Чи ефективно ви керуєте своїми зацікавленими сторонами? Але по-перше, чи знаєте ви, хто всі ваші зацікавлені сторони? Ви коли-небудь помічали, що пропустили певний критерій після завершення половини проекту? Це могла бути вимога впливової особи, яка не була залучена так сильно, як вона мала бути. Згідно з останнім опитуванням, лише 36% респондентів були впевнені, що зацікавлені сторони та ключові члени повністю віддані цілям і перевагам проекту. Якщо вам не пощастило не потрапити в такі незручні обставини, як описано вище, у вас є можливість уникнути подібних ситуацій. У цій публікації ви дізнаєтеся, як спланувати управління зацікавленими сторонами проекту.
Хто є зацікавленою стороною?
Тепер, коли ви розумієте значення управління зацікавленими сторонами, почнемо з основ управління зацікавленими сторонами, тобто хто є зацікавленою стороною.
Зацікавлена сторона — це особа, яка має інтерес до фірми і може вплинути на неї або піддаватися їй впливу. Інвестори, співробітники, клієнти та постачальники є основними зацікавленими сторонами у звичайній фірмі. Однак, оскільки корпоративна соціальна відповідальність продовжує набирати популярність, це поняття розширюється, охоплюючи кілька інших речей, таких як спільноти, уряди та торгові групи.
Зацікавлена сторона – це той, на кого проект вплине. Зацікавлені сторони широко класифікуються як «внутрішні зацікавлені сторони» та «зовнішні зацікавлені сторони».
Внутрішні зацікавлені сторони – це люди, які працюють у вашій компанії. Вони включають вашого спонсора проекту, власника проекту, команду проекту та будь-кого або групу, хто робить внесок у результати проекту чи отримує від нього вигоду. Сюди також входять ті, хто може зазнати негативного впливу в результаті ініціативи. Наприклад, деяким працівникам може знадобитися перекваліфікація в результаті автоматизації, або вони можуть бути переміщені.
Зовнішні зацікавлені сторони – це ті, хто не є частиною вашої організації. Це можуть бути постачальники, клієнти, акціонери, уряд, аудитори тощо.
Ви можете піти до наш попередній допис і дізнайтеся більше про аналіз зацікавлених сторін і як дізнатися своїх ключових впливових осіб.
Що таке управління зацікавленими сторонами проекту?
Дуже важливо керувати зацікавленими сторонами та їхніми очікуваннями. В результаті управління зацікавленими сторонами є важливою складовою управління проектами. Необхідно визначити всіх зацікавлених сторін проекту. Малі проекти можуть мати невелику кількість зацікавлених сторін, тоді як більші проекти можуть мати величезну кількість зацікавлених сторін.
Не всі зацікавлені сторони, ймовірно, будуть ставитися однаково. У кожного з них буде свій набір стандартів і очікувань. Тому дуже важливо визначити кожну зацікавлену сторону. Це гарантує, що жодна зацікавлена сторона не залишиться без уваги. Наступним етапом є класифікація зацікавлених сторін, щоб вони могли бути належним чином залучені. Ви менш імовірно проігноруєте будь-які критичні потреби, якщо у вас є обидві ці потреби.
Управління зацікавленими сторонами проекту включає визначення зацікавлених сторін та аналіз їх впливу та очікувань. Так, завдяки своїй потужності вони можуть впливати на результати проекту. У результаті ви повинні розробити прийнятні стратегії співпраці із зацікавленими сторонами та реалізації проекту. Кожна зацікавлена сторона потребує відповідного обсягу комунікації. Перш ніж заглибитися в управління зацікавленими сторонами проекту, давайте подивимося на комунікацію.
Управління комунікаціями
Управління комунікаціями проекту гарантує, що інформація про проект планується, створюється, збирається, поширюється, зберігається, вилучається, контролюється та контролюється своєчасно та належним чином. Спілкування часто має численні виміри, які необхідно вивчити.
