КНИГА КОРПОРАТИВНИХ ЗАПИСІВ: значення, важливість і як її отримати

Зміст приховувати

Що таке корпоративна книга записів
1. Важливість корпоративної книги записів
Корпоративна книга для ТОВ
Як отримати корпоративну книжку
Висновок
Питання і відповіді
Хто несе відповідальність за управління бізнесом корпорації?
Чи потрібно мені використовувати торгову марку для назви своєї компанії?
Як ви складаєте статут компанії?
1. посилання
2. Статті по темі

За законом кожна компанія має життєво важливе значення для запису інформації, що стосується її компанії, і можна досягти цього за допомогою корпоративної книги записів. Корпоративна книга записів є важливою для кожної компанії для запису інформації. У цій статті ми описуємо корпоративну книгу записів і шаблон для ТОВ і як їх отримати.

Що таке корпоративна книга записів

Корпоративна книга записів - це книга, яку компанії використовують для реєстрації всіх необхідних документів. Корпоративна книга містить

статут,
Статут,
Протокол зустрічі
Книга обліку запасів
Фондові сертифікати
Корешки сертифікатів акцій
Товарно-передавальна документація

Важливо зберігати корпоративну книгу записів вашої організації в штаб-квартирі вашої компанії.

Ви також можете зберігати записи своєї компанії «в хмарі», але ви повинні переконатися, що ваш сервер безпечний, оскільки ці записи можуть містити конфіденційні дані та закриті процедури.

Важливість корпоративної книги записів

Корпоративна книга записів є важливою і важливою для кожної компанії. Важливість не може бути применшена, тому ми обговоримо причину, чому корпоративна книга записів є необхідністю для всіх корпорацій.

#1. Історичні свідчення.

Корпоративна книга записів може слугувати історичним записом значних ділових операцій, які відбулися протягом діяльності організації, включаючи, але не обмежуючись, значні придбання, продажі, позики та оренду.

Це також може допомогти запобігти запереченням з боку міноритарних акціонерів і підтримати кроки, які можуть наступити в разі аудиту IRS.

#2. Податковий аудит.

Одним із перших пунктів, які агент IRS запитує для перевірки під час аудиту IRS корпорації, є корпоративна книга записів. Корпорація опиниться в незручній ситуації, коли їй доведеться оновлювати корпоративну книгу записів до аудиту, якщо вона взагалі не оновлювалась і не підтримувалася.

Оновлення журналу протоколів до аудиту може бути дорогим і важким завданням, залежно від того, наскільки він застарів. Посадова особа або директор може підтвердити свою хорошу поведінку та виконання своїх зобов’язань і відповідальності перед організацією, ведучи актуальну корпоративну книгу протоколів.

#3. Оцінка третьою стороною

Банки та кредитори часто вимагають переглянути книгу протоколів корпорації або, принаймні, її статут, статут і протоколи останніх зборів або резолюції про згоду. І це становитиме потенційну загрозу, якщо він недоступний або неоновлений, тому що під час спроби реконструювати те, що насправді відбулося в будь-якому конкретному році пізніше, неможливість підтримувати оновлену книгу протоколів може створити проблеми.

Намагаючись увічнити подію, яка сталася кілька років тому, зазвичай акціонери, директори та посадові особи не погоджуються щодо того, що сталося, коли це сталося і чому. Уникнути цієї проблеми допомагає щорічне оновлення журналу протоколів.

Незважаючи на те, що точні критерії можуть дещо відрізнятися залежно від вашого штату та галузі, у якій ви працюєте, існує низка документів, які всі організації повинні мати у своїх записах. Однак, загалом, це деякі речі, які ви повинні згадати:

Корпоративна книга для ТОВ

Поширеним вибором для компаній є ТОВ, оскільки книга записів ТОВ є простішою, ніж інші корпоративні формальності.

Корпоративна книжка для LLC може вимагати менше паперів, але вона все одно має відповідати певним вказівкам, щоб зберегти свій статус обмеженої відповідальності (необхідні документи відрізняються в кожному штаті залежно від їхнього законодавства).

Кожна корпоративна книга записів для ТОВ повинна принаймні зберігати та підтримувати такі записи, оскільки ведення хороших записів дійсно допомагає вам відстежувати свій прогрес. Кожна компанія матиме унікальну систему обліку, яка їй підходить. Ви можете реалізовувати свої плани, якщо вони законні та функціональні.

IRS встановлює правила щодо тривалості часу, протягом якого ви повинні зберігати записи, особливо ті, що стосуються податкових питань. Сім років – це найдовша тривалість. Тому, як правило, рекомендується зберігати всі записи протягом семи років, якщо немає вагомих ділових причин цього не робити.

