Витрати на бізнес можуть серйозно поглинати ваші ресурси. Якщо ви не будете ретельно відстежувати свої витрати, ви можете перевитрати і втратити гроші. У цій статті ми обговоримо важливість відстеження бізнес-витрат і надамо поради, як це зробити ефективно.
Що таке бізнес-витрати
Витрати, пов'язані з роботою вашої фірми, відомі як бізнес-витрати. Звичайні та необхідні бізнес-витрати, які також називають бізнес-відрахуваннями, вираховуються з вашого доходу для визначення прибутків, збитків і оподатковуваного доходу. Ці витрати включають пробіг, банківські збори та комісії, програмне забезпечення та комунальні послуги, канцелярське приладдя, друк, поштові витрати та доставку, а також витрати на рекламу та маркетинг.
Коли ви відстежуєте витрати своєї компанії, ви можете контролювати прибутки та збитки, а також досліджувати моделі галузі, щоб допомогти у прогнозуванні. Ви можете спланувати правильне використання фінансів, оскільки знаєте своє фінансове становище.
Кроки для відстеження бізнес-витрат
Для відстеження бізнес-витрат потрібно виконати кілька кроків, наприклад створити окремий рахунок для бізнес-операцій, інтегрувати бухгалтерське програмне забезпечення з фінансовими установами, регулярно подавати квитанції та час від часу перевіряти дані. Щоб належним чином відстежувати витрати вашого підприємства, дотримуйтеся наведених нижче інструкцій.
#1. Створіть бізнес-акаунт
Створення бізнес-фінансового облікового запису спеціально для вашої комерційної діяльності є першим кроком у відстеженні витрат бізнесу. Щоб приймати платежі за допомогою кредитної картки від клієнтів, ви повинні відкрити рахунок торговельних послуг, поточний рахунок підприємства та ощадний рахунок підприємства. Було б легко керувати своїми фінансами, якби у вас був окремий рахунок для вашого бізнесу. Ви матимете всі свої бізнес-витрати в одному місці, що спростить отримання податкових відрахувань.
#2. Виберіть бухгалтерську програму
Вибір бухгалтерського програмного забезпечення, яке може автоматизувати ваш бізнес-запис і відстежувати всі витрати, є наступним кроком у відстеженні витрат підприємства. Моніторинг і систематизація витрат вашого бізнесу стає спрощеним за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення. Найкраще бухгалтерське програмне забезпечення має функції звітності, які дозволяють порівнювати витрати вашої компанії за певний час. Оскільки для компаній доступно багато безкоштовних платформ бухгалтерського програмного забезпечення, вам не доведеться витрачати більше, ніж ви можете собі дозволити, щоб мати точні записи.
#3. Підключіть свої фінансові установи
Підключення вашого бухгалтерського програмного забезпечення до ваших банків полегшить відстеження витрат вашого бізнесу. Він може класифікувати ваші витрати та увімкнути автоматичне завантаження всіх банківських операцій. Ви також можете інтегрувати додаткові функції, що спростить звірку виписок шляхом введення щоденних транзакцій і завантаження банківських виписок.
Крім того, ви можете виконувати фінансові операції у своїй програмі, не заходячи на свій банківський рахунок, зв’язавши свої банківські рахунки з обліковою системою. Завдяки такій синхронізації ви можете витрачати менше часу на облік своїх витрат. Крім того, оскільки ви не забудете жодної транзакції, ви можете бути впевнені, що ваші записи про доходи та витрати точні.
#4. Подайте свої квитанції
Уважно зберігайте свої квитанції під час ведення бізнесу, щоб точно відстежувати витрати. Податкове управління зобов’язує вас зберігати всі паперові квитанції та інші записи щонайменше три роки. Тому зберігайте паперові квитанції в папках і обов’язково зазначайте причину кожної операції на квитанціях. Папки також можна позначати та впорядковувати на основі дат або категорій, до яких вони належать.
#5. Перегляньте свої бізнес-витрати
Переглядаючи свої витрати час від часу, ви зможете отримати найкращі переваги від відстеження витрат бізнесу. Перегляньте звіти, перегляньте дані та проведіть аналіз. Зверніть увагу на закономірності, щоб спостерігати, скільки ви витрачаєте в різних категоріях і як витрати складаються. Також виправте будь-які помилки та упущення.
Що таке робота трекерів ділових витрат
Монітори витрат бізнесу зазвичай доступні онлайн або через мобільний додаток. Ви отримаєте доступ до певної кількості співробітників, коли приєднаєтеся до постачальника.
