Стандартні організації мають оплачувану відпустку (PTO), яку працівники можуть використовувати або не використовувати. Залежно від типу роботи, яку ви виконуєте, і компанії, в якій ви працюєте, ви можете використовувати форму або шаблон вашої компанії, щоб подати запит на відпустку. Якщо вам потрібно взяти відпустку з будь-якої вагомої причини, вам доведеться просто запитати та отримати дозвіл від свого роботодавця. Хороша новина полягає в тому, що ваш запит буде схвалено, якщо ваша причина буде достатньою. Але тоді ваш роботодавець також може відхилити ваш запит. Щоб уникнути цього, ознайомтеся з цими перевіреними порадами про те, як правильно подати запит на відпустку та отримати дозвіл.
Що таке запит на відпустку?
Прохання про відпустку є формальним, затвердженим вибачена відсутність з роботи. Простіше кажучи, це практично офіційне прохання працівника взяти відпустку з роботи. Залежно від політики організації роботодавець може або не задовольнити запит.
Які причини прохання про відпустку?
Як правило, є кілька причин, чому працівники вимагають відпустки. Нижче наведено деякі з найпоширеніших;
- канікули
- Особистий час
- Короткострокова або довгострокова відпустка
- Материнство або батьківство
- Лікарняний
- Обов'язок журі
Форма заяви про відпустку співробітників
У стандартній організації працівник, який бажає звільнитися від керівництва, повинен зробити це за допомогою форми заяви про відпустку. Форма заяви про відпустку – це офіційний документ, який використовується для подання заяви про відпустку. Працівник заповнює бланк із зазначенням причини неявки і передає його працівнику. Хоча це правда, що працівник має право на оплачувану відпустку, роботодавець все одно може наполягати на відмові у проханні. Однак у цьому випадку роботодавці або менеджери з персоналу повинні якнайшвидше повідомити, чи схвалено запит, чи ні.
Які найкращі практики організації щодо запитів на відпустку?
Нижче наведено найкращі методи налаштування запиту організації на відпустку;
- Розробіть політику, яка керуватиме запитами про відпустку в організації.
- Політика повинна містити вказівки, якщо кілька запитів на відпустку припадають на той самий період.
- Налаштування стандартної політики, яка задовольняє запити відповідно до того, наскільки тривіальним є питання.
Посібник із запиту на відпустку
По-перше, ви повинні зрозуміти, що це запит. Це просто означає, що роботодавець може давати дозвіл чи ні, незалежно від того, оплачується це відпустка чи ні. Нижче наведено перевірені кроки щодо того, як запитати форму часу за допомогою форми;
#1. Ознайомтеся з інструкціями щодо відпусток у довіднику вашого працівника
Кожна стандартна організація має довідник для співробітників, у якому описано запити на відпустку та те, як вони будуть виконуватися. Немає жодного правила, яке б зобов’язувало організації дотримуватися рекомендованої в США кількості вихідних днів. Сполучені Штати схвалюють 10 днів у році для відпочинку, і це виключає близько 8 свят, які припадають на рік. Якщо ви ніколи раніше не просили про відпустку, радимо ознайомитися з правилами довідників для співробітників вашої компанії, перш ніж подати запит на відпустку.
Чому важливо переглянути довідник співробітника вашої компанії, перш ніж подавати запит?
Ознайомлення з політикою вашої компанії допоможе вам дізнатися кількість днів, яку вона дозволяє за певних умов. Ви також дізнаєтеся про правила оплачуваної відпустки (PTO) і неоплачуваної відпустки в організації. Якщо у вас достатньо оплачуваної відпустки (PTO), ви можете використовувати її замість цього. Якщо ви цього не зробите, ви можете попросити неоплачувану відпустку.
#2. Перевірте календар вашої компанії
Перевірка календаря вашої компанії перед плануванням запиту на відпустку стосується лише гнучкого запиту. Якщо ви маєте намір поїхати у відпустку – нічого страшного. Але якщо це те, що не можна відкладати, вам доведеться піти вперед і попросити відпустку.
Чому ви повинні перевірити календар компанії?
