Автоматизація бізнес-процесів — це використання передових технологій для виконання бізнес-завдань із якомога меншою допомогою людини. Звичайно, кожен зайнятий власник знає важливість BPA. Він прискорює роботу, направляючи інформацію потрібній особі в потрібний час за допомогою визначених користувачем правил і дій. У рамках стратегії цифрової трансформації організації часто використовують BPA, щоб оптимізувати робочі процеси та зробити свою роботу більш гладкою. Ознайомтеся з цією статтею, щоб отримати докладніші відомості про автоматизацію бізнес-процесів і найкращі програмні інструменти з прикладами.
Чому автоматизація бізнес-процесів важлива?
Метою автоматизації бізнес-процесів є не просто заміна паперу PDF-файлами; він також спрямований на те, щоб зробити процеси більш економічно ефективними, оптимізованими, стійкими до помилок і зрозумілими. Автоматизуючи процеси для підвищення загальної ефективності роботи, організації економлять час і гарантують використання найкращих практик.
Які бізнес-процеси слід автоматизувати?
Майже будь-який бізнес-процес можна певним чином покращити за допомогою автоматизації. Оцінюючи кандидатів для автоматизації процесів, враховуйте такі ключові характеристики:
- Процедура вимагає послідовності в усій організації.
- У цьому процесі мало місця для помилок.
- Процедуру можна повторити.
Що таке програмні засоби автоматизації бізнес-процесів?
Організації можуть використовувати програмні засоби автоматизації бізнес-процесів, щоб частково або повністю автоматизувати свої бізнес-процеси. Програмне забезпечення RPA та програмне забезпечення BPA подібні. Насправді вони мають схожі цілі. Єдина відмінність полягає в тому, що останнє програмне забезпечення працює більше як люди: воно маніпулює програмним забезпеченням за допомогою машинного зору та сканування екрана. Програмне забезпечення BPA, з іншого боку, автоматизує бізнес-процеси організації перед інтеграцією їх у програмне забезпечення, що автоматизується.
Він відповідає за весь процес адаптації співробітників
Якщо ви коли-небудь працювали в організації, ви знаєте, що адаптація є дуже структурованим процесом. (Надішліть електронний лист людині A, заповніть документи B, C і D тощо.) Замість того, щоб починати з нуля, ви можете дозволити програмному забезпеченню автоматизації бізнес-процесів провести вас через увесь процес. Поки бізнес-процес включає серію передбачуваних кроків і повторення, є ймовірність, що його можна автоматизувати.
Інструменти автоматизації бізнес-процесів
Автоматизація бізнес-процесів трансформує організаційні операції, дозволяючи організаціям робити більше з меншими витратами при одночасному масштабуванні в тандемі зі зростанням бізнесу. Ось десятка найкращих інструментів автоматизації бізнес-процесів для підвищення стійкості та просування вашої компанії на нові висоти.
№1. Асана
Асана - це a управління проектом інструмент із функціями як для менеджерів, так і для працівників. Простий інтерфейс користувача спрощує керування проектом, заохочуючи використання та взаємодію. Що стосується безпеки, Asana надає SSO, 2FA та розширені детальні дозволи. Asana дозволяє керувати та планувати за допомогою готових шаблонів, загального командного календаря, планувальника завдань, визначення пріоритетів завдань і автоматизації повторюваних завдань. Він також має інформаційні панелі звітів для аналізу проекту, обміну файлами за допомогою перетягування або вручну, а також розділи коментарів під кожним завданням.
#2. ProcessMaker
ProcessMaker — це інтелектуальна BPM-платформа з низьким кодом і автоматизація бізнес-процесів для організацій, яким потрібна масштабованість. Ви можете швидко створювати настроювані діаграми та звіти за допомогою функції фільтрованого пошуку. Ви також можете призначити конкретних кінцевих користувачів для своїх діаграм і звітів. ProcessMaker містить механізм сценаріїв, який підтримує JavaScript, Java, C# та інші мови. Він забезпечує перевірку синтаксису BPMN і перевірку помилок процесу для перевірки синтаксису. У результаті ви можете покращити загальну видимість і оркестровку наскрізних автоматизованих процесів. Кінцеві користувачі також можуть проектувати та перепроектовувати скільки завгодно автоматизованих процесів.
