Організації, які покладаються на традиційні підходи до процесів замовлень на продаж, спостерігають зниження продуктивності та показників повернення клієнтів, чого вони ніколи не очікували. Ці та інші фактори сприяють розвитку автоматизації бізнес-процесів і використання інтелектуальних технологій збору даних. Ці технології мають тенденцію бути не тільки значущими та модними, але й все більш важливими для компаній, які прагнуть залишатися конкурентоспроможними. Тож у цій статті ми дізнаємося більше про етапи процесу замовлення на продаж і робочий процес. Ми також побачимо шаблон форми замовлення на продаж, який можна завантажити.
Що таке замовлення на продаж?
Замовлення на продаж - це документ, створений продавцем після отримання замовлення на покупку від покупця, в якому вказуються деталі товару або послуги, а також ціна, кількість, інформація про покупця, наприклад адреса доставки, адреса виставлення рахунку, спосіб оплати, і умови, а також умови.
Загалом, процес оформлення замовлення на продаж виконується за кроками, наведеними нижче:
- Продавець надає клієнту пропозицію.
- Якщо пропозиція прийнята, клієнт надсилає продавцеві замовлення на покупку.
- На основі замовлення на купівлю продавець створює замовлення на продаж.
- Клієнт може запросити замовлення на продаж, щоб побачити точну інформацію про продукти, включаючи ціну, умови та дати доставки. Більшість компаній зазвичай пропускають цей тест.
- Після відвантаження товару продавець формує рахунок-фактуру на основі замовлення на продаж.
Яка різниця між замовленням на продаж і замовленням на покупку?
Покупець надсилає продавцю замовлення на покупку, в якому вказуються товари, які потрібно придбати, кількість, ціна, номер замовлення, умови доставки та оплати, а також адреса доставки.
Коли продавець отримує замовлення на покупку, він або вона створює замовлення на продаж.
Також продавець може вручну вводити дані з замовлення на купівлю або використовувати програмне забезпечення для автоматизації замовлень на продаж для його автоматизації. Програмне забезпечення для автоматизації може перетворювати замовлення на замовлення в SO в один клік, мінімізуючи витрати, час і помилки.
Важливість замовлення на продаж
- Системи управління запасами та замовленнями залежать від замовлень на продаж. Коли клієнт надсилає вам замовлення на покупку або розміщує замовлення через ваш магазин електронної комерції, компанія має виконати замовлення.
- Це надає вам деталі інвентарю. Якщо товар є на складі, скільки є під замовлення? Таким чином, це дає змогу вашому відділу закупівель робити обґрунтовані оцінки та робити покупки у ваших дистриб’юторів.
- Якомога швидше введіть замовлення у свою систему. Не робіть помилки, помилково сплутавши замовлення на купівлю з замовленням на продаж, оскільки це спричинить хаос не тільки у вашому відділі закупівель, але й у бухгалтерії.
- Відділ виставлення рахунків посилається на замовлення на перевірку відповідної інформації та дійсність продажу перед створенням рахунків-фактур. Перетворюючи замовлення на продаж у рахунки-фактури, підприємства автоматизували обробку рахунків-фактур. Помилки ціни та кількості в замовленні на закупівлю можуть призвести до помилок бухгалтерського обліку.
- Фінансові аудитори часто запитують про записи замовлень на продаж під час оцінки фінансової звітності компанії. Вони надають позики на оборотні кошти відповідно до підтвердженої вартості замовлення компанії.
Переваги автоматизації замовлень на продаж
Це деякі з основних переваг автоматизації замовлень на продаж.
№1. Час роботи зведено до мінімуму.
Оформлення документів є одним із найбільш трудомістких видів діяльності, з якими повинні мати справу відділи продажів. Автоматизація замовлень імпортує або перетворює замовлення на покупку клієнтів і створює замовлення на продаж у ваших ERP-системах. Це позбавляє від необхідності повторного введення даних із замовлень на покупку, що заощаджує час і зусилля. Кілька відділів, включаючи продажі, розподіл, складування, виставлення рахунків, бухгалтерію та підтримку клієнтів, також можуть використовувати один запис пристрою.
№2. Покращує підтримку клієнтів
Замість того, щоб перебирати купи паперів, торгові представники матимуть під рукою цінну інформацію про клієнтів. Обслуговування клієнтів швидке та надійне. Автоматизація замовлень усуває помилки та аномалії в замовленнях клієнтів та виставленні рахунків, що призводить до більш задоволених клієнтів.
