Якщо компанія добре розпоряджається своїм часом, вона може успішно виконувати дедлайни, залишатися в рамках бюджету та бути успішною. Щоб досягти цього, ви повинні мати можливість вести правильні записи. Через це табелі обліку робочого часу мають вирішальне значення для будь-якого прибуткового бізнесу. Ви хочете знати, чого шаблон табелю може досягти для вашої компанії? Ось усе, що вам потрібно для початку.
Табель робочого часу
Роботодавець може вести облік годин, які окремий працівник відпрацював за певний період часу, використовуючи табелі робочого часу, які є таблицею даних. Табелі обліку робочого часу були записані за допомогою різноманітних методів, включаючи папір, програмне забезпечення для електронних таблиць та інструменти відстеження часу в Інтернеті. Останніми роками цифрові табелі замінили паперові.
Заявки на табелі обліку робочого часу
Заявки на табелі обліку робочого часу включають:
#1. Обробка заробітної плати
Роботодавці можуть обробляти заробітну плату, використовуючи табелі обліку робочого часу, щоб відстежувати години роботи співробітників, час відпустки, нарахування та зміни. Роботодавці можуть відстежувати робочий процес для затвердження заробітної плати за допомогою систем програмного забезпечення табелів. Проблеми з нарахуванням заробітної плати найчастіше виникають через неправильне введення даних.
#2. Табель обліку робочого часу для юридичних фірм
Для юридичних фірм вкрай важливо вести точний облік робочого часу клієнтів та інформації про послуги, які вони надають клієнтам. Табель обліку робочого часу допомагає юридичним фірмам відстежувати рахунки на основі годин обслуговування клієнтів.
#3. Табель обліку робочого часу для фрілансерів
Для незалежних підрядників час – гроші. Оскільки багато незалежних підрядників виставляють рахунки клієнтам погодинно, дуже важливо вести ретельний облік часу. Знати час, витрачений на проекти, стає складним для людей, які працюють окремо від своїх клієнтів.
#4. Табель обліку робочого часу для бухгалтерів
Ефективність, з якою працівники використовують свій час з клієнтами, визначає, наскільки прибутковими є бухгалтерські фірми. Високі доходи є результатом високого використання та платіжності. Бухгалтерські фірми можуть відстежувати як свій час, так і свої рахунки за допомогою табелів обліку робочого часу та програмного забезпечення для відстеження часу.
Переваги табелів обліку робочого часу
Переваги табелів обліку робочого часу:
#1. Мінімізуйте втрачений час
Табель обліку робочого часу може показати вам, де ви витрачаєте працю. Вони допомагають вам зрозуміти, які завдання займають більше часу, ніж потрібно, і як отримати від роботи максимум.
#2. Рахунок правдиво
Ви можете належним чином виставити рахунки клієнтам за допомогою табелів обліку робочого часу. Вони служать засобом демонстрації вашим клієнтам, що ви ефективно керуєте їхніми проектами та не витрачаєте їхні гроші. Табелі розкладу дозволять вашим клієнтам не постійно перевіряти статус своїх проектів.
#3. Автоматизуйте свої рахунки.
Компанії використовують табелі для виставлення рахунків клієнтам за надані послуги на основі годин, що підлягають оплаті. Автоматизуючи виставлення рахунків і рахунків, ви можете знизити витрати. Дохід також може зрости в результаті автоматичного виставлення рахунків.
#4. Поліпшення управління проектами
Табель обліку робочого часу є надзвичайно важливим інструментом управління проектом у таких аспектах:
- Відстежуючи час, витрачений на проект, вони допомагають визначити, чи відповідає особа кваліфікації для нового проекту, ролі або роботи на основі продуктивності.
- Вони допомагають визначити місця, де працівник витрачає більше часу, ніж відведено, і потребує додаткового навчання.
- Вони корисні для оцінки загальної ефективності ваших зусиль.
- Вони спрощують розподіл робочого навантаження між членами групи, допомагаючи визначити наявність працівників, призначених для проекту.
- Вони дають змогу керівникам проектів відстежувати розвиток і передбачати затримки.
#5. Економте гроші для своєї компанії.
Завдяки табелю обліку робочого часу ви можете дізнатися, над чим саме працює ваш персонал. Навпаки, кількість часу, який працівники витрачають, порівняно з результатами, які вони створюють, можна використовувати для моніторингу продуктивності працівників.
