригувальних заходів, коли це необхідно.
- Координація: ця функція передбачає координацію діяльності різних відділів і персоналу для забезпечення їхньої роботи над досягненням цілей організації.
Що таке навички адміністративного помічника?
Хоча обов’язки адміністративного помічника полягають у виконанні багатьох завдань, навички резюме є найкращими порадами для високої зарплати, особливо в медичній сфері.
Адміністративним помічникам зазвичай потрібні чудові навички письмового та усного спілкування, а також організаційні навички. Їм також може знадобитися знати офісне обладнання та комп’ютерне програмне забезпечення.
Які три основні адміністративні навички?
Три основні адміністративні навички: організація, спілкування та управління часом.
- Організація — це здатність відстежувати інформацію та ресурси та ефективно їх використовувати.
- Спілкування — це здатність ділитися інформацією та ідеями, а також працювати з іншими для досягнення цілей.
- Тайм-менеджмент – це вміння використовувати час для ефективного визначення пріоритетів завдань.
Отже, ці навички необхідні будь-якому адміністратору, незалежно від того, керує він невеликим офісом чи великою корпорацією. Хороші організаційні та комунікативні навички можуть допомогти підвищити ефективність і продуктивність, а хороші навички управління часом можуть допомогти уникнути дедлайнів і конфліктів.
Які кваліфікації вам потрібні, щоб бути адміністративним помічником?
Кваліфікація адміністративного помічника різниться залежно від компанії, але для більшості потрібен принаймні диплом про середню освіту або його еквівалент, хоча для деяких робіт може знадобитися післясередня освіта, а більшість посад передбачає навчання на робочому місці.
Багато компаній також вимагають, щоб помічники адміністратора мали певний досвід у суміжній сфері, наприклад, обслуговування клієнтів або управління офісом. Деякі компанії також можуть вимагати від помічників адміністратора певних комп’ютерних навичок, наприклад досвіду роботи з Microsoft Office або Google Docs.
Як вказати адміністративні навички в резюме?
Є кілька способів вказати адміністративні навички в резюме. Один із способів — перерахувати їх під окремим заголовком, наприклад «Адміністративні навички» або «Навички управління офісом». Інший спосіб – інтегрувати їх у резюме під відповідними заголовками, наприклад «Професійний досвід» або «Навички». Який би спосіб ви не вибрали, переконайтеся, що ваші адміністративні навички вказано на видному місці та в легкодоступному для роботодавців вигляді.
Деякі приклади адміністративних навичок, які ви можете вказати у своєму резюме, включають планування, ведення та ведення записів, підготовку звітів, обробку запитів клієнтів, управління проектами, ведення фінансів та використання офісного обладнання. Якщо у вас є досвід роботи з певними програмними програмами чи іншими інструментами, пов’язаними з адміністративною сферою, перелічіть і їх. Адміністративні навички важливі в багатьох галузях, тому висвітлення їх у своєму резюме допоможе вам виділитися серед інших кандидатів.
Резюме адміністративного помічника
Резюме адміністративного помічника — це документ, який демонструє навички та досвід, які найбільше відповідають обов’язкам адміністративного помічника. Це включає в себе такі навички, як організаційні здібності, навички обслуговування клієнтів і багатозадачність.
Крім того, у резюме адміністративного помічника слід висвітлити будь-який відповідний досвід, який може мати кандидат, наприклад, попередні обов’язки адміністративного помічника або інші посади обслуговування клієнтів.
Зарплата адміністративного помічника
Середня зарплата адміністративного помічника становить 80 000 доларів на рік. Однак зарплата може коливатися від 80,000 90,000 до XNUMX XNUMX доларів на рік, залежно від досвіду та освіти. Тим часом помічники адміністратора зі ступенем бакалавра можуть заробляти трохи більше, ніж ті, хто не має ступеня чи сертифіката.