№3. Ви можете швидко збільшити та зменшити масштаб.
Автоматизація замовлень на продаж дозволяє масштабувати, не турбуючись про функціональність або потужність. В результаті, коли замовлення почнуть надходити, ви зможете швидко обробити їх без необхідності негайно збільшувати штат клієнтів.
№ 4. Можна обробляти дані з будь-якого місця.
Хмарні програми дозволяють обробляти дані та отримувати доступ до інформації з будь-якого місця. Вашим торговим представникам не доведеться покладатися на внутрішніх торгових представників для отримання даних, якщо вони потребують їх під час дзвінків з продажу. Як правило, клієнти будуть задоволені продуктивністю та темпом роботи вашого персоналу
Форма замовлення на продаж
Форма замовлення на продаж може задовольняти низку бізнес-потреб, як-от виконання покупок в Інтернеті, створення замовлень на будівельні роботи та обслуговування, а також замовлення послуг, таких як кейтеринг чи фотографія, незалежно від того, чи ведете ви невеликий роздрібний бізнес, чи потрібен він для збору коштів некомерційної організації. Отже, нижче ви знайдете ряд шаблонів робочих нарядів, які можна безкоштовно завантажити, прості у використанні, налаштуванні та друку.
Шаблон форми замовлення на продаж
Завантажте шаблон форми замовлення — Excel
Цей шаблон можна використовувати для створення рахунка-фактури або форми замовлення на продаж. Шаблон Microsoft Excel містить усі деталі замовлення, такі як детальний список продуктів, кількість замовлених товарів і загальна вартість. Також є місце для надання умов оплати, а також будь-якої іншої інформації, яка може знадобитися клієнтам. Крім того, шаблон автоматично обчислює витрати, включаючи податки та витрати на доставку.
Основні умови та ролі обробки замовлень
Проходячи через управління замовленнями на продаж, ви повинні бути знайомі з такими умовами та ролями:
Електронний обмін даними (EDI):
Це метод для комп’ютерних систем для обміну даними в стандартизованому форматі, що дозволяє підприємствам обмінюватися замовленнями та іншими документами без участі людини.
Цитати:
Пропозиція продажу або цінова пропозиція — це ціна, яку ви надаєте потенційним покупцям, щоб вони могли визначити, чи відповідає покупка їхнім потребам. Групи з продажу відповідають за створення та подання пропозицій з продажу, але оскільки прийняті цінові пропозиції стають замовленнями на покупку, відділи з обробки продажів повинні знати про них.
Рахунок-проформа:
Рахунок-проформа – це попередній рахунок-фактура. Рахунок-фактура надсилається продавцем до моменту відправлення або доставки товарів.
Розміщення запасів:
Це процес прийняття рішення, як ваш інвентар буде розподілений між вашими складами або іншими фізичними місцями.
Повернення від продажу:
Повернення продажу – це товар, повернений клієнтом переважно через помилку або дефект. Це повідомляється як дебет рахунку повернення товарів і кредит дебіторської заборгованості фінансового відділу.
Книга цін:
Книжка цін — це сукупність різних цін на один і той самий продукт у певному програмному забезпеченні. Таким чином, ціни можуть змінюватися в залежності від кількості придбаної продукції, роздрібної та оптової торгівлі, регіону доставки, акцій та інших факторів.
Робочі простори для торгових документів:
Робочі простори документів продажу — це області в пакетах обробки продажів, де ви можете відображати дані, пов’язані з аспектами вашого замовлення на продаж, як-от пропозиції та рахунки-фактури.
Цикл від замовлення до готівки:
Час, який проходить між моментом розміщення замовлення покупцем і отриманням продавцем платежу.
Цикл від закупівлі до оплати
Цикл від закупівлі до оплати подібний до циклу від замовлення до готівки. Перший відноситься до часу, який проходить з моменту розміщення замовлення покупцем до моменту оплати покупцем.
Важливими учасниками обробки замовлень є представники служби підтримки клієнтів і відділ замовлень або команда. Також цей процес підтримують персонал відділу продажів ключових облікових записів, адміністратори замовлень на продаж, спеціалісти з управління замовленнями на продаж та спеціалісти з виконання замовлень. Вони також допомагають у тому, щоб компанія правильно обробляла запити на замовлення, що ціни та наявність продукції були актуальними, а співробітники належним чином виконували замовлення. Бухгалтерський облік продажів — це спеціалізована галузь, і деякі організації, наприклад Асоціація техніків бухгалтерського обліку, проводять навчання з обробки замовлень у рамках процесу сертифікації.
