Ми рідко замислюємося про те, як ми спілкуємося з людьми, оскільки це така природна частина нас самих. Це стосується і корпоративного спілкування. Зрештою, організації — це не безликі організації, а радше групи справжніх людей. Ефективна комунікація впливає на процедури, ефективність і кожен рівень бізнесу. Тут ми розглянемо основні навички, необхідні для ефективного спілкування у вашому бізнесі, а також усі інші речі, які вам потрібно знати.
Що таке ділове спілкування?
Ділове спілкування — це обмін інформацією між працівниками та особами, які не працюють у фірмі. Співробітники та керівництво спілкуються для досягнення цілей організації за допомогою ефективного ділового спілкування. Його метою є вдосконалення організаційних методів і скорочення помилок. Щоб досягти ефективного ділового спілкування, ви повинні вдосконалити як свої комунікативні здібності, так і комунікаційні процеси.
Процес ділового спілкування та ваша комунікаційна стратегія лежать в основі всіх структурованих дій у фірмі. Це може варіюватися від адміністративного спілкування до технічного спілкування постачальника.
Коли комунікація порушується, основні системи компанії ризикують вийти з ладу. За даними, внутрішні комунікації не оцінюють 60% спеціалістів із внутрішніх комунікацій. Можливі причини включають нерозуміння, з чого почати, які кроки зробити далі або як оцінити ROI.
Види ділового спілкування
Коли мова заходить про ділове спілкування, воно буває усним або письмовим.
Спілкування може приймати різні форми, включаючи усне чи письмове спілкування, особисте чи дистанційне спілкування, але це життєво важливо для задоволення ваших співробітників від роботи.
Жоден із них сам по собі не кращий чи гірший для вашої організації; все залежить від обставин.
Письмова комунікація чудово підходить для збереження на папері вибору та виконаної діяльності, а також для розробки стратегій і планів. Вербальне спілкування дозволяє миттєво виробляти ідеї та більш відкритий потік думок.
Це типи ділового спілкування, які застосовуються до будь-якого або всіх сценаріїв, перелічених вище:
№1. Комунікація через Інтернет
Електронна пошта та програми для обміну миттєвими повідомленнями (такі як Slack, Hangouts або навіть Nextiva Chat) є прикладами повсякденних каналів спілкування.
Переваги електронної пошти та повідомлень включають можливість вести приватні розмови в напруженому робочому середовищі, а також ділитися повідомленням з великою групою людей — від кількох до сотень — одночасно.
№2. Конференц-дзвінки
Телефони зменшили географічний бар’єр для проведення ефективних, швидких зустрічей. Це дає змогу ефективніше обмінюватися думками через невербальне спілкування (тон голосу) на відміну від текстового спілкування. Хмарні телефонні системи можуть покращити командну співпрацю та адаптацію.
#3. Використання відеоконференцій
Чудові рішення для відеоконференцій дозволяють людям у віддалених місцях проводити зустрічі, які максимально наближені до особистих зустрічей. Вони виводять телефонні зустрічі на новий рівень.
№ 4. Особисті зустрічі
Особисті обговорення можуть допомогти компанії швидко просувати ідеї вперед. Згідно з дослідженнями, особисті зустрічі дають більше ідей, ніж віртуальні.
Однак для ефективних зустрічей потрібен чіткий порядок денний. 46% співробітників рідко або ніколи не знають, що їм робити далі після наради.
#5. Офіційні записи та звіти
Добре налагоджена система ділового спілкування включає документування дій, які впливають на інших осіб і підрозділи.
Можливість посилатися на письмовий документ у будь-який час зменшує ймовірність плутанини чи суперечок і додає ясності спілкуванню.
#6. Публікації
Зустрічі з великими групами часто проводяться за допомогою презентацій, доповнених звітами та слайдами PowerPoint.
Вони чудово підходять для передачі нових ідей у спосіб, який дозволяє ставити запитання та пояснювати.
№ 7. Дошки обговорень і поширені запитання
Внутрішнє місце, де співробітники можуть звертатися до поширених запитань на різні теми відділу та ставити нові, щоб зробити їх продуктивнішими та оперативнішими.
№ 8. Анкети
Внутрішні опитування та опитування клієнтів є чудовим підходом до отримання вхідних даних і оцінок щодо важливих тем. Опитування забезпечують здоровий цикл змін, підтримуваних зворотним зв’язком, і відкривають канал контакту на всіх рівнях бізнесу.
