КОМАНДНИЙ КАЛЕНДАР: що це таке, найкращий командний календар і безкоштовні програми

Командний календар — це узгоджений календар, до якого мають доступ співробітники, і який компанії або фірми використовують для відстеження зустрічей, дат перерви, завдань, графіків проектів і всього, що необхідно для всіх працівників. Однак найкращі командні календарі вдосконалені та мають більше функціональних можливостей, ніж раніше, наприклад, обмінюючись певними фрагментами інформації лише з тими особами, які мають їх бачити. Програма командного календаря використовується для створення каналів для кожного розділу вашого бізнесу, що містить різні типи інструментів планування тощо. Слідкуйте за оновленнями, щоб дізнатися, як налаштувати збіг командних календарів і тих, які є вільними від командного календаря.

Поради щодо створення командного календаря

Наступні поради допоможуть вам створити ідеальний календар для вашої команди

#1. Виділити ведення календаря

Важливо, щоб кожен працівник оновлював календар певними подіями, які можуть вплинути на всю команду. Тому призначте певного співробітника для контролю та керування повторюваними подіями, що відбуваються в календарі, і переконайтеся, що він залишається актуальним. Крім того, обов’язково призначте когось, хто найкраще підготовлений для виконання цього завдання.

#2. Використовуйте характеристики календаря

Використання функцій календаря робить календар команди більш конструктивним. Давайте розглянемо функції, необхідні для створення командного календаря

1. Колірне кодування: використання кольорів для кодування ваших календарів дає краще розуміння запланованої інформації
2.  Фільтри: Ви можете використовувати фільтри разом із тегами подій, які поділяють завдання, події та інші заплановані розділи на легкочитані розклади на основі контексту.
3.  Теги подій: теги подій подібні до кольорових кодів, якщо ви не можете фільтрувати, розподіляти та керувати тегами в календарі. Крім того, ви також можете використовувати теги, щоб розділити події на різні групи.
4. Подія, що повторюєтьсяs: Проекти з постійними зустрічами, які повторюються, або щорічні події, планування повторюваних подій допомагає менеджеру запобігати помилкам.
5. Використовуйте нагадування: Онлайн-календарі мають функції нагадування, які повідомляють усім співробітникам про важливі речі електронною поштою чи текстовим повідомленням.

#3. Додайте всі події, що не підлягають обговоренню

Командний календар корисний для планування зустрічей, які є пріоритетними для вашої групи. Однак, щоб зробити свій календар ефективнішим, створюйте в загальнокомандному календарі лише події, які не підлягають обговоренню. Команда може ефективно перейти до зустрічі, яка не підлягає обговоренню. Наприклад, якщо ваша команда зустрічається з клієнтами, це означає, що зустріч клієнта може мати перевагу над внутрішньою зустріччю.

#4. Називайте предмети конструктивно

Командні календарі дуже корисні, якщо елементи мають ефективні назви. Подумайте над створенням структури імен під час створення ваших календарів, які є повторюваними, яскравими та можуть застосовувати якомога більше міток. Для ефективного маркування зробіть свій календар корисним інструментом для управління проектами, наприклад,

• Зустріч-клієнт
• Перевірка перебігу зустрічі
• Відпустка-Пісочний
• Компанія Event-Picnic
• Компанія Event-Свято
• Дедлайн-Клієнтська пропозиція

Завдяки конструктивній назві кожного елемента кожна особа автоматично дізнається, скільки зустрічей, дедлайнів або відпусток на тиждень, і правильно планує.

#5. Включіть день «без зустрічей».

Покращте робочий процес і продуктивність, запланувавши день або період днів, коли не буде зустрічей, що підвищує продуктивність співробітників і також знімає стрес у відділі. Крім того, розміщуйте зустрічі по днях під час створення командного календаря.

Що таке керування календарем?

Управління календарем — це створення та планування зустрічей, вирішення конфліктів, прийняття запрошень на зустрічі та використання календаря для оптимізації управління часом з метою використання нашого найціннішого часу. Дозвольте мені коротко поділитися з вами порадами щодо керування календарем вашої команди.