- Внутрішні (усередині вашого проекту) і зовнішні (усередині вашої корпорації) (постачальники, клієнти, інші проекти та організації)
- Офіційні (протоколи, звіти та брифінги) і неформальні (зустрічі) (пам’ятки, електронні листи, спеціальні обговорення)
- Горизонтальні (між керівниками та підлеглими в організації), а також горизонтальні (це між однолітками)
- Неофіційні (річний звіт, інформаційні бюлетені) та офіційні (річні звіти, інформаційні бюлетені) (комунікації, які не реєструються)
- Усна та письмова – вербальна (включає голосові звороти) та невербальна (мова тіла)
Тепер ви повинні зрозуміти, чому комунікація має вирішальне значення для управління зацікавленими сторонами. Комунікативні здібності можуть включати, але не обмежуються:
- Приділяйте пильну увагу та ефективно слухайте
- Досліджуйте й допитуйте концепції чи події, щоб отримати краще розуміння
- Отримання фактів для підтвердження або ідентифікації інформації
- Встановлення та керування очікуваннями заздалегідь
- Знання команди слід підвищувати за допомогою навчання.
- Переконувати групу, індивіда чи організацію щось зробити.
- Мотивувати інших заспокоювати та підбадьорювати
- Підведення підсумків, підсумовування та визначення наступного кроку
- Коучинг допоможе вам підвищити результативність і досягти поставлених цілей.
- Укладання взаємовигідних угод
- вирішення питань, щоб уникнути будь-яких шкідливих наслідків
Як створити план або стратегію управління зацікавленими сторонами
Виконайте ці п’ять етапів, щоб переконатися, що всі ваші основи в плані управління зацікавленими сторонами охоплені, щоб узагальнити всі уроки, які ви щойно засвоїли, і застосувати їх.
№1. Складіть список ваших зацікавлених сторін.
Знання своїх зацікавлених сторін є першим кроком у розробці сильної стратегії управління зацікавленими сторонами.
№2. Визначте пріоритети ваших зацікавлених сторін
Зверніть увагу на те, які зацікавлені сторони матимуть найбільший вплив на проект і коли їх вплив зменшиться або збільшиться.
№3. Проведіть інтерв'ю із зацікавленими сторонами
Робота з новими зацікавленими сторонами спочатку може бути складною — деякими важче керувати, ніж іншими. Залежно від проекту, будуть численні голоси з-за меж організації з різними характерами та вимогами або багато голосів всередині компанії з конкуруючими цілями. Тож ось кілька прикладів запитань на співбесіду з зацікавленими сторонами, щоб прояснити ситуацію:
- Що викликає у вас інтерес до цього проекту?
- Які ваші надії щодо цього проекту?
- Які результати найбільше викликають у вас цікавість?
- Що спонукало вас взяти участь у цьому проекті?
- Чого ви очікуєте від команди, якщо вона у вас є?
- Чому ви з оптимізмом ставитеся до цього проекту?
- Що, на вашу думку, зміниться після запуску проекту?
- Як швидко ви очікуєте, що цей проект буде завершено?
- Чому вас турбує цей проект?
- Ви віддаєте перевагу особистим зустрічам, телефонним дзвінкам чи електронним листам?
№ 4. Створіть свою матрицю
Простий макет квадранта для класифікації ваших висновків дозволить вам відокремити ті, що мають високий інтерес і високий пріоритет, від тих, які мають низький інтерес і низький пріоритет. Це також допоможе сортувати всіх тих, хто знаходиться в середині.
№ 5. Встановлюйте та керуйте очікуваннями
Чітко визначте, на яких етапах буде задіяна кожна важлива зацікавлена сторона, а також терміни для коментарів. Включіть графік робочого часу, де вони можуть вас легко знайти, щоб вони могли надати зворотній зв’язок як поодинці, так і в групі. Як завжди, будьте практичними, прозорими та чесними на кожному етапі проекту — ваші зацікавлені сторони це помітять і оцінять.
Яке значення має план управління зацікавленими сторонами проекту?