Зберігаючи ці записи, ви захищаєте свою «корпоративну завісу», яку кредитори та сторони в судовому процесі можуть іншим чином спробувати використати, демонструючи, що ви нехтували корпоративним протоколом. Вони можуть навіть спробувати захопити ваше приватне майно в рамках врегулювання.

Що повинна містити корпоративна книга для ТОВ

Корпоративна книга записів повинна містити деякі документи, які ви повинні подати до офісу державного секретаря під час створення ТОВ.

Кожне ТОВ повинно зберігати копію своїх установчих документів. У більшості штатів вони відомі як статути. Вони включатимуть принаймні таке:

Назва ТОВ
Цілі компанії
Ділова адреса
Ім'я та адреса зареєстрованого агента ТОВ.

Єдині інші записи, які ви зазвичай повинні вести для штату, це річні та дворічні звіти. Ви повинні зберегти копію кожного документа, якщо ви вносите будь-які зміни.

Ви також отримаєте сертифікат або інший подібний документ від державного секретаря, який підтверджує створення вашого ТОВ; ви повинні зберегти це у своїй документації про формування.

#1. Експлуатаційна угода

Коопераційна книга також повинна містити договір про експлуатацію. Операційна угода для ТОВ є ключовим документом, який описує, як ви керуєте своєю компанією. Ви повинні зберегти копію в головному офісі компанії разом із усіма змінами. Як правило, операційна угода містить такі деталі:

Капітальні інвестиції, які робить кожен член, і розуміння щодо додаткових внесків (якщо такі є).
Процес розподілу прибутків і збитків.
Можливість кожного учасника отримувати виплати.
Права голосу для членів.
Процедури прийому та виходу нових і тих, хто повертається.

#2. Інформація про члена та керівництво

Інформація про учасників і керівництво: важливо підтримувати інформацію про учасників і менеджера в актуальному стані. Найменше – зберігати список усіх нинішніх і колишніх членів із зазначенням імен та адрес. Менеджери також повинні зберігати ту саму інформацію.

#3. Протокол засідання

Закон штату не вимагає від більшості ТОВ проводити збори, згідно з протоколом зборів. Однак доручення на проведення зустрічей може бути розміщено в операційній угоді. Найкращий спосіб дій у цій ситуації — попросити когось записати точний протокол зустрічі, який містить такі деталі:

Імена присутніх.
Рішення приймаються шляхом голосування.
Будь-яка додаткова корисна інформація.

Навіть незважаючи на те, що зустрічі не є обов’язковими, закони деяких штатів можуть вимагати від вас письмового запису процесу.

#4. Фінанси та податки

Фінансові звіти, фінансові документи та комерційні контракти, які розробляє ТОВ, повинні зберігатися щонайменше три роки.

#5. Декларації про доходи

Протягом останніх трьох років IRS мала право перевіряти будь-яку податкову декларацію. Усі декларації про податок на прибуток ТОВ на федеральному, державному та місцевому рівнях мають зберігатися принаймні стільки. Якщо є підозра на шахрайство, існує юридична лазівка без терміну давності, тому ви повинні зберігати свої податкові документи назавжди.

Усі відповідні записи слід зберігати як пов’язані з податками витрати, кредити та доходи. Зберігання наступного протягом принаймні трьох років є частиною цього.

Депозитні квитанції для компанії.
Виписки по всіх рахунках з кредитними картками.
Вся накладна.
Чеки були недійсними.
Збори сплачені.

Сплачувати податки з працевлаштування необхідно, якщо у вашому ТОВ працюють працівники. Податкове управління радить зберігати всі податкові документи щодо зайнятості принаймні чотири роки. Крім того, ви повинні зберігати їхні форми W-4, платіжну інформацію, платіжну інформацію та особисту інформацію.

Шаблон корпоративної книги записів

Шаблон корпоративної книги записів містить формат і інформацію, які має містити корпоративний запис. Він може бути легко доступним і корисним, особливо для керівництва. Оригінальний шаблон корпоративної книги записів повинен містити, куди ви повинні записати всі необхідні паперові роботи

Ваші установчі документи (і будь-які поправки до них)
Письмовий статут вашої компанії
Протокол засідання правління та річних зборів акціонерів
Повернення податку на прибуток (та документи, що підтверджують будь-які відрахування, які ви робите)
Облік податків з найму
Список ваших резолюцій (важливих рішень, прийнятих радою), наприклад, щодо купівлі нерухомості, змін до правил ради та значної кількості звільнень або найму
Копія кожного з ваших річних звітів
Дані про фондові біржі (та інші цінні папери)
Грошові записи
Виписки з кредитної картки та банківські виписки
Кадрове діловодство (наймання, звільнення, претенденти

Час, проведений на ділових або професійних зустрічах, оформляється корпоративними протоколами. Щоб корпорація зберегла свій юридичний статус, вона повинна записати ці протоколи у файл. Зокрема, це стосується організацій з обмеженою відповідальністю або неприбуткових організацій. Офіційний запис цих корпоративних протоколів гарантує, що ваша організація дотримується закону та може зберегти свій унікальний корпоративний характер.