Незважаючи на те, що процедури реєстрації різняться залежно від продукту, більшість трекерів вимагають відносно простих фінансових і інформаційних даних компанії. Ви повинні підключити програмне забезпечення до поточного рахунку підприємства або кредитної картки підприємства, щоб отримати від нього максимальну користь. Крім того, ваші співробітники матимуть вибір зв’язати свої особисті банківські рахунки, щоб вони могли отримати відшкодування після подання квитанцій про санкціоновані витрати, пов’язані з бізнесом.
Найдорожчі сфери ваших витрат виділяють трекери витрат бізнесу, які класифікують ваші витрати. Вони також можуть допомогти вам обмежити ваші витрати. Наприклад, ви можете об’єднати всі витрати, пов’язані з інвентарем або маркетингом, щоб перевірити, чи не вистачає бюджету для кожної позиції. Ці відомості спрощують підтримку грошового потоку.
Як слід вести бухгалтерський облік мого малого бізнесу
Ви повинні виконати наступні кроки, щоб налаштувати облікові записи для вашого малого підприємства:
#1. Виберіть бухгалтерську програму
Бухгалтерський облік з одним або подвійним записом – це два методи, які використовують компанії для відстеження фінансових операцій. Завдяки своїй простоті єдиний бухгалтерський облік є кращим методом для малих фірм, коли вони тільки починають роботу.
Облік за касовою схемою використовується в єдиній бухгалтерії. За допомогою цього методу ви відстежуєте прибутки від бізнесу, коли їх отримуєте, і витрати, коли їх несете. Цей підхід є найпростішим, коли ви використовуєте електронні таблиці для бухгалтерського обліку.
#2. Виберіть техніку запису
Варіантами є як введення транзакцій вручну, так і створення налаштованої електронної таблиці. Однак використовуйте бухгалтерське програмне забезпечення, яке виконує обчислення за вас, щоб зменшити кількість помилок. Використовуючи програмне забезпечення для бухгалтерського обліку малого бізнесу, ви можете вести всі свої фінансові дані точно й актуально, що спростить вам майбутні завдання.
#3. Створіть банківський рахунок організації
Під час податкового сезону вигідно мати окремі банківські рахунки для особи та компанії. Вам не потрібно турбуватися про ненавмисне імпортування вашого особистого членства в Netflix, коли ви підключаєте свої корпоративні облікові записи до свого бухгалтерського програмного забезпечення.
Обов’язково щомісяця звіряйте свої книги з банківською випискою. Це передбачає порівняння даних із ваших банківських виписок із записами у вашому обліковому програмному забезпеченні.
#4. Створіть шаблон рахунку-фактури
незалежно від того, робите ви це онлайн чи у своїй бухгалтерській програмі. Більшість невеликих фірм, які надають послуги, роблять це в кредит, що передбачає надсилання рахунку після завершення проекту та надання клієнту можливості оплатити його пізніше.
У кожному рахунку повинні бути вказані умови оплати. Це має містити вашу контактну інформацію, інструкції щодо оплати та дату оплати рахунку. Інформація про обробку платежів гарантує, що згодом нічого не станеться та що гроші надійдуть на ваш рахунок у потрібній сумі.
Відстеження витрат малого бізнесу
#1. Пандус
Ramp — це платформа для керування бізнес-кредитними картками та витратами, яка розроблена, щоб допомогти малому бізнесу оптимізувати автоматизацію та скоротити витрати. Завдяки роботі з корпоративними картками, управлінню витратами, оплаті рахунків, бухгалтерському обліку та звітності це програмне забезпечення для керування витратами 5-в-1 економить дорогоцінний час.
Автоматизоване узгодження спрощує керування бухгалтерським обліком, а також автоматизує відстеження витрат. Більше 100 додатків, у тому числі
- Млявий
- Okta
- Xero
- Oracle NetSuite
- QuickBooks
- Підприємства можуть інтегрувати Sage із Ramp.
#2. Rydoo
Rydoo допомагає вашому фінансовому персоналу контролювати витрати, покращуючи фінансові прогнози та аналіз. Використовуючи цю програму для керування фінансами малого бізнесу, ви можете відстежувати транспортні витрати, вести звіт про добові та централізувати квитанції співробітників.
#3. Circula
Ви можете керувати витратами працівників і виплатами компанії за допомогою Circula, складної платформи фінансування працівників. Ця програма створена, щоб забезпечити простий інтерфейс користувача, допомогти зменшити витрати на процес і підтримувати сумісність вашого малого бізнесу.
Рішення зі штучним інтелектом, які пропонує Circula, дуже корисні для автоматизації політики та управління витратами. Крім того, ви можете зв’язатися з програмами відділу кадрів і нарахування заробітної плати, веб-сайтами бронювання подорожей, такими як TravelPerk, і програмами ERP.