Зацікавлені сторони мають вирішальне значення для успіху вашого проекту. Вони вірять в ініціативу і витрачають на неї час, гроші та ресурси. Отже, без хорошого плану управління зацікавленими сторонами вони можуть зробити речі неймовірно незграбними, з великою бюрократизмом у процесі.
Комунікаційні переваги
Плани управління зацікавленими сторонами також важливі з точки зору зв’язків з громадськістю. Зверніть увагу на це: зацікавлені сторони не працюють ізольовано; тому вони дізнаються про розвиток проекту від інших ресурсів і зацікавлених сторін.
Дуже важливо, щоб їхні інтереси були захищені, і щоб ви не опинялися з насупленим лобом незадоволеної зацікавленої сторони, яка отримала погані новини. Підтримка відкритого каналу комунікації є найважливішим кроком у розробці сильної стратегії управління зацікавленими сторонами.
Небезпека відсутності стратегії управління зацікавленими сторонами
Зацікавлені сторони знову змушують світ обертатися. Це ваші інвестори, споживачі, сусіди та виробники. Вони можуть бути вашими найсильнішими прихильниками, або спричинити зупинку ініціативи.
Оскільки зацікавлені сторони зазвичай залучають кілька ключових контактів у кількох каналах, дуже важливо ефективно та ефективно спілкуватися з ними. Ви можете закрутити свої колеса, намагаючись підтвердити вимоги зацікавленої сторони з низьким пріоритетом і низьким інтересом, не проводячи з ними співбесіди завчасно або не оцінюючи їх пріоритет або інтерес, залишаючи тих, хто має високий пріоритет, незадоволеними процесом.
Гірше того, ви можете налаштувати свій бізнес на дефіцит готівки або жахливий досвід роботи з клієнтами під час наступного проекту. Не піддавайте свою організацію дефіциту ресурсів, грошей чи часу.
Як керувати складними зацікавленими сторонами
Що ви робите, коли вам доводиться мати справу зі складними зацікавленими сторонами? Є способи покращити стосунки, якими б упертими вони не були. Ось сім порад, які допоможуть вам отримати їхнє схвалення:
Краще ретельно вибирати битви, інакше ви будете постійно воювати. Коли ви маєте справу із зацікавленими сторонами, будуть випадки, коли ви будете розходитися, але їх буде небагато. Замість цього піддавайтеся невеликим проханням. Зацікавлені сторони мають повноваження, і ви повинні визнати цю ієрархічну структуру. Це позбавить вас від душевного болю, а також сіє насіння довіри. Вірте чи ні, але ваші зацікавлені сторони поважатимуть вас і, певною мірою, утримаються від суперечок з вами.
№2. Позбавтеся від негативних емоцій
Легко стати надмірно емоційним. Те, що починається як сварка, швидко переростає у бурю люті та ненависті. У професіоналів не виникає істерик, як у дітей. Крім того, діти не тримаються на поганих емоціях. Це те, чому ми можемо повчитися. Не погано сердитися; проте, піддатися цьому негативу і, що ще гірше, продовжувати розпалювати вогонь – проблема. Це лише зіпсує ваші стосунки з вашими зацікавленими сторонами, а також весь проект.
№3. Визнайте їх негатив
Емпатія є важливою частиною створення співчутливих стосунків. Емпатія – це здатність розуміти та переживати емоції інших, і її слід включити в кожен план управління зацікавленими сторонами. Якщо ви можете зробити крок назад, визнати, що вони відчувають, а потім спробувати полегшити це, ви станете на шляху до просвітлення та успішного починання.
№ 4. Шукайте та приймайте пораду
Важкі зацікавлені сторони часто бувають важкими для справи. Звісно, у деяких людей складні характери, але інші можуть діяти таким чином, бо відчувають себе нечутими. Також подумайте, як би ви відреагували, якби повірили, що вас ніхто не слухає. В результаті намагайтеся бути нерухомими, спокійними і відкритими. Слухайте, що вони говорять, і навіть звертайтеся до них за порадою. Це не тільки психологічний підхід, але й практичний підхід до управління проектами.
