Коли ви не на роботі, повідомлення про відсутність на місці – це автоматичні відповіді електронною поштою, які надсилаються клієнтам, клієнтам і колегам. Вони повідомляють іншим, коли вони можуть очікувати відповідь на їхній електронний лист і коли ви будете доступні. Вам може знадобитися включити певну інформацію у своє повідомлення залежно від причини вашої відсутності в офісі. У цій публікації ми визначаємо повідомлення електронної пошти про відсутність на робочому місці, наводимо приклади та обговорюємо, коли можна використовувати повідомлення про відсутність на робочому місці.
Повідомлення про відсутність на робочому місці
Якщо ви не зможете читати електронні листи або відповідати на них протягом певного проміжку часу, ви можете використовувати повідомлення про відсутність на місці, також відоме як повідомлення «OOO» або повідомлення електронної пошти автовідповідача. Вони пояснюють вашим контактам причину затримки вашої відповіді та як вони можуть отримати необхідну інформацію чи послуги, поки вас немає.
Коли ви використовуєте повідомлення про відсутність на роботі?
Колеги, клієнти та передплатники часто хочуть отримати швидкі відповіді на свої запити та вирішення своїх проблем, особливо від тих, хто займається обслуговуванням клієнтів, маркетингом і комунікаціями. Повідомлення про відсутність на місці дає клієнтам ввічливе, лаконічне та експертне обґрунтування, чому ви не можете негайно відреагувати. Отже, якщо вас не буде на день, тиждень або кілька місяців, ви можете залишити повідомлення «OOO». Нижче наведено кілька причин надсилання повідомлення про відсутність на місці:
- Складання планів подорожей
- Відвідування конференції, семінару або ділової зустрічі
- Відпустка, відпустка через хворобу або відпустка по догляду за дитиною
- Отримання вихідного
- Відвідування кабінету лікаря
Що включати в електронний лист, надісланий поза офісом
Основні відомості в повідомленнях про відсутність на робочому місці можуть включати:
- Чому ти пішов?
- Як довго ти будеш відсутній?
- Час, коли ти повернешся
- До кого звертатися для негайної допомоги або в екстреній ситуації.
Залежно від ваших професійних обов’язків та інформації, яка, на вашу думку, знадобиться вашим контактам, поки вас немає, ви можете надати більш детальну інформацію. Таким чином, у більшості професійних систем електронної пошти можна створити два повідомлення OOO одночасно — одне для внутрішніх співробітників і одне для зовнішніх ділових контактів.
Чого слід уникати в повідомленні про відсутність на робочому місці
Сповіщення про відсутність на робочому місці мають завжди бути реалістичними та професійними. Ви повинні подумати про те, щоб уникнути:
- Надання надмірної інформації: Прості та прямі відповіді повинні надаватися автоматично. Не включайте в електронний лист будь-яку зайву інформацію.
- Заявивши, що ви відповісте, щойно повернетесь: Коли ви повертаєтеся до роботи, надолуження електронних листів, телефонних дзвінків і проектів може зайняти деякий час. Слід уникати сподівань, що ви зможете відповісти на пропущене повідомлення одразу після повернення.
- Залучення до допомоги колеги без дозволу: Додайте контактну інформацію колеги, якщо під час вашої відсутності виникне термінова ситуація. Перш ніж опублікувати інформацію вашого колеги, ви повинні отримати його згоду.
Див також: Електронна пошта для підтвердження співбесіди: як її написати (+шаблони)
Приклади повідомлень про відсутність на робочому місці
Якщо вашій компанії потрібен довший час, вам не обов’язково залишати повідомлення про відсутність на місці, коли ви йдете на швидку зустріч, але вам слід використовувати його щоразу, коли ви берете тривалу відпустку, лікарняний або інший тип відпустки відсутності. Ось приклади повідомлення про відсутність на місці.
#1. внутрішній
Це один із прикладів повідомлення про відсутність на робочому місці. Тут ви можете включити деталі, що стосуються проектів, над якими ви працюєте, якщо ви намагаєтеся налаштувати повідомлення «OOO» для використання виключно у вашому бізнесі чи відділі. Залежно від культури вашої фірми, ви також можете використовувати менш професійний тон. Наприклад
Привіт
Я не повернуся в офіс до 9 січня, але тоді я відповім на електронні листи. Я завантажив дублікати креслень проекту Apex Architecture на сервер у папці Current Project, якщо вони вам знадобляться. Будь ласка, зв’яжіться зі Стефані, якщо вам потрібна термінова допомога.
Спасибі,
Джефф
№2. Відпустка
Тут повідомте їм, коли вас точно не буде, щоб вони могли вжити альтернативних заходів або дочекатися вашої відповіді.
Привіт!
Я буду подорожувати з 5 по 15 квітня і не буду перевіряти електронну пошту в цей період. Якщо ваше спілкування може зачекати, я негайно зв’яжуся з вами. З невідкладних питань зв’яжіться з координатором відділу кадрів Ханом Відіном за адресою [захищено електронною поштою] або 946-555-6319.