№ 9. Діяльність по роботі з клієнтами
Це може охоплювати будь-які дії з обслуговування клієнтів. Прикладами є допомога в чаті, системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), процеси адаптації клієнтів, відгуки клієнтів та інші послуги.
Основні навички ділового спілкування
Практичні навички ділового спілкування є життєво важливими для успіху вашої кар’єри в будь-якій сфері. Чітка комунікація може вплинути на вашу взаємодію з людьми та допомогти вам справити враження на роботі. Крім того, вдосконалення ваших навичок корпоративного спілкування допоможе вам просунутися в кар’єрі.
Що таке навички ділового спілкування?
Навички ділового спілкування — це характеристики, які дозволяють професіоналам передавати інформацію на робочому місці. Ці здібності включають основні види спілкування, такі як активне слухання, а також методи спілкування, необхідні для встановлення професійних стосунків, такі як уміння торгуватися та спілкуватися. Комунікативні навички мають вирішальне значення в бізнесі для сприяння командній співпраці, надання та отримання чіткого зворотного зв’язку та стимулювання творчості. Роботодавці можуть бачити, як ви взаємодієте з іншими, починаєте ініціативи та досягаєте цілей, якщо ви успішно використовуєте свої здібності до ділового спілкування.
Приклади навичок ділового спілкування
Жорсткі та м’які навички, які допомагають професіоналам досягти успіху в роботі, можна віднести до навичок ділового спілкування. Нижче наведено кілька прикладів навичок, необхідних для ефективного ділового спілкування:
#1. Навички співпраці
Робота з колегами та підтримка досягнення цілей вашої організації вимагає ефективної співпраці. Ця частина ваших навичок корпоративної комунікації полягає в тому, щоб ставити запитання під час зустрічей команди, брати до уваги думки та погляди інших людей і популяризувати внесок вашої команди. Професіонали з хорошими здібностями до співпраці можуть створювати успішні методи, які допомагають їхнім організаціям досягати своїх цілей.
#2. Навички ведення переговорів
Навички ведення переговорів необхідні для оцінки різних альтернатив, встановлення взаєморозуміння з іншими професіоналами та досягнення компромісу. Ці навички використовуються бізнес-професіоналами в різних видах діяльності, включаючи операції з продажу, отримання нових партнерів і пошук інвесторів. Подібним чином і працівники, і роботодавці можуть покладатися на практичні здібності до переговорів для визначення заробітної плати.
#3. Дипломатичні здібності
Дипломатія — це набір навичок, який може допомогти професіоналам покращити взаємодію з колегами, начальниками, клієнтами та іншими професіоналами. Дипломатія вимагає такту й усвідомлення того, як ефективно спілкуватися в складних ситуаціях і негараздах. Крім того, ваші дипломатичні здібності можуть допомогти вам бути більш переконливим і сильним під час переговорів, спільних ініціатив та інших заходів.
#4. Письмове спілкування
Письмове спілкування — це основний тип спілкування, який необхідний незалежно від вашої професії. Повсякденні ділові обов’язки, які вимагають чудових навичок письма, включають передачу інформації в письмовій формі, підготовку звітів, надсилання повідомлень і перегляд письмових документів. Письменницькі здібності також включають коректуру та визначення коригувань, які можуть покращити написані елементи.
#5. Презентаційні навички
Створення та проведення цікавих презентацій для різноманітних аудиторій є ще одним ключовим набором навичок для ефективного ділового спілкування. Здатності до презентацій допомагають професіоналам в організації рамок демонстрації, розробці способу доставки та передачі інформації товаришам по команді, керівникам компаній та іншим професіоналам. Іншим важливим компонентом ваших презентаційних навичок є здатність доносити інформацію до аудиторії за допомогою різноманітних тактик, таких як вокальне мовлення, графічне зображення та невербальна взаємодія.
№ 6. Навички публічного виступу
Виступ перед різними аудиторіями іноді вимагає багатьох робочих позицій. Підприємства можуть орієнтуватися на мережевих професіоналів, можливих інвесторів і спільноти, підготувавши промову та залучивши аудиторію. Публічні виступи також вимагають спілкування з аудиторією шляхом представлення історії, надання важливої інформації та підвищення обізнаності про поточні події.
