Як власнику бізнесу, вам не потрібно, щоб хтось розповідав вам, що кожен дзвінок від клієнта є життєво важливим для успіху компанії. Клієнти, які можуть відразу поговорити з реальною людиною, швидше за все, будуть задоволені, ніж ті, кому доводиться користуватися автовідповідачем і чекати відповіді. Щоб ваші клієнти не чекали на очікуванні, доцільно скористатися послугами професійних автовідповідачів. Професійні послуги автовідповідача допомагають вашій компанії спілкуватися незалежно від того, чи потрібен вам штатний секретар чи просто потрібна перерва від телефонних ліній. Якщо ви обговорювали, чи варто використовувати професійні автовідповідачі для керування важливими комунікаціями вашої компанії, ця стаття має прояснити речі та допомогти вам прийняти обґрунтоване рішення.
огляд
Ризик втратити потенційних клієнтів високий, якщо службовий телефон залишається без відповіді. Навіть якщо ви візьмете слухавку, існує велика ймовірність, що адвокати марно витратять ваш час. Таким чином, багато малих підприємств відчувають себе в пастці між непомірно високими витратами, пов’язаними з підняттям телефону, і такими ж непомірними витратами, якщо цього не робити. Професійні автовідповідачі можуть допомогти вам уникнути цього глухого кута. Замість того, щоб ви знімали трубку, вони зроблять це за вас. Професійні автовідповідачі приймуть ваші дзвінки та передадуть вам повідомлення. Зазвичай у них є оператори, які навчені збирати всю відповідну інформацію від кожного абонента. Як частина їхньої роботи як професійних автовідповідачів;
- Вони здатні впоратися з настирливими повіреними.
- Вони обладнані для негайного надсилання чутливих до часу повідомлень.
- Вони навіть призначатимуть зустрічі з представниками служби підтримки клієнтів від вашого імені, якщо вам це потрібно.
Це ефективніше, якщо ваші дзвінки прийматимуть професійні автовідповідачі. Окрім економії часу, ви також можете уникнути ризику втрати нових потенційних споживачів. Тому, ведучи бізнес, має сенс використовувати лише послуги професійного автовідповідача.
Що таке професійні автовідповідачі?
Коротше кажучи, професійні автовідповідачі є експертами, відповідальними за дзвінки та інші повідомлення для кількох компаній. Багатьом компаніям корисно мати автовідповідач для керування вхідними та вихідними дзвінками, але сучасні професійні служби автовідповідача також обслуговують електронну пошту, відповідь на текстове повідомлення та холодні дзвінки.
Однак, якщо ви шукаєте таку послугу, ви повинні знати, що служби професійних автовідповідачів відомі під різними назвами залежно від їхніх конкретних пропозицій:
Контакти або кол-центри
Існування колл-центрів не секрет. Незалежно від того, чи є у вас позитивні чи негативні почуття щодо них, вони надають необхідні послуги для компаній, які покладаються на зовнішніх живих операторів для вирішення питань підтримки клієнтів і великої кількості дзвінків. Кол-центри виконують різноманітні завдання, а не лише телемаркетинг, на відміну від того, що більшість людей уявляють, коли чують цей термін. Однією з спільних цілей цих організацій є діяти як перша точка контакту компанії зі своїми клієнтами або надавати технічну підтримку останнім.
Інтернет-відповідач
Більшість служб онлайн-відповідача відрізняються від звичайних. Вони в основному пропонують свої послуги та підтримку електронною поштою, чатом та іншими цифровими засобами. Підтримка агента в реальному часі також є рідкістю серед автовідповідачів.
Віртуальний ресепшн
Послуги, які надає ця фірма, еквівалентні послугам стандартного офісного адміністратора. Вони повинні відповідати на дзвінки, передавати їх відповідній особі та надавати абонентам будь-яку відповідну інформацію, наприклад години роботи та місцезнаходження.
Віртуальний офіс Офіс
Агентство віртуального офісу схоже на віртуального секретаря, за винятком того, що воно також надає вам реальне місцезнаходження та може проводити там короткострокові зустрічі. Для нових підприємств або підприємств з мобільною робочою силою це може бути чудовим вибором.
