Відстеження витрат бізнесу: що ви повинні знати!!!

Відстежувачі витрат бізнесу є однією з найпопулярніших тенденцій останнім часом, оскільки багато компаній використовують ці програми та програмне забезпечення для відстеження своїх бізнес-витрат. Хоча трекер в основному використовується малими підприємствами, інші категорії бізнесу також можуть використовувати його. На даний момент в Інтернеті є багато готових до використання цих трекерів. Хоча одні безкоштовні, інші ні. Однак зазвичай ви можете отримати найкращу програму для відстеження витрат бізнесу, так само як Excel. Давайте дізнаємося більше!!! 

Відстеження витрат бізнесу

Перш ніж ми зануримося в деталі, трекер бізнес-витрат — це програма, яка дозволяє роботодавцям відстежувати фінансові записи, а також їхнім співробітникам легко звітувати про витрати бізнесу. Ведення бізнесу, загалом, є завданням. Крім того, фінансовий облік бізнесу є ще одним стресом для власників бізнесу, тому вони зазвичай занурюються в будь-який простий спосіб покращити свій бізнес. Відстеження витрат бізнесу — це один із найпростіших способів для власників бізнесу просто завантажити свої квитанції або отримати відшкодування в порядку, без стресу.

Останнім часом усі погоджуються, що власникам бізнесу, особливо малому бізнесу, потрібен простий трекер. Щоб вони могли легко сканувати свої ділові квитанції, а також затверджувати витрати без суєти. Крім того, вашому малому підприємству зазвичай потрібне програмне забезпечення для відстеження витрат, яке не буде конфліктувати з вашим уже наявним програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку, оскільки бухгалтеру вашої команди буде важко відстежити вашу скаргу на податок на підприємство, якщо вона відрізняється.

Розуміння відстеження ділових витрат

Придбання програмного забезпечення для відстеження витрат залежить від розміру вашого бізнесу. Він також варіюється в ціні залежно від інших факторів, таких як складність звітів, структура відділу, категорії та функціональність. У цій публікації ми перерахуємо наші найкращі рекомендації щодо відстеження витрат для вашого бізнесу. Після низки досліджень це програмне забезпечення зайняв високі рейтинги останнім часом. Однак є досить багато з них, які пропонують безкоштовні пробні версії, тому ви зазвичай можете перевірити їх перед покупкою. 

Як правило, бізнес-витрати виходять за рамки просто напоїв і вихідних до конгресів. Тому що в ситуації, коли ваш малий бізнес має обмежений бюджет. Лише відстеження та затвердження ваших витрат зможе повернути вартість десятків тисяч доларів у вашому річному бюджеті. Відстеження витрат бізнесу також може скоротити час, витрачений на оформлення документів, а також зменшити стрес співробітників, не змушуючи їх переживати такий стрес, щоб отримати відшкодування. 

Трекер витрат малого бізнесу

Система відстеження витрат найкраще підходить для правильного ведення бухгалтерського обліку для малого бізнесу, оскільки всі витрати, пов’язані з вашим бізнесом, автоматично є витратами бізнесу. Хоча є витрати, які є неминучими та поширеними, у бізнес-категоріях будь-які витрати, пов’язані з вашим бізнесом, є законними витратами бізнесу. Нижче наведено список деяких загальних ділових витрат, які ви повинні знати;

• реклама
• Банківські збори
• комісійні
• Консультаційні збори
• Робота за контрактом
• Внески та абонементи
• Пробіг
• Офісне приладдя
• Поштові відправлення та доставка
• Друк і копіювання
• Зарплати
• Софтвер
• подорож
• Комунальні послуги

Хоча існують різні способи відстежувати витрати бізнесу вручну. Однак це доцільно лише в тому випадку, якщо у вас є кілька ділових витрат, які потрібно відстежувати та контролювати. Найкращий спосіб відстежувати витрати бізнесу – це використовувати програмне забезпечення для обліку малого бізнесу, яке полегшує відстеження ваших витрат. А також правильно їх організувати та мати оновлену фінансову інформацію про свій бізнес. 

