Коли мова заходить про вдосконалення ваших бізнес-операцій, удосконалення процесів (PI) є важливим інструментом. Це допомагає гарантувати, що завдання виконуються ефективно, а задоволеність клієнтів і цінність знаходяться на найвищому рівні. Але що саме таке вдосконалення процесу, які є різні типи підходів і що слід враховувати під час його впровадження? У цій статті розглядатимуться визначення, типи та методологія безперервного вдосконалення процесів, а також надано ключові міркування, які слід враховувати під час вдосконалення процесів.
Що таке вдосконалення процесу?
Удосконалення процесу — це практика аналізу існуючих процесів в організації та внесення змін, спрямованих на покращення продуктивності, ефективності чи надійності цих процесів. Це передбачає вивчення та розробку стратегії, як змінити процес на краще. Це може включати перепроектування процесу для підвищення ефективності, покращення якості результату процесу або внесення будь-яких інших змін, спрямованих на покращення процесу.
Удосконалення процесів можна назвати кількома різними назвами, включаючи вдосконалення бізнес-процесів (BPI), управління бізнес-процесами (BPM), реінжиніринг бізнес-процесів і процес постійного вдосконалення (CIP). Крім того, незалежно від назви, усі вони спрямовані на усунення помилок, скорочення відходів, збільшення виробництва та підвищення ефективності.
Переваги вдосконалення процесу
Впровадження методології вдосконалення процесів як частини вашої загальної системи управління дає вам можливість визначити та вирішити труднощі у ваших процесах.
Через ці труднощі можуть постраждати ваш досвід роботи з клієнтами, внутрішнє виробництво чи інші бізнес-цілі. Час вашої команди та гроші вашого бізнесу можуть бути витрачені даремно через несправні або неефективні процеси. Ви можете переконатися, що ви завжди шукаєте проблеми та вирішуєте їх, застосувавши техніку PI.
Крім того, реінжиніринг процесів, управління бізнес-процесами та процеси постійного вдосконалення – це лише деякі з назв, які можна використовувати під назвою PI.
Які існують типи вдосконалення процесу?
Компанії використовують підходи PI для вдосконалення внутрішніх робочих процесів, що покращує обслуговування клієнтів і якість продукції, скорочує цикли виставлення рахунків і прискорює час доставки. Проекти PI поділяються на такі типи залежно від їх цілей:
#1. Скорочення витрат
Реорганізація ключових бізнес-процесів є одним із способів оптимізувати процес. Крім того, це допомагає виявити надмірності процесів, які призводять до зростання витрат. Завдяки реструктуризації непотрібні завдання видаляються, що дозволяє найкращим чином використовувати наявні ресурси.
#2. Поліпшення спілкування
Ще однією метою вдосконалення процесу є встановлення чіткого потоку зв’язку протягом усього процесу. Автоматизація процесів зменшує кількість обмінів електронною поштою та точок взаємодії між співробітниками та відділами, на відміну від процесів, керованих вручну, які потребують багатьох раундів спілкування електронною поштою. Спеціалізоване програмне забезпечення, яке дозволяє персоналу бачити важливу інформацію та обмінюватися нею, може спростити спілкування. Ця програма може значно покращити міжвідомчу взаємодію та прозорість.
#3. Візуалізація процесу
Використовуючи відображення процесу, ви можете візуалізувати, як все працює. Моделі процесів можуть значно покращити аудит, виявити вузькі місця, коли вони з’являться, і полегшити зміни.
Удосконалення бізнес-процесів
Удосконалення бізнес-процесів (BPI) — це постійні зусилля з оптимізації та покращення продуктивності бізнес-процесів, виявлення та реалізації можливостей, а також полегшення обслуговування та керування процесом. BPI зосереджується на бізнес-процесах і прагне зробити процеси ефективнішими та ефективнішими. Однак загальні приклади PI включають оптимізацію виробничих процедур і операцій, впровадження стратегій своєчасної інвентаризації та усунення паперової роботи. Методи вдосконалення бізнес-процесів відрізняються від організації до організації, але зазвичай включають порівняльний аналіз, безперервне вдосконалення процесів, управління змінами, загальне управління якістю та ощадливу PI.
Які п'ять ключових елементів удосконалення процесу?
Удосконалення процесів, також відоме як управління бізнес-процесами та вдосконалення бізнес-процесів, передбачає ідентифікацію, аналіз і вдосконалення робочих процесів.
