Як ви думаєте, скільки різних програм, екранів і вкладок веб-переглядача ви перемикаєте між собою протягом робочого дня? Напевно, багато, правда? А тепер подумайте, скільки часу ви витрачаєте на це. Ви можете подумати, що перемикання між багатьма різними інструментами є невід’ємною частиною роботи, але це не так.
Є способи повернути контроль над своїм часом і підвищити ефективність, використовуючи менше програм, екранів і вкладок для простого професійні завдання.
Скільки часу люди справді витрачають на перемикання між програмами на робочому місці?
За даними Harvard Business Review, кожен учасник транзакції ланцюга постачання споживчих товарів, який вони вивчали, перемикався приблизно 350 разів між 22 різними програмами та веб-сайтами.
Дивлячись на цей приклад, один співробітник може переключатися між різними програмами та вікнами приблизно 3600 разів протягом дня. Цей тип перемикання між різними програмами, сайтами та екранами називається перемиканням контексту.
І хоча це може здатися нешкідливим на перший погляд, не слід відкидати це як ще одну частину ведення бізнесу — перемикання контексту витрачає величезну кількість часу на робочих місцях.
Чому вам слід подбати про зменшення перемикання контексту
Коли ви переходите від програми до програми та веб-сайту до веб-сайту, справа не лише в кількості витрачений час клацання між ними, які ви витрачаєте.
Кожного разу, коли ви дивитесь на щось нове на екрані, потрібен час, щоб звикнути до цього та почати працювати в новому контексті.
Кожна програма чи сайт має різні цілі та інтерфейс, тому перехід між різними інструментами ніколи не є безперебійним, миттєвим процесом. Якщо вам потрібно ввести дані для входу (які ви, можливо, забули) і відкрити програму вперше в певний день, ви втрачаєте ще більше часу. Перемикання контексту не лише витрачає час, але й може негативно вплинути на вашу продуктивність, перевантажуючи ваш мозок і ускладнюючи концентрацію.
Відповідно до того ж дослідження HBR, середня людина на робочому місці витрачає до 9% свого часу на перемикання робочого контексту — це багато часу, який можна витратити на виконання важливих завдань.
Використовуйте універсальну програму електронної пошти (наприклад, Spike), щоб робити більше за менший час
Хоча використання певної кількості різноманітних програм і сайтів неминуче на більшості сучасних робочих місць, ви можете значно скоротити час і енергію, витрачену на перемикання контексту, використовуючи оптимальні інструменти для роботи.
Згідно з іншим дослідженням HBR, середній працівник витрачає до 28% свого робочого дня на роботу з електронною поштою. Якщо додати це до 9%, витрачених на перемикання контексту, ми побачимо, що працівник може витрачати до 37% свого часу лише на листування електронною поштою та перемикання між різними програмами та веб-сайтами.
Один із найкращих способів скоротити марнотрачений час і підвищити продуктивність — це використовувати універсальну програму електронної пошти, таку як Spike email, яка оптимізує вашу комунікацію електронною поштою та зменшує кількість інструментів, необхідних для певних завдань і функцій.
Спайк — перший у світі розмовний додаток електронної пошти. Розмовна електронна пошта — це термін, який означає спосіб, у який Spike перетворює ваші традиційні ланцюжки електронних листів на бесіди в стилі чату. Це позбавляє від формальностей і повторень, полегшуючи та пришвидшуючи читання електронних листів і відповіді на них. Отже, ви бачите, як це дозволить вам витрачати менше часу на роботу з електронними листами, але як щодо зменшення перемикання контексту?
Що ж, у Spike є багато інших вбудованих функцій, які усувають необхідність одночасно відкривати безліч різних програм та інструментів. Наприклад, є вбудовані відеозустрічі, тож ви можете швидко скликати нараду команди прямо з поштового клієнта, не перемикаючись на інший додаток для відеоконференцій.
Є також інтегровані групові чати та голосові повідомлення, що означає, що вам не потрібні окремі програми для жодної з цих форм спілкування. Далі у вас є спільні завдання та списки справ, а також спільні нотатки, завдяки яким Spike функціонує як форма програмного забезпечення для керування проектами.
Можливість швидко створити завдання та призначити його члену команди на основі вмісту електронного листа може значно заощадити час. Спільні онлайн-нотатки (з інтегрованими чатами на бічній панелі) роблять спільну роботу в режимі реального часу ще ефективнішою. Враховуючи той факт, що більшість малих підприємств використовують десятки, якщо не сотні, різних програм і сайтів для ведення бізнесу, наявність такого інструменту, як Spike, який зменшує потребу в такій кількості, є важливою.
Лише зі згаданих вище функцій ви можете побачити, як ви можете позбутися приблизно шести або семи інших програм, використовуючи Spike для оптимізації спілкування та співпраці вашої команди.
Висновок
Зменшення перемикання контексту та полегшення роботи з електронними листами є двома найкращими способами підвищити продуктивність і зробити більше за менший час на робочому місці.
Хоча наразі немає додатка, який би це робив всі, використання багатофункціональної програми електронної пошти, як-от Spike, значно покращує робочі процеси для вас і вашої команди.