Найпоширенішою важливістю використання бізнес-трекера для відстеження вашого малого бізнесу є для цілей оподаткування. Оскільки ви, безумовно, хочете отримати найменші відрахування на витрати, які ви можете отримати. Зазвичай ви можете знайти найкращі витрати для бізнесу, які ідеально підходять для вашого малого бізнесу. Це для того, щоб ви могли правильно керувати своїм бізнесом, відстежувати витрати та правильно обліковувати свої витрати. Це в основному те, що хороший трекер може зробити для вашого малого бізнесу.

Як використовувати бізнес-трекер для відстеження вашого малого бізнесу

Ось як ви можете відстежувати витрати бізнесу за допомогою будь-якого програмного забезпечення, яке вам підходить;

• Відкрийте банківський рахунок в бізнесі
• Виберіть відповідну систему обліку
• Виберіть між касовим або методом нарахування
• Зв’яжіть фінансові установи
• Почніть правильно керувати квитанціями 
• Точно фіксуйте всі витрати
• Подумайте про використання програми витрат

Найкращий додаток для відстеження витрат бізнесу 

Мета використання найкращого додатка для відстеження витрат бізнесу — ретельно переконатися, що фінанси вашого бізнесу є точними та в порядку. Крім того, використання найкращого засобу для відстеження витрат для вашого бізнесу дозволить вам побачити, як ваш бізнес дійсно працює з фінансами протягом певного періоду часу. Зазвичай це дає вам інформацію, яка може знадобитися в будь-який момент для прийняття фінансових рішень для вашого бізнесу, коли це необхідно. 

Приклади найкращої програми відстеження бізнесу для бізнесу

Нижче наведено сім рекомендованих нами найкращих програм для відстеження витрат або навіть додаток, який допоможе вам відстежувати й класифікувати витрати для вашого бізнесу. До них належать;

1. BizXpenseTracker (BXT)

Цей трекер витрат зазвичай підходить для власників малого бізнесу, оскільки він покриває загальні витрати бізнесу, а також організовує та економить бізнес-фонд. Цей засіб відстеження витрат також дозволяє створювати звіти у форматі PDF та CSV та імпортувати їх у Excel. І найголовніше, ця програма точно відстежує час, витрати. Його також можна використовувати для налаштування тарифів погодинно, щоденно або за відвідування. Ця програма спрощує підрахунок понаднормової роботи.

2. Concur Mobile

Цей тип бізнесу для відстеження витрат найкраще підходить для відстеження витрат на подорожі в бізнесі. Цей додаток для трекера підходить для швидкого та точного створення звітів про витрати, що є необхідністю для власників малого бізнесу. Concur Mobile також дозволяє вам інтегрувати витрати та фіксувати витрати вашого бізнесу. Крім того, ця програма організовує процедури звітності, що дозволяє легко відстежувати витрати на подорожі або відшкодовувати працівникам.

3. Розширюйте 

Expensify — це програма для відстеження витрат, яка найкраще фіксує квитанції. Ця програма пропонує найкращий спосіб керувати та зберігати ділові квитанції, а також записувати витрати. Додаток Expensify для відстеження витрат також дозволяє синхронізувати ваші кредитні картки, щоб зазвичай можна було стягувати витрати компанії. 

За допомогою цього додатка ви можете подати свої бізнес-квитанції безпосередньо керівникам бізнесу або бухгалтеру компанії. Це також робить можливим негайне схвалення чи відхилення витрат із програми. У додатку також є функція відшкодування на наступний день, яка дозволяє швидко відшкодовувати витрати співробітникам. Хоча ця безкоштовна програма для відстеження витрат приймає лише певну кількість безкоштовних сканувань для кожного місяця.