Мінімізація помилок, скорочення відходів, підвищення продуктивності та спрощення внутрішніх і зовнішніх процесів компанії є ключовими цілями PI.
#1. Відображення процесу:
Це передбачає створення візуального представлення операцій і процесів організації. Це метод збору та документування пов’язаних завдань, дій і обов’язків для підвищення продуктивності. Картування процесу може виявити можливі можливості для вдосконалення шляхом виявлення стандартизації та вузьких місць. Він також може виявити можливі надмірності та неефективність.
#2. Проаналізуйте:
Це передбачає оцінку поточного процесу з метою визначення областей для вдосконалення, неефективності або потенційних можливостей. Це можна зробити, використовуючи дані або якісні показники як джерела інформації. Перш ніж витрачати час на перепроектування або вдосконалення процесу, важливо знати, як він працює.
#3. Редизайн:
Тут ви вносите зміни або реформуєте існуючий процес, щоб підвищити ефективність або усунути виявлені проблеми. Це більше, ніж просто внесення незначних коригувань, а натомість передбачає зміну основних компонентів процесу для здійснення масштабних покращень.
#4. Монітор:
Це передбачає моніторинг результатів змін, внесених у процес, щоб оцінити, наскільки успішним є новий дизайн процесу. Це робиться шляхом збору відгуків або даних, щоб побачити такі показники, як тривалість, вартість і ефективність.
#5. Оптимізувати:
Це останній крок у циклі вдосконалення процесу. Це передбачає використання зібраних даних і відгуків від моніторингу для внесення подальших змін і коригувань. Іншими словами, це можна зробити для подальшого підвищення ефективності та результативності процесу, а також для забезпечення довготривалості внесених у процес удосконалень.
Методи вдосконалення процесу
Техніки вдосконалення процесу — це стратегії або методологія, які використовує організація, щоб виявити проблему (проблеми) у процесі, визначити, як їх вирішити, і оцінити, чи були вдосконалення успішними чи неуспішними. Кожен метод задовольняє окремі вимоги. Основними пріоритетами організації можуть бути культура фірми, стратегії економічного використання PI або відображення робочих процесів.
Незважаючи на те, що всі вони націлені на той самий результат, кожен спосіб удосконалення процесу найкраще підходить для різних потреб. Інші зосереджуються на правильному розміщенні культури вашої компанії для PI, тоді як інші структури наголошують на стратегіях lean-for-PI. Компанії можуть візуалізувати робочі процеси процесів за допомогою методології вдосконалення процесів.
#1. Кайдзен:
Kaizen заохочує безперервне вдосконалення, зосереджуючись на гнучких підходах і схиляючись до вдосконалення процесів. Щоб створити робоче місце, де помилки не карають, а намагаються їх уникати, Kaizen зосереджується на покращенні якості, продуктивності та ефективності за допомогою незначних змін у повсякденній діяльності чи організаційній культурі.
#2. 5S:
П’ять ключових кроків моделі 5S: сортування, випрямлення, блиск, стандартизація та підтримка. Це компонент Kaizen і Lean для PI. Thе 5S arрrоасh може стандартизувати рrосеѕѕіmрrоvеmеntаnd допомогти іt стати більш моrесоnѕіѕtеnt.
#3. PDCA:
Плануй, роби, перевіряй і дій, або PDCA, також є компонентом методології Kaizen для вдосконалення процесів. Коли організації визначають процеси, які потребують вдосконалення, це робить їх ефективнішими. Крім того, щоб вирішити проблему, ви повинні спочатку визначити її (спланувати), розробити та застосувати рішення (зробити), оцінити ефективність рішення за допомогою даних (перевірити), записати результати (діяти) і, якщо план є успішно, здійснити.
#4. Шість сигм
За допомогою відомої методології «Шість сигм» для вдосконалення процесів співробітники просуваються за рангами, позначеними поясами карате. Ви починаєте з зеленого поясу і переходите до чорного поясу шляхом навчання. Щоб розбити PI на окремі кроки, Six Sigma передбачає два підходи. DMAIC (визначати, вимірювати, аналізувати, покращувати та контролювати) і DMADV (визначати, вимірювати, аналізувати, проектувати та перевіряти) є одними з цих кроків.
#5. Причинно-наслідковий аналіз
Аналіз причинно-наслідкових зв’язків — ще одна техніка «Шість сигм». Він передбачає використання підходу до побудови діаграми для вирішення проблеми вперше шляхом виявлення проблеми, визначення перешкод і визначення, чому процес не працює.
