Помічники адміністратора допомагають керівникам, іншим працівникам і відвідувачам, виконуючи широкий спектр обов’язків, щоб забезпечити безперебійну роботу офісу та успішність усіх контактів між компанією та її зовнішніми зацікавленими сторонами. У цій статті пояснюється обов’язки, навички та зарплата помічника адміністратора. Тут також подано кілька порад щодо того, як виглядають запитання до співбесіди з помічником адміністратора, щоб ви могли знати, як підготуватися до такої співбесіди. Читайте разом!
Хто такий помічник адміністратора?
Адміністративний спеціаліст потребує підтримки з боку помічника адміністратора, щоб організовувати роботу та виконувати домашні справи, що звільняє їхній час для виконання більш складних обов’язків. Вони відповідають за організацію зустрічей для адміністраторів, зустріч відвідувачів і оформлення документів від їх імені. Ось деякі речі, які очікуються від помічника адміністратора:
- Обробка адміністративних запитів та запитів топ-менеджерів
- Призначення та ведення зустрічей за допомогою адміністративного програмного забезпечення
- Організація зустрічей та ведення ретельного протоколу
Опис роботи помічника адміністратора
Нам потрібен хтось, хто зможе виконувати кілька завдань одночасно, зберігаючи позитивну енергію та сильні комунікативні здібності. Кандидати повинні вміти керувати офісною діяльністю, надавати ввічливу та професійну допомогу телефоном, поштою та електронною поштою, робити бронювання та організовувати поїздки, а також бути приємною присутністю на робочому місці для керівництва та всіх відвідувачів.
Щоб досягти успіху в якості помічника адміністратора, кандидати повинні бути коректними, а також добрими, професійними та уважними. Вони завжди повинні бути напоготові, чуйними і готовими долати будь-які труднощі лобами. Компетентний адміністративний помічник матиме сильні навички спілкування в письмовій та усній формі. Перш за все, хороший адміністративний помічник піклується про потреби інших.
Обов'язки помічника адміністратора
Основні обов'язки та завдання адміністративного помічника зосереджені на допомозі іншим людям. Навіть в рамках однієї роботи їхні обов’язки можуть суттєво змінюватися з кожним днем. Вони можуть виконувати кілька завдань у будь-який день, наприклад:
- Приймайте та направляйте телефонні дзвінки
- Складайте плани та зустрічі.
- Плануйте зустрічі та докладно записуйте протоколи
- Надсилайте електронні листи, нотатки, листи, факси, форми та повідомлення.
- Допомога у створенні регулярних звітів
- Створення та збереження файлової системи
- Перегляньте та дотримуйтесь правил і положень офісу.
- Розмістіть замовлення на канцелярське приладдя, знайдіть нових постачальників і угоду
- Ведення списків контактів
- Зробіть замовлення на подорожі.
- Звіряти та подавати звіти про витрати
- Надання відвідувачам загальної допомоги
- Служити контактним пунктом для внутрішніх і зовнішніх клієнтів.
- Керуйте запитами та запитами від топ-менеджерів шляхом координації з виконавчими та старшими адміністративними помічниками.
Навички помічника адміністратора
Від помічника адміністратора вимагається широкий спектр навичок і сертифікатів, щоб він міг виконувати свої численні обов’язки. Виконуючи допоміжну роль, адміністративний помічник повинен мати можливість ефективно спілкуватися та приймати обґрунтовані рішення. Кожен помічник адміністратора повинен мати такі унікальні навички, зокрема:
№1. Письмове спілкування
Майже кожна професія вимагає сильних комунікативних навичок. Ці можливості охоплюють усе: від надсилання електронних листів до створення публікацій у соціальних мережах для конкретної компанії. Під час написання листів, промов або записок для керівника наявність сильних навичок письмового спілкування допомагає підвищити якість службового листування. Написання електронних листів і ділових повідомлень, серед інших форматів, вимагає хорошої граматики та професійного тону, як прикладу здібностей письмового спілкування.
