Встановити контроль над витратами на закупівлі – складне завдання. Конкурентний ландшафт постійно розвивається, і ризик сторонніх постачальників стає все більш поширеним. Отримання найкращої ціни або найкращого досвіду не завжди означає отримання найнижчої ціни. Як ви можете гарантувати, що ви отримаєте речі, які потребує ваша компанія, за належною ціною, не втрачаючи якості та не наражаючи свою компанію на відповідальність? Відповідь – стратегічне постачання. Цей комплексний метод допомагає підприємствам уникнути проблем гонки за найнижчими цінами, одночасно усвідомлюючи переваги партнерства з обраними постачальниками.
Ця публікація дасть вам знання, необхідні для впровадження процесу стратегічного керування закупівлями.
Що таке закупівля?
Щоб зрозуміти, як працює стратегічний пошук, ви повинні бути знайомі з процесом закупівель і концепцією пошуку в цілому.
Закупівлі та закупівлі — це синоніми, і корпоративні обов’язки цього відділу з часом змінилися. Ще у 1980-х роках відділи закупівель вважалися лише «розставниками замовлень» із відносно простими обов’язками, які не вимагали особливого стратегічного планування. Ні в якому разі це не був церебральний процес.
Закупівлі починалися з оформлення замовлень на закупівлю без урахування досягнення цілей компанії. Техніка закупівель тепер описується як функція, орієнтована на транзакції, і підмножина закупівель.
Закупівлі вважаються корпоративною управлінською роллю, яка включає низку питань, зокрема:
- Вибір потенційних постачальників
- Контракти та умови оплати обговорюються.
- Забезпечення дотримання нормативних вимог
- Виконання договору
Це загальне слово для двох основних елементів процесу придбання, закупівлі та пошуку.
Що таке Sourcing?
Пошук постачальників підпадає під закупівлю, як і закупівля. Це процес пошуку «джерела» для ваших товарів і послуг. Пряма стратегія пошуку постачальників передбачає пошук найбільш економічно ефективного постачальника товарів. Це здійснюється в різних сферах і для різноманітних бізнес-цілей. Управління ланцюгом поставок є одним із найпоширеніших способів пошуку джерел.
Що таке стратегічний пошук?
Стратегічний пошук — це тип пошуку, який передбачає використання кількох тактик під час пошуку товарів або послуг. Стратегії вибираються залежно від обставин кожного придбання в реальному часі та визначаються такими критеріями, як вартість витрат, ризик категорії та характер ринку пропозиції.
Серед кількох тактик сорсингу є краудсорсинг, аутсорсинг, глобальний сорсинг і недорогий національний сорсинг.
Чому стратегічний пошук важливий?
Стратегічний вибір постачальників дає змогу підприємствам знаходити постачальників, які відповідають стандартам, створюючи мінімальний ризик за мінімально можливих витрат. Компанії також можуть створювати вичерпні профілі потенційних постачальників і порівнювати їх за потреби.
Постачальники розглядаються як цінні партнери у стратегічному пошуку джерел. Це допомагає підприємствам підтримувати довгострокові відносини з постачальниками.
Цей метод дозволяє підприємствам об’єднати свою купівельну спроможність. Таким чином, підприємства можуть забезпечити нижчу вартість володіння та обмежити елементи ризику у своєму ланцюзі постачання, зробивши ланцюг постачання більш стійким.
Які переваги стратегічного пошуку?
#1. Збільшення заощаджень
Більше скорочення витрат є безпосередньою практичною перевагою стратегічного пошуку джерел.
#2. Зміна джерел і бізнес-цілей
Коли стратегії/діяльність організації з пошуку джерел узгоджені з цілями та завданнями організації, ефективність бізнесу та можливості зменшення ризиків покращуються.
#3. Покращення постачальника
Коли компанія може визначити своїх цінних постачальників, вона миттєво отримує значне скорочення витрат, зберігаючи при цьому якість продукції чи послуг.
#4. Довгострокові відносини з постачальниками
Цей метод допомагає підприємствам розвивати довгострокові комерційні відносини зі своїми постачальниками. Довгострокові відносини не тільки економлять час і ресурси, але також сприяють покращенню роботи постачальника.