Корпоративний протокол повинен містити деталі зустрічі. Тут буде інформація про час і місце проведення зустрічі, а також її мету. За потреби можна включити результати зустрічі. Для цілей ведення записів форма також повинна містити ім’я та контактну інформацію особи, яка її заповнює. Поки компанія працює, будь-який корпоративний протокол повинен зберігатися в діловодстві.

Коли слід використовувати шаблон корпоративних протоколів?

Якщо вам потрібно записати те, що обговорювалося на вашій зустрічі та рішення, які були прийняті на раді директорів або зборах акціонерів, вам слід скористатися шаблоном корпоративного протоколу.

Хто повинен вести протокол зустрічі?

Більшість штатів вимагає від усіх корпорацій C вести записи про важливі рішення компанії та важливі зустрічі.

Делавер, Канзас, Невада, Північна Дакота та Оклахома – це штати, які зараз не зобов’язують вести протоколи зустрічей. Для підприємств, організованих як ТОВ, протоколи не потрібні.

Які деталі мають бути записані в протоколі зустрічі?

Важлива інформація, якою було обміняно, будь-які важливі рішення, які були зроблені, і будь-які дії, які були виконані, мають бути включені до протоколів зустрічей. Хоча протоколи не обов’язково повинні бути точними, вони повинні містити достатньо інформації, щоб діяти як «інституційна пам’ять» компанії.

У протоколі часто вказується дата, час і місце проведення засідань.
Список осіб, відсутніх на засіданні, разом із їхніми іменами та зазначенням того, якщо вони пропустили якийсь із засідань
Будь-які акти голосування і голосування кожної людини
Коли засідання було закрито

Які дії чи рішення вам може знадобитися зафіксувати?

Приклади видів інформації, яку ви повинні записати, включають:

Рада директорів і збори акціонерів відбуваються щорічно.
Представлення нових офіцерів
Підвищення винагороди або наймання додаткового персоналу
Грошові операції: відкриття нових банківських рахунків, кредити, кредитні картки
випускаються нові запаси

Як отримати корпоративну книжку

Корпоративну книжку можна отримати, купивши її в магазинах. Незважаючи на те, що більшість магазини канцелярського приладдя надати компоненти, які ви можете отримати в корпоративних комплектах, можливо, ви захочете придбати «корпоративний комплект» в одній із кількох компаній.

Переконайтеся, що ви задокументували дату першої подачі корпорацією, дату подання та сплату збору. Ці документи будуть одними з перших, які ви внесете в облікову книгу підприємства.

Попросіть у держави довідку про придатність харчових продуктів. Внесіть це в документи компанії. Додайте копії статуту та будь-яких зареєстрованих змін, а також статут.

Зробіть копію статуту та напишіть свій власний. Зробіть офіційний запис про кожну корпоративну дію. Кожна дія корпорації має бути підтверджена документацією в книзі записів.

Як підготувати свою корпоративну книгу

Ви можете створити протокол для установчих зборів корпорації в першому розділі. Він також повинен включати

Вибір офіцерів і директорів також.
Рішення про затвердження прав акціонерів і угоди про голосування в письмовій формі угоди про права акціонерів і голосування.
Будь-які первинні контракти на надання послуг, які корпорація укладає з адвокатами та бухгалтерами.

Поки корпорація працює, тримайте цей розділ відкритим для розміщення всіх зустрічей і протокольної документації. Так само стежте за майбутніми виборами чи відставками тут.

Додайте сюди всі видані сертифікати акцій. Необхідно вказати власника кожного сертифіката разом із датою видачі сертифіката, одержувачем і його контактною інформацією (вік, місце проживання, фізична чи юридична особа).

Тут також зберігайте будь-які корпоративні акції чи операції акціонерів. Включіть тут також, скільки акцій корпорації володіє кожна фізична чи юридична особа. Зміни спільного доступу також буде зазначено тут.

Включіть будь-які позики чи подарунки, які корпорація отримала від своїх членів, офіційних осіб або директорів. Це особливо актуально, коли вперше надається фінансування для відкриття бізнесу. Тут ви можете документувати рішення, договори позики та їх прийняття. b.

Перелічіть адреси бухгалтерів компанії, адвокатів, страхових агентів та інших спеціалістів, яких компанія наймає для ведення бізнесу. Четверта частина повинна містити цю інформацію.

Включіть місце, дату покупки та отримання грошей для фіксаторів і зв’язувачів для всієї юридичної та страхової документації.

Ви повинні задокументувати кожне значне придбання, продаж, формування або зміну політики, а також будь-яке розширення або припинення як резолюцію посадових осіб компанії.