№2. Вербальна комунікація
Помічники з адміністраторів можуть надавати підтримку повному офісу та повинні мати можливість щодня спілкуватися з колегами та менеджерами. Під час розмови з клієнтами, участі в зустрічах, телефонних чи особистих чатах вербальні здібності стають у нагоді. Приклади вербальних навичок спілкування включають уважність, ефективну реакцію та використання відповідного тону для обставин.
№3. Організація
Хороші організаторські навички є важливими для офісних помічників. Помічники з адміністраторів часто виконують багато обов’язків і виконують багато інформації одночасно. Помічники адміністратора, які безпосередньо підтримують керівників, також повинні мати можливість керувати їхніми календарями. Уміння швидко й ефективно впорядковувати та знаходити файли є обов’язковим для багатьох посад помічників адміністратора, незалежно від того, зберігаються дані у фізичній картотеці чи на комп’ютері.
№4. Управління часом
Прикладами тайм-менеджменту є прибуття вчасно та організація свого часу так, щоб ви могли виконати покладені на вас обов’язки. Помічники з адміністраторів часто мають довгі списки справ, тому вони повинні бути хорошими менеджерами часу, якщо хочуть виконати свою роботу до встановленого терміну. Експерти з тайм-менеджменту прибувають вчасно, дотримуються дедлайнів, переставляють пріоритети, коли виникають несподівані проблеми, і планують свій день так, щоб він був продуктивним.
№ 5. Увага до дрібниць
Якщо ви будете уважно стежити за деталями, ви зможете знайти втрачені підписи, завершити завдання за розкладом і створити безпомилкове ділове спілкування. Спілкуючись в офісі, потрібно ретельно враховувати адреси електронної пошти та інші деталі. Помічники з адміністраторів повинні мати можливість неодноразово вводити правильні дані під час виконання завдань із введення даних. Увага до деталей може бути використана адміністративним помічником під час перевірки листів, складання звітів і виконання регулярних завдань.
#6. Вирішення проблеми
Здатність вирішувати проблеми стає дуже корисною, коли плани змінюються або виникають нові труднощі. Зайнятий помічник адміністратора, швидше за все, зіткнеться з непередбаченими труднощами. Вони можуть легко вирішувати виклики, якщо володіють швидкими, гнучкими та творчими навичками мислення. Розумний вирішувач проблем також готовий просити допомоги та працювати разом з товаришами по команді, щоб знайти вирішення проблем. Вирішенню проблем дуже допомагають обговорення, компроміс і стійкість.
#7. Технологія
Той, чиїм основним засобом виробництва є комп’ютер, повинен мати певні знання про технологічні принципи та практику. Офісні пакети, такі як Microsoft Office, які включають текстові процесори, електронні таблиці та інструменти для публікації, повинні бути знайомі помічникам адміністратора. Крім того, від них можуть вимагати передавати факси, сканувати папери або вводити дані в систему CRM. Знання операційних систем, програмного забезпечення та браузерів допоможе вам досягти успіху в якості помічника адміністратора в офісі.
#8. Незалежність
Уміння працювати самостійно - інша назва цього вміння. Ви повинні вміти перетравлювати інформацію, дотримуватися вказівок і завершувати роботу з невеликим наглядом. Бути самозабезпеченим є активом для адміністративних помічників, оскільки вони часто є єдиним допоміжним персоналом в офісі.
Вимоги до помічника адміністратора
Нижче наведено вимоги до помічника адміністратора, які ви можете перевірити, щоб дізнатися, чи відповідаєте ви посаді помічника адміністратора:
- Мати ступінь доцента в аналогічній галузі.
- Попередній управлінський досвід.
- Хороші навички друку та комп'ютера.
- Будьте уважні до деталей.
- Може бути необхідним або кращим бути двомовним.
- Прагніть бути проактивним і допомагати людям добре проводити час.