4. Goodbudget 

Додаток для відстеження Goodbudget найкраще підходить для початківців. Вона починається вдома, і вона розроблена з цією метою. Goodbudget — одна з найкращих програм для відстеження витрат. Тому що він синхронізується між мобільними пристроями та Інтернетом, що автоматично дозволяє користувачам планувати свої домашні витрати за допомогою методу конверта. 

Цей метод передбачає розподіл певної суми доходу на багато категорій витрат з певною сумою, яка сплачується щомісяця. Це включає оренду/іпотеку, продукти харчування, догляд за дітьми, транспорт та виплату боргів. Оскільки ця програма була розроблена з метою допомогти своїм користувачам дотримуватися обмежень бюджету, не вкладаючи реальні гроші в справжні конверти. Програма з цим методом автоматично надсилає сповіщення користувачеві, коли його бюджет вичерпується.

5 Уоллі 

Зазвичай я рекомендую Wally для Millennials. Оскільки ця програма розроблена з урахуванням почуттів тисячоліть. Додаток також побудовано з привабливою графікою та соціальними функціями, які централізують облікові записи користувачів, щоб забезпечити більш чітке розуміння ваших звичок витрачати гроші. Зазвичай він досягає цієї мети, синхронізуючи ваші фінансові рахунки, а потім використовуючи штучний інтелект, щоб зосередитися на ваших витратах.

Тепер найцікавіше в Уоллі полягає в тому, що ви можете створювати групи з сім’єю, друзями та бюджетом, а також щоденно відстежувати свої витрати. Ви також можете синхронізуватися разом, щоб досягти спільних цілей.

6. QuickBooks онлайн 

Це ще одна найкраща коротка книга для відстеження витрат бізнесу, яка зазвичай підходить для комплексного фінансового менеджменту та є однією з найпоширеніших програм фінансового управління на ринку для малого бізнесу. Однією з головних функцій програми є її можливість завантажувати квитанції з фотографією, що дозволяє програмі автоматично зіставляти квитанцію з наявними витратами або навіть створювати нові.

Крім того, для імпорту та класифікації ваших витрат Quickbooks має можливість створювати рахунки-фактури, відстежувати ваші запаси та отримувати платежі. Крім того, існує також QuickBooks Capital, функція, яка дозволяє отримати доступ до кредитного рейтингу вашого бізнесу, збираючи інформацію з банків. А також постачальників, використання бізнес-кредитних карток та інших сторонніх джерел.

7. Everlance 

Нарешті, Everlance найкраще підходить для відшкодування витрат і пробігу. Це популярний додаток серед самозайнятих компаній, оскільки він пропонує поради щодо того, як відстежувати їхні бізнес-витрати. Ця програма дозволяє відстежувати пробіг, витрати та квитанції, а також синхронізувати ваші кредитні картки та банківські рахунки для відстеження витрат. Додаток витрат Everlance також відстежує дохід, включаючи дохід з багатьох джерел за допомогою технології GPS.

8. Спенмо

Окрім списку, є також Spenmo. Універсальне програмне забезпечення, ідеальне для компаній, які хочуть відстежувати свої витрати в реальному часі, автоматизує оплату рахунків, консолідує корпоративні картки, функції відшкодування витрат працівника претензії щодо витрат працівників та багато іншого. Це програмне забезпечення ідеально підходить, якщо ви хочете мати видимість своїх витрат.

Безкоштовний бізнес-трекер витрат

Більшість із цього програмного забезпечення для відстеження бізнесу надає користувачам безкоштовну пробну версію, що автоматично допоможе вам прийняти найкраще рішення, яке підходить для вашого бізнесу. Незважаючи на те, що останнім часом існує широкий спектр цього програмного забезпечення, існує загальна функція, на яку потрібно звернути увагу в програмному забезпеченні, перш ніж вирішити його використовувати.

