Платіжна відомість - це заробітна плата, яку роботодавець виплачує працівникам за заздалегідь визначений час або в певний день. Термін «нарахування заробітної плати» може додатково застосовуватися до реєстру працівників корпорації та заробітної плати, належної кожному з них. Це також процес оплати праці працівників підприємства, який включає в себе облік відпрацьованих годин, визначення зарплати та надсилання чеків або прямих депозитів на банківські рахунки працівників, а також загальну суму всіх фінансових записів щодо заробітної плати працівника, премії, податки та відрахування. У контексті бухгалтерського обліку заробітна плата – це сума, виплачена працівникам за послуги, виконані протягом певного періоду часу. Давайте розглянемо послуги аутсорсингу заробітної плати та кадрові служби.
огляд
Більшість роботодавців дедалі частіше передають розрахунки заробітної плати спеціалізованим компаніям, які керують обробкою зарплат, виплат працівникам, страхуванням і бухгалтерськими обов’язками, включаючи утримання податків. Це відомо як аутсорсинг заробітної плати.
У фірмі аутсорсинг заробітної плати означає наймання третьої сторони для виконання всіх завдань, пов’язаних із заробітною платою. Для компаній, які вирішили передати свої операції з нарахування заробітної плати повністю керованому постачальнику або a бюро з обслуговування заробітної плати, зазвичай це може знизитися; ціни на системи обробки заробітної плати та програмне забезпечення, витрати на найм працівників, які пройшли навчання всередині компанії, і звільнення часу, витраченого на роботу з фінансовою діяльністю компанії. Незалежно від розміру організації — величезної, середньої чи малої — аутсорсинг діяльності з нарахування заробітної плати є вигідним для всіх видів бізнесу.
Зростаюча складність законодавства про заробітну плату є ще одним фактором, що спонукає компанії до аутсорсингу. Щоб дотримуватися закону, часто потрібно бути в курсі щорічних змін податкового кодексу, платіж за заробіток (PAYE) і діапазонів національного страхування, а також обов’язкових платежів і відрахувань, які мають проходити через заробітну плату.
Крім того, замість того, щоб наймати більше спеціалістів із нарахування заробітної плати та передавати компанію з нарахування заробітної плати на аутсорсинг, компанії можуть натомість вибрати програмне забезпечення для нарахування заробітної плати для підтримки роботи бухгалтера чи офісу. Електронний годинник Банді та інші найважливіші цифрові інструменти управління кадрами включені в програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке базувало свої розрахунки на поданій ставці та затверджених даних, отриманих із цього обладнання.
Функції нарахування заробітної плати на аутсорсинг;
Майже всі завдання з нарахування заробітної плати можна делегувати сторонньому агентству, хоча це не завжди бажано. Тому компанія сама вирішує, які частини процесу нарахування заробітної плати вона хоче передати аутсорсингової компанії. Обов’язки щодо оплати праці, які можуть бути передані аутсорсингу, можуть включати:
- Налаштування розрахункового рахунку.
- Встановлення способів оплати.
- Контроль відпрацьованих годин.
- Розрахунок невиплаченої заробітної плати.
- Забезпечення оплати праці працівників.
- Впровадження заходів безпеки для захисту інформації компанії та персоналу.
- Забезпечення дотримання вимог законодавства.
- Відрахування із заробітної плати, нарахування прибуткового податку та арешт із заробітної плати.
- Контроль відрахувань співробітників.
- Виплати податку на заробітну плату.
- Завершення податкової роботи за підсумками року.
Важливо зазначити, що деякі обов’язки щодо заробітної плати, як-от оплата праці працівників, неможливі в усьому світі, оскільки в деяких країнах заробітна плата має виплачуватися безпосередньо роботодавцем.