Автоматизований автовідповідач
Система голосового відповіді є основою автоматизованої служби, а не люди. Незважаючи на те, що це не старомодна служба автовідповідача, ця фірма надає можливість абонентам залишати повідомлення або виконувати набір голосових підказок, щоб зв’язатися з відповідним відділом. Якщо ви коли-небудь телефонували в службу підтримки клієнтів і вам давали можливість натиснути 1 або 2, ви точно знайомі з цим типом обслуговування.
Чи існують ще служби автовідповідачів?
Абсолютно! Більше людей користуються автовідповідачами, ніж будь-коли. Той факт, що автовідповідачі все ще існують, може стати несподіванкою для тих, хто задається питанням, чи вони все ще потрібні в епоху зростання ШІ та технологічного прогресу.
Яка різниця між кол-центром і автовідповідачем?
Якщо говорити про професійні послуги автовідповідача, фірма може укласти договір зі сторонньою службою автовідповідача, щоб приймати та переадресовувати її дзвінки та повідомлення від її імені. З іншого боку, кол-центр виконує ту саму функцію, але з додатковою можливістю використання складних сценаріїв для обробки запитів, телефонних замовлень, кваліфікації потенційних клієнтів та електронного листування.
Що роблять автовідповідачі?
В основному вони відповідають на телефонні дзвінки від імені іншої організації. Якщо вашій компанії потрібен секретар або просто відпочити від виїзних дзвінків, служба професійного автовідповідача може допомогти. Оператори доступні цілодобово, що дозволяє підвищити доступність вашого бізнесу та подовжити час, коли ваш офіс відкритий для громадськості.
Ваші споживачі завжди матимуть доступ до реальних людей, готових негайно відповісти на їхні запитання. Вони також допомагають покращити зручність використання вашого сайту та залучити більше відвідувачів, пропонуючи живий чат.
Яка різниця між автовідповідачем і автовідповідачем?
Представник служби автовідповідача, безсумнівно, може закрити угоду; автовідповідач не може. Окрім прийому вхідних дзвінків, оператори також можуть здійснювати вихідні дзвінки: служба автовідповідача також може допомогти вам, якщо у вас виникли проблеми з передзвоном потенційним клієнтам.
Автовідповідачі застаріли?
У наш час голосової пошти та інших служб обміну повідомленнями автовідповідачі значною мірою застаріли. Як початкова ціна покупки, так і поточні витрати на обслуговування автовідповідача можуть швидко зрости. Голосова пошта – це більш економічний і економічний спосіб зв’язатися з іншими, і її можна використовувати практично з будь-яким телефоном.
Голосова пошта дозволяє перевіряти повідомлення з будь-якого телефону, і ніхто інший їх не почує. Порівняно з автовідповідачами голосова пошта безпечніша, оскільки після прослуховування повідомлення стираються назавжди. Ваша конфіденційність також під загрозою, оскільки автовідповідачі легко зламати.
Чи можу я використовувати автовідповідач замість голосової пошти?
Якщо ви не хочете використовувати голосову пошту, але бажаєте скористатися автовідповідачем, переконайтеся, що ви налаштували його на прийом дзвінків після менш ніж 4 дзвінків.
По суті, обидва виконують однакові функції. Якщо нікого немає, щоб прийняти дзвінок, абоненти можуть залишити повідомлення на автовідповідачі або голосовій пошті.
На жаль, більшість автовідповідачів не можуть записати повідомлення від абонента, якщо лінія зайнята або абонент відключений від лінії.
З іншого боку, більшість систем голосової пошти переадресовують виклик на сервер голосової пошти. Це дозволить абоненту залишити повідомлення, навіть якщо одержувач не може його прийняти.
Професійні автовідповідачі: найкращі варіанти 2022 року
У найкращих службах автовідповідача є професійні оператори викликів, адміністратори та люди, які приймають зустрічі та приймають замовлення. Найкращий варіант буде економічно ефективним для вашого бізнесу та простим у використанні з іншими вашими системами. Вони вдосконалюють систему керування викликами, а також полегшують спілкування з клієнтами, додаючи такі речі, як персоналізовані сценарії, операторів, які говорять кількома мовами, і гнучку маршрутизацію викликів.
