Ми рідко отримуємо завчасне попередження про те, що трагедія наближається. Навіть при значній передбачливості деякі речі можуть піти не так; кожна подія унікальна і розгортається непередбачуваним чином.
Ось тут у нагоді стратегія безперервності бізнесу. Щоб запропонувати вашій організації найкращі шанси на успіх під час а криза, передати поточний план у руки всіх людей, які відповідатимуть за виконання будь-якого аспекту цього плану. Як правило, відсутність плану означає не тільки те, що вашій фірмі знадобиться більше часу, ніж необхідно, щоб відновитися після катастрофи чи кризи. Можливо, вам доведеться назавжди закрити двері. Давайте подивимося, як розробити ефективну стратегію безперервності бізнесу і що має включати план.
Що таке безперервність бізнесу?
Безперервність бізнесу (BC) означає збереження або швидке відновлення бізнес-функцій у разі катастрофічних збоїв, таких як пожежа, повінь або зловмисна кібератака. План безперервності бізнесу визначає методи та інструкції, яких організація повинна дотримуватися у разі кризи. Він містить інформацію про бізнес-процеси, активи, людські ресурси, бізнес-партнерів та інші теми.
Чи є спосіб отримати кадри, виробництво, продажів, а також функціональну підтримку та підтримку, щоб компанія могла продовжувати виробляти гроші відразу після катастрофи? Наприклад, чи знаєте ви, як ваші співробітники служби обслуговування клієнтів обробляли б дзвінки клієнтів, якщо будівлю, де вони працюють, зруйнує торнадо? Чи будуть вони працювати з дому чи в іншому місці тимчасово? Ці типи проблем мають бути включені в план БК.
План безперервності бізнесу також повинен включати аналіз впливу на бізнес (BIA). А аналіз впливу на бізнес (BIA) визначає вплив раптової втрати бізнес-функцій, що, як правило, у грошовому вираженні. Крім того, цей тип аналізу також допомагає вам визначити, чи варто аутсорсувати неосновні функції у вашій стратегії безперервності бізнесу. Однак це може супроводжуватися власним набором небезпек. BIA просто допомагає вам оцінити важливість процедур вашої організації.
Чому план безперервності бізнесу важливий?
Безперервність бізнесу має вирішальне значення в той час, коли простої неприйнятні. Простої можуть виникнути з багатьох місць. Деякі небезпеки, такі як кібератаки та екстремальні погодні умови, схоже, погіршуються. Важливо мати план BC, який враховує будь-які потенційні збої в роботі.
Під час кризастратегія повинна дозволяти організації функціонувати на мінімальному рівні. Безперервність бізнесу сприяє стійкості організації, дозволяючи їй швидко реагувати на перерви. Strong BC економить гроші, час та репутацію компанії. Тривале відключення несе фінансову, особисту та репутаційну небезпеку.
Безперервність бізнесу вимагає, щоб бізнес поглянув на себе, проаналізувавши потенційні слабкі місця та зібрав важливу інформацію – таку як списки контактів та системні технічні діаграми – яка може бути корисною за межами сценаріїв катастроф. Організація може зміцнити свою комунікацію, технології та стійкість шляхом впровадження планування безперервності бізнесу.
Вам також може знадобитися план BC з юридичних або нормативних причин. Дуже важливо розуміти, які нормативні акти застосовуються до конкретної організації, особливо в епоху посилення регулювання.
Основні елементи плану безперервності бізнесу
Стратегія безперервності бізнесу складається з трьох основних компонентів: стійкості, відновлення та непередбаченості.
№1. Стійкість
Ви можете підвищити стійкість організації, розробивши життєво важливі послуги та інфраструктури з урахуванням кількох сценаріїв катастроф, таких як ротація персоналу, надлишковість даних та підтримка надлишку потужності. Забезпечення стійкості до різних ситуацій може також допомогти фірмам безперервно підтримувати ключові послуги як на місці, так і поза ним.
№2. Відновлення
Дуже важливо швидко відновитися після катастрофи, щоб відновити роботу компанії. Встановлення цілей часу відновлення для різних систем, мереж або програм може допомогти визначити пріоритетність тих частин, які потрібно відновити першими. Інший тактика відновлення включають інвентаризацію ресурсів, угоди з третіми сторонами щодо здійснення корпоративної діяльності та використання пристосованих приміщень для виконання важливих функцій.
№3. Непередбачуваність
План на випадок надзвичайних ситуацій включає процедури для ряду зовнішніх подій, а також ланцюг командування, який розподіляє обов’язки всередині компанії. Ці зобов’язання можуть включати заміну обладнання, оренду аварійного офісного приміщення, оцінку збитків та найм сторонніх постачальників для допомоги.
Аварійне відновлення проти безперервності бізнесу
Планування аварійного відновлення, як і планування безперервності бізнесу, визначає заплановану тактику організації для процесів після збою. З іншого боку, план аварійного відновлення — це лише частина планування безперервності бізнесу.
Плани аварійного відновлення здебільшого зосереджені на даних і зосереджені на зберіганні даних у формі, яка дозволяє швидше отримати до них доступ після катастрофи. Безперервність бізнесу враховує це, але також фокусується на управлінні ризиками, нагляді та плануванні, необхідних для того, щоб бренд продовжував функціонувати під час перерви.