Як працює аутсорсинг заробітної плати
Існує кілька факторів, які слід мати на увазі, щоб переконатися, що аутсорсинг заробітної плати буде успішним, незалежно від того, чи бажає компанія передати на аутсорсинг внутрішній нарахування заробітної плати чи шукає рішення для аутсорсингу своєї нарахування заробітної плати в різних країнах. Ці фактори включають:
#1. Чітка стратегія аутсорсингу заробітної плати:
Для бізнесу першим кроком є визначення того, які послуги з аутсорсингу заробітної плати потрібні. Як внутрішня команда, так і партнер із заробітної плати побачать, що ефективна стратегія полегшить роботу. Більшість фактичної роботи компанії в процесі аутсорсингу полягає в підготовці до передачі на аутсорсинг функцій розрахунку заробітної плати. Бізнес повинен спочатку вибрати бажаний рівень аутсорсингу.
Інакше кажучи, як би корпорація розподілила відповідальність, якщо вона вирішила використовувати співсорсинг, а не повністю аутсорсинг? Наприклад, підприємство може вирішити, щоб сторонній постачальник займався лише аспектами, пов’язаними з податками, пов’язаними з нарахуванням заробітної плати, контролем годин, відпрацьованих його працівниками, або будь-якою іншою відповідальністю за вибором, дозволеною законом у місці розташування компанії.
#2. Вибір правильного партнера по зарплаті:
У 2023 році доступно багато «провайдерів аутсорсингу заробітної плати» як у країні, так і за кордоном. Хоча кожна компанія матиме різні стандарти щодо того, що є відповідним збігом, усі вони зобов’язані переконатися, що постачальник забезпечує достатній захист даних співробітників і відповідає чинному законодавству, а також ретельно розглянути свої варіанти, перш ніж вибрати постачальника послуг з нарахування заробітної плати.
«Умови залучення» повинні бути узгоджені обома сторонами, коли буде обрано постачальника аутсорсингу заробітної плати. На цьому етапі відбувається формальне встановлення конкретних зобов'язань провайдера, разом з обговоренням оплати за надані послуги. Нарешті, клієнт надає постачальнику послуг усі дані, необхідні для виконання завдань, пов’язаних із відповідальністю з оплати праці, яку він візьме на себе.
#3. Планування заробітної плати та оповіщення працівників:
Відділи нарахування заробітної плати часто найбільш зайняті в кінці року. Оптимальний час для будь-якого переходу на модель аутсорсингу заробітної плати має бути в інший час. Оскільки нарахування заробітної плати впливає на всю робочу силу, важливо повідомляти всім про будь-які зміни, які плануються. Необхідно надати чіткі інструкції всім членам команди, особливо тим, хто бере участь у процесі нарахування заробітної плати (з адміністративних чи інших причин).
#4. Обробка заробітної плати:
Після обміну даними та встановлення процедур постачальник аутсорсингу заробітної плати починає виконувати свої фактичні обов’язки. Заробітна плата майже завжди має розподілятися відповідно до встановленого графіка (зазвичай кожні два тижні). Подібно до нарахування заробітної плати власними силами, постачальник повинен утримати будь-які відповідні податки до виплати.
На регулярній плановій основі постачальники часто звітують перед клієнтом, підтверджуючи надані послуги та описуючи результати. Це можливість для клієнта перевірити, чи все йде так, як очікувалося. Податкові зобов'язання на кінець року, передані аутсорсингу, є останнім значним кроком процесу. Це передбачає як надсилання податковим органам доказів того, що постачальник оновлював інформацію під час діяльності, так і надсилання фактичних податкових платежів.
#5. Паралельний нарахування заробітної плати:
Завжди доцільно запускати принаймні одну платіжну розрахунку одночасно, щоб переконатися, що обидва платіжні розрахунки дають однакові результати, особливо під час переходу від внутрішньої обробки зарплати до аутсорсингу.
Аутсорсинг заробітної плати та кадрових послуг
Аутсорсинг заробітної плати та HR означає передачу управління так званими жорсткими процесами HR сторонньому бізнесу. Цей сервіс має на меті зробити операції в цьому секторі більш ефективними та менш витратними. Серед послуг, які фірми, ймовірно, передають на аутсорсинг, функції HR очолюють список, оскільки це допомагає звільнити експертів з людських ресурсів, щоб зосередитися на більш стратегічних починаннях.