Бувають випадки, коли графік компанії наповнений великою кількістю проектів і заходів, і затвердження вашого вільного часу може вплинути на продуктивність компанії. Тому потрібно перенести його на інший час. Однак це стосуватиметься лише гнучкого відпустки.
#3. Вкажіть час типу
Люди хочуть відпочити і роблять запит з кількох особистих причин. Однак ви повинні вказати причину відпустки у формі-шаблоні, перш ніж подавати її роботодавцю.
#4. Повідомте свого боса або керівництво
Хоча це правда, що працівники можуть просто подати заявку на відпустку, радимо заздалегідь повідомити про це керівництво. Це допоможе вам досягти узгодженої кількості днів, а також ідеального часу для вашого запиту.
#5. Зробіть офіційний запит
Форму запиту слід надати відповідному персоналу якомога швидше. Деякі організації вимагають, щоб форму запиту надсилали особисто, інші вимагають лише електронною поштою. Дізнайтеся, який із цих варіантів відповідає вашій організації, і дотримуйтесь їхніх вимог. Відсутність у зв'язку з причиною - це прохання про відпустку. Це просто означає, що керівництво має бути поінформоване вчасно. Переконайтеся, що ваш запит містить усю необхідну інформацію. Будь ласка, збережіть особисті дані та переходьте безпосередньо до справи.
#6. Повідомте деяких своїх колег
Ну, немає закону, який зобов’язує співробітників повідомляти колег про їх заплановану відсутність на роботі, але це важливо. Це в основному тому, що вони можуть заступити вас, коли виникне потреба. Ось чому побудова здорових стосунків з колегами має велике значення.
Шаблон форми запиту на відпустку
Немає ідеального шаблону для запиту на відпустку. Як правило, кожен шаблон заявки на відпустку має містити певну інформацію, наприклад ім’я працівника, дату подання форми заявки, дату відпустки тощо.
Зміст форми заявки на відпустку
- Ім'я співробітника та відділ
- Кількість запрошених відпусток
- Тривалість відпустки
- Причина запиту про відпустку
- Підпис працівника
Приклади запитів на відпустку
Є кілька компаній, які мають форму заявки на відпустку, яку працівники використовують, щоб подати заявку на затвердження. Кожен з них служить шаблоном для інших компаній. Тим часом перегляньте ці приклади запитів.
Приклад 1
Привіт [ім'я керівника або керівника],
Я хочу подати запит на відпустку [дата] через [причина]. Я був би не проти фізичної зустрічі з вами, щоб детальніше пояснити причину цього.
На щастя, у ці періоди [дати вихідних] немає дедлайнів або нагальних проектів, які потребують уваги. Я хотів би використовувати свою оплачувану відпустку. Отже, чи можна використовувати його для [причина запиту]? Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді.
Спасибі,
Адам Браун
Приклад 1
Привіт [ім'я керівника або керівника],
У мене є три дні відпустки, і я хотів би використати їх наприкінці вересня. Я втратив бабусю, її похорони заплановані на 23-25 вересня. Я подивився на розклад нашої команди і спостерігав маються жодних нагальних зобов’язань, проектів чи завдань протягом цих дат. Я буду доступний електронною поштою під час моєї відпустки для швидких запитань. Я готовий обговорити це особисто, якщо ви хочете.
Спасибі,
Діана Matts
Управління запитом на відпустку співробітника
Кожна стандартна організація повинна керувати запитами своїх працівників на відпустку таким чином, щоб жодна зі сторін не постраждала. Не компанія і, звичайно, не працівник. Запити на відпустку можуть бути запланованими чи незапланованими, і це просто означає, що вам доведеться ефективно ними керувати, оскільки вони обов’язково прийдуть. Наприклад, працівник може втратити когось дорогого, і йому доведеться відвідати похорон. Працівник також може бути призначений обов’язком присяжного, і закон зобов’язує вас надати дозвіл. Це просто означає, що управління запитом на відпустку працівника має вирішальне значення. Отже, як будь-який бізнес може стратегічно керувати привабливістю відпустки своїх співробітників?