Поради щодо керування командним календарем

#1. Зосередьтеся на своїх часових проміжках

Зосередьтеся на своєму часовому інтервалі, використовуючи Матрицю, щоб оцінювати завдання, зустрічі, зустрічі та розклади відповідно до потенційного впливу та необхідних зусиль. Переконайтеся, що у вашому календарі є багато швидких виграшів (високий вплив, низькі зусилля) і значна кількість великих проектів (високий вплив, великі зусилля). Так само ви можете регулярно керувати своїм календарем за допомогою спрощеного аудиту календаря, який,

• Розуміння якості часу, проведеного на зустрічах
• Оцініть важливість ваших зустрічей
• Виявлення можливостей більш ефективного витрачання часу

#2. Захистіть час для зосередженості

Одна важлива річ, про яку кожен думає, це час зосередитися на завданнях. Експерти з питань продуктивності стверджують, що прибуткова робота вимагає принаймні двох годин безперервного часу або більше; якщо ні, це призведе до непотрібних витрат на перемикання, які потребують багато часу, щоб повернутися до вашого формального рівня ефективності до часу перерви.

#3. Автоматизація керування календарем

Ще один спосіб автоматизувати свій календар – використовувати допомогу в плануванні, наприклад, за годинниковою стрілкою. Якщо ви хочете запланувати зустріч з одним із членів вашої команди, планувальник вибирає найкращий час на основі робочого часу кожного, годин зустрічі, часового поясу, часу зосередженості тощо.

#4. Використовуйте свій календар для керування завданнями

Переконайтеся, що всі ваші завдання заплановані у вашому календарі, як і всі інші зустрічі. Блокування часу у вашому календарі допомагає зменшити недбалість до пріоритетних завдань, багато часу на менш важливі та не думати, над чим працювати далі.

Додаток Team Calendar

Це онлайн-календар для груп, щоб організовувати людей, планувати та візуалізувати використання ресурсів, планувати роботу, ділитися подіями та спрощувати реєстрацію. Програма командного календаря нагадує нам про майбутні події, усуває будь-які збіги та допомагає команді бути в курсі розкладу одне одного. Нижче я перелічу основні функції, на які слід звернути увагу під час створення програми командного календаря.

Особливості хорошої програми Team Calendar

• Функції співпраці та обміну
• Автоматична синхронізація
• Прості інструменти планування
• Простий у використанні
• Доступність між платформою

 Як додати програму календаря до команди?

•  Натисніть кнопку «Додати програми» та виберіть програму календаря.
• Перезапустіть настільний клієнт MS teams, щоб побачити вкладку календаря
• Додайте SharePoint до командних вкладок
• Доступ до SharePoint у браузері
• Створіть програму календаря на сайті SharePoint
• Відредагуйте налаштування календаря. за замовчуванням
• Попросіть усіх у вашій команді зробити те саме після того, як ви додасте дозвіл
• Підключіть календар до Outlook

Для чого використовується програма Team Calendar?

Власники бізнесу та підприємці використовують програми командного календаря як засіб економії та управління часом. По суті, чудовою відправною точкою є пошук корисної програми календаря для покращення спілкування та командної роботи. Давайте подивимося на використання та важливість програм командного календаря.

• Покращена організація зустрічей
• Кращий баланс між роботою та особистим життям
• Управління та делегування завдань
• прозорість
• Високопродуктивний

 Приклади додатків Team Calendar

Для кожної організації, яка планує створити програму для командного календаря, усі програми, згадані нижче, мають усі необхідні функції.

№1. Асана

Asana — це більше, ніж програма зі спільним календарем, вона дозволяє легко керувати командними проектами та завданнями. Функції показують усі розділи проекту та те, як вони поєднуються, і часто відстежують зміни. Asana також має мобільний додаток і понад 100 інтеграцій.

Події календаря Asana можна згрупувати відповідно до проекту чи ініціативи, а також призначити окремим членам команди.

#2. Ткані

Найкращі програми-календарі підходять для команд, стартапів або окремих людей, які хочуть збалансувати роботу та особисте життя за допомогою програми-календаря. Woven має неймовірні аспекти, яких більше ніде немає. Наприклад, розумні шаблони, вбудовані групові опитування, аналітика управління часом і численні інтеграції календарів.