Аутсорсинг кадрів також є юридичною угодою між роботодавцем і стороннім постачальником послуг, за якою роботодавець передає зовнішньому постачальнику послуг контроль і управління певними кадровими завданнями.
Роботодавці мають доступ до широкого спектру варіантів кадрового аутсорсингу. Доступні як вузькі, так і широкі рішення, такі як передача на аутсорсинг лише частини окремої функції відділу кадрів, як-от відстеження додатків для вимог позитивних дій. Оскільки спеціалісти з управління персоналом шукають способи витрачати менше часу та грошей на транзакції та адміністрування, щоб вони могли зосередитися на більш стратегічних операціях, аутсорсинг стає все важливішим.
Бізнес також заощадить гроші в результаті цього зменшення часу та ресурсів. Розрахунок заробітної плати, адміністрування пільг та інші повсякденні операції часто делегуються зовнішнім постачальникам, тоді як управління кадрами, підбір персоналу та планування наступності часто залишаються відділами кадрів. Окрім надання внутрішнім кадровим спеціалістам більше часу для зосередження на стратегії, аутсорсинг може:
- Надайте підприємствам доступ до спеціалізованих кадрових знань.
- Допомога в забезпеченні дотримання нормативних вимог.
- Скоротіть кількість часу, необхідного для виконання транзакційних завдань відділу кадрів, таких як нарахування заробітної плати та реєстрація пільг.
Розрахунок заробітної плати та пільги на аутсорсинг
Існують різні причини, чому компанії можуть прийняти рішення про аутсорсинг. Найчастіше це найрозумніший спосіб для компаній делегувати складні та громіздкі завдання. Розрахунок заробітної плати аутсорсингової компанії є чудовим вибором, оскільки він також надає компанії кваліфіковану допомогу. Отже, давайте розглянемо деякі з менш очевидних переваг аутсорсингу бухгалтерського обліку.
Переваги аутсорсингу розрахунку заробітної плати
#1. Покращення безпеки даних:
Дані щодо заробітної плати мають зберігатися з найвищим рівнем безпеки, і жодна велика організація не ризикне зробити це у власній приватній мережі. На жаль, витік даних є загальною небезпекою для компаній у всьому світі. Внутрішня заробітна плата створює такі небезпеки, як крадіжка особистих даних і розкрадання.
Зберігаючи дані в захищених хмарних системах і технологіях, зовнішні постачальники заробітної плати захищають ваші конфіденційні дані та запобігають внутрішнім шахрайським діям щодо заробітної плати, тим самим захищаючи компанію від будь-якої потенційної небезпеки.
#2. Економія коштів:
Компанії часто передають нарахування заробітної плати аутсорсингу, оскільки вважають, що це економніше, ніж обробка заробітної плати всередині компанії. Це часто служило однією з основних мотивацій для аутсорсингу в цілому, і діяльність із заробітної плати не є відмінною. Фірма-клієнт може заощадити багато грошей, передавши ці завдання постачальнику аутсорсингу заробітної плати в країні, де заробітна плата часто нижча. Це дозволяє компанії-клієнту відшкодувати значну частину різниці в оплаті праці співробітників.
Навіть якщо нарахування заробітної плати передається внутрішньому аутсорсингу, це все одно може мати місце. Якщо передати обробку заробітної плати постачальнику заробітної плати замість того, щоб робити це самостійно, витрати на обробку заробітної плати можна скоротити. Крім того, виключаються приховані витрати, такі як щорічна відпустка та роботодавець PRSI. В результаті можна було б зменшити витрати, пов’язані з людьми та інфраструктурою. Це знижує початкові витрати на відкриття нових фірм. Тоді як для відомих підприємств це означає збільшення прибутку для зацікавлених сторін та акціонерів.