#7. Активне слухання
Активне слухання передбачає різноманітні характеристики, які допомагають професіоналам покращити розуміння та сприяти підтримувальним робочим стосункам. Професіонали, які ставлять запитання, прагнуть взаєморозуміння та враховують думки та ідеї інших, мають більше шансів створити корисні професійні зв’язки. Крім того, активне слухання вимагає уваги до деталей, щоб уникнути недомовок і зберегти точні факти під час розмов, зустрічей та інших робочих зустрічей.
#8. Відгуки та пропозиції
Для ефективної корпоративної комунікації необхідні регулярні відгуки та коментарі. Конструктивний зворотний зв'язок сприяє інтроспективному мисленню та зростанню. Зворотній зв'язок від начальства використовується успішними професіоналами для підвищення продуктивності та досягнення цілей. Подібним чином надання думок і вказівок на робочому місці є життєво важливим для обміну ідеями та надихання інших.
#9. Навички делегування
Здатності до делегування використовуються менеджерами та лідерами в бізнесі для планування, керування та нагляду за проектами та діяльністю. Здатність визначати та керувати робочим процесом важливих завдань серед членів вашої команди потрібна для ефективного делегування. Визначення очікувань, надання допомоги та ресурсів є ключовими частинами делегування повноважень у корпоративному спілкуванні.
#10. Невербальне спілкування
Здатність сприймати те, що люди говорять за допомогою мови тіла, називають навичками невербального спілкування. Зоровий контакт, поза та навіть позиція людини можуть показати, що вона відчуває. Невербальне спілкування також корисне для ефективної взаємодії в різноманітних контекстах, наприклад для підтримки професіоналізму під час ділових зустрічей.
#11. Вирішення конфліктів
Долаючи перешкоди разом з іншими та винаходячи творчі рішення проблем на робочому місці, важливо для ефективного корпоративного спілкування. Професіонали з ефективними здібностями до вирішення конфліктів можуть досліджувати різні підходи, аналізувати стратегії та йти на поступки, щоб забезпечити позитивні результати в складних ситуаціях.
№ 12. Навички прийняття рішень
Аналіз елементів, які впливають на результати, і оцінка різних методів для конкретних дій вимагають розумних здібностей до прийняття рішень. У міру того, як ви просуваєтесь у своїй професії, вам можуть доручити критичні обов’язки, які потребують прийняття важких рішень, оцінки ваших стратегій для досягнення цілей і прийняття значущих рішень, які сприятимуть зростанню та розвитку вашого бізнесу.
Як покращити свої навички ділового спілкування
Розгляньте наступні стратегії для вдосконалення ваших навичок ділового спілкування:
#1. Навчіться активно слухати.
Удосконалюйте свої навички активного слухання та переконайтеся, що ви розумієте інформацію, яку чуєте від колег. Уникайте недомовок, наприклад, уточнюючи все, що ви не розумієте, одразу. Заохочуйте інших брати участь у зустрічах або командній співпраці, ставлячи запитання, вислуховуючи інші ідеї та роблячи нотатки, щоб відстежувати ключові теми.
#2. Використовуйте інструменти співпраці.
Використовуйте цифрові ресурси, щоб підтримувати зв’язок із колегами, керівниками команд та іншими співробітниками. Системи онлайн-комунікації, наприклад, дозволяють успішно взаємодіяти зі своєю командою, уникаючи збоїв. Ці матеріали можуть допомогти вам швидше та зрозуміліше взаємодіяти з іншими, а також спростити комунікацію всередині компанії.
#3. Удосконалюйте свої навички письма.
Експериментуйте зі своїми письменницькими здібностями та тим, як ви передаєте інформацію письмово. Робити нотатки під час командної співпраці, упорядковувати матеріали проекту та писати навчальні ресурси – все це хороші способи вдосконалити свої навички письма. Дізнайтеся, коли життєво важливо підтримувати професійне письменство, а коли доцільно використовувати більш невимушену мову для передачі своїх повідомлень.
#4. Заохочуйте інших на робочому місці.
Мотивуйте свій персонал, використовуючи позитивні стратегії спілкування. Спілкуйтеся з іншими на роботі через спільні інтереси, співпрацю та просування інновацій. Відкрите спілкування створює спільноту та довіру, що є важливими складовими для створення приємного робочого середовища.
#5. Запит на відгук
Отримайте відгук про своє ділове спілкування від колег і начальників. У міру просування на роботі, наприклад, використовуйте ідеї для вдосконалення навичок публічних виступів, делегування та презентації. Спостерігайте за роботою чудових корпоративних комунікаторів, щоб отримати уявлення про те, як покращити певні елементи ваших талантів, які, на вашу думку, потребують вдосконалення.