#4. Payhawk
Payhawk — це комплексне фінансове програмне забезпечення, яке допомагає автоматизувати та керувати вашими банківськими та бухгалтерськими вимогами. А також надає все для підприємств будь-якого розміру, включаючи управління витратами, оплату рахунків і автоматизацію бухгалтерського обліку.
Крім того, він сумісний із широким спектром програм ERP, зокрема:
- Oracle NetSuite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Мудрець
- Точний
- І Датев.
#5. Здорожчати
Expensify — це служба відстеження витрат, яка пропонує ряд безкоштовних функцій, зокрема бронювання подорожей, корпоративні картки, виставлення рахунків, платежі та моніторинг витрат. Крім того, відмінна функція моніторингу надходжень і витрат одним клацанням миші допомогла йому стати популярним серед організацій усіх типів, від приватних підприємців до компаній зі списку Fortune 500.
Додаток для відстеження бізнес-витрат
Першим кроком у використанні складніших методів бухгалтерського обліку, який може сприяти розвитку вашої компанії, є відстеження ваших витрат.
№1. Особистий капітал
Найміть повнофункціонального інвестиційного менеджера, такого як Personal Capital. Усі покупки, які ви робите за допомогою кредитної або дебетової картки, відстежуються та класифікуються. Додаток створює діаграми, використовуючи ваш місячний грошовий потік і розподіл ваших місячних витрат. Служба управління капіталом і безкоштовна фінансова панель є двома варіантами.
Варіант управління інвестиціями пропонується опцією управління капіталом, діючи як робо-консультант, пропонуючи живу підтримку. Безкоштовна фінансова інформаційна панель пропонує інструменти аналізу грошових потоків і бюджетування. Ви можете використовувати додаток, щоб перевірити свої інвестиції та спланувати вихід на пенсію.
#2. Здорожчати
Це чудовий додаток для створення звітів про витрати в дорозі та доступний для смартфонів iOS та Android. Expensify, який дозволяє відстежувати витрати та фотографувати квитанції вручну, є обов’язковим для людей, які часто подорожують на роботу. Expensify автоматично інтерпретує чеки, коли ви їх фотографуєте, і перетворює їх на документально підтверджені витрати. Ви також можете класифікувати свої витрати, наприклад пробіг, подорожі та харчування. Найкраще те, що Expensify не коштує нічого для окремих осіб і 5 доларів на місяць для команд.
#3. SAP Concur
SAP Concur є ідеальним інструментом для звітування про витрати для відомих (та розширюються) малих і середніх організацій. Він пропонує вбудовані робочі процеси для відшкодування витрат працівникам, подання та затвердження, відстеження рахунків-фактур, платежів постачальників, бронювання подорожей тощо, а також можливість відстежувати витрати. Найкраща частина SAP Concur полягає в тому, що ви можете налаштувати її як завгодно, і вона виставлятиме вам відповідні рахунки (залежно від функцій і кількості користувачів). Ще одна причина, чому SAP Concur є чудовим варіантом, полягає в тому, що він надає цілий ряд продуктів для невеликих організацій, що дозволяє збільшити потужність за потреби. Існуючі користувачі Concur можуть безкоштовно завантажити програму з магазинів програм для iOS або Android.
#4. Уолі
Wally — це яскраве програмне забезпечення з масою корисних функцій відстеження витрат. Це програмне забезпечення для iOS, яке ви можете використовувати, і базова версія є безкоштовною. Подібно до інших програм для відстеження витрат, це дозволяє вручну вводити витрати та призначати їм категорії або робити прямі зображення квитанцій. Ця програма також може відстежувати ваш дохід і надавати щомісячні прогнози ваших заощаджень. Нарешті, він чудово підходить для людей, які займаються мікробізнесом або сторонніми підприємствами, оскільки він більше зосереджується на особистих фінансах, ніж на фінансах бізнесу.
#5. Конверти
Mvelopes приймає запропоновану стратегію витрат. Він утримує вас від надто великих витрат і стверджує, що може допомогти користувачам створити бюджет всього за 15 хвилин. Програма працює так, що ви вносите гроші в кілька віртуальних «конвертів», створюючи місячний бюджет, який вам не дозволяється перевищувати. Його підтримують як Android, так і iOS.
Електронна таблиця відстеження бізнес-витрат
Електронна таблиця витрат компанії – це стандартизований шаблон, який відстежує та реєструє витрати компанії. «Що», «чому», «хто» і «як» використання корпоративних коштів розглядаються окремо, наприклад:
- На що були витрачені гроші?
