Посадова інструкція не тільки визначає посадові обов’язки, але й закладає основу для залучення, виховання та утримання талантів. Це також створює умови для найкращого можливого результату роботи, пояснюючи обов’язки, очікувані результати та критерії оцінки ефективності. Це має вирішальне значення для встановлення справедливої системи оплати праці та гарантування дотримання законодавства. Документ потребує перегляду та оновлення відповідно до циклу щорічних перевірок ефективності. У цій статті ми надали вказівки для кожного компонента, щоб допомогти вам у написанні посадових інструкцій, які залучатимуть найкращих кандидатів.
Визначення посадової інструкції
Посадова інструкція містить достатньо деталей, щоб окреслити основні обов’язки та необхідні обов’язки, які існують на даний момент. Вони є «нейтральними щодо займаної посади» та не залежать від будь-яких конкретних якостей посадової особи (таких як знання, навички, здібності, продуктивність, відданість, лояльність, роки служби чи ступінь), натомість надають інформацію, необхідну для класифікації посади, а не особистість.
Для того, щоб документ можна було використовувати, навіть якщо відбуваються незначні зміни, він не повинен містити всі конкретні відомості про те, як і яка робота виконується. Хоча керівник повинен дати свій дозвіл, посадові інструкції можуть розроблятися спільно працівником і керівником.
Напишіть опис роботи
Наріжним каменем процесу найму є посадова інструкція. Вони полегшують процес найму та допомагають залучити найкращі таланти. Вони також допомагають визначити очікування для кваліфікованих кандидатів. Сильна посадова інструкція також дає роботодавцям можливість справити гарне перше враження. Отже, хоча знайти час і ресурси для створення точних і цікавих описів посад може бути важко, зробити це цілком варто.
Елементи посадової інструкції
Посадова інструкція включає такі елементи: назву посади, мету роботи, обов’язки та відповідальність, необхідну та бажану кваліфікацію для роботи та робоче середовище.
#1. Назва кар'єри
Назва посади — це стислий (1-4 слова) опис посади, який точно відображає її масштаб, мету та зміст. Він також узгоджується з іншими назвами посад для відповідних посад в Державному університеті Райта (Університет).
Архіваріус, помічник директора служби інвалідності, помічник реєстратора, директор служби охорони здоров’я студентів, планувальник приміщень, бухгалтер для грантів, бюджетний аналітик, дизайнер інструкцій, менеджер з настільних послуг та менеджер з опіки є кілька прикладів.
#2. Мета роботи
Мета роботи, яка зазвичай складається з трьох-чотирьох фраз, дає загальне уявлення про посаду, рівень і сферу відповідальності. Це дає читачеві «погляд з висоти пташиного польоту» на роботу. Коротке пояснення «чому ця вакансія існує».
#3. Посадові обов'язки та обов'язки
Основні функції роботи, які іноді називають обов’язками та зобов’язаннями, описані в цьому розділі. Вони окреслюють суттєві характеристики роботи, яка займає більшу частину часу працівника. кілька речей, про які варто подумати
#4. Обов'язки та зобов'язання
Детально опишіть основні обов'язки на посаді. Переконайтеся, що ваш список обов’язків є ретельним, але лаконічним. Також підкресліть будь-які обов’язки, які можуть бути специфічними для вашої компанії. Щоб гарантувати, що кандидати розуміють кваліфікацію та можуть вирішити, чи є вони кваліфікованими, включіть цю інформацію, наприклад, якщо посада передбачає досвід роботи в соціальних мережах для просування подій, і ви шукаєте функцію «Керування подіями».
#5. Необхідні облікові дані
У цьому розділі описано рівень розуміння, необхідний для виконання роботи, включаючи освіту, досвід, знання, навички та здібності. Цей розділ присвячений «мінімальному» набору навичок, необхідних людині для успішного виконання цієї роботи.
#6. Досвід
Вкажіть мінімальну кількість років повного стажу, необхідного для посади, а також тип досвіду роботи, який повинен мати кандидат. Необхідно чітко визначити, чи є прийнятними такі рівні досвіду, як стажування, досвід роботи на бакалавраті та асистенти.