№3. Calendly

Calendly — найкраще рішення для постійного планування зустрічей. Все, що вам потрібно зробити, це налаштувати параметри доступності, поділитися своїм клієнтом або колегами по посиланню Calendly, а потім Calendly запропонує їм правильний час і дати для вибору. Цей календар простий, розумний і має масу інтеграцій із сторонніми календарями.

#4. TeamUp

TeamUp — це програма-календар, розроблена з яскравим інтерфейсом, щоб акуратно переглядати майбутні події чи проекти без проблем із налаштуванням облікових записів і дозволів, а також спрощенням командної співпраці. Ним користуються всі, від освітньої галузі до технологій, у тому числі Гарвардський університет.

#5. Microsoft Outlook

Багато компаній із настільними комп’ютерами продовжують використовувати Outlook для інтеграції з Microsoft Office, що дозволяє їм керувати електронною поштою та контактами, а також ділитися паралельними порівняннями розкладів і подіями в єдиній установці. На відміну від календаря Apple, Outlook можна використовувати як на пристроях Windows, так і на пристроях Apple.

Team Calendar Confluence

Командні календарі в Confluence дозволяють вашій команді залишатися організованою та повідомляти про доступність за допомогою розкладу особистих і командних подій, які пов’язані з індивідуальними робочими календарями та сторінками Confluence. Це допомагає тримати команди в курсі прийняття рішень або просто відстежувати учасників у нотатках зустрічі, просто @згадайте команду на будь-якій сторінці Confluence календаря команди чи коментарі.

Злиття командного календаря — це чудове рішення для команд будь-якого розміру та спеціалізації, яке забезпечує новий рівень прозорості вашої командної роботи. Таким же чином, Team calendar confluence є корисним інструментом, який економить ваш час і зусилля, коли вам потрібно зрозуміти, як ваш розклад вплине на майбутню роботу.

Поради щодо створення командного календаря

#1. Відкрийте командний календар 

Щоб почати, вам потрібно буде створити календар або додати наявний. Спочатку виберіть «Додати календар», щоб швидко створити новий календар, або виберіть «Додати календар», щоб додати наявний календар такими способами:

• Додати наявний календар – щоб підписатися на інший календар у вашому екземплярі Confluence.
• Імпорт календаря – імпортувати файл ICS.
• Підпишіться за URL – щоб підписатися на сторонні календарі з командних календарів.

#2. Додайте події до календаря

Щоб додати подію до календаря, вам допоможуть наступні кроки

• Вибирати Додати подію
• Клацніть дату в календарі в режимі перегляду місяця чи тижня (або натисніть і перетягніть, щоб вибрати діапазон дат)
• Двічі клацніть подання шкали часу

Вас попросять ввести назву, час та інші деталі. Додавши деталі, виберіть OK щоб додати подію до календаря. Якщо на вашій сторінці «Мої календарі» є кілька календарів, вам потрібно буде вибрати календар, до якого ви додаєте подію.

#3. Виберіть вид

Ви можете переглядати свої події чотирма способами: місяць, тиждень, список і хронологія. Team Calendar confluence запам’ятовує ваш останній вибраний перегляд, тому вам не потрібно буде вибирати його знову, коли ви повернетеся наступного разу.

#4. Розмістіть календарі на сторінках злиття

Ви можете вставити календар на будь-яку сторінку в Confluence за своїм вибором, щоб ви та ваші команди завжди були в курсі подій. Нижче наведено способи вставлення календаря на сторінки злиття,

• Вставте посилання на календар
• Використовуйте браузер макросів
• Скористайтесь Wiki розмітка

Кращий командний календар

Ваш календар – це ваш бюджет. Ось чому ваш бізнес повинен мати якомога найкращий календар. Найкращий командний календар допомагає координувати роботу з іншими людьми у вашій команді, особливо якщо ви хоча б деякий час працюєте віддалено. Ось кілька прикладів найкращого командного календаря:

#1. Календар Google

Цей календар є потужним і простим у використанні. Не потрібно часу, щоб навчитися додавати події, перемикатися з перегляду тижня за замовчуванням на перегляд місяця чи дня, запрошувати інших контактів або додавати відеоконференцію Google Meet. Усе це стає простіше з цією програмою.