Будь-які угоди між корпорацією та іншими особами або організаціями повинні бути оформлені печаткою вашої компанії або нотаріально. Включіть у цю область усі документи, які мають ці печатки.

Чи потрібна корпоративна книга?

Щоб продемонструвати, що корпорація працює правильно відповідно до вимог Служби внутрішніх доходів, створити корпорацію як окрему юридичну особу та захистити корпорацію від відповідальності, необхідні корпоративні записи.

Як написати корпоративну книгу?

Ви можете почати писати залікову книжку, виконавши наступні кроки. Почніть з надання фактичної назви вашої компанії, а також дати, часу та місця зустрічі.

Важливо стежити за тим, хто відвідує. Запишіть усіх учасників, які не присутні. Будь-хто, хто приходить пізно або від’їжджає раніше, повинен бути відзначений. Слідкуйте за фасилітатором зборів і за наявності кворуму.
Зверніть увагу на цілі зустрічі, такі як обрання нових керівників, випуск акцій, обговорення фінансової діяльності, щорічні збори акціонерів або директорів або наймання нових співробітників.
Підбиття підсумків обговорення питань порядку денного. Зверніть увагу на будь-які документи, які розглядають присутні. До протоколу додайте копію документів.
Ви повинні відстежувати свої голоси.
Зверніть увагу на час перерви, а також час і дату наступного засідання.
Заповніть протокол зустрічі, набравши нотатки зустрічі
Дотримуйтеся вимог вашої компанії щодо того, хто повинен розглядати чернетки зауважень.
Протоколи часто роздають правлінню перед наступним засіданням.
Пункт «голосування за» зазвичай є першим у порядку денному наступного засідання. Перевірте політику вашої компанії, щоб дізнатися, хто повинен підписувати протокол зустрічі.
Затверджені протоколи слід зберігати там же, де й інші важливі записи компанії.

Чи потрібна печатка для корпоративних книг?

Печатка є офіційним знаком корпорації. Корпоративна печатка виконує роль підпису корпорації. Кожен юридичний або офіційний документ, виданий корпорацією, потребує корпоративної печатки.

Однак у міру того, як бізнес став більш гнучким, а технології започаткували епоху цифрових технологій, корпоративна печатка застаріла і, певною мірою, стала тягарем. Корпораціям, ТОВ і штатам у Сполучених Штатах більше не потрібно мати корпоративну печатку. Незважаючи на те, що офіційні сертифікати акцій і корпоративна печатка колись вимагалися від корпорацій, як шпори на черевику, ці історичні артефакти більше не є функціональними чи значущими.

Законні повноваження корпоративної печатки все ще широко визнаються державами, але сучасні технології призвели до зменшення цих повноважень, і корпоративна печатка та офіційні сертифікати акцій з часом застаріють.

Яке призначення фірмової печатки?

Залежно від закону штату використання печатки корпорації або фірми може мати різні правові наслідки. Його можна розглядати як доказ того, що документ був авторизований, або він може надати певний доказ дійсності документа, але сам по собі він може бути недостатнім доказом для підтвердження автентичності документа. І, можливо, це просто символічний акт, який не впливає на його легітимність.

Як має виглядати корпоративна печатка?

Печатки компанії, як правило, мають круглу поверхню 38 мм із місцем для 50 символів. Він повинен містити

Юридична назва компанії
Тип бізнесу (допускається абревіатура LTD замість LIMITED)
Рік утворення та держава утворення

Де ви ставите корпоративну печатку?

Вважайте корпоративну печатку вашої компанії її офіційним підписом. Ви можете поставити фірмову печатку на головному офісі компанії.

Висновок

У кожному бізнесі ведення записів має вирішальне значення. Тепер вам стане легше вести точні та повні записи, коли ви знаєте про цінність корпоративної книги записів і про те, як її створити. Пам’ятайте, що оновлення книги записів вашої компанії є життєво важливим, якщо ви хочете уникнути помилок.

Питання і відповіді

Хто несе відповідальність за управління бізнесом корпорації?

Корпорацією керують її директори та посадові особи. Рада директорів — це група директорів, які працюють як одна команда. Рада директорів є керівним органом корпорації. Він має повноваження виконувати всі функції корпорації та керує діяльністю та справами компанії.

Чи потрібно мені використовувати торгову марку для назви своєї компанії?

Щоб мати торгову марку, її не потрібно реєструвати; товарні знаки стають дійсними після їх використання з комерційною метою. Однак реєстрація торгової марки забезпечує ширший захист і спрощує правозастосування.

Як ви складаєте статут компанії?

Найменування та поштова адреса корпорації.
Ім'я та адреса зареєстрованого агента
Термін включення
характер бізнесу
Тип і кількість випущених акцій.
Права на реєстрацію
Рядки для дати та підпису