Підприємства будь-якого розміру використовують заявки на закупівлю для моніторингу витрат компанії та попиту співробітників на продукцію. Заявки на закупівлю – це внутрішні документи, які працівники фірми використовують, щоб попросити свого керівника придбати продукт для корпоративного використання. Однак будь-якому професіоналу, який працює в офісі або потребує унікальних матеріалів для виконання своїх обов’язків, може знадобитися зрозуміти, як працює заявка на купівлю. На щастя для вас, ця стаття пояснює, що таке заявка на купівлю, яку інформацію вона містить, чим вона відрізняється від заявки на купівлю та як її скласти.
Що таке заявка на купівлю?
Заявка на закупівлю — це внутрішній документ компанії, який вказує на її намір придбати продукцію чи послуги. Співробітник заповнює заявку на закупівлю та передає її відповідним особам або відділам для перегляду та затвердження. Рецензентами можуть бути безпосередньо керівник працівника та центральний відділ закупівель або відділ закупівель компанії.
Як підготувати заявку на закупівлю
Процедура закупівлі кожної компанії та протокол створення заявок на закупівлю, швидше за все, унікальні. Щоб створити загальну форму заявки на купівлю, виконайте такі дії:
#1. Знайдіть продукт, який має придбати ваша фірма
Оскільки професіонали повинні заповнити численні факти у формі заявки на купівлю, краще знати про товари та постачальника. Спробуйте дізнатися адресу та контактну інформацію продавця, а також ціну та кількість товару. Знаходження необхідної інформації сприяє ефективності процесу закупівель.
#2. Скористайтеся шаблоном замовлення на купівлю
Хоча ви можете створити форму заявки на купівлю без шаблону, це набагато простіше. Це дозволяє вводити інформацію, не замислюючись про формат процесу. Ця техніка також заощадить ваш час і енергію. Знайдіть в Інтернеті документ, який можна завантажити, щоб отримати шаблон.
#3. Введіть свою контактну інформацію та інформацію про доставку
Щоб розпочати оформлення замовлення на купівлю, укажіть дату, на яку ви хочете подати запит, адресу та контактні дані постачальника, а також регіон, куди ви бажаєте доставити продукт. В окремому розділі вкажіть інформацію про доставку, як-от спосіб доставки та очікуваний час прибуття.
#4. Додайте відомості про продукт
Створіть новий розділ для інформації про продукт. На веб-сайті постачальника спробуйте вказати назву продукту, ідентифікаційний номер, ціну та необхідну кількість. Якщо вам потрібно багато продуктів, спробуйте вказати їх в одній формі запиту, щоб заощадити час для вас і вашого керівника. Краще, якщо ваш документ із запитом на купівлю міститиме всю інформацію, яку вимагає ваш керівник, щоб замовити товар або скласти офіційне замовлення на закупівлю.
#5. Робіть примітки та зауваження до продукту
Це може містити заяву про те, чому ви хочете отримати ці речі, або застереження щодо деталей доставки. Розгляньте можливість використання цієї частини для подання будь-якої інформації, яка може знадобитися вашому керівнику для авторизації вашої форми заявки.
Що таке форма заявки на закупівлю?
Форма заявки на купівлю – це внутрішній документ, який використовує працівник для придбання продуктів або послуг від імені своєї компанії. Ці закупівлі можуть бути призначені для операційних цілей (наприклад, канцелярське приладдя), запасів або виробничих ресурсів.
Зміст форми заявки на купівлю
Загалом форми запиту на купівлю вимагають такої інформації:
- Ім'я та відділ запитувача
- Дата звернення
- Шукані продукти або послуги
- Опис товару, кількість та ціна
- Причина покупки
Чому ви повинні зробити заявки на закупівлю обов’язковими в процесі закупівель?
#1. Прозорість процесу закупівель
Цей робочий процес генерує документацію про те, що відділ видав і заповнив форму, і що відділ, який запитував поставки, мав законну ділову причину для цього. Більшість організацій включають застосовний бюджет і ліміти закупівель у форму заявки на закупівлю, щоб повідомити заявника перед покупкою.