Найкращі поради щодо виконання обов’язків адміністративного помічника
Найкращі поради щодо виконання обов’язків адміністративного помічника:
- По-перше, залишайтеся організованими та дотримуйтесь чіткого розкладу всіх своїх завдань. Це допоможе вам залишатися на висоті своєї роботи та не пропускати дедлайнів. Може бути корисно встановити нагадування для себе або попросити свого боса роз’яснити, що вам потрібно зробити.
- По-друге, ви повинні бути проактивними. Також важливо бути проактивним у своїй роботі, передбачаючи те, що вам слід зробити, і проявляти ініціативу, щоб досягти результату.
- По-третє, ефективне спілкування є ключовим у цій ролі – тримайте свого керівника в курсі свого прогресу та будь-яких змін у вашому розкладі. Тобто підтримувати комунікацію відкритою з усіма, з ким ви працюєте.
- Нарешті, завжди будьте готові простягнути руку допомоги своїм колегам – будь то додаткова робота чи просто порада, ваша допомога буде оцінена. Дотримуючись цих порад, ви успішно впораєтеся з будь-якими обов’язками помічника адміністратора, які постануть на вашому шляху.
Які приклади адміністративних завдань?
Є багато прикладів адміністративних завдань. Деякі поширені адміністративні завдання включають: планування зустрічей, керування базами даних клієнтів, підготовку рахунків-фактур клієнтів, створення та надсилання електронних листів клієнтам, обробку телефонних дзвінків клієнтів і надання підтримки клієнтів. Однак адміністративні завдання можуть відрізнятися залежно від типу бізнесу та конкретних потреб організації.
Які дві навички має адміністративний помічник?
Адміністративний помічник, як правило, має чудові комунікативні та організаційні навички. Вони завжди є першою точкою контакту в організації, і тому вони повинні вміти професійно розглядати запити та скарги клієнтів. Вони також повинні вміти одночасно виконувати різноманітні завдання та вміти розставляти пріоритети у своїй роботі.
Як підготуватися до співбесіди помічника з адміністратора?
Ось кілька речей, які ви можете зробити, щоб підготуватися до співбесіди з адміністративним помічником.
- По-перше, дослідіть компанію та конкретну посаду, на яку ви берете співбесіду. Це допоможе вам поставити обґрунтовані запитання та зрозуміти потреби компанії. Це означає розуміння культури компанії та те, що вони шукають в адміністративному помічнику.
- Потім відпрацюйте свої навички співбесіди, провівши імітацію співбесіди з другом або членом сім’ї. Це допоможе вам почуватись комфортніше та впевненіше під час реальної співбесіди.
- Нарешті, одягніться для успіху. Перше враження важливе, тому обов’язково одягніться професійно та принесіть на співбесіду копію свого резюме.
Загалом робота помічником адміністратора може бути корисною та складною. Якщо ви володієте необхідними навичками та готові до викликів, то ця кар’єра може бути для вас.
Висновок
Помічник адміністратора — це особа, яка надає підтримку команді людей, виконуючи такі завдання, як планування зустрічей, упорядкування файлів і обслуговування клієнтів. Помічники з адміністраторів часто є основою офісу, оскільки вони забезпечують безперебійну роботу.
Обов’язки адміністративного помічника можуть відрізнятися залежно від розміру та типу організації, у якій він працює. У малому бізнесі адміністративний помічник може відповідати за широкий спектр завдань, від обробки запитів клієнтів до замовлення канцелярського приладдя. У великій компанії адміністративний помічник може спеціалізуватися в певній галузі, наприклад, у сфері управління персоналом або бухгалтерського обліку.
Незалежно від їхніх конкретних обов’язків, адміністративні помічники відіграють важливу роль у забезпеченні безперебійної роботи організації.
Статті по темі
- ЩО ТАКЕ ВІРТУАЛЬНИЙ ПОМІЧНИК: Послуги та зарплата
посилання