Основні функції відстеження ділових витрат

У програмі для відстеження витрат бізнесу вам слід звернути увагу на такі функції:

• Дотримання
• зручний
• мобільний дружній
• Хороша синхронізація 
• Мобільна операційна система 
• Аналітика 

Чи можу я використовувати Excel для відстеження витрат бізнесу?

Ви повинні створити електронну таблицю та ввести необхідні дані, якщо ви хочете відстежувати витрати бізнесу в Excel. Дата, Опис, Категорія та Сума, ймовірно, є найважливішими стовпцями.

Як самопрацівники ведуть облік витрат?

Книга обліку самозайнятих осіб, часто відома як «податкова книга», — це просто модний термін для місця, де ви реєструєте всі прибутки та витрати вашого бізнесу. Ви можете записати інформацію в рукописну «бухгалтерську» книгу, онлайн-електронну таблицю або програмне забезпечення для бухгалтерського обліку.

Що таке бюджетне правило 50-30 20?

Правило 50/30/20 є одним із найпопулярніших бюджетів на основі відсотків. Витрачати 50% своїх грошей на потреби, 30% на бажання і 20% на заощадження є загальним принципом. Дізнайтеся більше про правило бюджету 50/30/20 і вирішіть, чи воно стосується вас.

Як реєструвати щоденні витрати?

У щоденнику витрат ви записуєте всі свої витрати за кожен день тижня. Чудовою стратегією контролю за своїми витратами є ведення щоденника витрат. Менші витрати — це лише одна з багатьох переваг ведення журналу витрат.

Чи можу я вести бухгалтерію за допомогою Excel?

Excel містить низку корисних функцій і функцій, які можуть допомогти вам розробити успішну систему бухгалтерського обліку для малого бізнесу. За допомогою Excel ви можете вводити та класифікувати транзакції, створювати різні бухгалтерські шаблони, відстежувати рахунки-фактури та робити багато іншого.

Чи є у Microsoft програма для відстеження витрат?

Spending Tracker – це найпростіший і зручний додаток для особистих фінансів. Найкраще те, що це безкоштовно! Проста істина полягає в тому, що відстеження ваших витрат може допомогти вам дотримуватися бюджету та зрештою заощадити гроші.

Що таке гроші за правилом 70 20 10?

Ви розподіляєте гроші, які берете додому, на три категорії залежно від визначеного відсотка, використовуючи метод бюджетування 70/20/10. Ваші щомісячні витрати і регулярні витрати займуть 70% вашого доходу, 20% піде на заощадження та інвестиції, а 10% піде на погашення боргів або пожертвування.

Безкоштовний трекер витрат малого бізнесу 

Малі підприємства найчастіше користуються інструментом для відстеження витрат, оскільки він допомагає відстежувати їхні щоденні ділові витрати. Однак більшість із цих малих підприємств часто вибирають безкоштовний інструмент для відстеження витрат для свого бізнесу, щоб зменшити витрати й при цьому ефективно вести свій бізнес.

Деякі з невільних програм пропонують безкоштовну пробну версію протягом одного місяця. Однак наприкінці пробного періоду вам доведеться заплатити певну ціну, щоб продовжити використання програмного забезпечення. Ціни на ці програми можуть відрізнятися від типу вашого бізнесу до функцій і функцій програми.

Приклади безкоштовного відстеження витрат для бізнесу

Деякі з цих програм, які запускають абсолютно безкоштовний трекер витрат для малого бізнесу, включають;

м'ята 

Це популярний засіб відстеження особистих витрат і простий інструмент для невеликих підприємств. Він також підходить для фрілансерів, щоб відстежувати, куди йдуть їхні гроші. А також допомогти вам створити бюджети та цілі для вашого бізнесу в додатку. Mint дає змогу відстежувати кредитний рейтинг вашого бізнесу.

Mint дозволяє легко налаштовувати сповіщення про нагадування про рахунки, великі покупки тощо. Він ефективно працює на платформах Android, iPhone та веб-браузерах.