#3. Професіоналізм і зменшення помилок:
Професіонали, які знають, як добре керувати заробітною платою, можуть виконувати завдання з нарахування заробітної плати, що є ще однією перевагою аутсорсингу. Більшість підприємств вважають внутрішню обробку заробітної плати не більш ніж обов’язковою справою, оскільки їхні основні компетенції знаходяться в іншому місці. З іншого боку, «бюро обслуговування заробітної плати» або постачальник аутсорсингу заробітної плати може виконувати лише завдання, пов’язані з нарахуванням заробітної плати. Якщо він надає більше послуг, вони, ймовірно, у суміжних сферах.
Це передбачає не лише більший загальний досвід нарахування заробітної плати, але й те, що сторонній постачальник повинен мати ефективні системи управління для всього спектру послуг з нарахування заробітної плати. Завдяки частому використанню автоматизації розрахунку заробітної плати компаніями, що надають послуги з розрахунку заробітної плати, існує менше можливостей людської помилки. Крім того, оскільки розрахунок заробітної плати є їх основною діяльністю, компетентний постачальник послуг із нарахування заробітної плати є справжнім авторитетом у всьому, що пов’язано із заробітною платою.
#4. Покращує відповідність міжнародним нарахуванням заробітної плати:
Прямий доступ до експертів із заробітної плати є основною перевагою співпраці з міжнародними постачальниками аутсорсингу заробітної плати. Постачальники послуг із нарахування заробітної плати є відповідальними за місцеве податкове законодавство та розпорядження та знайомі з графіками нарахування заробітної плати та відповідності кожній країні, яку вони обслуговують. Правила, що регулюють податки, дані та стандарти відповідності, а також робочі місця, досить складні. Вони гнучкі та відрізняються від однієї юрисдикції до іншої. Штрафи за помилки, пропуски та затримку розкриття інформації можуть бути досить дорогими.
Аутсорсингові спеціалісти із заробітної плати залишаються в курсі нових законів і правил на федеральному рівні та рівні штату. Вони дотримуються встановлених законодавством термінів подання даних і даних про заробітну плату. Залишаючи заробітну плату в своїх умілих руках; знижує ймовірність помилки та усуває будь-яке занепокоєння щодо значних термінів нарахування заробітної плати та інших небезпек, пов’язаних із дотриманням міжнародних вимог щодо заробітної плати.
Ризики, пов'язані з аутсорсингом розрахунку заробітної плати
#1. Втрата контролю над даними компанії:
Підвищений ризик порушення конфіденційної інформації через аутсорсинг викликає ще більше занепокоєння. Хоча багато хмарних додатків для керування даними про заробітну плату включають брандмауери та зашифровані сервери для безпеки, вони є привабливими цілями для нечесних дій. Інформація про зарплату співробітників компанії може складатися з великих, незграбних, складних для обробки фрагментів даних. Оскільки ці дані були передані постачальникам послуг з нарахування заробітної плати, вони все ще є корпоративною інформацією. Коли компанія зберігає ці процеси внутрішніми, такі типи ризиків скорочуються.
#2. Виправлення помилок і підтримка клієнтів
Через різницю в часових поясах і мовах наявність партнерів із заробітної плати в багатьох країнах світу може сповільнити спілкування та процедури виправлення помилок із заробітною платою.
У разі цих помилок або помилок у обробці заробітної плати третя сторона має довіряти вирішення будь-яких проблем, що виникають. Це може зробити виправлення будь-яких несправностей складнішою процедурою, ніж це має бути, залежно від рівня обслуговування клієнтів.
Національні компанії з нарахування заробітної плати
Ось список деяких національних компаній, що нараховують заробітну плату, які мають найкращі аутсорсингові послуги з нарахування заробітної плати в секторі.
№1. ADP
ADP (NASDAQ: ADP), штаб-квартира якої знаходиться в Нью-Джерсі, пропонує аутсорсинг, глобальні HCM і послуги з нарахування заробітної плати в більш ніж 140 країнах і на ринках.