#3. ActiveBatch
ActiveBatch — це платформа без коду для організації автоматизованих робочих процесів. Його керована подіями архітектура дозволяє підтримувати черги повідомлень, твіти, події файлів FTP, електронну пошту та інші функції. Планування завдань також можна налаштувати на основі робочого дня та часу. Для керування автоматичними заявками він забезпечує двонаправлену інтеграцію з System Center Service Manager і ServiceNow. API також можна використовувати для підключення до будь-якої служби, програми або сервера. Він також включає такі функції, як моделювання та поглиблений моніторинг.
#4. KissFlow
Kissflow пропонує простий підхід до автоматизації бізнес-процесів. Це група з понад 50 програм для керування такими речами, як платежі постачальникам, замовлення на купівлю, адаптація нових співробітників і навіть відшкодування миль. Кінцеві користувачі також можуть налаштувати ці програми. Kissflow також надає форми збору даних, звіти про діяльність і системні послідовності. Він пропонує інтеграцію SaaS із підтримкою Zapier як набір для співпраці. Ви також можете прикріпити файли з Dropbox і Google Docs які є багатомовними. Крім того, немає обмежень щодо кількості програм, які користувач може створити.
#5. Люкс
Hootsuite — добре відомий інструмент автоматизації керування соціальними медіа на сучасному ринку. З більш ніж 150 програмами в магазині Hootsuite App Discovery він має найповніший список інтеграцій із соціальними мережами. Він також має простий у використанні інтерфейс для швидкої адаптації. Ви можете швидко підключити кілька облікових записів, включаючи YouTube. Hootsuite — це ефективний інструмент керування соціальними мережами для компаній, які спілкуються в кількох соціальних мережах. Ви також можете використовувати Hootsuite API, щоб адаптувати свої інтеграції та покращити взаємодію.
#6. Базовий табір
Basecamp — це онлайн-інструмент для співпраці, який використовується компаніями. Він є адаптивним, оскільки допускає широкий спектр інтеграцій. Основні функції Basecamp включають відстеження термінів, файлів, завдань, оголошень і обговорень. Розгляньте можливість створення віртуального центру для команд компанії, який може бути корисним у віддаленому робочому середовищі. Basecamp є найбільш адаптивним і надійним робочим центром. Хоча він може підкреслити управління проектами, він не призначений для полегшення проектів. Однак він чудово керує обговореннями, що може допомогти пришвидшити проекти.
#7. Трекер Comindware
Comindware Tracker — це платформа SaaS, яка автоматизує відстеження проблем, комунікації, управління проектами, управління робочими процесами, Управління персоналом, використання ресурсів та інші процеси. Кожну функцію також можна налаштувати. Comindware Tracker, наприклад, включає графічний конструктор робочих процесів, який дозволяє розробляти та налаштовувати робочі процеси за допомогою інтерфейсу перетягування. Ви можете стежити за критичними сповіщеннями про клієнтів, постачальників і партнерів для відстеження проблем. Comindware Tracker також включає систему управління людськими ресурсами (HRM) для керування наймом, відпустками, переміщеннями працівників, попередженнями та звільненнями.
#8. Laserfiche
LaserFiche — це платформа для автоматизованого керування вмістом, яка працює для сортування цифрового безладу. Він надає вам простий і легкий у використанні інтерфейс для щоденної маршрутизації та відстеження цифрових документів. Керовані штучним інтелектом робочі процеси та аналітика дозволяють кінцевим користувачам сканувати та впорядковувати документи в цифровому вигляді в усій організації. Він також містить такі інструменти, як форми, звіти та керування завданнями.
#9. Quu
Quu — це інструмент для автоматизації дослідження вмісту та маркетингу. Однак це не клон HootSuite. Дослідження релевантного вмісту для цільової аудиторії завжди займає багато часу. Quu автоматизує цей виснажливий процес, надсилаючи щоденні сповіщення про високоякісний вміст у вашій бажаній ніші. Сповіщення містять, серед іншого, посилання на подкасти, статті, відео та публікації в блогах. Для вмісту є три варіанти: підготовлений вручну, відкриття та Pods від Quu. Отримавши щоденний вміст, ви можете запланувати його за допомогою такого інструменту, як HootSuite.