Чому використовуються табелі обліку робочого часу?
Табель обліку робочого часу використовується з таких причин:
#1. Надайте точну зарплату
Розрахунок точної заробітної плати є найбільш фундаментальним застосуванням табелів обліку робочого часу. Для цього помножте загальну кількість годин, відпрацьованих протягом тижня, на погодинну оплату праці працівника.
#2. Вивчіть кваліфікацію
Щоб стежити за тим, наскільки добре працює ваш персонал, ви можете використовувати табелі, які відстежують завдання в рамках проекту (також відомий як управління проектом). Це допоможе вам визначити, чи підходить певна особа для нового завдання, посади чи роботи.
#3. Розставте пріоритети кваліфікації
В управлінні проектами табелі також можуть показувати, чи набуває працівник компетенції в галузі, яка може бути корисною для майбутніх проектів.
#4. Надсилайте рахунки клієнтам
Однією з найважливіших причин використовувати табелі обліку робочого часу є те, щоб повідомити клієнтам, які користуються вашими послугами, скільки годин ви працювали та, відповідно, скільки грошей ви заробили.
#5. Оцініть потреби в навчанні
У табелі обліку робочого часу часто вказується, коли працівник виконує певне завдання довше, ніж очікувалося або відведено. Маючи цю інформацію, ви можете запропонувати інструкції там, де це потрібно.
#6. Організуйте навантаження
Ви можете побачити, де ваші співробітники докладають найбільше зусиль, переглянувши їхні заповнені табелі робочого часу. Роблячи це, ви зможете більш справедливо розподілити навантаження та підвищити продуктивність.
#7. Оцініть ефективність
Табелі — чудовий спосіб дізнатися, які з ваших завдань менш продуктивні, ніж інші. Маючи на руках цю інформацію, ви можете зосередитися на коригуванні та вдосконаленні своїх процедур.
#8. Створіть базу даних історії
Табелі розкладу містять точні цифри для типових завдань, які можна використовувати як орієнтир для майбутніх проектів. Наприклад, в останніх трьох проектах тестування займало у ваших співробітників у середньому чотири дні. Пізніше ви можете використовувати ці знання для покращення спілкування з клієнтами.
Як контролювати табель працівників
Нижче наведено кроки, як контролювати табелі робочого часу співробітників
#1. Опишіть значення табелів обліку робочого часу.
Ваша фірма не може працювати без табелів обліку робочого часу. Ваші співробітники повинні розуміти, наскільки вони важливі. Нижче наведено список найпоширеніших запитань, які ми отримуємо від наших клієнтів.
#2. Встановіть керівні принципи та обмеження
Не покладайтеся на випадок або на те, що процес вирішиться сам собою. Дайте чіткі правила та вказівки, щоб працівники знали, як заповнювати свій табель від початку до кінця. Коли мова заходить про ці правила та норми, краще бути надто обережним, ніж недостатньо обережним.
#3. Навчіть свою команду
Після того, як ви розповіли своїм співробітникам, чому табелі обліку робочого часу важливі, і встановили правила та вказівки, виділіть час, щоб навчити їх користуватися ними. Знову ж таки, найкраще почати якнайшвидше, тож подумайте про те, щоб інтегрувати підручник із табеля у вашу процедуру адаптації.
#4. Сортувати час
У деяких компаніях хронометраж включає в себе більше, ніж просто штампування на початку та в кінці робочого дня. У більший проміжок часу, який є типовим робочим днем або зміною, вашим співробітникам може знадобитися відстежувати кількість часу, який вони витратили на виконання різних завдань.
#5. Автоматизувати табелі обліку робочого часу.
Хоча класифікація часу вашої команди є важливим кроком у процедурі нарахування заробітної плати, вона також додає ще один рівень складності
Якщо категорій забагато, ваші співробітники можуть заплутатися в тому, як назвати кожен блок часу, або взагалі забути це зробити.
#6. Нагадування електронною поштою для табелів обліку робочого часу
Навіть якщо ваші співробітники чудово відстежують і класифікують свій час, якщо вони забудуть здати свої табелі до встановленого терміну, це може серйозно сповільнити процес нарахування заробітної плати.
Розсилайте нагадування про розклад за кілька днів до дати, щоб це не стало серйозною проблемою. Електронна пошта, текстові повідомлення та push-повідомлення є найпопулярнішими методами для цього.