#2. Спрощує процедуру покупки
Коли компанія централізує свій процес закупівель і залучає своїх співробітників, це чітко визначений і керований робочий процес. Процедура спрощує управління запасами, легко класифікуючи та ідентифікуючи вхідні продукти та послуги.
Централізована система закупівель прискорює процес закупівель і дозволяє уникнути затримок, спричинених окремими відділами, які інакше можуть перешкоджати ефективності.
#3. Допомога в запобіганні шахрайству
Відсутність чітко визначених стандартів дозволяє працівникам вчиняти шахрайські дії, наприклад замовляти товари для особистого користування або узгоджувати з продавцями крадіжки в компанії. Заявки на закупівлю припиняють це, перш за все, запобігаючи шахрайству та гарантуючи, що працівники не замовляють продукти безпосередньо у постачальників без належного процесу.
#4. Допомога в уникненні повторних замовлень
У великих компаніях закупівлями зазвичай займається ціла команда, а не один співробітник. Форми заявок на купівлю допомагають відділу закупівель відстежувати, що було запитано, і уникати випадкових численних покупок для одного замовлення.
#5. Покращує підзвітність і безпеку бізнесу
Форма заявки на закупівлю підтверджує, що відділ вимагав і замовляв певні матеріали. Слід документу також показує, що матеріали були поставлені після їх отримання та відповідали вимогам. Цей запис можна використовувати як резервний доказ, якщо пізніше виникнуть сумніви щодо замовлених речей або домовленої ціни.
#6. Збільшує економію коштів
Ваша компанія може заощадити гроші та час, розробивши єдину платформу для керування запитами на купівлю. Агрегування ваших покупок дає вам змогу точно знати, скільки ви купуєте, що дає вам кращу позицію для обговорення бажаних цін із вашими продавцями.
#7. Служить доказом під час перевірок
Форми заявок на закупівлю є важливими в аудиті, оскільки більшість аудитів вимагають згоди менеджерів як доказу рішення компанії про закупівлю. Форми заявок на купівлю є ідеальним доказом, оскільки вони містять усю інформацію про заявника, осіб, які затверджують, час затвердження та схвалені продукти.
Етапи робочого процесу заявки на купівлю
Етапи процедури заявки на купівлю можуть відрізнятися від компанії до компанії. Однак основна схема процесу залишається незмінною:
#1. Подання форми заявки на купівлю
Вони досягають цього, видаючи та заповнюючи форму заявки на купівлю з деталями бажаної покупки. Деякі компанії вважають за краще заповнювати форму вручну, тоді як інші використовують програмне забезпечення для керування витратами.
#2. Схвалення безпосереднього керівника
Потім форма заявки на закупівлю піддається внутрішньому процесу затвердження, який перевіряє лінійний керівник відділу заявника. Відповідальність прямого керівника полягає в тому, щоб гарантувати, що закупівля є законною та не перевищує дозволений відділом ліміт витрат.
#3. Відділ інвентаризації
Потім форма заявки направляється до відділу інвентаризації, який порівнює її з поточними запасами компанії. Запит передається до відділу закупівель, якщо товари відсутні.
#4. Перевірка відділу закупівель
Щоб заповнити цю форму, службовець визначає ділові вимоги до продуктів або послуг, перевіряє автентичність покупки та підтверджує, що відповідні органи належним чином підписали та схвалили заявку. Якщо у формі відсутні ключові факти, офіцер може або заповнити їх, або повернути форму запитувачу для доповнення.
#5. Оформлення замовлення на купівлю
Замовлення на купівлю готується та надсилається постачальнику, якщо форма запиту на купівлю пройшла всі необхідні погодження. Коли постачальник приймає його, покупка стає юридично обов’язковим контрактом.
#6. Виконання замовлення та оцінка
Коли постачальник доставляє продукти або послуги, приймальний відділ перевіряє якість і кількість замовлення. Тристоронній метод зіставлення перевіряє точність замовлення шляхом порівняння замовлення на купівлю, квитанції про замовлення/пакувального листка та рахунку-фактури. Це гарантує, що фінансова або бухгалтерська команда платить лише за те, що вони придбали та отримали, і нічого більше.