№10. TrackVia
TrackVia — це добре розроблена платформа розробки з низьким кодом для керування робочим процесом. Він надає кінцевим користувачам функцію перетягування на основі інтерфейсу користувача для створення програм і автоматизації процесів. Мобільні робочі процеси з інтеграцією Zapier і адаптивними інформаційними панелями є головною увагою. Однак налаштування обмежені через типові макети. TrackVia також може виграти від більшої інтеграції сторонніх програм.
Яка різниця між автоматизацією бізнес-процесів (BPA) і роботизованою автоматизацією процесів (RPA)?
BPA автоматизувала весь бізнес-процес від початку до кінця, а RPA делегувала окремі завдання програмним роботам для оптимізації.
Використання та приклади програмних засобів автоматизації бізнес-процесів
Ось кілька переконливих прикладів того, як програмні засоби автоматизації бізнес-процесів використовуються у світі бізнесу.
#1. Онбординг співробітників
Набір співробітників - процес повільний і трудомісткий. Це пов’язано з тим, що під час найму на роботу потрібно багато документів, включаючи юридичну документацію, відкриття банківських рахунків, організацію навчання та ознайомлення, а також заповнення різноманітних форм. Цей процес найму стає непослідовним, неформальним і роз’єднаним без програмного забезпечення BPA, що може навіть призвести до:
Без прикладів програмного забезпечення для автоматизації бізнес-процесів цей процес найму стає непослідовним, неформальним і роз’єднаним, що може навіть призвести до:
- Низький рівень задоволеності працівників.
- Невиконання деяких необхідних кроків.
- Незліченні форми для заповнення під час найму нових співробітників.
Автоматизувавши процес адаптації співробітників, ви можете забезпечити плавний перехід від одного завдання до іншого. Завдяки програмному забезпеченню BPA можна тримати своїх потенційних співробітників в курсі процесу найму.
#2. Замовлення на закупівлю
Замовлення на закупівлю є повсякденним завданням більшості організацій, яке потребує значної кількості документів. Співробітники заповнюють форму та надсилають її відділу закупівель. Створюється замовлення на купівлю, а копія надсилається постачальнику, а також групі інвентаризації після того, як його перевірить і затвердить відповідний орган. Якщо запит відхилено, наприклад, через бюджетні обмеження або недостатню інформацію, замовлення на закупівлю повертається команді, яка подала запит. Якщо цей бізнес-процес не автоматизовано, може виникнути кілька проблем, зокрема (але не обмежуючись ними):
- Сталися помилки під час доставки матеріалів.
- Помилки в замовленні на купівлю.
- Неповні записи.
- Це вплинуло на продуктивність.
- Затвердження замовлення на закупівлю відкладено.
Приклади програмного забезпечення для автоматизації бізнес-процесів полегшують і прискорюють виконання робочих процесів, а також підвищують точність даних, прозорість і підзвітність в організації.
Які цілі автоматизації бізнес-процесів?
Основною метою автоматизації процесів є покращення робочого процесу компанії. це може зменшити витрати, час і відходи, підвищуючи продуктивність, зменшуючи кількість помилок і контролюючи всі бізнес-процеси в режимі реального часу за допомогою автоматизації.
Які переваги автоматизації бізнес-процесів?
Завдяки автоматизації процесів можна отримати багато позитивних результатів, зокрема підвищення задоволеності клієнтів і конкурентну перевагу.
#1. Це економить гроші
Щороку організації втрачають не менше 30% доходу через неефективні бізнес-процеси. Іншими словами, ручні бізнес-процеси часто призводять до значної втрати ресурсів. Перехід від ручних до автоматизованих бізнес-процесів дозволяє зменшити кількість помилок. Організації можуть значно збільшитися норми прибутку і зниження операційних витрат завдяки прикладам процесу автоматизації бізнесу. Оскільки відходи усуваються, а ресурси використовуються оптимально, у вас є більше можливостей для перегляду вигідних умов і ефективного управління контрактами.
#2. Прискорює перевірку та затвердження документів
Обслуговування даних і документів вручну може бути кошмаром трудомістким, а ймовірність помилок зростає. Коли ви автоматизуєте процеси керування документами, ви зменшуєте час, необхідний для перегляду та затвердження документів, роблячи його більш зручним.