Що я можу зробити зі ступенем ділового спілкування?
Кілька університетів пропонують бізнес-дипломні програми зі спеціалізаціями з комунікацій. Студенти, зацікавлені у використанні комунікаційних навичок і тактик, щоб допомогти підприємствам і організаціям просувати свої цілі та товари, можуть бути зацікавлені в цих програмах. Продовжуйте читати, щоб дізнатися про більш спеціалізовані роботи в секторі.
Програми ділового спілкування
Програма ділового спілкування повинна озброїти студентів хорошими навичками письма, усного мовлення та інформаційних технологій. Випускники можуть використовувати свої здібності в різних професіях. Вони повинні мати можливість передавати інформацію між працівниками та роботодавцями в межах фірми, оголошувати цілі компанії громадськості, передавати інформацію між компанією та її клієнтами та багато іншого.
Випускники цих шкіл бізнес-комунікацій можуть продовжувати працювати в інших сферах, окрім зв’язків з громадськістю, реклами та маркетингу. Згідно з даними Міжнародної асоціації ділових комунікаторів (IABC), власники дипломів ділових комунікацій мають навички організації, щоб дотриматися термінів виконання проектів, повідомляти громадськості про переваги товарів компанії та розуміти, як працює ринок. Усі ці здібності дають змогу стати консультантом, якщо він не займається спеціальною кар’єрою, такою як спічрайтер чи баєр.
Комунікаційні рішення для малого бізнесу
Близько 95% клієнтів вважають, що комунікацію їхніх компаній можна покращити. Лише 26% компаній вважають свою комунікацію видатною. Зрозуміло, що це головне питання. Простіше кажучи, якщо ви або ваші співробітники не будете ефективно спілкуватися, ви втратите клієнтів. Це, у свою чергу, має негайний вплив на ваш прибуток.
На щастя, існує безліч доступних інструментів, які допоможуть вам підвищити ефективність і результативність вашого спілкування. Ось деякі з найкращих доступних для вас рішень для ділового спілкування:
#1. Ультател
Надійна телефонна система VoIP є основою будь-якої успішної організації, що розвивається. Ось де грає роль ULTATEL. Його хмарна телефонна система об’єднує ваші способи спілкування зі своєю командою та клієнтами.
Система недорога, має гарантію безвідмовної роботи на 99.999%, і її можна швидко та недорого масштабувати. Як результат, він може ефективно підтримувати вашу фірму, що розвивається. Також доступні відеоконференції, автосекретар, голосова пошта для електронної пошти, інтеграція та інші можливості.
№2. RingCentral
RingCentral пропонує низку рішень, які об’єднують чат, відеодзвінки та телефонну систему в єдиний інструмент. Інтеграція програм, відеоконференції, голосові виклики та інші функції доступні для компаній. Він також пропонує гарантію безвідмовної роботи для забезпечення надійності.
RingCentral пропонує численні варіанти з різноманітними функціями, які ви можете вибрати відповідно до вимог і бюджету вашої компанії.
#3. Збільшити
Zoom є однією з найпопулярніших платформ для відеоконференцій, у неї близько 13 мільйонів активних користувачів щомісяця по всьому світу. Якщо взяти до уваги деякі його переваги, то легко зрозуміти, чому. Наприклад, ви можете швидко та просто ділитися файлами та документами під час відеорозмов.
Сайт також має функцію запису екрана, а деякі з його цінових опцій включають безкоштовну транскрипцію. Zoom пропонує чотири різні плани, включаючи безкоштовну версію. Майте на увазі, що безкоштовний план має певні обмеження, наприклад обмеження часу зустрічі в 40 хвилин.
#4. WebEx
З понад 300 мільйонами користувачів Cisco WebEx є потенційною альтернативою для голосових конференцій, особливо з огляду на проблеми безпеки Zoom у минулому. Доступні спільний доступ до екрана, телефонні та відеодзвінки, шифрування, інтеграція та інші кросплатформні функції.
WebEx пропонує три рівні ціноутворення для різноманітних бюджетів і потреб. Він також має безкоштовний тарифний план, однак ви будете обмежені одним користувачем і тривалістю зустрічі 50 хвилин.
№ 5. Google Meet
Щоб замінити Hangouts і Chat, Google створив Google Meet, інструмент для відеоконференцій. Він тісно пов’язаний із набором продуктів Google і, отже, пропонує значні комунікаційні можливості. Доступні відеоконференції, відеодзвінки, обмін повідомленнями, планування та інші функції.