Читайте також: Можливості траншу на замовлення 2023: визначення та все, що вам потрібно знати
Процес безперервності бізнесу
Початок проекту планування є першим кроком у забезпеченні безперервності бізнесу. Кроки аналізу впливу на бізнес (BIA), а також його оцінка ризиків є критичними для отримання інформації для плану.
BIA може виявити будь-які потенційні недоліки, а також наслідки катастрофи для багатьох відділів. Звіт BIA розповідає компанії про найважливіші функції та системи, які слід визначити в плані безперервності бізнесу.
Оцінка ризиків виявляє потенційні загрози для компанії, такі як стихійні лиха, кібератаки або технологічні збої. Ризики можуть вплинути на співробітників, клієнтів, будівельні операції та бренд компанії. Оцінка також визначає, хто чи який ризик може завдати шкоди, а також ймовірність небезпек.
BIA та оцінка ризику нероздільні. BIA надає інформацію про ймовірні наслідки збоїв, виявлених в оцінці ризику. Ми можемо підсумувати вищезазначений процес до чотирьох, а саме;
№ 1. Оцінка
№2. Відновлення бізнесу
№3. Відновлення ІТ
№ 4. Кризовий менеджмент
Управління безперервністю бізнесу
Важливо визначити, хто буде відповідати за безперервність бізнесу. У випадку малого бізнесу це може бути одна особа, а у випадку більшої організації – ціла команда. Іншою альтернативою є програмне забезпечення для управління безперервністю бізнесу. Програмне забезпечення, як локально, так і в хмарі, допомагає у проведенні BIA, створенні та оновленні планів та ідентифікації зон ризику.
Безперервність бізнесу - це жива, дихаюча діяльність. В результаті план BC компанії не повинен залишатися на полиці. Зміст організації має бути донесений до якомога більшої кількості людей. Забезпечення безперервності бізнесу не тільки під час кризи; корпорація повинна проводити навчальні вправи, щоб співробітники знали, що робити у разі реальних збоїв.
Важливість тестування BC величезна. Важко визначити, чи вдасться план, якщо він не був перевірений. Тест безперервності бізнесу може бути таким же простим, як і настільна вправа, під час якої співробітники обговорюють, що станеться в разі надзвичайної ситуації. Повне моделювання аварійних ситуацій включено в більш суворе тестування стратегії безперервності бізнесу. Щоб краще імітувати кризу, компанія може організувати тест завчасно або зробити це миттєво.
Коли організація завершує тестування, вона повинна вивчити результати та переглянути план у разі потреби. Очікується, що деякі частини стратегії працюватимуть добре, але інші види діяльності, можливо, потрібно буде змінити. Регулярний графік тестування корисний, особливо якщо діяльність компанії та персонал часто змінюються. Комплексна безперервність бізнесу перевіряється, переглядається та оновлюється на регулярній основі.
Що включає в себе план безперервності бізнесу?
BC розглядає планування та підготовку, необхідні для забезпечення спроможності організації надавати важливі бізнес-послуги під час стихійних лих. План безперервності бізнесу включає, визначає, планує та/або створює наступне:
- Як спілкуватися зі споживачами, постачальниками та іншими третіми сторонами для надання точної інформації та підтримки.
- Як забезпечити, щоб клієнти могли продовжувати отримувати послуги чи продукти.
- Послідовність і час, необхідні для відновлення бізнес-процесів.
- Як надати допомогу працівникам у разі надзвичайної ситуації.
- Технологія, необхідна для підтримки бізнес-процесів (аварійне відновлення – або DR – буде застосовувати технологічні рішення для відновлення).
- Коли технологія недоступна, застосуйте обхідні процеси. Куди і як слід переміщати людей і процеси у випадку, якщо офіси підприємства не працюють або недоступні?
- Команди та організації, які будуть потрібні для управління надзвичайними ситуаціями.
- Залежності бізнес-процесів (на що або хто покладається кожен бізнес-процес для виконання своєї роботи).
- Регулярні вправи для забезпечення того, щоб плани та дії відповідали стандартам і функціонували у випадку фактичного інциденту.
- Переконайтеся, що чисельність персоналу відповідає як зовнішнім, так і внутрішнім потребам під час події.
- Документація процесів і дій, які необхідно виконати під час заходу, щоб завершити перераховані вище пункти.
Команда управління безперервністю бізнесу
Потужна програма забезпечення безперервності бізнесу починається з команди управління безперервністю бізнесу (BCM). Команду BCM очолюють особи зі списку нижче. Вони відповідають за дотримання політики та керівництво діяльністю BCM у всій організації.
Особа вищого керівництва, яка несе загальну відповідальність і підзвітність за програму BCM, відома як спонсор.
№1. Менеджер із забезпечення безперервності бізнесу: Це людина, яка відповідає за програму BCM.
№2. Помічник менеджера з безперервності бізнесу: Резервна копія менеджера безперервності бізнесу. Це може бути названа посада або посада, яка була призначена вам.