#7. Розрахунок за рахунком
Замовлення на купівлю закрито після виконання вимог до документації. Рахунок-фактура постачальника потім затверджується фінансовою командою, реєструється в облікових записах і оплачується згідно з умовами оплати.
Важливість заявки на закупівлю
Заявки на закупівлю є важливими, оскільки вони дозволяють підприємствам планувати свої процеси закупівель і оцінювати потреби в постачанні. Фахівці використовують цей внутрішній документ як організаційний інструмент і техніку для відстеження заявок на купівлю. Ось кілька додаткових причин, чому заявки на закупівлю важливі:
#1. Вони ведуть облік покупок
У той час як замовлення на купівлю зазвичай використовуються для відстеження закупівель, документи заявок на купівлю допомагають підприємствам передбачати майбутні фінансові зобов’язання та прогнозувати тенденції витрат. Наприклад, якщо професіонал подає заявку на придбання скоб та інших канцелярських товарів кожні кілька місяців, керівник, який відповідає за бюджет департаменту, може визначити цю тенденцію та виділити відповідну суму грошей для цієї покупки.
#2. Співробітники залучені до процесу закупівлі
Оскільки працівники зазвичай подають заявки на закупівлю, ці документи допомагають професіоналам відчувати себе більш залученими до витрат своєї компанії. Він служить фізичним доказом запиту співробітника та допомагає менеджерам запам’ятовувати конкретні вимоги щодо постачання, а не залежати від уст в уста для запиту на купівлю.
#3. Створює безпечний процес закупівель
Форма заявки на купівлю є першим кроком у замовленні канцелярських товарів. Цей етап гарантує дотримання персоналом належних процедур під час витрачання бізнес-коштів. Це також зменшує ймовірність того, що працівники витрачатимуть бізнес-кошти на непотрібні речі.
Що таке процес затвердження заявки на купівлю?
Процес затвердження заявки на купівлю використовується для отримання дозволу на придбання товарів і послуг. Керівники використовують його для схвалення або відхилення заявки на закупівлю на основі стандартів компанії, автентичності покупки та бізнес-вимог.
З яких 5 частин складається заявка на закупівлю?
- Ім'я та відділ запитувача
- Дата запиту
- Необхідні товари або послуги
- Причина покупки
- Юридична назва постачальника
Які ризики пов’язані із заявкою на купівлю?
Неналежний дозвіл є однією з найсерйозніших небезпек, пов’язаних із заявками на закупівлю. Заявки можуть бути оброблені, а предмети або послуги придбані, які є зайвими або виходять за межі бюджету організації, без належного дозволу.
Чи є заявка на купівлю контрактом?
Замовлення на купівлю (також відоме як ЗП) — це документ, який покупець надсилає продавцю, дистриб’ютору або виробнику з проханням придбати продукт. Крім того, коли продавець приймає замовлення, воно стає юридично обов’язковим контрактом.
Які є різні типи заявок на купівлю?
Підсумовуючи, закупівлі мають три типи заявок: прямі, внутрішні та зовнішні. Розуміння цих контрастів має вирішальне значення для будь-якого менеджера із закупівель або компанії, яка прагне забезпечити плавний процес закупівель.
Висновок
Заявка — це офіційний запит на продукт або послугу, який можна надіслати або подати в електронному вигляді. Добре структурована процедура заявки підвищує ефективність і підзвітність компанії. Рішення Procure-to-pay повністю автоматизують процес закупівлі, від заявки до оплати, ще більше підвищуючи точність і ефективність.
- PROCURIFY: особливості, огляд, ціни та конкуренти
- НАЙКРАЩИЙ РЕДАКТОР PDF ДЛЯ MAC У 2023 РОЦІ (безкоштовно, платно, онлайн)
- ШВИДКІ ТА ПРОСТІ СПОСОБИ СКАСУВАТИ ПІДПИСКУ APPLE TV
- SIMPLE VMS: профіль, огляд, альтернативи та інше 2023
- RYDOO: характеристики, ціни, огляди та конкуренти
посилання