Зарплата помічника адміністратора
З просуванням кар’єри помічник адміністратора може комфортно заробляти на життя. Хоча початкова оплата нового адміністративного помічника на рівні секретаря може становити лише 7.25 доларів США на годину, погодинна оплата помічника з адміністративних питань у США зазвичай становить близько 15.42 доларів США. Виконавчі адміністративні помічники, які мають велику підготовку та досвід, можуть заробляти до 30.25 доларів США на годину.
Питання для співбесіди з помічником адміністратора
Чудового помічника адміністратора можна найняти, лише якщо менеджер з найму знає та може розпізнати в потенційних кандидатах необхідні знання, досвід і риси характеру. Це здається досить легким. Проте, як вам скаже будь-який менеджер з персоналу, це набагато складніше, ніж здається. Співбесіда при прийомі на роботу є найефективнішим методом для завершення другого компонента рівняння, який полягає в оцінці кандидата. Питання для співбесіди з помічниками адміністраторів мають відображати багатогранний характер посади та важливість як жорстких, так і м’яких здібностей для задоволення потреб організації. Ось деякі запитання для співбесіди з помічником адміністратора, які ви можете переглянути:
#1. Питання на співбесіді з помічником адміністратора про культуру на робочому місці
Працевлаштування людей, які відповідатимуть вашій корпоративній культурі, потребує компетентності. Обов’язково чітко висловлюйте культуру вашої організації та ставте запитання, які покажуть, чи зацікавлений потенційний клієнт у роботі в подібних умовах.
- Що ви уявляєте, коли думаєте про нашу компанію? Ви хочете тут працювати, чому?
- Чому ви хочете працювати в адміністрації?
- Які потенційні переваги ви бачите для адміністративного помічника в організації?
- Яке робоче місце, на вашу думку, найбільше сприяє вашому успіху?
- Чому ви вирішили припинити роботу помічника адміністратора у вашій попередній компанії?
#2. Перевірка конкретних навичок і досвіду
Ви, ймовірно, не шукаєте секретарів і секретарів, які тільки друкують і відповідають на телефонні дзвінки, як це робили їхні предки. Приділіть трохи часу, щоб розглянути технічні здібності, які вам потрібні від помічника адміністратора, як-от вміння працювати з Word і Excel, чи шукаєте ви досвід роботи в певній галузі та чи будуть корисними навички планування, спілкування, закупівель або обслуговування клієнтів. в цій позиції.
- Чому, на вашу думку, ви були б хорошим адміністративним помічником і чому ви підходите для цієї конкретної посади?
- Які унікальні здібності у вас є, що може допомогти вам досягти успіху у вашому бізнесі?
- Наскільки ви впевнені у своїй здатності використовувати (цю програму)?
- Будь ласка, надайте приклади вашого використання програми на роботі. З якими передовими функціями ви знайомі?
- Що, на вашу думку, було вашим найбільшим професійним досягненням на сьогодні? Яка була ваша найбільша помилка в бізнесі?
#3. Роздуми про стосунки та особистості
Працюючи, щоб допомогти вам та решті команди, адміністративні помічники можуть стикатися з широким розмаїттям особистостей і конкуруючих вимог. Чи цінуєте ви знайти когось невимушеного чи більш напористого? Поважний? Вирішення проблем? Дипломатичний? Задавайте запити, щоб переконатися, чи кандидат володіє якостями, які ви шукаєте у працівника.
- Який менеджер заохочує вашу найкращу продуктивність?
- Чи можете ви навести приклад корисної критики, яку ви отримали від менеджера? Які зміни, якщо такі були, ви зробили у відповідь на цю критику?
- Ви коли-небудь подавали звіт кільком керівникам одночасно? Як у такому випадку ви збалансували пріоритети кожного?
- Чи не могли б ви поділитися зі мною прикладом конфлікту, який ви розглядали як адміністративний помічник?
- Хто був найскладнішим колегою, з яким вам доводилося мати справу? Які дії ви робили в цих відносинах?