#6. Аналіз SIPOC
Аналіз SIPOC, формат діаграми, який належить до методології Six Sigma, відбувається на етапі «вимірювання» DMAIC або DMADV. Перед початком SIPOC допомагає організаціям у визначенні та створенні проектів удосконалення процесів, а також у визначенні потреб і основних компонентів.
#7. Відображення потоку цінностей, або VSM
Цінність продукту, процесу або послуги для організації можна визначити за допомогою VSM, який дозволяє організаціям графічно відображати враження клієнтів від бізнес-процесів. Подібно до інших методологій удосконалення процесів, він робить сильний наголос на скороченні відходів, дублюванні та мінімізації, наскільки це можливо.
#8. TQM, або загальне управління якістю
TQM допомагає організаціям у впровадженні безперервної PI в усій організації з акцентом на сприянні довгостроковому успіху через задоволення клієнтів. Заохочуючи культуру, де люди не бояться помилятися та мотивуються спільною бізнес-ціллю, ця методологія розширює можливості працівників.
#9. Канбан:
Канбан — це техніка для візуалізації потоків процесів, яка об’єднує бізнес-підрозділи, керівництво та персонал у прагненні PI. Lean for Process Improvement — це додаткова методологія для PI, яка включена та заохочується.
#10. Відображення процедур
Відображення процесів — це ще один вид візуалізації робочого процесу, який допомагає підприємствам створити стратегію вдосконалення процесів. Він також відомий як функціональна блок-схема, модель процесу та блок-схема процесу. Зрештою, побудова блок-схеми – це те, що надає важливі деталі робочого процесу процесу від початку до кінця.
#11. Постійне вдосконалення процесу (CPI)
Безперервне вдосконалення процесу — це безперервне зусилля, наприклад, у виробничому процесі, спрямоване на постійну оцінку та вдосконалення операцій і процедур з метою оптимізації виробництва та ефективності. Крім того, це дуже ефективний спосіб поступового вдосконалення з часом, від усунення марнотратної діяльності до вдосконалення результату. CPI може допомогти виявити й усунути мінливість у виробничому процесі, підвищити задоволеність споживачів і призвести до економічної ефективності.
П’ять кроків, які використовуються в більшості програм безперервного вдосконалення:
- Визначте процес: визначте потенційні сфери вдосконалення.
- Вимірюйте ефективність процесу: збираючи дані та аналізуючи тенденції.
- Аналізуйте процес: шукайте можливості для вдосконалення.
- Впроваджуйте рішення: застосовуйте методи постійного вдосконалення.
- Відстежуйте та змінюйте: переглядайте результати та коригуйте процес за потреби.
Виконуйте ці п’ять кроків у циклі, щоб переконатися, що ви завжди покращуєтеся. Завдяки добре реалізованій програмі організації можуть мати потужний інструмент для досягнення відчутних і значних покращень з часом.
Які є приклади вдосконалення процесу?
Основною метою PI є підвищення ефективності процесів. Ось кілька прикладів:
Приклади вдосконалення процесу
Щоб зменшити відходи: Ця категорія включає будь-які вдосконалення процесу, які зосереджені на зменшенні втрати зусиль, часу, ресурсів та енергії. Тесля може поставити відповідні цвяхи в пояс, щоб заощадити час на їх пошук.
Щоб усунути кроки: усунення повторюваних або зайвих кроків із процесу. Прикладом може бути виключення трьох запитань із заявки на іпотеку, які не мають реального відношення до змін ризику чи дотримання вимог.
Для планування: передбачає додавання або видалення кроків із процесу. Наприклад, відділ продажів може вирішити усунути потребу в створенні планів для кожного облікового запису, оскільки їхня робота має низьку якість і не покращує продажі.
Через реструктуризацію: Зміна ієрархії або структури організації для підвищення ефективності процесу Як приклад, розглянемо банк із плавним ІТ-відділом, де розробники, які створюють код, постійно відповідають за його підтримку.
За аналізом першопричини: У цій техніці шукають першопричину проблеми. Наприклад, програмний продукт, який є неефективним і додає стресу під час кожної зустрічі з клієнтом, є виною поганого обслуговування клієнтів, а не працівників чи навчання.
Розставляючи пріоритети: Наприклад, на виробничій лінії, де кожен працівник усвідомлює, що безпека важлива, лінія зупиниться, якщо виникне занепокоєння щодо безпеки.