№ 2. Насолода
Gusto, раніше відомий як ZenPayroll, був представлений у 2012 році як онлайн-платформа для управління персоналом. Її штаб-квартира знаходиться в Сан-Франциско, Каліфорнія, і вона надає послуги понад 100,000 XNUMX фірмам по всій країні.
#3. Інтуїт
Глобальний постачальник фінансових платформ Intuit (NASDAQ: INTU) знаходиться в Маунтін-В’ю, Каліфорнія. Він був заснований у 1983 році і зараз має 20 представництв у 9 країнах.
№4. Paychex
Paychex (NASDAQ: PAYX), штаб-квартира якої розташована в Рочестері, Нью-Йорк, була заснована в 1971 році та пропонує комплексні рішення для управління людським капіталом для нарахування заробітної плати, пільг, людських ресурсів і страхових послуг.
#5. Розрахунок заробітної плати BizChecks
BizChecks Payroll, підприємство штату Массачусетс, більшість клієнтів якого розташовано на Південному узбережжі, Кейп-Коді, островах Нантакет і Мартас-Він’ярд, обробляє платіжні відомості по всій Новій Англії.
#6. CSC Paymaster
Компанія CSC Paymaster, розташована в Уорвіку, штат Род-Айленд, працює вже 56 років і надає рішення для нарахування заробітної плати, управління робочим часом і персоналом.
Що таке найпопулярніший аутсорсинг?
Найпопулярніші аутсорсингові послуги: Комп’ютерне програмування та вакансії в ІТ, людські ресурси, телефонна підтримка/підтримка клієнтів, аутсорсинг бізнес-процесів (BPO), письменники тощо.
Скільки компаній передають розрахунки заробітної плати аутсорсингу?
За оцінками, понад 12% організацій у всьому світі повністю передали функції розрахунку заробітної плати аутсорсингу, а ще 26% мають функції розрахунку заробітної плати спільно.
Наскільки великий Paychex Peo?
Американська компанія Paychex, Inc. має приблизно 670,000 100 зарплатних клієнтів і понад 30.155 офісів у США та Європі. Зараз його ринкова капіталізація становить XNUMX мільярда доларів.
Див також ПОСЛУГИ ІТ-АУТСОРСИНГУ: значення, приклади, переваги та компанія
Висновок
Обробка заробітної плати є складним і трудомістким завданням, яке вимагає дотримання суворих федеральних законів і законів штату. Це вимагає ретельного ведення записів і зосередження на дрібному шрифті. Планування аутсорсингу розрахунку заробітної плати має багато переваг. Надійний глобальний постачальник заробітної плати може запропонувати послуги, з якими більшість компаній не можуть впоратися самостійно. Це допомагає їм економити час і мати кращі гарантії, ніж за допомогою внутрішнього рішення щодо оплати праці. Крім того, є фінансова економія та менший ризик невідповідності.
Ви можете залишити свої запитання щодо аутсорсингу заробітної плати та кадрових послуг у розділі коментарів.
Поширені запитання про послуги аутсорсингу заробітної плати
Що таке послуга аутсорсингу заробітної плати?
Послуги з аутсорсингу заробітної плати – це послуги, пов’язані з нарахуванням заробітної плати, які надаються сторонніми фірмами для різних компаній.
Яка найбільша аутсорсингова компанія заробітної плати?
Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP) є найбільшою компанією, що надає аутсорсинг заробітної плати.
Яка найкраща компанія, що нараховує заробітну плату?
ADP є найбільшою компанією з розрахунку заробітної плати з найбільшою часткою ринку програмного забезпечення для обслуговування заробітної плати.
Що таке аутсорсинг розрахунку заробітної плати та кадрових послуг?
Послуги з аутсорсингу заробітної плати та персоналу стосуються передачі управління так званими жорсткими кадровими процесами сторонньому бізнесу.
Статті по темі