Якщо ви шукаєте найкращі професійні автовідповідачі, ось кілька варіантів, які ви можете розглянути;
№ 1. Рубіновий
Ruby (або Ruby Receptionists), що стає все більш поширеною формою служби автовідповідача, надає цілодобові віртуальні секретарі та вбудований онлайн-чат. Він має найбільше можливостей і опцій з усіх доступних сьогодні служб автовідповідача. Це включає в себе можливість планувати зустрічі, здійснювати прямі дзвінки за потреби та навіть автоматично збирати потенційних клієнтів, що робить його першим у цьому списку.
Платформа надає повнофункціональний мобільний додаток, який дозволяє отримувати миттєві сповіщення про вхідні дзвінки та повідомлення. На даний момент Ruby сумісний з багатьма популярними бізнес-додатками, такими як Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase і Rocket Matter. Автосекретар Ruby має як функції шепоту виклику, так і функції вторгнення, щоб запропонувати чудове обслуговування клієнтів.
Віртуальні адміністратори та живий чат можна використовувати разом в одному пакеті, якщо виникне потреба. Єдиним недоліком є те, що Ruby пропонує лише послуги автовідповідача та живий чат. Отже, ви можете перевірити Davinci Virtual, якщо вам потрібна служба автовідповідача, яка допоможе вам виконувати рутинні офісні обов’язки. Перейшовши на один із планів Davinci Premium, ви отримаєте доступ до віртуальних помічників, які володіють навичками, необхідними для виконання будь-якої кількості адміністративних завдань, що виходять за рамки стандартного помічника.
Ключові особливості
- Мобільний додаток Ruby
- Захоплення проводів механічним способом
PROS
- Ні початкове налаштування, ні обробка викликів у неробочий час не стягуються.
- Підключається до комерційних платформ VoIP
- Інтуїтивно зрозумілі параметри керування викликами, такі як переадресація та живі перекази
CONS
- Ви можете спілкуватися лише з двомовним адміністратором у робочий час.
- Порівняно з іншими постачальниками послуг, це найдорожчий варіант.
- Ціни за хвилину значно вищі
#2. MAP Communications
Коли мова заходить про тарифікацію за хвилину на вимогу, MAP Communications є єдиною послугою рецепції в цьому списку. Щоб використовувати стандартний план, ви платите лише за фактично використані хвилини (на додаток до низької щомісячної абонентської плати). У будь-який час дня і ночі, сім днів на тиждень, без додаткових витрат, в основному пропонують послуги рецепції. Доступ до клієнтського порталу, налаштування сценарію, доставка текстових повідомлень і електронної пошти, а також вибір місцевого або безкоштовного номера є стандартними функціями для всіх рівнів обслуговування.
MAP Communications має найдешевші місячні ставки членства, але виставляє рахунки з інтервалом у 60 секунд. У випадку, якщо дзвінок триває 110 секунд, але виставляється як 120, з вас буде стягнуто 120. Його базовий план коштує 43 долари на місяць плюс вартість будь-яких фактично використаних хвилин, що робить його хорошим варіантом для стартапів. і операції однієї особи.
MAP Communications — дешевий варіант, але в ньому відсутній мобільний додаток. Натомість ви можете відстежувати вхідні дзвінки вашої компанії через онлайн-інтерфейс клієнта. Перевірте Ruby, якщо вам потрібна інформація в реальному часі про телефонні дзвінки вашої компанії, де б ви не були. Від Ruby доступний повний мобільний додаток із такими функціями, як утримання виклику одним натисканням кнопки та спеціальними бізнес-номерами, розміщеними на Ruby.
Ключові особливості
- Конкретні сценарії
- Веб-портал клієнтів
- Послуги телефонії
PROS
- Усі пакети стандартно постачаються з місцевою або безкоштовною телефонною лінією.