З повагою,
Менеджер з персоналу Лакі Лі
#3. Конференція
Це також один із прикладів повідомлення про відсутність на робочому місці. Створіть повідомлення про відсутність на робочому місці, якщо ви відвідуєте бізнес-конференцію, щоб повідомити іншим учасникам, що ви доступні для можливостей спілкування. Крім того, це можливість для вас продемонструвати іншим свою відданість професійному зростанню.
Здравствуйте,
Я ціную ваше повідомлення. Я не на роботі, тому що я в Денвері, штат Колорадо, на щорічних зборах Асоціації професіоналів інженерів. Якщо вам потрібна екстрена допомога, зв’яжіться з моїм помічником Кліффом Кордом за адресою [захищено електронною поштою] або 934-555-1940. Я буду часто перевіряти електронну пошту.
Я хотів би зв’язатися з вами, якщо ви також будете в Денвері цього тижня! Завітайте до мене на стенд 618 або зателефонуйте мені за номером (934) 555-1059 на мобільний телефон.
Найкраще, Джейк, Хан
#4. Короткий термін
Повідомлення «OOO» може знадобитися встановлювати кожного разу, коли спеціаліст, який, як очікується, буде спілкуватися та перевіряти електронну пошту, залишає офіс на кілька годин. Якщо вам потрібно піти на зустріч, але ви повернетеся пізніше того дня, або якщо вам потрібно поїхати на зустріч, цей вид спілкування може бути корисним.
привіт,
Я ціную ваше повідомлення. Сьогодні, 7 березня, з 11 до 3 я буду відсутня за робочим столом на нараді. Оскільки у мене не буде багато часу перевіряти електронну пошту, якщо у вас є терміновий запит, зв’яжіться зі Стейсі Моден за [захищено електронною поштою] або 938-555-2819. Я відповім на ваш електронний лист, щойно повернуся до офісу, якщо він може зачекати.
Спасибі,
Торговий представник Мей Ван
#5. Немає на місці, але перевіряю електронну пошту
Поки вони не на роботі, деякі професіонали слідкують за електронними листами та навіть відповідають на них. Дозвольте відправникам знати, що вони можуть очікувати відповідь, але вона може бути відкладена, якщо ви збираєтеся регулярно перевіряти свою електронну пошту.
Привіт
Я ціную ваше повідомлення. 1–4 грудня я буду вести семінар поза офісом. Я стежитиму за своєю папкою "Вхідні" протягом дня та докладу всіх зусиль, щоб зв’язатися з усіма (будь ласка, позначайте термінові повідомлення як дуже важливі). Однак, якщо вам потрібна допомога прямо зараз, зв’яжіться з Джонні Ву за номером 465-555-1098 або [захищено електронною поштою].
Я ціную ваше терпіння.
Гарсія, Даніель
#6. Свято
Це також один із прикладів повідомлення про відсутність на місці, яке має різні процедури відпустки. Повідомте своїм контактам, наскільки ви будете доступні за дні до та після свята, навіть якщо вони можуть не очікувати, що ви будете в офісі. Наприклад
Привіт!
Протягом тижня з 21 по 25 грудня наші офіси не працюватимуть. Коли я повернуся за свій стіл у понеділок, 28 грудня, я відповім на ваше повідомлення. Однак ви можете зателефонувати на мій номер 829-555-1958, щоб зв’язатися зі мною в екстрених випадках.
Вітання зі святом,
Спенсер Тан
#7. Декретна або батьківська відпустка
Залежно від того, де ви живете та працюєте, відпустка по вагітності та пологах може тривати від менше ніж 10 тижнів до шести місяців або довше. Ви повинні вказати людей у напрямку працівника, який виконуватиме ваші обов’язки.
Здравствуйте,
З 24 лютого по 18 травня я буду відсутня у зв'язку з декретною відпусткою. Патрік Хайнер, наш талановитий провідний графічний дизайнер, у цей час стежитиме за моїми обліковими записами. За номером 958-555-8265 або [захищено електронною поштою], ви можете зв'язатися з ним.
З повагою,
Арт-директор Алекс Бекер
#8. Відпустка по здоров'ю
Щоб переконатися, що ваші контакти поважають ваш простір і час під час вашого відновлення, ви можете включити цю інформацію у своє повідомлення про відсутність на роботі, якщо вам належить операція або маєте справу зі станом, який потребує тривалого курсу лікування чи одужання.
Здравствуйте,
Я ціную ваше повідомлення. З 2 по 27 березня буду в медичній відпустці. Тим часом, якщо у вас є якісь потреби в консультації, зв’яжіться з Емі Данн за номером 395-555-9981 ([захищено електронною поштою]). Я буду регулярно перевіряти електронну пошту.
Я ціную вашу співпрацю.
Кіплінгер, Харпер
№9. просування по службі
Це також один із прикладів повідомлення про відсутність на роботі. Навіть перебуваючи за кордоном, фахівці з маркетингу та продажів також можуть захотіти рекламувати свій блог, веб-сайт або послуги. У своїх повідомленнях OOO вони можуть додавати посилання на ресурси або елементи.