Найкращі практики стратегічного пошуку
- Використовуйте події eRFX та електронні аукціони – Пошук постачальників дає змогу покупцям автоматизувати та стандартизувати створення, розповсюдження, збір і зберігання подій пошуку, що забезпечує кращу ефективність порівняно з керуванням подіями вручну.
- Скористайтесь програмне забезпечення для управління контрактами – Програмне забезпечення для керування контрактами може допомогти вам керувати будь-якою кількістю контрактів, об’єднуючи відомості про бажаних постачальників із подій eSourcing із використанням настроюваних полів для збору даних, що стосуються контракту. Угоди з постачальниками можуть бути перенесені на наступний рік, якщо у вас немає необхідних інструментів управління, що призведе до нестандартних цін і умов обслуговування.
- Відстежуйте витрати та заощадження – Замість того, щоб покладатися на електронні таблиці для вимірювання та звітування про заощадження, система відстеження заощаджень може допомогти вам просто створювати збереження прогнозів і паперів для відстеження, а також надавати звіти, які демонструють ваші результати та цінність.
Якими є кроки до процесу стратегічного пошуку?
Крок №1: Профілі категорії
Визначте категорію витрат і її товари. Яка сума зараз використовується? Хто такі користувачі та де їх можна знайти? Які процеси використовуються та хто бере участь у ланцюжку постачання?
Крок 2. Проаналізуйте ринок поставок, щоб визначити можливих глобальних і місцевих постачальників.
Вивчіть компоненти вартості продукту чи послуги та ринок постачальника на наявність ризиків і можливостей. Такі змінні, як основні ціни на сировину, робочу силу та транспортування, повинні бути оцінені, а також елементи витрат постачальників.
Крок №3: Створіть стратегію
Наступний крок — вирішити, де ви будете купувати, одночасно зменшуючи ризик і витрати. Альтернативні постачальники та конкурентоспроможність на ринку повинні бути оцінені за участю зацікавлених сторін.
Крок №4: Визначте процес постачання
Далі компанія повинна розробити стратегію пошуку. Найзвичайнішим процесом отримання пропозицій є запит пропозицій, який містить специфікації продукту/послуги, критерії доставки та обслуговування, розбивку цін, а також юридичні та фінансові параметри.
Крок 5: домовтеся та виберіть постачальників
Коли починаються обговорення та вибираються життєздатні пропозиції, постачальники запитуватимуть пояснення та додаткову інформацію, якщо це необхідно. Проведіть численні раунди переговорів зі своїми постачальниками, перш ніж вибрати їх відповідно до процесу затвердження вашої компанії.
Крок №6: Впровадити та інтегрувати
Повідомте успішних постачальників і залучіть їх до процесу впровадження. Удосконалення специфікацій або процесів, а також зміни в постачанні чи потребах у обслуговуванні будуть частиною вашого плану пошуку.
Крок №7: Порівняльний аналіз і відстеження результатів
Останній етап — це початок безперервного циклу, який починається з порівняльного аналізу поточного стану товару або категорії, моніторингу результатів і забезпечення отримання повної вартості. Потім компанія повертається до кроку 1, щоб повторно оцінити ринок поставок і перезапустити процес.
Яка різниця між стратегічним сорсингом і сорсингом?
Основна відмінність між стратегічним і звичайним пошуком полягає в тому, що стратегічний пошук перетворився на динамічний процес, тоді як загальний пошук залишився простим. Він враховує лише ціни постачальників. Ідея полягає в тому, щоб знайти щось із найнижчою загальною вартістю володіння.
Вартість — це просто один з елементів рівняння стратегічного пошуку. Це один із компонентів корпоративної ієрархії потреб. Команда постачальників бере до уваги низку різних факторів, які можуть вплинути на ваш зв’язок із «джерелом», тобто постачальником. Це включає гарантію таких факторів, як:
- Якість
- Постачати
- Обслуговування
- інновація
- Дотримання правил
Нічого з цього ніколи не слід відмовлятися лише заради вартості. Це загальний концептуальний процес, який лежить в основі стратегічного пошуку джерел.