#4. Глибше занурюйтеся в стилі роботи
Менеджери часто не знають стилю роботи кандидата, поки не почнуть на нього працювати, але все одно важливо з’ясувати, як вони керуються, як вони спілкуються, як вони люблять організовувати свій день і чи здатні вони адаптуватися. надійний, ефективний, добре виконує багато завдань тощо.
- Чи можете ви описати типовий день на вашій нинішній або попередній посаді?
- Ви коли-небудь подавали звіт кільком керівникам одночасно? Як у такому випадку ви збалансували пріоритети кожного?
- Коли вам доводиться керувати великим проектом, що ви робите в першу чергу? Як би ви це організували?
- Чи могли б ви пояснити складний проект, над яким ви працювали в минулому, і як ви його вирішували?
- Ви б замінили або змінили будь-які інструменти, обладнання чи методи роботи на останній або поточній роботі? Які зміни, якщо такі були, ви б зробили і чому?
Що робить хорошим помічником адміністратора
Компетентний помічник адміністратора матиме чіткий, приємний голос і доброзичливу поведінку під час вітання абонентів. Незалежно від того, розмовляють вони по телефону чи приватно з клієнтами чи колегами, вони ввічливі та добре володіють граматикою.
З ким працює помічник адміністратора?
Якщо помічник адміністратора не підпорядковується безпосередньо генеральному директору чи іншому керівнику, він зазвичай підпорядковується керуючому директору. На невеликих підприємствах більшість адміністративних помічників обслуговує весь офісний персонал, а також менеджерів і співробітників різних відділів.
Вимоги до освіти та підготовки помічника адміністратора
Помічник адміністратора повинен мати принаймні диплом про середню освіту або загальний еквівалентний диплом. Навчання в цих областях також може бути запропоновано через тимчасові агентства. Курси з обробки текстів і загальних офісних операцій доступні в професійно-технічних школах і коледжах і можуть бути дуже корисними для студентів, що тільки що закінчили середню школу. Ступінь бакалавра робить помічників адміністратора більш затребуваними, оскільки він демонструє, що вони отримали всебічну освіту, яка включає курсову роботу з письма та математики.
Чи є помічник адміністратора високою посадою?
Існує велика кількість адміністративних посад вищого рангу, ніж цей помічник адміністратора. Виконавчі помічники та, в деяких ситуаціях, особисті помічники — це два типи посад помічників, які сидять вище адміністративних помічників на тотемному стовпі.
Які 3 навички потрібні помічнику адміністратора?
Ось 3 навички, необхідні помічнику адміністратора:
- Письмове спілкування.
- Вербальна комунікація.
- Організація.
Як ще називають помічника адміністратора?
Адміністратор офісу, координатор програми, співробітник офісу, асистент програми, спеціаліст з обслуговування клієнтів, секретар, представник служби підтримки клієнтів і продавець — це професії та назви посад, які можна порівняти з професіями помічника адміністратора.
Які є 4 типи адміністраторів?
Ось 4 типи адміністраторів:
- Адміністратори мережі.
- Адміністратори баз даних.
- Сервер/веб-адміністратори.
- Адміністратори систем безпеки.
Заключні думки
Робота адміністративного помічника насамперед допоміжна. Вони відповідають за організацію та обмін інформацією зі своїми колегами, а також за телефонні дзвінки та виконання інших адміністративних завдань. Це дуже прибуткова робота, то чому б не піти на неї?
Статті по темі
- ЩО ТАКЕ SALESFORCE: значення, програмне забезпечення, навчання та адміністрування
- Віртуальний помічник адміністратора: вакансії, послуги, компанії, вимоги та все, що вам потрібно.
- ПОСЛУГИ ВІРТУАЛЬНОГО ПОМІЧНИКА: найкращі послуги віртуальної допомоги
- ЩО ТАКЕ ВІРТУАЛЬНИЙ ПОМІЧНИК: Послуги та зарплата
- ЩО РОБИТЬ ПОМІЧНИК ВИКОНАВЦЯ? Посадова інструкція, посади та зарплата (оновлено 2023 р.)
посилання