- Кожна підписка включає доступ до спеціального клієнтського веб-сайту.
- Можливе встановлення ціни на основі часу, і з вас буде стягнено плату лише за час, який ви фактично витратили на використання послуги.
CONS
- Немає супровідної програми для смартфона.
- Хвилини не входять до стандартного плану
#3. Еббі Коннект
Якщо ви керуєте малим бізнесом і хочете, щоб ваші дзвінки та повідомлення в чаті обслуговували спеціальну команду, Abby Connect є одним із найкращих варіантів. Якщо ви підпишетеся на один із їхніх планів, ви матимете доступ до групи з п’яти-семи секретарів із можливістю додавання інших команд для більш тривалого часу обслуговування та цілодобової підтримки. Це створює враження, що у вашій компанії є спеціальний персонал, який добре розбирається в тонкощах вашої галузі.
Abby Connect дозволяє завантажувати власну музику для передачі, щоб краще представляти цінності вашої компанії, ніж будь-яка інша служба. Він також має найдовший безкоштовний пробний період, 14 днів, протягом якого ви можете випробувати службу, призначену вам команду та всі доступні вам функції безкоштовно. Крім того, щоб допомогти вам отримати максимальну віддачу від послуги, вам буде призначено персонального менеджера з успіху.
Abby Connect — не найдешевший варіант, особливо якщо вам потрібна цілодобова підтримка автовідповідача. MAP Communications коштує на 100 доларів на місяць дешевше, ніж Abby Connect, але в ньому немає мобільного додатка та виділених команд. Оскільки звичайний план не містить бонусних хвилин, вам доведеться платити додатково за кожну використану хвилину.
Ключові особливості
- Мобільний додаток Abby Go
- Відмова на дзвінок
- Тепла передача
PROS
- Спеціалізована група під керівництвом спеціального менеджера з успіху для вашого облікового запису.
- SLA гарантує безперебійну роботу служби на 99.99%.
- Ви можете зв’язатися зі своїм менеджером облікового запису, щоб налаштувати запис розмов.
CONS
- За цілодобову допомогу стягується доплата.
- Мобільний додаток дозволяє лише надсилати текстові повідомлення, і жодних інших форм спілкування
- Немає можливості переадресації
# 4. Віртуальний Davinci
Два рівні обслуговування Davinci, Business і Premium, дозволяють вибрати послуги, які найкраще підходять для вашої компанії. У випадку пакетів Premium адміністратор виконує функції адміністративного помічника, допомагаючи з такими речами, як планування та організація поїздок. За адміністративні завдання Davinci стягує плату в розмірі 50 доларів США за годину з кроком у 15 хвилин.
Плани для компаній включають такі стандартні функції, як керування голосовою поштою, переадресація викликів і виділений номер телефону. Крім того, Davinci має спеціальну функцію, яка дозволяє проводити телеконференції з 99 людьми.
На жаль, телефонні лінії Davinci працюють лише в будні з 8:8 до 24:XNUMX. Тепер для активації облікового запису потрібно більше часу. VoiceNation — найкращий варіант, якщо вам потрібне цілодобове рішення, яке включає вихідні та святкові дні та швидке створення облікового запису.
Ключові особливості
- Мобільний додаток Davinci
- Віртуальний помічник
- Продумана маршрутизація викликів
PROS
- Безкоштовні та необмежені міжнародні дзвінки
- Посекундна плата
- Надійний мобільний додаток
CONS
- Не надає цілодобової телефонної підтримки.
- Налаштування коштує 95 доларів США, а безкоштовна пробна версія не доступна.
- Активація може зайняти до двох робочих днів.
# 5. VoiceNation
Коли справа доходить до налаштування облікового запису, VoiceNation є одним із найшвидших і найпростіших варіантів. VoiceNation, на відміну від інших постачальників, яким потрібно два дні або більше, щоб запустити ваш обліковий запис, можна налаштувати та налаштувати менш ніж за двадцять чотири години. Крім того, він має нижчі ціни та не вимагає початкових інвестицій для початку.