#1. Скласти Правила запиту на відгул
Першим кроком до управління запитом вашого працівника на відпустку є розробка правил, які регулюють такі запити. Довідник для ваших співробітників є неповним без політики, яка керує запитами про відпустку. Політика також повинна охоплювати оплачувану та неоплачувану відпустку, а також кількість днів, призначених для кожної категорії причин, чому вам потрібна відпустка. Ваша політика також має включати вказівки щодо запитів на відпустку.
Співробітники, менеджери та всі в компанії повинні не лише знати вашу політику, але й розуміти вказівки, які ви встановлюєте, щоб контролювати запити компанії на відпустку. Ваша політика щодо відпустки має охоплювати наступне;
- Що відбувається, коли багато працівників шукають відпустки?
- За який час слід подати запит на відпустку?
- Як подавати запити?
- Коли заявки працівників не задовольнять?
- Політика щодо запитів, що збігаються
- Як часто можна подавати запити на відпустку?
- Міркування, які є унікальними для вашої компанії.
#2. Підготуйте форму або шаблон запиту на відпустку
Друга порада щодо керування запитом працівника на відпустку – надати форму або шаблон. Яким чином ви хочете, щоб працівники вимагали відпустки? Написування незрозумілої інформації на аркуші паперу, письмових листах, телефоном, поштою, усним спілкуванням тощо.
Ви повинні визначити ці стандарти з самого початку. Ось чому деякі підприємства розробили шаблон запиту на відпустку для співробітників.
Однією з речей, яку ви повинні включити у свою політику, є те, як запити працівників потраплять до керівництва. Якщо ви погоджуєтеся на пошту, то має бути хтось, хто часто перевіряє пошту. Якщо ви вирішите, що його потрібно надіслати в письмовому вигляді, ви повинні переконатися, що хтось завжди доступний для його розгляду, або налагодити поштову скриньку у вашій компанії. Ви також можете встановити додаток, який керує запитами співробітників. Використання додатків дає багато переваг, наприклад посилене сповіщення менеджерів, якщо запити збігаються, а також нагадування про заплановану відпустку.
#3. Майте запасний план
Це багато в чому залежить від того, наскільки добре ви керуєте запитами своїх співробітників. Завжди буде накладений запит. Як ви збираєтеся це приховати? Що робити, якщо в компанії сталася надзвичайна ситуація після того, як двоє-троє співробітників пішли у відпустку? Переконайтеся, що у вас є резервний план.
Якщо у вашій компанії є два інженери-програмісти, не ідеально давати їм відпустку одночасно. Те саме стосується й інших відділів. Завжди має бути хтось, хто може приховати, поки інші відлучаються з роботи.
#4. Враховуйте потреби вашої компанії
Останнім кроком до управління запитами про відпустку для працівників є завжди враховувати потреби компанії. Завжди буде конфлікт інтересів, коли справа доходить до запитів на відпустку. Але тоді ви повинні забезпечити баланс між потребами працівників і потребами компанії. Якщо відпустка працівника є виправданою, ви повинні задовольнити прохання. Однак ви повинні переконатися, що це не на шкоду компанії.
Перевірені поради щодо отримання відпустки
Якщо ви маєте намір взяти відпустку найближчим часом і хочете, щоб її затвердили в рекордно короткий термін, ознайомтеся з цими перевіреними порадами;
#1. Замість того, щоб розповідати, запитуйте
Що це насправді означає? Це просто означає, що вам доведеться подати офіційний запит, навіть якщо ви знаєте, що, швидше за все, отримаєте відпустку. Це прохання, і прохання має бути зроблене відповідним чином. Пам’ятайте, що він може відмовитися від цього на свій розсуд.
#2. Запит вчасно
У той час як Товариство людських ресурсів вказує на те, що про відсутність у зв’язку з причиною потрібно повідомляти за 48 годин до дня, кожна компанія може визначати час сповіщення. Якщо ваша компанія вимагає сповіщення за 14 робочих днів для кожного запиту на відпустку, який не є надзвичайним, ви повинні його дотримуватися. Якщо цього не зробити, ваш запит буде відхилено. Як правило, ранні запити дозволяють менеджерам організовувати робочі графіки, поки вас немає.