#7. Зарплата та пільги
Включіть діапазон зарплат. Хороші кандидати шукають вакансії, які відповідають їхнім вимогам щодо винагороди. Але в опитуванні Indeed у 2019 році майже 70% кандидатів стверджували, що вони рідко або майже ніколи не читають списки вакансій з інформацією про оплату праці.* Виділяйтеся з-поміж інших роботодавців, включивши діапазон заробітної плати в опис посади, щоб допомогти залучити найбільш кваліфікованих працівників. претендентів.
Важливість посадових інструкцій
Написання посадових інструкцій ніколи не стає таким простим, особливо коли ви робите це для ролей, які не зовсім розумієте. Давайте спочатку поговоримо про важливість посадових інструкцій, перш ніж переходити до процесу написання.
Посадові інструкції корисні як для бізнесу, так і для потенційних працівників. Ось чому:
#1. Жеребкування потенційних кандидатів
Щоб залучити якісних кандидатів, чіткий і привабливий опис роботи буде мати вирішальне значення. Використовуючи такі інструменти, як LinkedIn, Facebook, Twitter і електронна пошта, можна миттєво розміщувати оголошення про вакансії з експоненціально широкою аудиторією.
#2. Встановіть цілі
Усі сторони будуть успішними, якщо опис роботи буде чітким. Потенційні клієнти знатимуть, чого від них очікують, більш кваліфіковані кандидати подадуть заявку, менш кваліфіковані кандидати підуть далі, а ви заощадите масу часу, сортуючи заявки та листуючись із можливими кандидатами.
#3. Підготовка до співбесід
Як кандидати, так і співбесіди можуть підготуватися до великого дня за допомогою добре написаної посадової інструкції. Кандидати матимуть кращу можливість підготуватися до потенційних тем для розмови, а команди, які проводять співбесіду, будуть краще підготовлені до перевірки кваліфікації кандидатів.
#4. Створіть чудове перше враження
Посадові інструкції часто слугують для кандидатів початковою точкою контакту з вашим бізнесом і можуть вплинути на те, як вони сприймуть це. Будь-які жаргонні чи граматичні помилки відштовхнуть кандидата та справлять негативне перше враження, як і в резюме та CV.
#5. Оптимізуйте пошук
Пошуки роботи займають багато часу, особливо для 73% пасивних і вже працевлаштованих претендентів. Шукачі роботи можуть порівнювати заробітну плату, переваги, бонуси та навіть бізнес-культуру, щоб оцінити, на які посади варто претендувати, за допомогою зрозумілих і простих описів посад.
#6. Створіть базову лінію
Посадова інструкція слугуватиме відправною точкою для оцінки зростання, коли кандидата прийнято на роботу, і використовуватиметься як орієнтир під час перевірок ефективності та майбутніх можливостей навчання.
Як написати опис роботи в LinkedIn
Першою можливістю для вашого кандидата дізнатися про вашу посаду є чітка посадова інструкція. Переконайтеся, що він привабливий, точний і достатньо ретельний, щоб залучити найбільш підходящих кандидатів. Ви також можете використовувати релевантні ключові слова, наприклад сектори, в яких ви працюєте, і посадові обов’язки, які ви виконуєте, щоб допомогти ідеальним претендентам знайти вашу вакансію.
Ось кілька інших порад, які допоможуть вам створити чіткий опис посади:
- Використовуйте загальну назву для посади, щоб кваліфікованим кандидатам було легше знайти вашу вакансію під час пошуку роботи.
- Опублікувавши свою посаду, додайте важливі здібності в області «Додати навички».
- Включіть у своє оголошення відповідні посадові обов’язки та галузеву інформацію, щоб кандидатам було легше їх знайти.
- Будь ласка, заповніть усі інші запитання якнайповніше, щоб наш алгоритм відповідності міг знайти найкращі перспективи для вашої публікації.
- Описуючи обов’язки та завдання, будьте точними.
- Опишіть будь-які конкретні потреби (у деяких випадках найкращі кандидати можуть не відповідати кожному з них).
- Вибравши назву вашої компанії зі спадного списку, ви можете зробити посилання на сторінку своєї фірми в LinkedIn.
- Перелічіть будь-які додаткові переваги чи пільги, як-от опціони на акції, гнучкий час або 401 тис., у області опису.