#7. Прийміть табелі обліку робочого часу
Навіть із сучасними комп’ютерними рішеннями працівникам може бути важко заповнювати табелі обліку робочого часу. Вони помиляться. Вони або випадково додадуть більше часу, ніж слід, або не згадають час, який вони фактично працювали.
Шаблон табелів обліку робочого часу
Будь-яка компанія може використовувати шаблон табеля робочого часу, цифровий або паперовий, щоб відстежувати робочі години свого персоналу. Використання шаблону є чудовим підходом до забезпечення збору правильних даних для кожного платіжного періоду. Багато компаній вирішують використовувати шаблон табелів замість програмного забезпечення для обліку часу чи сторонніх служб.
Як використовувати шаблони табелів обліку робочого часу
Пріоритетними є зручність і простота використання шаблонів табелів обліку робочого часу. Почніть відстежувати робочі години за допомогою шаблону табелів, виконавши такі дії:
#1. Визначтеся з шаблоном
Спочатку виберіть тип шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Подумайте про те, як довго тривають ваші періоди оплати праці, скільки деталей вам потрібно та тип роботи, яку ви записуєте.
#2. Створіть порядок денний.
Виберіть певний день або годину, коли ви або інші співробітники будете заповнювати ваші табелі. Багато підприємств просять своїх співробітників заповнювати шаблон табеля робочого часу щодня, коли вони приходять на роботу та коли йдуть.
#3. Перевірте деталі.
Переконайтеся, що ви ввели інформацію у відповідну область під час заповнення шаблону табеля як працівник. Точність під час заповнення шаблону табеля може допомогти вам уникнути помилок пізніше. Цей вид табеля найчастіше використовується для відстеження часу найманих працівників, які працюють стандартно 9–5 робочих тижнів. Цей вид табеля найчастіше використовується для обліку часу найманих працівників, які працюють стандартно 9–5 робочих тижнів.
#4. Шаблон тижневого табеля робочого часу
Кількість відпрацьованих годин за тиждень фіксується в тижневому табелі обліку робочого часу. Цей тип шаблону часто використовують позмінні працівники з непередбачуваним графіком або незалежні підрядники, які працюють для широкого кола клієнтів.
Чи можу я використовувати Excel для табелів обліку робочого часу?
Так, Excel можна використовувати для табелів обліку робочого часу. Щоб створити табелі в Excel, виконайте такі дії:
- Крок 1. Відформатуйте електронну таблицю.
- Крок 2. Додайте назву табеля
- Крок 3: Додайте необхідні мітки
- Крок 4: Додайте мітки для часу
- Крок 5: Додайте останні штрихи
Що повинен містити табель обліку робочого часу?
Стандартний табель обліку робочого часу, будь то на папері чи в програмному забезпеченні, використовує сітку, яка показує, скільки часу щодня було витрачено на різні завдання та/або проекти. Загалом табелі обліку робочого часу включають такі деталі:
- ПІБ робітника
- Виплачуються в повному обсязі
- Дата роботи
- Відпрацьовані години щодня
- Загальна кількість робочих годин на тиждень
Але ви також можете попросити співробітників надати іншу інформацію, таку як їхній ідентифікаційний номер (якщо актуально), погодинну ставку, понаднормові години, перерви на обід, кілометраж, час відпустки тощо.
Висновок
Ефективне ведення бізнесу вимагає відстеження того, скільки годин кожна людина працює протягом платного періоду. Шаблон табеля робочого часу може допомогти вам налаштувати платіжну декларацію послідовним і простим у використанні способом. Працівники, які отримують погодинну оплату, часто покладаються на свої табелі обліку робочого часу, щоб відстежувати свій заробіток. Корисно знати, що таке табелі обліку робочого часу та як ними користуватися, незалежно від того, чи працюєте ви погодинно, спеціалістом із заробітної плати у відділі кадрів чи обома.
Статті по темі
- ТАБЛІК РОБОТИ: як це працює, шаблон і різниця
- Звіт про заробітну плату: докладний посібник із звіту про заробітну плату
- НАЙКРАЩИЙ ГАМАНЕЦЬ: найкращий зручний і стильний гаманець у 2023 році
- НЕМАТЕРАЛЬНІ АКТИВИ: Що таке нематеріальні активи? (+ Приклади бухгалтерського обліку)
Посилання