- Чому було використано?
- Хто витратив?
- Яка була вартість?
Деякі з цих електронних таблиць відстежують певні бізнес-витрати, тоді як інші надають вам швидкий огляд ваших минулих витрат на високому рівні. Наприклад, електронна таблиця для відстеження витрат, пов’язаних з подорожами, як-от житло та харчування. Ваші місячні витрати можна побачити в електронній таблиці витрат.
Використовуйте електронну таблицю Excel для ділових витрат
Давайте розглянемо деякі основні переваги відстеження витрат вашого бізнесу за допомогою електронної таблиці Microsoft Excel.
#1. Ваші фінансові рішення будуть розумнішими
Зробити розумніші фінансові судження можливо, якщо ви будете краще знати про витрати вашої компанії. Вирішальним кроком є зведення даних про витрати в зрозумілу електронну таблицю. Для ілюстрації уявіть, що ви керуєте пекарнею та намагаєтеся вирішити, чи є рентабельним купувати вашу продукцію на місці.
#2. Час і гроші будуть заощаджені
Якщо ви використовуєте стандартизовану електронну таблицю для відстеження своїх витрат, ви можете заощадити час, обчислюючи загальні та середні значення за допомогою вбудованих формул. У результаті ви можете зосередитися на своїх фінансових цілях, а не займатися підрахунками.
#3. Легше виявити помилкові або шахрайські витрати
Ви можете визначити дивні зміни, стежачи за своїми витратами. Електронна таблиця витрат, наприклад, спрощує перегляд змін у витратах, наприклад, якщо ви зазвичай витрачаєте 100 доларів на місяць на канцелярське приладдя, а замість цього витрачаєте 500 доларів наступного місяця. Раннє виявлення цих «червоних прапорців» робить можливим виявлення та розслідування шахрайських або незаконних витрат.
Як малий бізнес веде облік витрат?
Уважно зберігайте свої квитанції під час ведення бізнесу, щоб точно відстежувати витрати. Податкове управління зобов’язує вас зберігати всі паперові квитанції та інші записи щонайменше три роки.
Який найкращий спосіб вести облік витрат для бізнесу?
- Відкрийте бізнес -рахунок
- Виберіть бухгалтерську програму.
- Підключіть свої фінансові установи
- Подайте свої квитанції
- Перегляньте свої бізнес-витрати
Як автоматично відстежувати бізнес-витрати?
Нижче наведено способи відстеження витрат вашого бізнесу.
- Відкрийте банківський рахунок компанії.
- Виберіть відповідну систему обліку.
- Виберіть облік за нарахуванням або за касовим методом.
- Приєднуйтеся до фінансових установ.
- Почніть правильно працювати з квитанціями.
- Швидко реєструйте всі витрати.
- Подумайте про використання програмного забезпечення для бюджетування.
Як я можу відстежувати витрати самозайнятого підприємства?
Книга обліку самозайнятих осіб, іноді відома як «податкова книга», — це модний термін для реєстрування всіх прибутків і витрат вашого бізнесу. Ви можете записати інформацію в рукописну «бухгалтерську» книгу, онлайн-електронну таблицю або програмне забезпечення для бухгалтерського обліку.
Чому я повинен відстежувати витрати?
Основна мета відстеження витрат – виявити та усунути неефективні моделі витрат у вашому фінансовому житті. Крім того, збереження контролю над вашими фінансами та заохочення кращих фінансових методів, таких як заощадження та інвестиції, випливатимуть із постійного відстеження ваших витрат.
Висновок
Відстеження витрат на бізнес допоможе вам зрозуміти своє фінансове становище. Тому вживайте відповідних заходів, щоб витрати не були пропущені. Прийняття розумніших фінансових рішень і отримання податкових пільг та іншої фінансової допомоги для бізнесу – все це стає можливим завдяки веденню організованого журналу витрат.
Статті по темі
- ВИТРАТНІ КВИТАНЦІЇ: що це таке, як це зробити та найкращі програми
- Управління витратами: визначення та 13 найкращих програм для управління витратами
- ОСОБИСТИЙ ФІНАНСОВИЙ ЗВІТ: значення, важливість і приклади
- КАТЕГОРІЇ БІЗНЕС-ВИТРАТ: найкращі категорії витрат на бізнес у 2023 році, які слід враховувати
- ПІДПИСКИ ПРО ПРОЧИТАННЯ: значення, посібник із вимкнення, Gmail, Whatsapp і iPhone
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ВИТРАТАМИ: покрокова інструкція та найкращі інструменти для використання
посилання