- Щоб ваші колеги могли ділитися оголошеннями про роботу з людьми у своїх мережах, ви повинні переконатися, що вони використовують LinkedIn.
- Скористайтеся шаблоном опису вакансії (додається нижче), щоб почати роботу та виділитися серед інших кандидатів.
Як написати опис роботи в резюме
Добре написане резюме та опис посади можуть дати менеджерам з найму ключові підказки щодо вашого характеру як працівника та потенційної цінності, яку ви можете додати компанії. Незалежно від вашої кваліфікації, демонстрація досвіду застосування ваших знань і здібностей в інших підприємствах має підвищити ваші шанси на отримання роботи. Дотримуючись кількох простих правил, ви зможете належним чином підсумувати свої попередні досягнення.
Що таке посадова інструкція для резюме?
Частина вашого резюме, де ви згадуєте про свою попередню роботу, проекти, волонтерську роботу та інший відповідний професійний досвід, відома як «розділ з описом роботи». Розділ трудової історії вашого резюме має продемонструвати менеджеру з найму, що ви маєте кваліфікацію та досвід, необхідні для належного виконання своїх посадових обов’язків. Це означає приділяти більше уваги вашим досягненням, ніж таким речам, як офіційна посадова інструкція чи бізнес-інформація.
#1. Додайте опис роботи у верхній частині першої сторінки вашого резюме
Опис попередньої роботи потенційного працівника часто розглядається менеджерами з найму як головний показник того, чи може він володіти необхідними здібностями для досягнення успіху. Тому цю частину має бути легко знайти, оскільки менеджери з найму часто починають з неї під час перегляду резюме. Подумайте про те, щоб поставити цю частину перед іншими, такими як «навички» або «освіта», щоб переконатися, що людина, яка читає ваше резюме, точно розуміє, чому ви маєте кваліфікацію.
#2. Додайте достатню кількість відповідних досвідів
Залежно від того, на якому етапі вашої кар’єри ви перебуваєте, у своєму резюме слід вказати різну кількість попередніх місць роботи. Відповідно до вашого досвіду, використовуйте такі критерії, щоб вирішити, скільки досвіду роботи включити у своє резюме:
Кандидати без попередньої роботи:
Включіть деталі про будь-який досвід, який може бути доречним, як-от неоплачуване стажування, робота на неповний робочий день, волонтерська робота або участь у студентських організаціях. Щоб зробити його коротким і доречним, додайте до чотирьох-п’яти ролей.
Кандидати початкового рівня:
Ці особи мають стаж роботи в середньому від одного до п’яти років. Згадайте кожну оплачувану роботу, яку ви коли-небудь мали, особливо будь-яку пов’язану. Щоб зробити його більш лаконічним, додайте до чотирьох-п’яти ролей. Якщо у вас менше чотирьох оплачуваних ролей, подумайте про те, щоб додати посади волонтера чи стажування.
#3. Включіть основні відомості про посаду та роботодавця на початку кожного опису
Ви повинні вказати офіційну посаду, назву та місцезнаходження роботодавця, а також тривалість будь-якого попереднього професійного досвіду, який ви мали. Щоб показати, на якому етапі вашої кар’єри ви перебуваєте зараз, досвід слід розмістити у зворотному хронологічному порядку, причому останній досвід у верхній частині списку.
Кожна згадана позиція повинна включати такі деталі, щоб бути повною:
- Професія
- Назва фірми
- Місто та область (або країна, якщо вона міжнародна)
- Тривалість вашої роботи
- Опис бізнесу та вашої функції
- Ваші найбільші успіхи та тріумфи
Приклади хороших описів посад
Ось кілька прикладів посадових інструкцій, які досягають цього, і чого ви можете з них навчитися.
#1. Виріжте довгий розділ про ваш бізнес
Багато підприємств починають свої посадові інструкції зі стандартного речення, яке представляє бізнес. Однак у вас є сайт кар’єри та сторінка компанії LinkedIn з цієї причини. Зробіть короткий опис своєї компанії та подумайте про те, щоб перенести його на менш помітну частину вашої пропозиції про роботу, щоб кандидати могли дізнатися більше про ваш бізнес в іншому місці.
#2. Видаліть модні слова та безглузді кваліфікації без милосердя
Складіть короткі речення.