№3. Адміністративний помічник: Особа, відповідальна за надання допомоги команді BCM. Часто це помічник з адміністративних питань з офісу безперервності бізнесу, якщо він існує, або інший член команди адміністративних помічників.
На додаток до цього персоналу мають бути залучені представники бізнес-підрозділів та ІТ для надання зворотного зв’язку щодо створення прийнятних стратегій відновлення для ділової та технологічної діяльності. Співробітники, які не є співробітниками BCM, виконуватимуть роботу з підготовки до відновлення, а команда BCM надаватиме поради та допомогу.
Як переконатися, що мої працівники готові до зриву в бізнесі?
Навчання та освіта є ключовими для того, щоб ваші співробітники були готові до зриву в бізнесі. Обов’язково ознайомте їх із планом безперервності бізнесу та процедурами, яких вони мають дотримуватися у разі збою.
Як зберегти конфіденційність свого плану безперервності бізнесу?
Конфіденційність важлива для планів безперервності бізнесу, щоб гарантувати, що критично важлива інформація не витікає у разі збою. Обов’язково збережіть будь-які фізичні та цифрові копії плану та обмежте доступ до нього лише для тих, кому він потрібен.
Як я можу спілкуватися зі своїми співробітниками, клієнтами та зацікавленими сторонами під час збою в бізнесі?
Наявність чіткого та ефективного плану комунікації має вирішальне значення під час зриву бізнесу. Переконайтеся, що у вас є план того, як ви будете спілкуватися зі своїми співробітниками, клієнтами та зацікавленими сторонами, і обов’язково регулярно інформуйте їх про стан збою та заходи щодо відновлення.
Як зберегти мій бізнес під час збою?
Наявність надійного плану забезпечення безперервності бізнесу та переконання, що ваші співробітники пройшли навчання по ньому, є ключовим фактором для підтримки роботи вашого бізнесу під час збою. Розгляньте можливість використання технологічних рішень, таких як хмарні системи, для підтримки бізнес-операцій під час збою.
Як відновити роботу після зриву?
Відновлення після збою в бізнесі – це процес, який складається з кількох етапів, включаючи оцінку масштабу збою, забезпечення безпеки в постраждалій зоні, відновлення критичних систем і процесів і відновлення нормальної роботи бізнесу.
Висновок
Спочатку це може здатися складним, але визначення важливих процесів і додатків, а також прийняття фундаментальних методів і планів відновлення є необхідністю будь-якої функціональної та ефективної стратегії безперервності бізнесу. Ваш план повинен включати базову організаційну структуру вашої команди, а також основні поради та контрольні списки для ваших бізнес-підрозділів, ІТ-відділу та управлінської команди, що дозволить швидко реагувати та діяти.
Навіть якщо ви не можете втілити свої ідеї в життя, наявність базового плану забезпечить так необхідну структуру на випадок надзвичайної ситуації. Пам'ятайте, що більше необхідно мати щось на місці, ніж мати досконалість; у разі надзвичайної ситуації конструкція буде важливішою за досконалість. Пам'ятайте, що щось краще нічого; досконалість є ворогом досконалості.
Поширені запитання про безперервність бізнесу
Який приклад безперервності бізнесу?
План безперервності бізнесу (ПБП). документ, який описує, як підприємство продовжуватиме працювати під час незапланованого збою в роботі. Плани можуть передбачати детальні стратегії того, як можна підтримувати бізнес-операції як для короткострокових, так і для довгострокових відключень.
Мета безперервності бізнесу?
Яка головна мета План безперервності бізнесу (BCP) – це процес, який окреслює потенційний вплив катастроф на бізнес-операції. Він створює політику, яка реагує на різні ситуації, щоб забезпечити можливість бізнесу швидко відновитися після кризи. Основна мета BCP для захисту людей, майна та активів.
Як написати звіт BCP?
Це включає шість загальних кроків:
- Спочатку визначте масштаб плану.
- По-друге, визначте ключові сфери бізнесу.
- По-третє, визначте критичні функції.
- По-четверте, визначте залежності між різними бізнес-сферами та функціями.
- По-п’яте, визначте прийнятний час простою для кожної критичної функції.
- Потім, нарешті, створіть план підтримки операцій.
Як ви пишете цілі безперервності бізнесу?
Основні цілі плану забезпечення безперервності бізнесу
- Керуйте командами аварійного відновлення компанії. …
- Визначте персонал з аварійного відновлення.
- Оцініть ризики та вплив. …
- Надайте покрокові протоколи.
- Визначте розташування критичних даних і активів. …
- Надайте пріоритет аварійному зв’язку.
- ВІДНОВЛЕННЯ ПОСЛУГИ: остаточний посібник із відновлення служби
- 5 стратегій швидкого повернення безнадійних боргів
- Ставки за кредитами SBA: все, що вам потрібно, оновлено!!!
- ІНКЛЮЗИВНЕ ЛІДЕРСТВО: проста риса інклюзивного лідерства
- ТРЕНІНГ ПРОТИ РАСОВОЇ ЧУТЛИВОСТІ: найкращі стратегії сприяння різноманітності та інклюзії