Базова версія Meet безкоштовна, а підписавшись на Google Workspace, ви можете отримати більш функціональні версії. Це членство включає оновлення інших програм Google.
№ 6. Слабість
Slack — одна з найвідоміших програм для співпраці та спілкування на ринку. Функція обміну повідомленнями в чаті полегшує спілкування. Наприклад, це дає змогу вашій команді розвивати власні тематичні канали, що сприяє більш ефективній комунікації. Slack також надає можливість пошуку в історії чатів, відео- та аудіодзвінки, обмін файлами та зберігання та інші функції.
Платформа має багато рівнів цін, у тому числі безкоштовний. Просто майте на увазі, що безкоштовний план не пропонує всіх можливостей, але це фантастична відправна точка, якщо ваш бюджет обмежений.
#7. Microsoft Teams
Microsoft Teams, новий учасник галузі, замінив свою пропозицію Skype для бізнесу. Teams, як і багато інших платформ у цьому списку, включають різноманітні функції, призначені для полегшення співпраці. Доступні відеодзвінки, чат, обмін повідомленнями, обмін файлами, зберігання та інші функції.
Microsoft пропонує чотири різні рівні цін, включаючи безкоштовну альтернативу. Преміальна версія Teams Business Standard включає настільні версії пакету Microsoft Office, що є значною перевагою.
Teams також містить опцію інтеграції телефонних служб, що дозволяє здійснювати та приймати дзвінки безпосередньо з програми Teams. Цей інтерфейс, також відомий як пряма маршрутизація, дозволяє додавати абонентів безпосередньо до конференц-дзвінка. Ця можливість можлива за допомогою інтеграції, такої як ULTATEL's Session Border Controller (SBC).
№ 8. GoToWebinar
GoToWebinar — чудовий вибір програмного забезпечення для онлайн-вебінарів. Платформа була створена виключно для компаній, які бажають просувати та продавати свою продукцію через вебінари.
Настроювані реєстраційні форми, нагадування електронною поштою та планування є одними з його функцій. Однією з суттєвих переваг інструменту є те, що він дозволяє проводити заходи з кількістю до 3,000 людей. Вона, як і більшість інших платформ, має різноманітні рівні цін, які відповідають будь-якому бюджету чи вимогам.
#9. Йти до
GoTo пропонує різноманітні рішення, які допоможуть вашій команді успішніше спілкуватися. Багато власників малого бізнесу знайдуть GoTo Meeting ідеальним рішенням для відеоконференцій. Хмарний запис, транскрипція, чат і обмін повідомленнями, спільний доступ до екрана та різноманітні з’єднувачі – усе це включено в цю кросплатформенну утиліту.
GoTo Meeting має три рівні цін, що відповідають різним бюджетам і вимогам. Хоча безкоштовної опції немає, платформа надає безкоштовну пробну версію.
№10. Monday.com
Monday.com, як і Slack, більше нагадує програму для управління проектами. Однак він має низку властивостей, які роблять його корисним інструментом спілкування. Завдяки цьому ви та ваша команда можете спілкуватися незалежно від того, де ви знаходитесь. Інтеграція, зберігання файлів, автоматизація та інструменти для співпраці також доступні на платформі.
Monday.com має чотири рівні цін, один з яких безкоштовний для людей. Однак, як і в багатьох інших програмах, у безкоштовній версії не вистачає деяких функцій, які б ви віддали перевагу.
У Висновку
Давайте подивимося правді в очі: відмінна комунікація є важливою для будь-якого малого бізнесу сьогодні. Дійсно, 86% співробітників вважають, що відсутність спілкування на робочому місці є однією з основних причин офісних невдач. Ефективна комунікація робить бізнес більш продуктивним і дозволяє краще обслуговувати своїх клієнтів. На щастя, існує безліч комунікаційних рішень для невеликих компаній, які допоможуть вам у цьому.
- СЕРВІС КОНФЕРЕНЦ-ЗВ’ЯЗКУ: найкращі послуги конференц-зв’язку 2023 року
- Вивчення цифрових навичок: переваги вивчення цифрових навичок у Нігерії
- Як провести конференц-дзвінок на Android для бізнесу
- ЯК ЗВ’ЯЗАТИСЯ З КОНФЕРЕНЦІЄЮ: простий посібник і кроки, які потрібно виконати
посилання