Закупівлі проти стратегічного пошуку
Закупівлі – це не те саме, що стратегічний пошук. Операції із закупівель складаються з тактичних повсякденних операцій, таких як видача замовлень на купівлю постачальникам. З іншого боку, стратегічний пошук охоплює широкий спектр діяльності із пошуку джерел, наприклад:
- Розширення постачальників
- Стратегічне мислення
- Договірні переговори
- Моделі аутсорсингу
- Інфраструктура для управління ланцюгом поставок
Нюанси термінології закупівель
Жаргон закупівель може викликати здивування. Важко зрозуміти тонкощі іменування. Існують значні відмінності між термінами «закупівля» та «сорсінг».
Наприклад, більшість компаній вважають купівлю стратегічною, а не тактичною. Тоді як пошук джерел вважається тривалим процесом. Ця відмінність підкреслюється тим фактом, що KPI (ключові показники ефективності) для діяльності із закупівель значно відрізняються від показників для пошуку постачальників.
Ці відмінності також застосовуються до інших термінів, пов’язаних із закупівлями, таких як «стратегічний пошук» і «управління ланцюгом поставок», які, незважаючи на те, що всі стосуються місць уздовж одного процесу, ніколи не повинні використовуватися як взаємозамінні. Техніка, динаміка та реалізація суттєво відрізняються.
Усі ці види діяльності є взаємопов’язаними корпоративними завданнями, пов’язаними з потенційною та існуючою мережею постачальників компанії.
Управління ланцюгом поставок і стратегічний пошук
Управління закупівлями та ланцюгом постачання нерозривно пов’язані, як і стратегічний пошук. У той час як закупівлі – це процес отримання товарів і послуг, необхідних фірмі, управління ланцюгом постачання – це адміністрування інфраструктури та послуг, необхідних для отримання цих товарів. Ланцюг постачання включає всіх (внутрішніх або зовнішніх), які беруть участь у передачі продукту чи послуги споживачеві.
Загалом, слово «ланцюг постачання» стосується постконтрактної фази процесу закупівель. Це охоплює логістичні питання, а також питання, що стосуються всіх постачальників, від рівня 1 до рівня 3.
У той час як закупівлі пов’язані з усіма переддоговірними аналізами та обговореннями постачальників до початку контракту, управління ланцюгом поставок стурбоване тим, що відбувається ПІСЛЯ підписання контракту.
Отже, ви бачите, як вони пов’язані, але не однакові?
Експерти із закупівель зараз розглядають стратегічний пошук для оптимізації рішень щодо управління ланцюгом постачання, щоб отримати конкурентну перевагу.
Однією з важливих цілей стратегічного пошуку є покращення відносин між покупцем і постачальником. Ідея полягає в тому, щоб використати ці зустрічі для кращого розуміння справжніх можливостей постачальника та того, що він може запропонувати вашій компанії. Організація досягає цього, поєднуючи та доповнюючи основні можливості з кількома партнерами в ланцюзі поставок.
Перехід великих підприємств до стратегічного постачання став ключовим фактором змін у управлінні великим автопарком ланцюга постачання. Це вимагає трансформації в таких сферах, як:
- Пошук транспортних засобів
- Обговорення контракту
- Вибір постачальника
- Угоди про рівень обслуговування (SLA)
- Оцінки постачальників автопарку
- Тонка настройка управління ланцюгом поставок
Добре розуміння цих процесів допоможе функції закупівель і управлінню автопарком у досягненні спільної мети. Це довільні та звичні закупівлі зацікавлених сторін і польових операцій. Він сприяє інноваціям, необхідним для досягнення найкращої вартості активів.
Коли стратегічний пошук вигідний?
Хоча стратегічне постачання має багато переваг, воно не підходить для кожного проекту закупівель. Зрештою, це складний, а часом і трудомісткий процес. Деякі завдання просто не вимагають такого рівня деталізації. У зв’язку з цим надзвичайно важливо знайти баланс між вартістю придбаного товару та часом, необхідним для завершення проекту стратегічного пошуку.
Стратегічний пошук підходить для таких проектів:
- Висока цінність, правильно визначена та критична для компанії
- Вузькоспеціалізований і складний
- Ставки високі, і це частина проекту організаційної реструктуризації.