#3. Підвищує прозорість
За допомогою програмного забезпечення BPA ви можете відстежувати та контролювати декілька процесів під час їх виконання та встановлювати ключові показники ефективності (KPI). Цей рівень прозорості дає змогу зрозуміти сфери вашої організації, які потребують критичного вдосконалення.
#4. Допомога в моніторингу виконання документів
Подумайте про те, щоб зателефонувати та зв’язатися з працівником. Потім за допомогою електронної пошти зробіть зворотний зв’язок, щоб уточнити певні деталі. Вручну такий процес може тривати до тижня або більше, щоб спрямувати інформацію потрібній особі в потрібний час. Програмне забезпечення BPA скорочує час обробки документів та інформації до кількох годин. Автоматизація також дозволяє відстежувати хід і статус документів із повною можливістю відстеження надісланих, відкритих і підписаних документів.
#5. Дотримується політики компанії
Недотримання відповідних галузевих і правових норм є дорогим заходом для бізнесу всюди. Хороша новина полягає в тому, що програмні засоби автоматизації бізнес-процесів допомагають підприємствам залишатися сумісними. Ці дані є корисними, оскільки вони простежуються та контролюються, що забезпечує кращу відповідність відповідним нормам.
#6. Полегшує спілкування
Щоб дізнатися, що відбувається з вашими бізнес-процесами, зверніться до керівника або керівника групи. Навіть тоді ймовірно неправильне розуміння, що може призвести до дорогих помилок. Програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів допомагає оптимізувати такі внутрішні комунікації. Це навіть може допомогти в спрощенні процесів роботи з клієнтами, таких як продажі та обслуговування клієнтів. Автоматизація процесу також зберігає весь зв’язок, пов’язаний з процесом, у робочому процесі, що робить виконання процесу легшим і швидшим.
#7. Зменшує залежність від ручних процесів
Згідно з недавнім дослідженням, офісні працівники витрачають майже дві з половиною години на день на деструктивні завдання, такі як обробка документів, затвердження документів і пошук інформації. Програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів може швидко виконувати повторювані завдання. Автоматизація економить гроші, оскільки вимагає менше ручного втручання. Це також економить час, що є основною перевагою всього програмного забезпечення BPA.
#8. Скорочує зустрічі
Оскільки програмне забезпечення BPA може ефективно виконувати всі повсякденні повторювані завдання в організації, ви можете скоротити кількість зустрічей, щоб покращити розподіл робочої сили. Це також дозволяє вам перенаправити увагу ваших співробітників на завдання, які більше залучають їхній мозок до розробки стратегій і виконання більш важливих функцій.
#9. Покращує робочі процеси
Автоматизація процесів покращує узгодженість робочого процесу, особливо у великих організаціях з великою кількістю співробітників і зацікавлених сторін. І тут все може трохи заплутатися: у кожного є кілька завдань, які потрібно виконати, різні методи ведення файлів, різні звички тощо. Програмне забезпечення BPA з кроками, які систематично слідують один за одним, є розумним ярликом для покращення робочого процесу та підвищення ефективності бізнес-процесу.
#10. Зменшити людську помилку
Помилка властива людині, незалежно від того, наскільки здібні ваші співробітники. Помилки траплятимуться завжди. Насправді їх не уникнути. Однак автоматизація бізнес-процесів дозволяє виявляти та виправляти типові помилки на робочому місці, такі як постійні затримки, точки неефективності, помилки, допущені вручну, тощо. Усунувши ризик цих помилок (шляхом автоматизації процесів), ваші бізнес-процеси працюватимуть більш гладко. Це допоможе вам уникнути зайвих бізнес-операцій. Програмне забезпечення BPA також може допомогти вам запобігти повторюваним помилкам у вашому бізнесі.
Види автоматизації процесів
Ось чотири різні типи автоматизації бізнесу, їхні функції та коли їх слід використовувати.
#1. Автоматизація маркетингу
Маркетинг є важливою частиною ведення бізнесу, але він може бути трудомістким і дорогим, що робить його гарним кандидатом для автоматизації. Компанії можуть генерувати висококваліфікованих потенційних клієнтів, готових до залучення до продажу, використовуючи інструменти автоматизації маркетингу. Ці інструменти також забезпечують структуру для команд, щоб націлювати, будувати, виконувати та вимірювати успіх маркетингові кампанії, що спрощує кваліфікацію потенційних клієнтів і конверсію.