Незалежно від того, який план ви виберете, VoiceNation завжди надає вам двомовних агентів, сценарії, написані спеціально для вас, і найсучасніший мобільний додаток. Він надає потужний звітний і аналітичний інструмент для керування продуктивністю та прогнозування. Лише підписки рівня Enterprise мають особистий менеджер облікового запису. Варто звернути увагу на Abby Connect, оскільки вона надає спеціалізовану команду та менеджера успіху для всіх цінових рівнів.
Основні функції
- Онлайн система відстеження відповідей
- Обробка транзакцій
- Безкоштовний номер, який можна переадресувати на інший номер
PROS
- Не вимагає жодних початкових інвестицій для початку
- Дзвінки, здійснені у святкові дні або в неробочий час, не стягуватимуть додаткових витрат.
- Усі плани стандартно постачаються з двомовними операторами.
CONS
- Дзвінки з мобільного додатку коштують 10 центів за хвилину.
- Лише користувачі корпоративного пакету отримують доступ до спеціального менеджера облікових записів.
- Не можна використовувати для планування зустрічей
Скільки повідомлень вміщує автовідповідач?
Ваша скринька голосової пошти може одночасно вмістити до 30 повідомлень. Залежно від типу голосової пошти нові повідомлення зберігаються від 14 до 30 днів після їх отримання. Якщо ви не збережете їх протягом цього часу, файли буде автоматично стерто. Збережені повідомлення зберігаються протягом тридцяти днів; на цьому етапі, якщо ви не стерли їх вручну, система автоматично зробить це за вас.
Що таке цифровий автовідповідач?
Цифровий автовідповідач або «цифровий автовідповідач» — це апарат, який може записувати та зберігати повідомлення від абонентів і підключений до традиційного стаціонарного телефону. Підприємства та будинки однаково використовують цифрові автовідповідачі для здійснення телефонних дзвінків і прийому повідомлень.
Висновок
Від імені компанії професійні автовідповідачі приймають дзвінки, здійснюють дзвінки та передають інформацію своїм клієнтам.
Ці фірми допомагають малому та середньому бізнесу, тому що їм часто не вистачає коштів, щоб залучити власну робочу силу для обслуговування великої кількості дзвінків.
Крім того, багато професіоналів, як-от лікарі, сантехніки та електрики, мають напружений графік поза офісом, що не дозволяє їм особисто відповідати на телефонні дзвінки. Наявність служби автовідповідача означає, що вони можуть приймати дзвінки та не втрачати клієнтів через конкурентів.
Поширені запитання про професійні автовідповідачі
Як ви вважаєте, чи варто платити за автовідповідач?
Беззаперечно. Ви можете утримувати споживачів, виправдовувати їхні очікування та пропонувати обслуговування клієнтів за допомогою професійних служб автовідповідача. Крім того, скромна плата, яку ви платите своїй службі автовідповідача, дає значну віддачу від інвестицій місяць за місяцем і рік за роком.
Яка вартість послуги автовідповідача?
Дуже важливо розуміти, що кілька змінних впливають на вартість автовідповідача в цій ситуації. Залежно від обраного вами пакета послуг ви можете розраховувати платити від 0.65 до 1.19 доларів США за дзвінок. Ось чому так важливо оцінити потенційний трафік дзвінків перед тим, як вибрати пакет.
Навіщо потрібна служба автовідповідача?
Якщо ви надто зайняті, щоб спілкуватися з потенційними клієнтами чи відповідати на термінові запитання поточних, служба автовідповідача може зробити це, поки ви зосереджуєтеся на тому, що робите. Наявність служби автовідповідача на дзвінки, коли ви не працюєте, також чудово заощаджує час.
Статті по темі
- СИСТЕМА КЕРУВАННЯ ДЗВІНКАМИ: як це працює
- ТЕЛЕФОННІ СИСТЕМИ: 11+ телефонних систем для будь-якого бізнесу та всього, що вам потрібно
- Створення веб-сайту: прості кроки для створення веб-сайту для вашого бізнесу (докладний посібник)
- Управління ризиками підприємства: огляд, структура, компетенціяs
Посилання