перевершувати 

Електронні таблиці Excel є основним і найстарішим програмним забезпеченням для відстеження вашого бізнесу Expense. Все, що вам потрібно зробити, це знайти хороший шаблон бухгалтерського обліку в Excel і вносити всі свої витрати принаймні раз на тиждень. Існують різні форми цих шаблонів в Інтернеті, щоб ви могли вибрати найкращий для вашого типу бізнесу.

Однією з переваг Excel є те, що відразу ж, коли ви вводите всі свої транзакції, ви зазвичай можете створювати звіти та отримувати інформацію про те, що означають ці числа. Це програмне забезпечення працює на настільній платформі, оскільки воно в основному вже встановлено на більшості комп’ютерів, а також є абсолютно безкоштовним. Два згадані вище програми є основними програмами, які пропонують абсолютно безкоштовне відстеження витрат у формі трекера для малого бізнесу.

MileIQ

Найкраще для транспортних компаній і є безкоштовним до 40 дисків щомісяця для окремих користувачів. У той час як Команди отримують ціни на основі цін і знижок за обсягом, а також персоналізоване навчання.

Zoho Expense

Zoho Expense — це ще один недорогий варіант, який пропонує найкращий набір функцій за найнижчу вартість. Його безкоштовний план пропонує до трьох користувачів, а також інтегрується з різним програмним забезпеченням, включаючи QuickBooks, G Suite, Slack, Evernote і Dropbox.

Concur Travel

Ця програма є ще одним безкоштовним інструментом для відстеження витрат для компаній з багатьма функціями, пов’язаними з подорожами. Це додаток для ціноутворення на основі цін, який звертається до користувачів для безкоштовної консультації. Додаток також пропонує різноманітні продукти для відстеження витрат.

Безкоштовні пробні програми для відстеження витрат бізнесу

Однак є програми, які пропонують безкоштовну пробну версію перед оплатою, і я перерахував кілька нижче для вашого бізнесу:

QuickBooks: Ця програма керує витратами для бізнесу, який володіє бухгалтерським обліком.

FreshBooks: FreshBooks в основному відстежує витрати бізнесу для тих, хто користується мінімалізмом.

Розширити: додаток для відстеження витрат, який підходить для ділових мандрівників.

Лава: засіб відстеження витрат для малого бізнесу, особливо для відстеження витрат і ведення бухгалтерського обліку.

Відстеження бізнес-витрат Excel 

Для власника бізнесу дуже важливо мати процедуру або систему для моніторингу свого фінансового здоров’я. Сектори фінансового здоров’я вашого бізнесу включають витрати, доходи та бюджетування. Тим часом використовувати Excel як засіб відстеження витрат вашого бізнесу, щоб переконатися, що ваш бізнес рухається та працює безперебійно, є хорошою ідеєю.

У ситуації, коли ви хочете налаштувати засіб відстеження витрат бізнесу в Excel, вам спочатку потрібно створити електронну таблицю, а потім правильно заповнити потрібну інформацію. Колонки, які мають велике значення, включають; «дата», «опис», «категорія» та «сума». Однак, якщо виникне необхідність, ви також можете додати додаткові стовпці, як-от «номер транспортного засобу», які використовуються для відстеження витрат на автомобіль.

Якщо ви вже знайомі з Microsoft Excel, ви, як правило, можете створити шаблон відстеження витрат Excel для свого бізнесу, використовуючи правильні кроки та формули.

Кроки для налаштування відстеження витрат бізнесу в Excel

Я перелічу три основні кроки, які потрібно зробити, щоб легко використовувати Excel для відстеження витрат бізнесу. Вони включають:

Категоризація

Це перший крок, оскільки категорія стовпців електронної таблиці, яку ви використовуєте, визначатиме, як ви будете розбивати методи, за допомогою яких ваш бізнес буде витрачати гроші. Отже, щоб уникнути будь-яких проблем із Податковою службою, найкраще використовувати категорії в їх податковій формі до Списку С. Категорії включають запаси, вартість проданих товарів, орендну плату, амортизацію та комунальні послуги.