Привіт
Я ціную ваше повідомлення. Я не прийду в офіс до 20 липня, але коли прийду, я відповім на вашу електронну пошту. Тим часом скористайтеся безкоштовним уривком із нашої нової електронної книги «10 кроків до маркетингового успіху». Якщо вам подобається те, що ви читаєте, відвідайте 10stepstosuccess.com, щоб придбати та завантажити всю книгу. З Девідом Теппером, нашим помічником з маркетингу, можна зв’язатися за адресою [захищено електронною поштою] або 420-555-2933 для термінових питань.
З повагою,
Ліза Лопес
Digital Brand Manager
Що таке хороше повідомлення про відсутність на роботі?
Я ціную вашу електронну пошту. Я буду відсутній на робочому місці до [дата повернення] через [причина]. Коли я повернуся, я буду радий відповісти на ваше повідомлення. Будь ласка, зв’яжіться з [ім’я колеги + посада] за адресою [електронна адреса, телефон тощо], якщо вам потрібна підтримка на проміжний час.
Що ви кажете в електронному листі з автоматичною відповіддю?
Прості та прямі відповіді повинні надаватися автоматично. Не включайте в електронний лист будь-яку зайву інформацію. заявивши, що ви відповісте, як тільки повернетесь. Коли ви повертаєтеся до роботи, надолуження електронних листів, телефонних дзвінків і проектів може зайняти деякий час.
Як встановити статус «Не на роботі»?
Вибравши «Установити повідомлення про статус» > «Запланувати відсутність на роботі» зі свого зображення профілю або перейшовши в «Налаштування» > «Загальні» > «Поза офісом». Виберіть кнопку «Зберегти», деактивувавши перемикач біля пункту «Увімкнути автоматичні відповіді».
Чи варто встановлювати повідомлення про відсутність на роботі?
Якщо ви не можете читати електронні листи в робочий час, налаштування відповіді «не на робочому місці» є ввічливим етикетом. Крім того, повідомлення «OOO» є прийнятним, якщо ви берете багатотижневу відпустку, одноденну поїздку на галузевий захід або виїзну зустріч.
Як написати шаблон електронної пошти про відсутність на роботі?
Я ціную вашу електронну пошту. Я буду мати періодичний доступ до електронної пошти, поки я не в офісі з (день/місяць) до (день/місяць). Будь ласка, зв’яжіться з [ім’я] за адресою [електронна пошта] або [телефон], якщо у вас є будь-які нагальні питання. Я постараюся відповісти на ваш електронний лист якомога швидше.
Як почати автоматичну відповідь?
Створіть автоматичну відповідь:
- Слід вибрати «Файл» > «Автоматичні відповіді».
- Виберіть Надіслати автоматичні відповіді в полі Автоматичні відповіді.
- Напишіть відповідь, яку ви хочете надіслати колегам або товаришам по команді, коли вас немає в офісі, на вкладці Inside My Organization.
- Щоб зберегти налаштування, натисніть OK.
Як налаштувати приклад автоматичної відповіді?
Наступні шаблони можна використовувати для створення ефективних автоматизованих відповідей людям у вашому бізнесі та за його межами:
- «Я ціную вашу електронну пошту. Мене не буде в офісі з 8 по 12 серпня.
- «З 25 по 29 липня я буду від’їжджати. Ви можете зв’язатися з моєю колегою Мерилін Моралес щодо термінових проблем за адресою [електронна адреса та номер телефону]».
- «Я ціную вашу електронну пошту.
Що я можу написати в автовідповіді в офісі та поза ним?
Чудове повідомлення про відсутність на робочому місці містить такі три частини інформації:
- Дні, коли ти будеш далеко.
- Коротке обґрунтування відсутності.
- Пункт(и) контакту для отримання додаткової допомоги, якщо цього вимагає ситуація; якщо у вас є кілька контактних осіб, укажіть, до кого з них слід звертатися щодо якої ситуації.
Як залишити роботу в Whatsapp Business?
- Використання виїзних повідомлень
- Запустіть WhatsApp для бізнесу.
- Виберіть «Інструменти для бізнесу» > «Повідомлення про відсутність» у розділі «Додаткові можливості».
- На перемикачі Надіслати повідомлення.
- Торкніться повідомлення під «Повідомленням про відсутність», щоб відредагувати його, а потім торкніть «OK».
- Натисніть ЗБЕРЕГТИ.
посилання
- prowritingaid.com
- really.com
- support.google.com
Статті по темі
- Електронна пошта для підтвердження співбесіди: як її написати (+шаблони)
- СТАНДАРТНА ПОШТА: скільки часу займає стандартна пошта
- Зворушлива база: найкращі альтернативи 2023 року та приклади електронних листів (+ безкоштовні поради)
- ВІДПОВІДНІ ПРОДАЖИ: Як створити потенційного клієнта для будь-якого бізнесу, пояснення!!!
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ОФІСОМ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2023 році
- ІДЕЇ ЗАРУЧИН: 15 унікальних безкоштовних порад
- ЧОЛОВІЧІ РОБОЧІ ЧЕРЕВИКИ: 25 найкращих чоловічих черевиків