Ситуації, пов’язані зі стратегічним пошуком джерел, включають наступне:
- Вибір програмного забезпечення для управління взаємовідносинами з клієнтами
- Оцінка фінансових послуг або виплат працівникам
- Вибір архітектора для проекту нового будівництва
Сценарії, які краще підходять для альтернативних методів закупівель
Через рівень деталізації та час, необхідний для стратегічного пошуку джерел, деякі обставини просто не підходять для процесу. Ось кілька таких випадків.
- Пошук рішення для управління проектом для одного відділу є прикладом закупівлі з низькою вартістю та низьким ризиком.
- Збір ставок для відповідності вимогам політики, коли вже є сильна перевага для певного постачальника
- Спробуйте світло RFP для звичайної трансакційної покупки канцелярського приладдя.
- Розгляньте запит на інформацію (RFI) під час збору ідей, визначення ціни та організації майбутньої покупки.
- Використання запиту на отримання кваліфікації (RFQ), щоб знайти найкращого експерта для консультації щодо маркетингової діяльності.
- Отримати найкращу пропозицію за простою транзакцією – розгляньте запит на пропозицію (RFQ).
Хто бере участь у процесі стратегічного пошуку?
Різноманітні співробітники та відділи вашої фірми будуть залучені до ваших стратегічних ініціатив із пошуку джерел. Як правило, процесом володіє та керує відділ закупівель. Щоб сприяти спеціалізації в цій галузі, багато фірм нещодавно розробили вакансії стратегічного менеджера з пошуку.
Як і в більшості проектів закупівель, інші сторони неминуче будуть залучені. Наприклад, у випадку проекту закупівель CRM, зацікавлені сторони з продажу, маркетингу та операцій будуть залучені. Крім того, часто залучаються юридичні, фінансові та інформаційні технології.
Нарешті, практично кожна спроба стратегічного пошуку вимагатиме схвалення та оцінки керівництва.
Стратегічний пошук: як здійснити перехід
Впроваджується одна ініціатива із закупівель, стратегічний пошук джерел. Спочатку це може здатися значною зміною, але елементи процесу здадуться вам знайомими. Дійсно, стратегічний пошук і традиційні закупівлі мають низку спільних принципів.
Ви проходите цикл стратегічного пошуку постачальників, коли знайдете покупки або поточні відносини з постачальниками, які підходять для цього підходу, починаючи з аналізу витрат, потім вибору постачальника та, зрештою, продовження взаємодії.
Інструменти стратегічного пошуку
Програмне забезпечення для стратегічного пошуку є важливим для компаній, які надають пріоритет економії закупівель. Ці системи, які часто є хмарними та функціонують спільно, розроблені для централізації та автоматизації стратегічного пошуку, підвищуючи ефективність і результативність.
Особливості програмного забезпечення стратегічного пошуку можуть включати:
- Управління проектом
- Відстеження ваших заощаджень
- Розповсюдження та оцінка цифрового RFP
- Репозиторій шаблонів RFP
- Збір та аналіз даних
- Співпраця як внутрішня, так і зовнішня
- Управління відносинами з постачальниками
- Управління категоріями
- Торговий майданчик для постачальників
Висновок
Нарешті, стратегічний пошук – це процес збору інформації, співпраці з найкращими постачальниками та забезпечення постійної вартості та ефективності закупівель. Він виходить за рамки простих трансакційних покупок і зосереджується на загальній картині – як допомогти фірмі досягти її цілей.
Подібним чином альянси постачальників, сформовані в результаті стратегічного пошуку джерел, допомагають долати перешкоди, що виникають, одночасно збільшуючи результати та знижуючи витрати.
Тонкощі стратегічного пошуку, звичайно, відрізнятимуться від однієї фірми до іншої. Проте основи та цілі процесу залишаються незмінними. На щастя, ви можете почати свої стратегічні пошуки з одного проекту за раз.
Статті по темі
- ПОТРІБНИК: визначення, приклади, аутсорсинг і повний посібник
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗАКУПІВЛЯМИ: Типи та список найкращих програмних засобів
- ПРОЦЕС СТРАТЕГІЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ: докладні кроки до стратегічного пошуку
- Управління закупівлями проекту: детальний посібник із процесів закупівель
- Аутсорсинг: визначення, переваги та приклади аутсорсингових компаній
посилання