Створення електронної таблиці

Якщо ваша електронна таблиця зазвичай може відстежувати витрати, вона також може служити бухгалтерською книгою для вашого бізнесу. Виконайте ці прості кроки, щоб створити електронну таблицю для вашого бізнесу;

• Перший рядок стовпців призначений для категорій.
• Крайні ліві стовпці для дати та стовпці поруч із назвами постачальника.
• Введіть кожну суму витрат у стовпці, які пов’язані з їх категорією.
• Розрахуйте велику суму, яку ваша компанія витрачає на кожну з категорій, зазвичай додаючи правильну формулу.

Якщо ви використовуєте рукописний журнал з цією ж метою, скористайтеся калькулятором, щоб отримати підсумок. Можна використовувати електронну таблицю для підсумовування ваших витрат, а також для порівняння витрат за певний період часу. Багато компаній використовують електронні таблиці, щоб отримати уявлення про свій бізнес. Це тому, що це допомагає їм повністю та швидко зрозуміти, як їхні витрати в кожній категорії відрізняються від місяця до місяця.

Висновок 

Трекер витрат потрібен не лише власникам малого бізнесу. Кожному власнику бізнесу, як малому, так і великому, потрібен інструмент для відстеження витрат бізнесу, тому заходьте в Інтернет сьогодні та перегляньте безкоштовні та небезкоштовні з них, які найкраще підходять для вашого бізнесу. Для початківців, які тільки знайомляться з інструментом відстеження ділових витрат, я пропоную спочатку вивчити Excel, перш ніж зануритися в інші програми та програмне забезпечення Для цієї мети.

Питання і відповіді

Як відстежити свій малий бізнес?

7 кроків для відстеження витрат малого бізнесу

1. Відкрийте банківський рахунок в бізнесі
2. Використовуйте спеціальну бізнес-кредитну картку
3. Виберіть касовий або бухгалтерський облік
4. Виберіть програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, щоб автоматизувати облік і відстежувати витрати в одному місці
5. Оцифровуйте квитанції за допомогою сканера чеків

Як підприємства відстежують квитанції?

7 порад щодо організації квитанцій для власників малого бізнесу

1. Зберігайте всі квитанції
2. Робіть відмітки в квитанціях про їх ділову мету
3. Скануйте квитанції та зберігайте їх не менше шести років
4. Сфотографуйте квитанції за допомогою смартфона
5. Надішліть вам квитанції електронною поштою, якщо вони пропонуються

Яка найкраща програма для відстеження витрат?

Найкращі програми для відстеження витрат на 202 рік3

• Найкраще в цілому: м'ята
• Найкраще для малого бізнесу: QuickBooks Accounting
• Спеціально для інвесторів: особистий капітал
• Ідеально підходить для збереження чеків: Expenify
• Найкраще для відшкодування та пробігу: Everlance
• Найкращий безкоштовний варіант: NerdWallet

Чи можу я відсканувати квитанції для цілей оподаткування?

Скануйте або сфотографуйте свої документи

Якщо ви схильні втрачати документи, ось хороші новини: IRS прийматиме відскановані та/або цифрові квитанції для цілей оподаткування. Це означає, що ви можете фотографувати свої вільні квитанції за допомогою смартфона

Статті по темі

1. ПОРТФОЛІО ROBINHOOD Пояснення!!! Огляд, різноманітність, цінність, трекер і все, що вам потрібно
2. ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЕКТІВ: огляди 25 найкращих програм для відстеження проектів
3. Фінансова модель: як побудувати фінансову модель
4. Управління витратами: визначення та 13 найкращих програм для управління витратами
5. Розрахунок валової прибутку: формула та як її розрахувати