№ 5. Будьте тактовними і правдивими.
Час від часу будуть виникати законні причини для суперечки. Коли подібні речі трапляються в проекті, ви не можете просто кинути їх під килим. Ви несете відповідальність за виконання успішного проекту, відповідаючи стандартам якості ваших зацікавлених сторін. Ви також зобов’язані втрутитися, якщо помітите, що вони діють проти своїх інтересів. Однак, щоб зрозуміти вашу думку, ви повинні бути чесними і ввічливими. Ніхто не хоче, щоб йому говорили, що він неправий, тому знайдіть спосіб сформулювати це по-іншому, або, що ще краще, взагалі не говорити про те, що правильно і неправильно, а про проект та його вимоги.
№6. Зробіть їх щасливими
Змащування їх маслом також допомагає. Ви не хочете, щоб ви виглядали нещируючими, але якщо ви можете зробити так, щоб ваші зацікавлені сторони відчували себе добре, практично немає нічого, що вони не зроблять для вас. Навіть найжорсткіша людина змінить свою мелодію. Звісно, не лестіть, а робіть гідну роботу. Ось де серця ваших зацікавлених сторін, і саме так ви їх задовольните.
№ 7. Персоналізуйте своє спілкування
Не всі зацікавлені сторони створені рівними. Ви повинні бути близько знайомі зі своїми зацікавленими сторонами. Так само, як ви встановлюєте, хто вони є на початку проекту, вам захочеться з’ясувати, яка оптимальна комунікаційна стратегія. Це може бути корисно, наприклад, якщо ви віддаєте перевагу текстовим повідомленням, електронній пошті, телефонним розмовам або особистим зустрічам. Однак це ще й психологічно. Деякі люди можуть захотіти, щоб ви трохи підсилили їхнє его, але іншим це може здатися фальшивим, і це матиме негативні наслідки для вас. Зрозумійте вимоги та характер ваших зацікавлених сторін і персоналізуйте свої повідомлення для них.
Висновок
Управління зацікавленими сторонами має багато переваг. Це важливо і потрібно робити регулярно. Тож ніяких роздумів щодо цього не буде. Як ви ставитеся до відносин із зацікавленими сторонами проекту? Головне – визначити всі зацікавлені сторони, а потім регулярно контролювати їхню взаємодію.
Друга порція також важлива. Коли проект починається, менеджери часто не помічають цього. Зберіть проектну команду, яка включає всіх зацікавлених сторін. Як ви знаєте, усі вони нададуть досвід і цінність, щоб забезпечити успіх вашого проекту. Тож, найкращі побажання успішного управління зацікавленими сторонами у вашому проекті.
Поширені запитання щодо управління зацікавленими сторонами
Що має включати план комунікації із зацікавленими сторонами?
План комунікації із зацікавленими сторонами зазвичай розробляється у відповідь на інформацію та висновки в плані управління. Він повинен містити перелік важливих зацікавлених сторін, які повинні отримувати повідомлення, а також тип, частоту та деталі.
Чому вам потрібно спілкуватися із зацікавленими сторонами?
Ви можете краще знати цілі та загальні цілі клієнта або зацікавленої сторони, ефективно спілкуючись з ними. Це дозволяє вам аналізувати та змінювати те, як ви допомагаєте їм у досягненні цілей.
Як працівники є зацікавленими сторонами?
Співробітники є найважливішими внутрішніми зацікавленими сторонами. Співробітники роблять великі фінансові та часові інвестиції в бізнес і відіграють важливу роль у стратегії, тактиці та діяльності фірми.
- Аналіз зацікавлених сторін: остаточний посібник із процесу аналізу зацікавлених сторін
- Ділове спілкування: як розробити ефективну комунікаційну стратегію
- Аналітик Business Intelligence: опис роботи, сертифікати та зарплата в США
- СТВОРЕННЯ КОМПАНІЇ ДЛЯ ДІЗНАЧЕННЯ: (7 методів + поради)
- План управління ризиками: 5 простих кроків і все, що вам потрібно