Потік/етапи процесу замовлення на продаж
Мета
Цей процес використовується в розподіленому середовищі для обробки замовлень на продаж, коли система ERP (SAP ECC) контролює потік даних на склади та зі складів через окремі системи управління складом – або системи SAP EWM (розширене управління складом), або зовнішні системи.
На схемі нижче зображено ці етапи процесу з використанням обробки замовлення на продаж у SAP CRM як приклад. Натомість, якщо ви створюєте замовлення на продаж у SAP ECC, процес починається із замовлення в ERP і продовжується вихідною поставкою; виставлення рахунків також відбувається в ERP.
Як замовлення на продаж можуть допомогти компаніям покращити процеси доставки та виконання?
Замовлення на продаж допомагають компаніям покращити процеси доставки та виконання, надаючи чітке уявлення про запити клієнтів і очікувані дати доставки, дозволяючи компаніям визначати пріоритети та керувати своїми діями з доставки та виконання.
Як замовлення на продаж можуть допомогти підприємствам у їх стратегії ціноутворення?
Замовлення на продаж допомагають підприємствам у їх стратегії ціноутворення, надаючи чітке уявлення про попит на товари та послуги, дозволяючи підприємствам коригувати свої ціни, щоб залишатися конкурентоспроможними та максимізувати дохід.
Як замовлення на продаж можуть допомогти підприємствам у стратегії розвитку продукту?
Замовлення на продаж допомагають компаніям розробляти стратегію розробки продукту, надаючи розуміння вподобань клієнтів і попиту на конкретні товари та послуги, дозволяючи підприємствам визначати пріоритети розробки та вдосконалення продукту.
Як замовлення на продаж можуть допомогти підприємствам покращити маркетингові зусилля?
Замовлення на продаж допомагають підприємствам покращити свої маркетингові зусилля, забезпечуючи видимість того, які товари та послуги користуються високим попитом, що дозволяє підприємствам спрямовувати свої маркетингові зусилля на найбільш прибуткові сфери.
Як замовлення на продаж можуть допомогти компаніям у управлінні взаємовідносинами з клієнтами (CRM)?
Замовлення на продаж допомагають компаніям керувати взаємовідносинами з клієнтами (CRM), надаючи чітке та організоване уявлення про взаємодію з клієнтами та замовлення, що дозволяє компаніям краще розуміти потреби та переваги клієнтів.
Як замовлення на продаж можуть допомогти підприємствам керувати ланцюгом поставок?
Замовлення на продаж допомагають підприємствам керувати ланцюгом постачання, забезпечуючи видимість попиту на товари та послуги, дозволяючи підприємствам планувати та розставляти пріоритети в закупівлях і виробництві.
Висновок
Таким чином, автоматизація замовлень на продаж оптимізує робочий процес і скорочує час виконання, від точки продажу до перевірки і управління запасами до виконання та довгострокового утримання клієнтів. Це вдвічі скорочує час обробки замовлень, що дозволяє обробляти більше замовлень за той же час.
Правильна програма управління замовленнями просуне компанію вперед.
Поширені запитання про замовлення на продаж
Що таке замовлення на продаж і замовлення на купівлю?
Замовлення на закупівлю використовуються покупцями для початку процесу закупівлі з постачальником. Замовлення на продаж є надсилається постачальниками покупцям після отримання замовлення на покупку від покупця – перевірка деталей та підтвердження покупки
Для чого призначене замовлення на продаж?
Замовлення на продаж відіграють центральну роль у тому, щоб продаж був добре задокументований, належним чином проведений та відображав те, що очікують обидві сторони. Коли замовлення отримано від замовник товару, що постачається, предмети, кількість, дата поставки тощо., деталі вказані з номером замовлення на продаж.
Що таке замовлення на продаж SAP?
Мета. Порядок продажу є договірна угода між збутовою організацією та стороною-продавцем про доставку продукції або надання послуг за визначеними цінами, кількістю та часом. … Система генерує дати відправлення та пункти в графіку доставки.
Що таке створення замовлення на продаж?
«Замовлення на продаж» — це договір між Клієнтом і торговельною організацією на поставку певних товарів та/послуг протягом визначеного періоду часу. ... Замовлення на продаж можна створити за допомогою посилання на "попередній документ" наприклад, запит/пропозиція