Використовуйте заголовки, щоб розділити частини, і використовуйте маркери, якщо необхідно, щоб полегшити читання тексту.
Щоб визначити, що насправді потрібно для виконання завдання, скоротіть свій список потреб. І якщо є якісь юридичні зобов’язання, занотуйте їх у висновку.
Наприклад, посадові інструкції Red Bull стислі та чіткі, з коротким переліком обов’язкових умов освіти та досвіду. Немає великих блоків тексту чи нескінченного жаргону, що особливо важливо, враховуючи, що все більше кандидатів читають описи роботи на мобільних телефонах. Короткий і ефектний вимагає зусиль; довго і нудно просто.
#3. Замініть «ви» замість «ідеального кандидата».
Люди на протилежній стороні опису вашої посади – це саме те – люди, незалежно від того, наскільки серйозною чи неформальною є ваша культура. У результаті пишіть так, ніби ви з ними розмовляєте. Щоб ваш найкращий претендент сказав: «Так! Це я», будьте розмовними, прямими та особистими.
GitLab описує обов’язки та кваліфікацію для кожної посади так, ніби представляє їх своєму ідеальному кандидату. Наприклад, вони стверджують: «Як менеджер із дизайну продуктів у GitLab, ви відповідатимете за керування командою до 5 талановитих дизайнерів продуктів».
Які п’ять кроків до написання опису роботи?
- Визначте, хто ваш ідеальний кандидат.
- Закріпіть їх переконливою назвою.
- Повідомте їм про свій бізнес.
- Чітко поясніть обов’язки посади та кваліфікацію, яку ви шукаєте, і підкресліть унікальні якості, які виділяють ваш бізнес.
Який ідеальний формат посадового опису?
Посадова інструкція включає такі елементи: назву посади, мету роботи, обов’язки та відповідальність, необхідну та бажану кваліфікацію для роботи та робоче середовище.
Як почати речення в описі посади?
Використовуйте дієслово дії, щоб почати кожну фразу. Для більшої ефективності додайте приклади. Визначте будь-які акроніми або жаргон.
Якої довжини має бути посадова інструкція?
Як правило, найефективніші посадові інструкції мають довжину від 300 до 700 слів. У більшості випадків «менше – це краще». Ви не хочете, щоб відвідувачі вашого кар’єрного сайту відчували себе так, ніби вони читають юридичний документ.
Що робить опис роботи привабливим?
Враження важливі. Незалежно від того, подають вони заявку чи ні, цей опис вакансії може бути всім, що читач знає про ваш бізнес. Скористайтеся шансом для просування бізнесу. Підкресліть культуру та досягнення вашої компанії.
Що таке реалістичний опис посади?
Інструмент рекрутингу під назвою «Реалістичний попередній перегляд посади» (RJP) використовується для пояснення як позитивних, так і негативних аспектів посади. По суті, він використовується для того, щоб дати потенційному працівнику правдиве розуміння того, що передбачає робота.
Що таке перша частина посадової інструкції?
Посадова інструкція зазвичай починається з назви посади. Це одразу повідомляє потенційним працівникам, чи підійде ця посада.
Висновок
Хороший опис посади дасть кандидатам достатньо інформації, щоб вирішити, чи підходять вони для цієї ролі. Крім того, згідно з опитуванням, проведеним Indeed, 52% тих, хто шукає роботу, стверджують, що калібр опису роботи має дуже або надзвичайно значний вплив на їхній вибір подати заявку на посаду.
Статті по темі
- ТЕХНІЧНИЙ ПИСЬМЕННИК: опис роботи, обов’язки та як стати ним
- ЩО ТАКЕ НЕКОМЕРЦІЙНІ ОРГАНІЗАЦІЇ: ХТО ВОНИ ТАКЕ І ЧИМ РОБИТЬСЯ
- ЯК НАПИСАТИ ОПИС ВАКАНСІЇ: The Ultimate Guide
- ХТО ТАКИЙ ПИСЬМЕННИК-ФРІЛЕНСЕР: опис роботи, зарплата та вакансії в Інтернеті
- ЯК РОЗРАХУВАТИ СТАВКУ ПОДАТКУ: Повний посібник за 2023 рік
посилання