#2. Автоматизація бухгалтерського обліку
Компанії можуть значно заощадити час на дебіторській заборгованості (AR), кредиторській заборгованості (AP), виставленні рахунків, зборах, заявках на кредитні картки, резервному копіюванні даних та інших фінансових процесах, якими потрібно керувати щодня або щотижня, завдяки автоматизації своїх функцій бухгалтерського обліку та бухгалтерського обліку. . Вони також можуть автоматизувати основні процеси, такі як бухгалтерія, управління головною книгою (GL) і управління банківськими рахунками. Автоматизація спрощує складний процес, видаляючи ручні елементи з бухгалтерська командароботи та обробки чисел і роботи з транзакціями.
#3. Автоматизація процесів
Автоматизація бізнес-процесів (BPA) виходить за рамки базової автоматизації, включаючи інтеграцію додатків, щоб допомогти підприємствам підвищити вартість і ефективність. Роботизована автоматизація процесів (RPA), підмножина BPA, зосереджена на автоматизації рутинних завдань, тоді як BPA допомагає підприємствам отримати більше від своїх інвестицій в автоматизацію. BPA досягає цього шляхом агрегування даних із багатьох джерел для створення аналізу, який було б важко виконати вручну.
Компанії використовують BPA для різних цілей, зокрема:
- Автоматизоване введення замовлення
- Автоматизація електронної пошти
- Автоматизована пакетна обробка
- Автоматичне передавання файлів
- Автоматизоване формування та розсилка звітів
#4. Автоматизація персоналу
Наймання нових співробітників – це багатоетапний процес, який починається з онлайн-оголошення про вакансію або пошуку персоналу та закінчується офіційним зарахуванням працівника. Багато етапів цього процесу можна автоматизувати. Людські ресурси система управління (HRMS) є корисним інструментом у цьому відношенні. Ці системи автоматизують процес керування кандидатами як частину більшого набору функцій. Зокрема, це стосується автоматизованих пропозицій роботи, які надсилаються безпосередньо кандидатам, що допомагає донести інформацію про відкриті вакансії як до зовнішнього світу, так і до поточних співробітників, які, можливо, захочуть подати заявку на внутрішні вакансії або зробити рекомендації.
Які є два типи автоматизації процесів?
Загалом існує два основних типи автоматизації процесів, коли мова йде про автоматизацію електроенергії. Це хмарні потоки, цифрова автоматизація процесів на основі API та роботизована автоматизація процесів (RPA) на основі інтерфейсу користувача.
Яка країна найкраща для RPA?
Є кілька країн, які відомі своїм передовим RPA. Фахівці з робототехніки часто шукають роботу в країнах, які дозволяють їм проводити дослідження та розробки без обмежень, і Південна Корея є одним із найкращих місць, куди можна поїхати.
Що краще SAP чи RPA?
Немає жодної технології чи інструменту, які були б нижчими чи кращими. І SAP, і RPA мають однакове значення на ринку. Обидва різні. Насправді за допомогою інструментів RPA SAP автоматизується, що не означає, що SAP поступається.
Чи є RPA великим попитом?
У кожному бізнес-налаштуванні SAP і RPA є життєво важливими та корисними. Однак обидва вони відіграють різні ролі, незалежно від їх корисності.
Питання і відповіді
Що таке автоматизація бізнес-процесів?
Автоматизація бізнес-процесів (BPA) — це використання програмного забезпечення для автоматизації бізнес-транзакцій, які повторюються знову і знову та мають багато кроків.
Чи є автоматизація процесів хорошою кар’єрою?
Так, вони повинні створювати інтегровані програми, які можуть адаптувати та покращувати підключення до мережі. Це одна з тих професійно-орієнтованих, високооплачуваних робіт, які можуть швидко зробити вас багатими.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ INSTAGRAM: використання, безкоштовні інструменти та ціни
- ІНФОРМАЦІЯ СПІВРОБІТНИКІВ: що ви повинні знати про весь процес адаптації
- Найкращі методи адаптації нових працівників у 202 році3
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ МАРКЕТИНГУ: характеристики та ціни
- Управління соціальними мережами: простий посібник, вакансії та інструменти 21+SMM (безкоштовні та платні)
посилання
