Обсяг проекту – це детальний аналіз усіх аспектів проекту, включаючи всі пов’язані завдання, матеріали, терміни виконання та результати, а також межі проекту. Шанси на успіх збільшуються, якщо мета вашого проекту чітко визначена. Це допоможе вам керувати очікуваннями зацікавлених сторін і гарантує, що всі компоненти проекту відповідають цілям. Ось кілька важливих деталей щодо визначення обсягу проекту, того, як його написати, а також важливості його управління та формулювання.
Обсяг проекту
Обсяг проекту – це частина планування проекту, яка передбачає складання списку точних цілей проекту, результатів, завдань, витрат і кінцевих термінів. Заява про обсяг або технічне завдання — це документ, який описує параметри проекту. Він визначає правила для проекту, дає кожному члену команди завдання та створює правила перевірки та затвердження готової роботи.
Заява про обсяг проекту
Обсяг проекту – це важливий документ, який визначає основні цілі проекту та пояснює мотивацію його початку. Зазвичай вони включаються в декларації цілей проекту.
- Технічне завдання проекту (SoW) — це вичерпний підсумок усієї роботи, яку має виконати команда проекту, і будь-яких суттєвих факторів, які можуть вплинути на висновок.
- Ресурси, проблеми із закупівлями, терміни та брак інформації є одними з перешкод, які можуть обмежити або зашкодити результатам проекту.
- Будь-які елементи, виключені з обсягу проекту та його результатів, відомі як виключення із обсягу.
- Точна дата доставки або завершення вказується за допомогою віх.
- Кінцеві результати проекту, такі як звіт, функція програмного забезпечення, уявлення про процес або аналіз або товар чи послуга для клієнта.
- Стандарти прийняття з чітким визначенням того, як буде вимірюватися успіх
- Остаточне схвалення, в якому клієнт підтверджує, що заява про обсяг є правдивою та вичерпною та що всі критерії були враховані, підписавши її.
Ключові кроки для визначення обсягу вашого проекту
Успішне управління проектом залежить від точного визначення мети проекту. Нижче наведено процедури для визначення обсягу вашого проекту.
- Створіть заяву про обсяг із ключовими зацікавленими сторонами, щоб визначити, що охоплено. Участь зацікавлених сторін допомагає уникнути втрат важливих деталей.
- Визначайте, записуйте та діліться припущеннями. Припущення — це факти, що лежать в основі проекту. На етапі планування проекту припущення полягають у тому, щоб дати приблизну цифру ціни та часу для досягнення мети проекту.
- Отримайте підтримку від зацікавлених сторін, на яких заява про масштаби вплине найбільше, щоб переконатися, що всі на одній сторінці.
Приклад обсягу проекту
Уявімо, що ви менеджер проекту, який встановлює параметри для проекту контент-маркетингу. Це приклад дуже простої декларації мети проекту.
- вступ. Для веб-сайту компанії XYZ, щоб підвищити впізнаваність свого бренду, цей контент-маркетинговий проект здійснюється з метою написання статті.
- Параметри проекту. Дослідження, планування контенту, написання статті та публікація на веб-сайті XYZ у блозі XYZ — усе це частина цього проекту. У квітні 2020 року це також передбачатиме публікацію твору в соціальних мережах. Керувати всіма операціями буде Джо Сміт з компанії ABC.
- Результати проекту. Один результат проекту складається з докладного матеріалу на 1,000 слів, який потрібно доставити до [захищено електронною поштою] до кінцевого терміну.
- Норми приймання проектів. Перш ніж опублікувати остаточний твір, Джейн з компанії XYZ оцінить і затвердить його.
- За винятком проекту. Плата за дослідження сторонніх постачальників або контрактні послуги не використовуватиметься в цьому проекті.
- Обмеження по проекту. Перешкоди в спілкуванні, модифікації обсягу та технічні проблеми – це кілька прикладів обмежень.
Що таке управління обсягом проекту
Як частина процесу планування, управління обсягом проекту – це метод, який допомагає визначити та записати список усіх цілей проекту, результатів, термінів виконання та бюджетів. Великі проекти часто зазнають змін у процесі управління проектами.
Коли команди проекту починають із мети, керувати та вносити зміни легше.
Важливість управління обсягом проекту
Одним із найважчих обов’язків керівника проекту є управління очікуваннями клієнтів і зацікавлених сторін. Крім того, коли мета проекту чітка, менеджери можуть не відставати від плану та виконувати всі дедлайни.
- Адаптивні вимоги
- Зміна курсу проекту, коли він уже почався
- Розуміючи, що результат не такий, як очікувалося
- Обговорено перевищення бюджету
- Невиконання термінів виконання проекту
Ефективне управління цілями проекту дає вам повну картину часу, робочої сили та потреб проекту. Крім того, для завершення проекту корисно розрізняти те, що потрібно, а що ні. Крім того, мета проекту в управлінні проектом також створює фактори контролю проекту для вирішення компонентів, які можуть змінюватися протягом життєвого циклу проекту.
