Факс існує вже багато десятиліть. Традиційно факси використовувалися для надсилання ділової кореспонденції, зокрема службових записок та листів. У той час перевагу віддавали машинам, оскільки вони були швидшими за пошту равликів. Але в сучасному цифровому світі підприємства замінили традиційні процеси надсилання факсів онлайн-факсами.
Розвиток технологій тепер дозволяє підприємства для надсилання та отримання факсів електронною поштою. Це покращило відправлення факсів для бізнесу та зробило його більш приватним і безпечним. Хоча з’явилися численні канали зв’язку, такі як текстові повідомлення, телефонні дзвінки та повідомлення в соціальних мережах, які дозволяють компаніям безпосередньо зв’язуватися з клієнтами, факс зберіг свою ефективність.
Але більшість компаній ще не впровадили факс у свої бізнес-процеси, що призвело до використання сучасних процесів факсу.
Якщо ви власник бізнесу, ось п’ять методів, які можуть допомогти вам спростити процеси надсилання факсів у вашій компанії:
#1. Прийміть електронні підписи
Ефективний спосіб оптимізації факсимільного зв’язку – запровадження електронних підписів у ваших бізнес-процесах. Онлайн-факси дозволяють підприємствам створювати цифрові підписи, коли виникає потреба надіслати конфіденційні файли. Оскільки фірмові зображення мають професійний вигляд, вони полегшують демонстрацію достовірності та надійності.
Використання електронного підпису на eFax дозволяє підприємствам економити час. Традиційно компанії повинні були роздрукувати будь-який надісланий їм документ, перш ніж його підписати, відсканувати та надіслати назад. Інтернет-факси змінили все це.
Використання факс-серверів дозволяє підприємствам підписувати документи, не роздруковуючи їх. Люди, які завжди в русі, знайдуть це рішення дуже зручним, головним чином тому, що вони можуть виконувати весь процес на своїх телефонах.
Електронні підписи також забезпечують більшу безпеку для дуже конфіденційних документів, ніж звичайні друковані документи.
#2. Використовуйте програми служби факсів
Однією з практик, яку ви можете оптимізувати у своєму бізнес-процесі факсимільного зв’язку, є програми служби факсимільного зв’язку, які дозволяють вашій команді керувати системою факсів із своїх форм. Програми служби факсів дозволяють користувачам надсилати та отримувати факси на свої телефони, перш ніж передавати їх на факсимільний апарат.
Підприємства, які використовують програми для надсилання факсів, можуть заощадити час у процесі надсилання факсів. Потрібно відсканувати весь документ, завантажити його в Інтернет, а потім надіслати електронною поштою. Натомість служба миттєво передає документи після надходження в пристрій подачі документів і введення номера факсу одержувача.
Якщо потрібно прикріпити великі файли, підприємствам слід розглянути можливість завантаження документів, надісланих або отриманих, якщо це стосується великих файлів. Це означає, що якщо ваш бізнес інтегрує онлайн-факс у свої комунікації, ви можете вивчити використання хмарних служб, які дозволяють передавати файли PDF або зображення.
#3. Навчіть свій персонал
Як безпаперова технологія, онлайн-факс є необхідною інвестицією для будь-якого бізнесу. Щоб виконати його належним чином, підприємства повинні розробити чіткий план виконання, щоб спрямувати перехід від паперового офісу до безпаперового.
Крім придбання необхідного обладнання, хороший план виконання повинен включати навчання працівників. Залучення співробітників є основою оптимізації процесу надсилання факсів у вашому бізнесі. Але вони можуть використовувати технологію онлайн-факсу лише в тому випадку, якщо відчувають, що вміють її використовувати. Ваші співробітники повинні бути навчені та добре поінформовані про необхідність впровадити цю практику.
Розгляньте можливість розробки навчальної програми, щоб допомогти їм зрозуміти основи електронного факсу та як правильно використовувати допоміжні інструменти для використання. Подумайте, щоб показати їм, як онлайн-факси працювати. Ви також можете налаштувати їхні телефони та електронні листи, щоб дозволити їм надсилати та отримувати факси.
Розширення можливостей вашого персоналу для використання онлайн-факсу дозволяє вашому бізнесу згуртувати всіх, хто стоїть за технологією, і добре зрозуміти, чому компанія переходить на безпаперову технологію.
#4. Додайте титульний аркуш до онлайн-факсів
Навіть з урахуванням прогресу технологій у сучасному світі ваші факсимільні повідомлення мають зберігати професіоналізм. Онлайн-факси надсилаються та отримуються електронною поштою. Хоча електронні листи можуть розглядатися як професійний спосіб спілкування, передача документів через цей канал не залишає на одержувача невеликого враження або взагалі не залишає жодного враження.
Повідомлення, які надсилаються факсом онлайн, можна зробити відмінними, включивши титульну сторінку до документів, які надсилає ваша компанія. Це гарантує, що ваше спілкування справляє позитивне початкове враження на тих, хто його отримує. Він також надає їм важливі відомості про вашу компанію, зокрема назву компанії, номер телефону та адресу.
#5. Інвестуйте в хороше підключення до Інтернету
Інтернет дозволяє користувачам зручно та безпечно передавати документи з будь-якої точки світу. Компанії повинні мати гарне підключення до Інтернету, щоб завершити процес передачі для надсилання та отримання онлайн-факсів.
Без стабільного з’єднання підприємства не можуть отримати доступ до веб-сервісів факсів або вкладати документи до електронних листів. Хоча відправка термінового факсу через слабке інтернет-з’єднання можлива, вашій компанії потрібне стабільне з’єднання для передачі важких вихідних та вхідних файлів.
#6. Архівуйте факсимільні файли в хмарі
Однією з переваг онлайн-факсів для бізнесу є те, що вони зменшують або виключають друк документів. Але навіть при передачі цифрових документів компаніям все одно потрібно архівувати їх для подальшого використання. Найкращий спосіб архівувати файли eFax – це зберігати їх у хмарному сховищі. Використання хмарного сховища має численні переваги для бізнесу.
Вони включають надання співробітникам доступу до архівних документів у будь-який час і з будь-якого місця. Це також дозволяє їм шукати в архіві та отримувати інформацію, коли виникає необхідність. Хмарне сховище також полегшує підприємствам надсилання та отримання великих файлів, які можуть не надсилатися електронною поштою.
Заключні думки
Діловий факс набув популярності завдяки зручності, яку вона пропонує компаніям. На відміну від традиційних факсів, онлайн-факс дозволяє співробітникам отримувати та надсилати документи в будь-який час і з будь-якого місця. Це ефективно усуває необхідність чекати, поки ви повернетеся в офіс, щоб відправити або отримати документи. Ці аспекти роблять критичним для компаній покращення своїх процесів факсу та підвищення їх ефективності. Якщо ви хочете вдосконалити свій бізнес-процес факсів, скористайтеся шістьма способами, розглянутими вище.