Найважливіше те, що за допомогою календарів Google і його унікальних функцій ви можете ділитися цілими календарями, створювати скільки завгодно календарів і підписуватися на будь-який календар, сумісний з iCal, вибираючи, які календарі ви бажаєте, а які не хочете бачити. Крім того, ви можете використовувати сторонній додаток і можливість розділити робочий час.

#2. Переключити план

План Toggl — це повнофункціональний командний календар, призначений для співпраці. Це дозволяє вашій команді візуалізувати, хто над чим і коли працює, щоб ви знали, хто зайнятий і хто може мати пропускну здатність для нового проекту.

Подібно до Asana, Toggl Plan може показати вам, у який день напарник працює над проектом, але вам доведеться працювати разом, щоб знайти узгоджений час для зустрічі. За допомогою плану Toggl ви можете встановити час для проекту, час, щоб бути в курсі, і створювати повторювані завдання.

#3. Аж до

Соціально-орієнтований календар, на відміну від інших, використовує закриту соціальну мережу для планування подій, що дозволяє вам бачити розклад вашого коледжу в режимі реального часу. UpTo дозволяє створювати групи для роботи, сім’ї, проектів тощо. Крім того, UpTo інтегрується з вашими існуючими календарями, зокрема Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook і Facebook Events.

№ 4. Світ завдань

Taskworld — це ще один найкращий командний календар, який пропонує більше, ніж просто спільний календар для команд, оскільки він має спільний календар і часову шкалу проекту, щоб ви могли одночасно керувати командними проектами та завданнями, показувати кожну частину проекту та допомагати ви відстежуєте відмінності з часом. Найважливіше те, що Taskworld надає функції спільного календаря разом з іншими інструментами для співпраці, такими як інструменти керування завданнями, спілкування та звітування.

#5. Я-Хмара 

Календарі iCloud є гнучкими у використанні, а їх інтеграція з пристроями Apple дозволяє командам легко обмінюватися інформацією, планувати зустрічі та комбінувати. Календарі iCloud дають змогу перевіряти щоденні завдання та проекти, зробивши перегляд календаря «Сьогодні». Він ідеально працює для пристроїв Apple, але втрачає функціональність для пристроїв Android. Якщо вся ваша команда має продукти Apple, це зробить ваші бізнес-проекти ефективнішими.

Безкоштовний додаток Team Calendar

У цьому розділі ми перерахували безкоштовну програму командного календаря, яка має майже ті ж функції, що й перелічені вище. Підприємства чи фірми використовують його, щоб відстежувати зустрічі, дати перерви, завдання, графіки проектів і все, що необхідно для всіх працівників.

• actiPLANS
• TeamUP
• Зберігайте та діліться
• Командна колода
• За годинниковою стрілкою
• Cozi
• Будь-який. Зробіть
• Дерево часу
• Google Calendar
• Microsoft Перспективи

Переваги командних календарів

• Оптимізований запит на відпустку
• Управління проектами нового рівня
• Покращена команда співпраці
• Поліпшення відвідуваності та морального духу співробітників
• Прозорі виплати працівникам

Підсумовуючи, командний календар — це узгоджений календар, до якого мають доступ колеги, а також підприємства чи фірми, які використовують для відстеження зустрічей, дат перерви, завдань, графіків проектів і всього необхідного для всієї роботи, щоб бути в курсі, створення каналів для кожного розділу вашого бізнесу, які містять різні інструменти планування.

Статті по темі

1. Адміністративний помічник: посадова інструкція, навички та зарплата (оновлено!)
2. ONLINE CRM: найкраще програмне забезпечення для онлайн-систем малого бізнесу в 2023 році (безкоштовно та платно)
3. ПОСЛУГИ ВІРТУАЛЬНОГО ПОМІЧНИКА: найкращі послуги віртуальної допомоги
4. СТРАТЕГІЯ МАРКЕТИНГУ У СОЦІАЛЬНИХ ЗМІ 2023: докладний посібник (+безкоштовний шаблон)
5. ПРОГРАМНЕ ПЛАНУВАННЯ ДЛЯ БІЗНЕСУ: програмне забезпечення для планування співробітників
6. Економічний календар: ключові дати для трейдера