Процес управління обсягом проекту
Давайте поговоримо про шість процедур, залучених до точного визначення обсягу проекту:
#1. Управління обсягом планування
По-перше, на початковому етапі управління обсягом проекту ви створюєте документ плану обсягу, який потім можете використовувати пізніше. Документ насамперед допомагає у встановленні, управлінні, підтвердженні та регулюванні обсягу проекту.
#2. Вимоги до збору
Наступним етапом є визначення вимог і очікувань зацікавлених сторін. За допомогою інтерв’ю, опитувань і фокус-груп ви записуватимете вимоги проекту, цілі, бюджети та результати.
#3. Окреслення сфери застосування
Крім того, тепер ви повинні детально описати продукт або послугу проекту. Після цього у вас буде формулювання мети проекту, яке ви зможете використовувати протягом усього проекту.
#4. Створення структури розбивки проекту
Структури розподілу проекту координують і призначають завдання проекту членам команди. Він містить перелік необхідних результатів і відповідні дати виконання.
#5. Перевірка обсягу
На цьому кроці ви розкажете керівникам проекту та зацікавленим сторонам про мету та результати, які ви записали. Крім того, це допоможе вам отримати необхідні дозволи. перед початком проекту необхідно провести перевірку мети, щоб швидко виявити проблеми.
#6. Управління обсягом
Керівники проекту повинні переконатися, що проект завжди залишається в межах визначеного обсягу з моменту його початку. Якщо є якісь зміни, які необхідно внести, слід використовувати відповідну процедуру контролю змін.
Які 3 аспекти обсягу проекту?
#1. Визначення сфери застосування
Проектні групи – це ті, хто першими вирішують обсяг проекту. Крім того, проект не буде вважатися успішним і завершеним, доки не буде доставлено всі предмети, що входять до нього. Крім того, оскільки ви можете зрозуміти загальні цілі та почати розбивати вимоги на більш керовані компоненти для планування, опис обсягу корисний для планування.
#2. Декомпозиція роботи/WBS.
Декомпозиція роботи є наступним важливим компонентом управління обсягом проекту. Крім того, це відбувається в результаті поділу командою проекту компонентів обсягу проекту на більш керовані одиниці. До цих підрозділів відносяться робочі пакети.
#3. Управління обсягом.
В якості останнього кроку необхідно також активно керувати сферою дії. Разом з іншими членами команди та спонсором проекту керівник проекту часто займається цим. Зміни обсягу вивчаються, осмислюються та готуються до них через процес управління обсягом. Протягом усього проекту мета, як правило, змінюється.
Які 5 частин плану обсягу проекту?
Обсяг проекту, або «м'ясо з картоплею» проекту, є коротким викладом умов усього підприємства. П’ять частин ефективного опису обсягу проекту — це цілі, завдання, результати, робочий план, витрати та кінцеві терміни. Крім того, він делегував завдання та відповідальність.
Що таке шість елементів масштабу?
Шість основних елементів гарної заяви про обсяг – це опис обсягу продукту, критерії прийнятності, результати, виключення з проекту, обмеження та припущення. Добре написана заява про обсяг є важливою для успішного проекту.
Які є два типи управління проектами?
Існує два різних підходи до управління проектами:
#1. Обсяг продукту
Обсяг продукту або послуги описує його функції та можливості. Ці критерії включають розмір, матеріал і функціональність. Призначення та використання є функціональними факторами.
Фактичний результат, або пропозиція, є акцентом обсягу продукту. Ось кінцевий продукт. «Продукт» — це послуга або об’єкт для використання клієнтом. Важливо, що під час оцінки прогресу та результату об’єкта часто враховується обсяг продукту.
#2. Обсяг проекту
Тим не менш, обсяг проекту включає зусилля з надання продукту або послуги. Обсяг проекту описує, як виконати місію. Задокументуйте цілі проекту, результати, завдання, учасників, терміни виконання та основні етапи.
Обсяг проекту окреслює те, що не включає обсяг плану, таким чином встановлюючи межі проекту. Можуть бути включені бюджет або ресурси, доступні для проекту. Обсяг проекту може включати детальну інформацію про часові рамки проекту та завдання.
Висновок
Підсумовуючи, чітке розуміння обсягу проекту має вирішальне значення для ефективного впровадження нового проекту чи продукту. Крім того, мета є дуже важливою ідеєю для керівників проектів і організацій в цілому, оскільки вона дає повний погляд на діяльність і активи компанії.
Статті по темі
- Управління обсягом проекту: визначення та приклади плану управління обсягом
- Керівництво з планування управління якістю проекту (інструменти та програмне забезпечення)
- Управління маркетингом: все, що вам потрібно знати
- Керівництво з планування управління якістю проекту (інструменти та програмне забезпечення)
Посилання