Витягуючи процеси: Такий підхід дозволяє попиту залучати пропозицію, щоб зменшити відходи. Наприклад, виробник транспортних засобів не почне працювати над вашим автомобілем, поки ви не зробите замовлення.
Що таке робочий процес проти покращення процесу?
Робочий процес — це серія кроків, які виконують проект, тоді як удосконалення процесу — це ретельний аналіз цих кроків та їх ефективності, щоб зробити процеси ефективнішими та ефективнішими. Удосконалення процесів розглядається як цілісний підхід до вдосконалення робочих процесів з метою забезпечення кращого обслуговування клієнтів, якісніших результатів і швидшого часу виконання робіт. Однак робочий процес зосереджується на організації потоку документів і завдань у межах одного процесу. Зазвичай він постачається із схемою, яка показує кожен крок і напрямок, у якому він йде. Навпаки, удосконалення процесів зосереджується на широкому розгляді робочих процесів, пошуку можливостей для автоматизації або оптимізації процесів, щоб вони стали більш ефективними та рентабельними.
Що є ключем до вдосконалення процесу?
Ключем до вдосконалення процесу є розуміння поточного процесу, а потім визначення областей для вдосконалення. Це передбачає аналіз даних, отримання відгуків від зацікавлених сторін і відображення процесу, щоб визначити найефективніший спосіб його вдосконалення. Зрештою, ключовим є забезпечення того, щоб будь-які зміни були ефективними, результативними та відповідали потребам клієнтів.
Яка мета вдосконалення процесу?
Удосконалення процесу — це термін, який використовується для опису діяльності та стратегій, які використовуються для того, щоб зробити машину, систему або процес більш ефективними, економічно ефективними та надійними. Його основна мета — зменшити кількість відходів, збільшити продуктивність і підвищити рівень задоволеності клієнтів. Для досягнення цієї мети необхідно вдосконалювати планування, реорганізовувати, автоматизувати, використовувати передовий досвід. Ці заходи можуть допомогти бізнесу заощадити час і гроші, зменшити ризики та підвищити лояльність клієнтів.
Як розпочати вдосконалення процесів?
One wау tо bеgіn your path tорrосеѕѕ покращення іѕ ѕеt сеrtаіn guіdеlіnеѕ ahead of tіmе. Це включає визначення того, що ви збираєтеся зробити, як ви будете покращувати та як ви будете оцінювати свої успіхи (або навіть будь-які невдачі), а також аналіз ваших результатів як результату змін, які ви очікуєте. ед.
Що таке кроки для вдосконалення процесу?
Основними кроками для рrосеѕѕ покращення є іdеntіfуthеорроrtunіtу, аnаlуzе сhаllеngе, аndіmрlеmеntіmрrоvеmеntѕ. The ѕресіfіс steps іn the process dереndоnthеrосеѕѕіmрrоvеmеnt methodology. Рорулярною методологією є PDCA, яка поділяється на план, виконання, перевірку та дію.
Див також КАРТУВАННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ: повний посібник
Висновок
Удосконалення процесу — це безперервний процес, який вимагає від організацій регулярної оцінки своєї діяльності та визначення областей для вдосконалення. Організації повинні гарантувати, що їхні стратегії вдосконалення процесів є безперервними та систематичними, щоб забезпечити досягнення цілей цієї діяльності.
Поширені запитання щодо покращення процесу
Яка єдина методологія вдосконалення процесу?
За допомогою вподобаного Методологія шести сигм для вдосконалення процесу, співробітники просуваються за рангами, позначеними поясами карате.
Що таке постійне вдосконалення процесу?
Безперервне вдосконалення процесу — це безперервна спроба, наприклад, у виробничому процесі, постійно оцінювати та вдосконалювати операції та процедури з метою оптимізації виробництва та ефективності.
Статті по темі
- НАЙКРАЩИЙ КРЕДИТ НА ПОЛІПШЕННЯ ДОМА У 2023 РОЦІ
- ПОКРАЩЕННЯ ОРЕНДАРІВ: що це таке, приклади та все, що вам слід знати
- НАЙКРАЩА КРЕДИТНА КАРТКА ДЛЯ ПОЛІПШЕННЯ ДОМУ: Найкраща кредитна картка для покращення дому для домовласників
- Фінансування ремонту будинку: варіанти фінансування ремонту будинку
- ПЛАН ПОКРАЩЕННЯ: що це таке, зразок і посібник