#3. Дайте впевненість
Найчастіше запити на відпустку є конфліктом між інтересами бізнесу та інтересами їх співробітників. Таким чином, працівники повинні запевнити компанію, що ніколи не відкладає свої обов’язки, щойно вони повернуться, або не братиметься за додаткові дії раніше точної дати. Запропонувати роботу під час вашої відсутності – гарний початок.
#4. Повідомте своїх колег
Повідомте свою команду та інших колег про відпустку, особливо якщо вони можуть вас прикрити, поки вас немає. Але тоді робіть це лише тоді, коли ви отримали дозвіл на відпустку.
Чи потрібна мені причина, щоб попросити відпустку?
Чи потрібно вказувати, чому ви берете відпустку? Ні, але це також залежить від корпоративної політики. Більшість підприємств мають певну кількість днів оплачуваної відпустки. Якщо не зазначено спеціально, багато роботодавців не вимагають обґрунтування відпустки.
Чи може робота сказати вам, що ви не можете взяти відпустку?
Ви маєте повноваження прийняти або відмовитися від використання накопиченого часу відпустки. Але якщо ви це зробите, у вас повинні бути вагомі ділові причини для цього, які ви можете довести. Крім того, це передбачає, що ви послідовно та неупереджено відхиляєте запити на відпустку.
Чи можете ви взяти відпустку з особистих причин?
Ви маєте право залишити роботу, щоб зайнятися ситуацією, пов’язаною з вашим утриманцем. Іноді це називають «відпусткою за мотивами співчуття». Поки ваші виправдання щирі, ваш роботодавець не може покарати вас за відпустку.
Як отримати відгул на роботі через стрес і тривогу?
Повідомте відділ кадрів вашого роботодавця, що ви бажаєте взяти відпустку під час стресу, надану відповідно до FMLA. У них ви отримаєте необхідні документи, які потрібно принести своєму лікарю.
Коли я повинен повідомити роботодавця про відпустку?
Інформацію слід поширювати, як тільки це можна зробити професійно. Вашу відвертість оцінять кадровики та кадровики. Також буде очевидно, що ви усвідомлюєте потенційний вплив вашої відсутності в офісі на інших.
Чи потрібно давати привід для особистого дня?
Щоб взяти особистий день, не завжди потрібне дійсне обґрунтування. Якщо після вашої останньої відпустки чи вихідного дня пройшло багато часу, іноді вам може знадобитися перерва, щоб заправитися.
Чи може начальник запитати, чому ви хворі?
Чи дозволено начальнику розпитувати про вашу хворобу? Роботодавці можуть запитувати про відсутність своїх працівників за станом здоров’я, не порушуючи жодних федеральних законів. Вони можуть поставити вам запитання, наприклад, коли ви плануєте знову почати працювати. Крім того, вони можуть попросити документи про вашу хворобу, наприклад довідку від лікаря.
Висновок
Управління запитами працівників на відпустку – це те, що кожна компанія повинна прищепити собі система управління. Якщо ви не зробите цього, вам може бути важко мати справу з неуважними працівниками, які використовують своїх роботодавців. Якщо ви найманий працівник, не соромтеся попросити відгул, якщо виникне така потреба.
Поширені запитання щодо запиту на відпустку
Чи можете ви взяти вихідний з особистих причин?
Ви можете, але це залежить від вашого визначення особистих причин. По-перше, не можна брати відпустку без поважної причини. Ви повинні вказати причину, а потім менеджер затвердить ваш запит.
Як попросити відпустку з роботи?
Щоб попросити відпустку з роботи через стрес, просто зв’яжіться зі своїм керівником і поясніть потребу у відпустці на основі стресу, з яким ви зіткнулися останнім часом, а також симптомів, які ви відчуваєте. Не забудьте додати висновок лікаря, якщо він у вас є.
Чи існує єдиний шаблон для запиту?
За винятком компаній, які мають форму заявки на відпустку, немає єдиного шаблону для запиту на відпустку.
- ЯК ВИКЛИКАТИ З РОБОТИ: Заява про відпустку
- ВИПРАВДЕННЯ ПРОПУСКУ: що означає бути відсутнім на роботі?
- Плагіат на робочому місці: чому і як цього уникнути
